Remarque Il est recommandé de consulter au préalable la section «Gestion des contrats» dans le «Manuel de l utilisateur».

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1 Module Fonction Carte Gestion du bureau Clients/Contrats UR Clients/Contrats Cet écran propose les fonctionnalités suivantes : Gestion des contrats relatifs à la fois aux workflows normaux ou exceptionnels Association de clients avec des émetteurs de facture (Voir l aide relative aux émetteurs de facture pour plus de détails) Remarque Il est recommandé de consulter au préalable la section «Gestion des contrats» dans le «Manuel de l utilisateur». Les écrans suivants se réfèrent à Clients/Contrats : 1. Clients/Contrats 2. Contrats pour workflows normaux 3. Exécution 4. Contrats pour workflows exceptionnels 5. Renouvellement de contrat 6. Contrats à renouveler Comment... Le but de cette section est de présenter des fonctions qui ne sont pas souvent utilisées par les clients. 1/22

2 1. Clients/Contrats Barre d'outils Section Liste des clients Détails des clients et pages de contrats Section Détails des clients 2/22

3 Barre d outils Bouton Fonction Filtre Permet de filtrer la liste des clients. Imprimer Affiche l écran des rapports disponibles. Il s agit d une manière de filtrer plus rapide qui fait Tous en sorte que tous les clients sont visibles dans la liste. Renouvellements de Affiche et renouvelle les contrats échus et à contrat échéance. Création de plusieurs Création de contrats similaires pour plusieurs contrats clients? Ouvre ce fichier d aide. Section Liste des clients Cette zone affiche la liste des clients basée sur le filtre appliqué. Champ Description Triable Valeurs possibles : Type - Personne physique - Personne morale Code Code d identification du client Nom de famille et prénom Nom de du client ou nom de la société/nom de société, en fonction du famille Prénom type de client Code fiscal Code fiscal Numéro de TVA Numéro de TVA Double-cliquez sur le nom pour afficher le détail du client. Détails des clients et pages de contrats Commande Fonction Remarque Détails Affiche les détails du client sélectionné. Emetteur de facture Permet d effectuer les opérations suivantes : Afficher la liste des émetteurs de facture associés au client sélectionné Associer le client sélectionné à un émetteur de facture Supprimer un émetteur de facture associé au client 3/22

4 Commande Fonction Remarque sélectionné Contrat/Normal Affiche les contrats liés aux workflows normaux pour le client sélectionné. Les workflows normaux sont des workflows permanents, par exemple la comptabilité. Contrat/Exceptionnel Affiche les contrats liés aux workflows exceptionnels pour le client sélectionné. Les workflows exceptionnels sont des workflows uniques, par exemple la création d une entreprise. Un seul workflow peut être associé à ce type de contrat. Remarque Il n y a pas de filtre automatique entre les différents types de workflows et les deux types peuvent être associés. Il est de la responsabilité de l utilisateur de faire la distinction entre les deux types de workflows. Barre d outils des contrats Commande Nouveau Confirmer Imprimer Supprimer Fonction Ouvre l écran permettant de créer un nouveau contrat. Enregistre le contrat ou les modifications apportées. Ouvre l écran des rapports disponibles. Supprime les contrats sélectionnés. 4/22

5 1. Écran des contrats normaux Pour appeler cet écran, cliquez sur le bouton «Nouveau» dans la barre d outils des contrats normaux ou double-cliquez sur un contrat existant. Barre d'outils Gestion des contrats Section de l'entête du contrat Barre d'outils Exécutions Exécutions Barre d outils de la gestion des contrats Commande Confirmer Imprimer Annuler Supprimer ner à la liste des dossiers Termes Fonction Confirme les mises à jour. Ouvre l écran des rapports disponibles. Supprime le contrat sélectionné. ne à l écran Clients/Contrats. Ouvre l écran des termes relatifs à la note d honoraires. 5/22

