Le courrier électronique avec Outlook Express (2)

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1 Le courrier électronique avec Outlook Express (2) Dossiers de classements Par défaut, les dossiers suivants existent déjà dans Outlook Express : Boîte de réception (messages reçus) Boîte d envoi (messages en attente d envoi) Eléments envoyés (messages envoyés : ils sont stockés pour vérification ou réutilisation ultérieure) Eléments supprimés Pensez à vider ce dossier de temps en temps! Brouillons (Messages à l état de brouillon, envoi différé) On peut ajouter des dossiers personnels aux dossiers existants. C est bien entendu extrêmement utile dès qu on commence à recevoir en nombre des messages traitant de sujets divers. Pour rajouter un dossier, cliquez sur Fichier puis Nouveau et Dossier. En créant par exemple un dossier IEN, on pourra y ranger tous les messages arrivant de l Inspection. Cliquez sur OK. Le dossier créé apparaît maintenant dans l arborescence. On peut créer des dossiers à l intérieur d autres dossiers pour affiner le classement des messages (services scolaires, cantines, réunions. Un petit + apparaît pour vous indiquer qu il y a des sous-dossiers. Les messages peuvent être déplacés dans un dossier en utilisant le «glisser-déplacer». Animateurs RUE Rouen Gauche mars

2 Règles de messagerie Nous prendrons pour exemple une règle qui va diriger le courrier envoyé par la circonscription vers le dossier approprié. Dans le menu, choisir Outils et Règles de message puis Courrier... Voici la fenêtre de paramétrage de la règle. Cocher la case devant Lorsque la ligne De contient des personnes Animateurs RUE Rouen Gauche mars

3 Puis cliquer sur contient des personnes Entrer l'adresse de la circonscription. Puis vous cliquez sur Ajouter Vous obtenez ceci. Puis vous cliquez sur OK. La première partie de la règle apparaît Cocher la case devant Le déplacer vers le dossier spécifié Animateurs RUE Rouen Gauche mars

4 Cliquer sur spécifié Cliquer sur le + devant Dossiers locaux puis cliquer sur Nouveau dossier. Noter le nom du dossier Ici "IEN Grand-Quevilly" puis cliquer sur OK. Le dossier apparaît dans la fenêtre. Cliquer sur OK. Animateurs RUE Rouen Gauche mars

5 Le dossier apparaît dans la fenêtre. La règle est créée. Cliquer sur OK. Renommer la règle pour la rendre plus explicite. Cliquer sur OK. C'est terminé. Animateurs RUE Rouen Gauche mars

6 Conditions possibles : Appliquer cette règle après la réception du message Lorsque la ligne De contient des personnes Lorsque la ligne Objet contient des mots spécifiques Lorsque le corps du message contient des mots spécifiques Lorsque la ligne À contient les personnes Lorsque la ligne CC contient des personnes Lorsque la ligne À ou CC contient des personnes Lorsque le message est marqué comme prioritaire Lorsque le message vient du compte spécifié Lorsque la taille du message est supérieure à taille Lorsque le message comporte une pièce Jointe Lorsque le message est sécurisé Actions possibles : Appliquer cette règle après la réception Du message Le déplacer vers le dossier spécifié Le copier dans le dossier spécifié Le supprimer Le transférer à personne Le mettre en surbrillance et en couleur Le marquer Marquer comme lu Marquer les messages en tant que suivis ou ignorés Répondre en utilisant message Ne plus traiter de règles Ne pas le télécharger à partir du serveur Le supprimer du serveur Format d envoi du courrier Le texte brut ne permet aucune modification du texte mais il assure qu aucun virus ne sera associé. Le texte enrichi permet de personnaliser son message comme un traitement de texte mais fait parfois encourir un risque. Selon le cas, vous pouvez choisir la forme de votre message. Il est possible d associer aussi un fond de page sous la forme d un papier à lettres. Le papier à lettres ne fonctionne pas avec le texte brut. Animateurs RUE Rouen Gauche mars

7 Astuces En mettant un chiffre devant le nom de votre correspondant, vous pouvez classer les correspondants les plus importants ou ceux auxquels vous écrivez souvent, en premier dans le carnet d adresses. En effet, les chiffres sont classés avant les lettres. Evitez l affichage de la fenêtre de prévisualisation des messages (Affichage, Disposition, décocher Afficher le volet de prévisualisation). En effet, les courriels peuvent comporter des scripts qui se déclencheront au moment de la visualisation du message ou de sa prévisualisation. Animateurs RUE Rouen Gauche mars