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1 1. PRESENTATION 1.1. LE LOGICIEL MICROSOFT OUTLOOK Le gestionnaire d informations Bureautique Microsoft OUTLOOK 2000 permet de communiquer sur le réseau interne d une entreprise ou via Internet, de gérer des listes de contacts professionnels ou personnels, de planifier son travail, ses rendez-vous et les événements importants. Les différents services proposés sont : La Messagerie, Elle permet d envoyer des messages, d en recevoir, de les lire et d y répondre. Le Calendrier, Il permet de gérer au mieux son emploi du temps, ses rendez-vous, de planifier ses réunions, et autres événements. Le Gestionnaire de tâches, Il permet de planifier les différentes tâches à accomplir et de suivre leur évolution jusqu'à l achèvement. Les notes, Elles sont l équivalent des Post-It. Le Journal, Il permet de visualiser le temps passé sur une tâche, le temps d ouverture d un document Office Les Contacts, Il permet de stocker des informations (professionnelles/personnelles) des correspondants pour faciliter l envoi de messages la composition automatique des numéros de téléphone. Utiliser le cliquer-glisser d Outlook pour déplacer un élément d un service vers un autre. Exemple : Cliquer et déplacer un message électronique sur le calendrier pour planifier un rendez-vous OUVRIR OUTLOOK - Ouvrir le menu DEMARRER, - Sélectionner le sous-menu PROGRAMMES, - Sélectionner le raccourci Microsoft Outlook, 1.3. QUITTER OUTLOOK - Sélectionner dans le menu FICHIER la commande QUITTER, Ou - Cliquer sur la case de fermeture de la fenêtre Outlook. OUTLOOK 2000 Utilisation : PRESENTATION 1

2 1.4. LE COMPAGNON OFFICE Le Compagnon Office vous aide tout au long de votre travail dans Outlook, il répond à toutes vos questions, envoie des messages d avertissement et vous propose des astuces. Pour voir les différentes animations du Compagnon Office, - Effectuer un clic droit de la souris sur le Compagnon Office, - Choisir la commande ANIMER. Afficher le Compagnon Office Obtenir de l aide - Cliquer sur le bouton Compagnon Office, de la barre d outils standard, Ou - Appuyer sur la touche F1, Ou - Sélectionner dans le menu? la commande AIDE SUR MICROSOFT OUTLOOK. - Double-cliquer sur le Compagnon Office, Rubriques d aide Voir les autres rubriques d aide Saisir un élément de recherche Lancer la recherche d après le texte saisi au-dessus Visualiser les astuces Ferme l accès à l aide. Le Compagnon Office reste visible Modifier les paramètres du Compagnon Office OUTLOOK 2000 Utilisation : PRESENTATION 2

3 1.5. L ECRAN OUTLOOK Au premier démarrage d Outlook, l écran apparaît comme ci-dessous. Barre de titre Barre de menus Barre d outils Barre Outlook Visionneuse d'informations Liste des dossiers Volet de visualisation La barre Outlook permet d accéder via des raccourcis aux différents dossiers contenant les éléments Outlook. Ces derniers sont classés dans différents groupes (Outlook, Autres et Courrier). L utilisateur peut créer ces propres raccourcis. La liste des dossiers permet d accéder directement aux différents éléments Outlook. Le volet de visualisation permet d afficher le détail concernant l élément sélectionné dans la Visionneuse d informations. Elle est affichée par défaut lorsque le dossier Boîte de réception est activé. Afficher, Masquer les différents éléments de la fenêtre - Sélectionner une des commandes suivantes dans le menu AFFICHAGE, - Barre Outlook pour afficher ou masquer la barre Outlook, - Liste des dossiers pour afficher ou masquer la liste des dossiers, - Volet de visualisation pour afficher ou masquer la fenêtre de visualisation. OUTLOOK 2000 Utilisation : PRESENTATION 3