6 Section de l en-tête du contrat Le symbole ( ) indique que le champ est obligatoire. Champ Contenu Obligatoire Emetteur de facture Frais/Produit propriétaire Année de contrat Numéro de contrat Contrat/Accord modèle de lettres Total Champ en lecture seule Champ en lecture seule Il est possible de choisir un modèle de document MS Word prédéfini en guise de lettre pour l établissement officiel du contrat. Cliquez sur le bouton pour choisir un modèle prédéfini. Montant total convenu, actif uniquement si les honoraires cumulatifs ont été activés Sélection du type d honoraire du contrat sélectionné Activez le champ pour sélectionner des honoraires cumulatifs (forfaitaires) convenus avec le client. Longueu r Honoraires cumulatifs L activation de cette option rend les champs suivants actifs : Total Fréquence de facturation Détail de facture Rapporter nouvel honoraire annuel Données économiques définitives Remarque Lorsque le champ des honoraires cumulatifs (forfait) est activé, il est par la suite possible de spécifier, pour chaque exécution, si celle-ci est considérée comme faisant partie du forfait (en utilisant la case à cocher «Part de rémunération cumulative»). Description Description du contrat, disponible uniquement pour les rémunérations non fixes, sinon le message «RÉMUNÉRATION 60 FIXE CUMULATIVE» est affiché. Notes Description complémentaire du contrat 90 Exercice Exercice Exercice d imposition Exercice d imposition Fréquence de facturation Indique la fréquence à laquelle la facture est calculée. Détail de facture Indique si la facture doit être envoyée au début ou à la fin d une période. Code service Code de service de référence du contrat Date de début Date de début du contrat 6/22

7 Champ Contenu Obligatoire Echéance Date de fermeture Renouvelable Rapporter nouvel honoraire annuel Données économiques définitives Le calcul de la fréquence de facturation est basé sur cette date. Date d échéance du contrat Indique la date de fermeture du contrat. Une fois que cette date a été introduite, il n est plus possible de modifier le contrat. Activez ce champ si le contrat peut être renouvelé annuellement. Le contrat est alors disponible dans la liste des contrats échus ou à échéance. Si ce champ est activé, les honoraires actuels sont repris pour l année suivante lors du renouvellement du contrat. Ce champ n est disponible que si la case à cocher «Honoraires cumulatifs» est activée. Si aucune date n est introduite, le contrat ne peut pas être renouvelé. Longueu r Cliquez sur le bouton «Confirmer» pour enregistrer le nouveau contrat créé ou les modifications apportées. Barre d outils Exécutions Commande Nouveau Confirmer Supprimer Fonction Ouvre l écran d exécution. Exécute l opération. Supprime l exécution sélectionnée. Liste des exécutions Dans cette zone, tous les workflows / exécutions sont affichés en tant qu éléments du contrat. Chaque contrat peut comporter un ou plusieurs workflows / exécutions. Champs Statut Modèle Exécution Montant Contenu Statut du workflow Code du modèle de workflow Description Honoraire convenu pour le workflow 7/22

8 2. Écran d accomplissement de tâche Pour obtenir cet écran, cliquez sur le bouton «Nouveau» dans la barre d outils des opérations de l écran Clients/Contrats ou double-cliquez sur une opération existante. Définition de l'en-tête Section Agenda & Planning Utilisateurs L en-tête est reprise du contrat. Il est possible de modifier la facture avec la mention des détails, si l opération considérée comme un élément du forfait est établie au niveau du contrat dans le cas où l option «Honoraires cumulatifs» est activée. 8/22

9 Définition de l en-tête Champ Contenu Remarque Emetteur de facture Champ en lecture seule, repris du contrat Obligatoire Frais/Produit Obligatoire Champ en lecture seule, repris du contrat propriétaire Année de contrat Champ en lecture seule, repris du contrat Numéro de contrat Champ en lecture seule, repris du contrat Ce champ est actif uniquement si le champ «Honoraires cumulatifs» est activé dans l écran de contrat. Part de rémunération cumulative Type rémunération Rémunération période Modèle workflow Numéro workflow Responsable workflow Adapter utilisateurs frais/revenus Autoriser indication honoraire sur les mutations Fréquence de facturation Détail de facture Code service Date de début Echéance Activez ce champ pour indiquer que l opération actuelle doit être reprise dans les rémunérations fixes convenues avec le client dans le cadre des honoraires cumulatifs. Si l exécution n est pas reprise dans les honoraires cumulatifs. Choisissez entre un tarif uniforme (forfaitaire) ou de consommation. Ce champ indique les honoraires comptabilisés pour chaque période, conformément au champ «Fréquence de facturation». Ce champ est actif uniquement pour le tarif uniforme si le champ «Honoraires cumulatifs» est activé. Sélectionnez le modèle de workflow à l aide du bouton. Ce champ est rempli automatiquement après la création du workflow. Sélectionnez l utilisateur responsable du workflow. Affiche les frais et les revenus concernés. Vous pouvez modifier les valeurs du workflow utilisé pour le contrat. Activez ce champ pour autoriser un code de service, une mise à jour ou une modification du montant pendant un mouvement. Indiquez la fréquence de facturation. Indiquez si la facture est envoyée au début ou à la fin de la période indiquée dans la fréquence de facturation. Introduisez le code de service. Cliquez sur et sélectionnez le code de service. Date sur laquelle se base le calcul de la fréquence de facturation Date reprise de l écran de contrat La description standard est reprise du modèle de workflow, mais elle peut être modifiée. Obligatoire Obligatoire Obligatoire 9/22

10 Champ Contenu Remarque Date de fermeture Lorsque cette date est remplie, le contrat ne peut plus être modifié. Renouvelable Activez ce champ si le contrat peut être renouvelé annuellement. Le contrat est alors disponible dans la liste des contrats échus ou à échéance. Rapporter nouvel honoraire annuel Activez ce champ si les honoraires doivent être repris lors du renouvellement du contrat. Ce champ n est disponible que si la case à cocher «Honoraires cumulatifs» est activée. Augmentation annuelle Données économiques définitives Activez ce champ si la valeur de l inflation doit être prise en compte lors du renouvellement du contrat. Ce champ n est disponible que si la case à cocher «Honoraires cumulatifs» est activée. Ce champ n est disponible que si la case à cocher «Honoraires cumulatifs» est activée. Section Agenda & Planning Champ Insertion automatique de l événement concernant l échéance de la tâche Création automatique de rappel échéance tâche Envoyer mémo avec échéance tâche par au propriétaire? Contenu Place un événement dans l agenda du responsable du workflow concernant l échéance de la tâche. Place un rappel concernant l échéance de la tâche dans l agenda. Envoie un avec mémo au responsable du workflow à propos des tâches à échéance. Utilisateurs Sélectionnez les utilisateurs qui sont autorisés à exécuter des mouvements dans ces workflows. 10/22

11 Les boutons suivants apparaissent dans le bas de l écran : Commande Création Confirmer Annuler Fonction Crée le workflow relatif au modèle de workflow. Voir la Gestion du bureau pour plus de détails. Le workflow créé à partir d un contrat se reconnaît à l icône dans la colonne de statut. Enregistre les champs mis à jour. Le workflow n est pas encore créé à ce stade. Annule l opération. Cliquez sur le bouton «Nouveau» pour créer des exécutions supplémentaires. Cliquez sur «ner à la liste des dossiers» lorsque tous les traitements de ce contrat ont été introduits. 11/22

12 3. Écran de contrat pour workflow exceptionnel Pour afficher cet écran, cliquez sur le bouton «Nouveau» dans la barre d outils des contrats exceptionnels ou double-cliquez sur un contrat existant. 12/22

13 Champ Contenu Remarque Emetteur de facture Champ en lecture seule Obligatoire Frais/Produit Obligatoire Champ en lecture seule propriétaire Année de contrat Numéro de contrat Champ en lecture seule Il est possible de choisir un modèle de document MS Word prédéfini en guise de Contrat/Accord lettre pour l établissement officiel du contrat. modèle de lettres Cliquez sur le bouton pour choisir un modèle prédéfini. Type rémunération Choisissez entre un tarif uniforme (forfaitaire) ou de consommation. Rémunération période Modèle workflow Numéro workflow Responsable workflow Adapter utilisateurs frais/revenus Autoriser indication honoraire sur les mutations Fréquence de facturation Détail de facture Code service Date de début Echéance Date de fermeture Renouvelable Rapporter nouvel Ce champ indique les honoraires comptabilisés pour chaque période, conformément au champ «Fréquence de facturation». Ce champ est actif uniquement pour le tarif uniforme si le champ «Honoraires cumulatifs» est activé. Choisissez le modèle de workflow à l aide du bouton. Ce champ est rempli automatiquement après la création du workflow. Sélectionnez l utilisateur responsable du workflow. Affiche les frais et les revenus concernés. Vous pouvez modifier les valeurs du workflow utilisé pour le contrat. Activez ce champ pour autoriser un code de service, une mise à jour ou une modification du montant pendant un mouvement. Indiquez la fréquence de facturation. Indiquez si la facture est envoyée au début ou à la fin de la période indiquée dans la fréquence de facturation. Introduisez le code de service. Cliquez sur et sélectionnez le code de service. Date sur laquelle se base le calcul de la fréquence de facturation Date reprise de l écran de contrat Lorsque cette date est remplie, le contrat ne peut plus être modifié. Activez ce champ si le contrat peut être renouvelé annuellement. Le contrat est alors disponible dans la liste des contrats échus ou à échéance. Activez ce champ si les honoraires doivent 13/22 La description standard est reprise du modèle de workflow, mais elle peut être modifiée. Obligatoire Obligatoire Obligatoire