4 1.6. LA BARRE OUTLOOK Le groupe Raccourcis Outlook donne accès aux différents services proposés par le logiciel. - Outlook aujourd hui permet de consulter les messages reçus, les rendezvous ou réunion prévus pour la journée. - Boîte de réception permet de visualiser les messages reçus, d envoyer et de gérer les messages. - Calendrier permet d organiser et de planifier son temps. - Contacts permet de gérer les contacts professionnels et personnels. - Tâches permet d organiser les tâches professionnelles et personnelles. - Journal permet de visualiser le temps passé sur différentes activités. - Notes permet la gestion des notes. - Eléments supprimés contient les messages supprimés. - Mes raccourcis donne accès aux raccourcis créés par l utilisateur. - Autres raccourcis affiche les éléments permettant la gestion des documents. La barre Mes raccourcis Donne accès aux différents services du courrier électronique. Brouillons stocke les messages enregistrés non envoyés à leur destinataire. Boîte d envoi stocke les messages prêts à être envoyés. Eléments envoyés stocke les messages effectivement envoyés. OUTLOOK 2000 Utilisation : PRESENTATION 4

5 La barre Autres raccourcis - Poste de travail permet de visualiser le contenu des différentes unités de stockage. - Mes documents permet d ouvrir le dossier Mes documents. - Favoris permet d accéder au dossier Favoris. Si la barre Outlook n est pas visible, sélectionner dans le menu AFFICHAGE la commande BARRE OUTLOOK. Personnaliser la barre Outlook Modifier la largeur Modifier l aspect des boutons - Positionner le pointeur sur la bordure droite, - Cliquer et faire glisser pour agrandir ou rétrécir la colonne. - Effectuer un clic droit de la souris sur un bouton de groupe : - Choisir la taille d affichage des icônes, Grandes ou petites. Créer un nouveau bouton de groupe Renommer un groupe Supprimer un groupe - Effectuer un clic droit de la souris sur un bouton de groupe (Raccourcis Outlook, Mes raccourcis ou Autres raccourcis), - Sélectionner la commande NOUVEAU GROUPE du menu contextuel, - Un nouveau bouton apparaît en bas de la barre Outlook, - Saisir le nom voulu puis appuyer sur la touche ENTREE. - Effectuer un clic droit de la souris sur le bouton du groupe à renommer, - Sélectionner la commande RENOMMER LE GROUPE du menu contextuel, - Entrer le nouveau nom puis appuyer sur la touche ENTREE. - Effectuer un clic droit de la souris sur le bouton du groupe à supprimer, - Sélectionner la commande ENLEVER LE GROUPE du menu contextuel, - Confirmer la suppression. OUTLOOK 2000 Utilisation : PRESENTATION 5

6 Ajouter des raccourcis dans un groupe - Activer le groupe dans lequel ajouter un nouveau raccourci, - Effectuer un clic droit de la souris sur le nom du groupe, - Sélectionner la commande RACCOURCI VERS LA BARRE OUTLOOK, - La boîte de dialogue Ajouter dans la barre Outlook s affiche : Dans la liste Rechercher dans, sélectionner le type du dossier : - Outlook pour un raccourci vers un dossier Outlook, - Système de fichiers pour un raccourci vers un dossier du disque dur ou du réseau. - Sélectionner le nom du dossier dans l arborescence, - Le nom du dossier doit s afficher dans la zone Nom du dossier, - Cliquer sur OK. Ajouter un raccourci par la méthode du cliquer-glisser - Afficher si nécessaire la liste des dossiers avec le bouton, - Pour afficher les fichiers du disque dur, cliquer sur le groupe Autres raccourcis puis sur le raccourci vers le Poste de travail, - Cliquer sur le dossier voulu et le faire glisser vers le groupe puis vers l emplacement voulu. - En amenant le dossier vers un bouton de groupe, celui-ci devient actif. - Une barre horizontale marque la position d insertion du raccourci vers le dossier. Déplacer un raccourci Supprimer un raccourci Renommer un raccourci - Cliquer et faire glisser le raccourci à l aide de la souris, vers l emplacement de son choix. - Effectuer un clic droit de la souris sur l icône de raccourci, - Sélectionner la commande ENLEVER DE LA BARRE OUTLOOK. - Effectuer un clic droit de la souris sur l icône de raccourci, - Sélectionner la commande RENOMMER LE RACCOURCI. OUTLOOK 2000 Utilisation : PRESENTATION 6