14 Champ Contenu Remarque honoraire annuel être repris lors du renouvellement du contrat. Ce champ n est disponible que si la case à cocher «Honoraires cumulatifs» est activée. Activez ce champ si la valeur de l inflation doit être prise en compte lors du Augmentation renouvellement du contrat. annuelle Ce champ n est disponible que si la case à cocher «Honoraires cumulatifs» est activée. Données économiques définitives Ce champ n est disponible que si la case à cocher «Honoraires cumulatifs» est activée. Section Agenda & Planning Champ Insertion automatique de l événement concernant l échéance de la tâche Création automatique de rappel échéance tâche Envoyer mémo avec échéance tâche par au propriétaire? Contenu Place un événement dans l agenda du responsable du workflow concernant l échéance de la tâche. Place un rappel concernant l échéance de la tâche dans l agenda. Envoie un avec mémo au responsable du workflow à propos des tâches à échéance. Utilisateurs Sélectionnez les utilisateurs qui sont autorisés à travailler avec ces workflows. 14/22

15 Les boutons suivants apparaissent dans le bas de l écran : Commande Création Confirmer Annuler Fonction Crée le workflow relatif au modèle de workflow. Voir la Gestion du bureau pour plus de détails. Le workflow créé à partir d un contrat se reconnaît à l icône dans la colonne de statut. Enregistre les champs mis à jour. Le workflow n est pas encore créé à ce stade. Annule l opération. Cliquez sur le bouton «Nouveau» pour créer des exécutions supplémentaires. Cliquez sur «ner à la liste des dossiers» lorsque tous les traitements de ce contrat ont été introduits. 15/22

16 4. Écran de renouvellement de contrat Pour appeler cet écran, cliquez sur le bouton l écran principal Clients/Contrats. dans la barre d outils de Cette fonction permet de réaliser les opérations suivantes : Afficher la liste des contrats échus ou à échéance qui doivent être renouvelés Renouveler des contrats Remarque Pour qu un contrat apparaisse dans la liste des contrats échus ou à échéance, il faut que l option «Renouvelable» soit activée dans le contrat. Pour pouvoir transposer le montant du contrat à l année suivante, il faut que l option «Rapporter nouvel honoraire annuel» soit activée dans le contrat. Barre d'outils Section des filtres de recherche Liste des clients 16/22

17 Barre d outils Commande Fonction Remarques Chercher clients Recherche les clients avec au minimum un contrat. Afficher contrats Affiche les contrats qui doivent être renouvelés pour les clients sélectionnés. Ce bouton n est actif que si un ou plusieurs clients sont sélectionnés. Confirmer Annuler Imprimer Renouvelle les contrats sélectionnés. Ferme l écran de renouvellement de contrat. Fournit un exemple d impression et une fonction d impression permettant d imprimer les contrats renouvelés. Ce bouton n est actif qu après la visualisation du contrat et uniquement si le type d opération est «Renouvellement de contrat». Zone des filtres de recherche Champ Filtre Contenu Contrats échus de _ à la date _ Plage de dates d échéance Oblig atoire Remarque Par défaut, cette plage de dates est égale à celle de l année choisie dans le champ «Année de renouvellement». L année en cours est proposée par défaut. La date actuelle est proposée par défaut. Renouvellement année Année de renouvellement Date de Cette date est utilisée renouvellement en guise de date de début du contrat renouvelé. Emetteur de facture Un seul émetteur de facture peut être filtré à la fois. Frais/Produit propriétaire Sélectionnez un des propriétaires de frais/produit associés à l émetteur de facture. Si aucune sélection n est effectuée, tous les propriétaires de frais/produit sont pris en considération. Modèle workflow Si aucune sélection n est effectuée, tous les modèles de workflow sont pris en considération. 17/22