7 1.7. LISTE DES DOSSIERS La liste des dossiers peut être utilisée en complément de la barre Outlook pour travailler sur la gestion des documents ou faire glisser des dossiers de la liste des dossiers vers la barre Outlook. Elle se présente sous la forme arborescente. Afficher la liste des dossiers - Sélectionner dans le menu AFFICHAGE la commande LISTE DES DOSSIERS, Ou - Cliquer sur le bouton de la barre d outils Options avancées. Afficher/Masquer Liste des dossiers Barre d outils Options avancées Liste des dossiers Pour modifier la taille de la colonne, positionner le pointeur sur le trait de séparation, cliquer et faire glisser vers la droite ou vers la gauche pour réduire ou augmenter la largeur. Sur n importe quel élément Outlook, lorsque la liste des dossiers n est pas affichée, vous pouvez la faire apparaître et la masquer en cliquant sur le nom de l élément dans la barre de titre. OUTLOOK 2000 Utilisation : PRESENTATION 7

8 2. OUTLOOK AUJOURD HUI Outlook aujourd hui permet de visualiser et d accéder aux principales informations concernant la journée en cours : rendez-vous, réunions, tâches à accomplir, arrivée de nouveaux messages - Dans la barre Outlook, activer les Raccourcis Outlook, - Sélectionner OUTLOOK AUJOURD HUI, 2.1. PRESENTATION Rendez-vous et Réunions Tâches à exécuter Informations sur le courrier électronique Accès aux informations - Les icônes sont des liens vers les objets Outlook correspondants. - Un clic sur un élément particulier ouvre la fenêtre montrant le détail de l élément OPTIONS - Dans le bandeau d en-tête, cliquer sur le bouton OUTLOOK 2000 Utilisation : OUTLOOK AUJOURD HUI 8

9 Modification de l'apparence d'outlook aujourd'hui - Dans la barre Outlook, cliquer sur Outlook aujourd'hui, - Sur la page Outlook Aujourd'hui, cliquer sur Personnaliser Outlook Aujourd'hui, - Dans la zone Styles, cliquer sur une option de la liste Afficher Outlook Aujourd'hui dans ce style, - Le graphique au-dessous de la liste affiche la nouvelle apparence de la page Outlook Aujourd'hui, Modification des tâches affichées sur la page Outlook aujourd'hui - Sur la barre Outlook, cliquer sur Outlook Aujourd'hui, - Sur la page Outlook aujourd'hui, cliquer sur Personnaliser Outlook Aujourd'hui, - Dans la zone Tâches, cliquer sur l'option souhaitée, Tri de la liste des tâches dans Outlook aujourd'hui - Sur la barre Outlook, cliquer sur Outlook Aujourd'hui, - Sur la page Outlook Aujourd'hui, cliquer sur Personnaliser Outlook Aujourd'hui, - Dans la zone Tâches, cliquer sur une option dans la liste Trier ma liste de tâches par, - Pour trier les tâches par un deuxième critère, cliquer sur une option dans la liste 2e clé, Modification des dossiers de messagerie qui s'affichent dans Outlook aujourd'hui - Dans la barre Outlook, cliquer sur Outlook aujourd'hui, - Sur la page Outlook Aujourd'hui, cliquer sur Personnaliser Outlook Aujourd'hui, - Dans la zone Messages, cliquer sur Sélectionner les dossiers, - Activer la case à cocher en regard des dossiers que l'on souhaite afficher sur la page Outlook Aujourd'hui, Définition de la page Outlook aujourd'hui comme page par défaut au démarrage - Sur la barre Outlook, cliquer sur Outlook Aujourd'hui, - Sur la page Outlook aujourd'hui, cliquer sur Personnaliser Outlook Aujourd'hui, - Dans la zone Démarrage, activer la case à cocher Au démarrage, aller directement à Outlook aujourd'hui, OUTLOOK 2000 Utilisation : OUTLOOK AUJOURD HUI 9

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