18 Oblig Champ Filtre Contenu Remarque atoire Type opération Sélectionnez le type d action : Simulation : le bouton Confirmer n est pas actif. Renouvellemen ts de contrat : le bouton Confirmer est actif. Types de contrat Sélectionnez le type de contrat. % Réévaluation Activez l option de réévaluation pour augmenter le montant du contrat. L option de simulation permet de contrôler les données des contrats à renouveler. Si cette option est activée, vous pouvez indiquer le pourcentage de réévaluation dans le champ adjacent Appliquer arrondi Choisissez le mode d arrondi : Unité inférieure Unité supérieure Aucun arrondi Liste des clients Cette liste contient tous les clients avec au minimum un contrat. Champ Description Triable Sélectionnez les clients pour afficher les contrats correspondants. Code Code client Nom de société/nom de famille Prénom Code fiscal Numéro de TVA 18/22

19 5. Contrats à renouveler Pour appeler cet écran, cliquez sur le bouton «Afficher contrats» dans l écran des contrats. Utilisez cet écran pour afficher la liste des contrats et sélectionner les contrats à renouveler. Cette liste contient à la fois les contrats des workflows normaux et exceptionnels. Contrats qui doivent être renouvelés Workflows du contrat 19/22

20 Contrat à renouveler Sont affichés ici tous les contrats qui satisfont aux filtres définis. Les contrats de couleur rouge sont relatifs aux workflows exceptionnels et les contrats de couleur noire se réfèrent aux workflows normaux. Champ Contenu Remarques Sélection des contrats à renouveler Code Code de contrat Frais/Produit propriétaire Nom société/nom de famille Prénom Type Type de rémunération : rémunération Forfait Autre Ancien montant Montant du contrat actuel Nouveau montant Détails économiques finaux Nouvelle date de contrat Montant du contrat après renouvellement Date de début du nouveau contrat Le nouveau montant doit être égal à : Ancien montant x % Réévaluation + Arrondi Workflows du contrat La liste des workflows du contrat sélectionné est indiquée à cet endroit. Champ Contenu Remarques Sélection des workflows à renouveler Modèle Code du modèle du bureau Exécution Description du modèle du bureau Exercice Exercice d imposition Type rémunération Type de rémunération : Forfait Autre Détails économiques finaux Ancien montant Montant du contrat actuel Nouveau montant Montant du contrat après renouvellement Le nouveau montant doit être égal à : Ancien montant x % Réévaluation + Arrondi Sélectionnez les contrats ainsi que les workflows associés à renouveler et cliquez sur «Confirmer» pour procéder au renouvellement. 20/22

21 6. Création de plusieurs contrats Cette fonction permet de créer des contrats similaires pour plusieurs clients en une seule fois. 1. Cliquez sur le bouton «Création de plusieurs contrats» sur la barre d outils de l écran «Clients/Contrats». 2. Remplissez les champs de l écran «Création séquentielle contrat» comme ci-dessous : a) Entrez l année et la date de début. b) Remplissez les champs de filtre suivants : Emetteur de facture 21/22

22 Frais/Produit propriétaire Type de client : personne physique ou morale La liste des clients change au fur et à mesure que vous remplissez les champs de filtre. c) Indiquez le responsable. d) Sélectionnez le modèle de workflow. e) Définissez les détails de facturation qui s appliquent à l ensemble des contrats. Les détails de facturation pourront encore être modifiés ultérieurement pour chaque contrat. f) Définissez les détails de contrat qui s appliquent à l ensemble des contrats. Les détails de contrat pourront encore être modifiés ultérieurement pour chaque contrat. g) Sélectionnez les utilisateurs qui travailleront avec les contrats créés. h) Sélectionnez les clients pour lesquels les contrats doivent être créés. 3. Cliquez sur : «Créer contrats» pour créer seulement les contrats ou sur «Créer contrats et workflows» pour créer à la fois les contrats et les workflows associés (sur la base des modèles de workflow sélectionnés). 22/22