Projet d Accès aux soins de santé materno-infantile dans le cadre de la relance du système de santé dans la région de Gao, Mali.

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1 1 Projet d Accès aux soins de santé materno-infantile dans le cadre de la relance du système de santé dans la région de Gao, Mali. Nom et Prénom Fonction Affectation Responsable hiérarchique (superviseur direct) Collaboration Subordonnés Catégorie ASSISTANT LOG/ADMIN PROJET Bourem (avec des déplacements à Gao) Comptable projet - Départements Comptabilité, Logistique, Santé, Opérations de la CRM - Equipe CRF Chauffeurs, gardiens et agent(s) de plancher RESUME DE POSTE Assurer la gestion comptable et administrative à travers des tâches et responsabilités déléguées dans la mise en œuvre du projet intitulé «accès aux soins de santé materno-infantile dans le cadre de la relance du système de santé dans la région de Gao», dans les 18 CSCOM du cercle de Bourem. TACHES ET RESPONSABILITES Sous l autorité du comptable projet et en lien fonctionnel avec le logisticien du projet, tous deux basés à Gao, l assistant log/admin du projet est en charge de : Partie Administrative et financière Gestion comptable Participer au respect des procédures comptables et financières de la Croix Rouge et du Bailleur Organiser la comptabilité du projet : o Responsable de la caisse de la sous base de Bourem : effectue les paiements en espèces après validation de la prise en charge des dépenses par le comptable projet o Tenue du journal de caisse et du cahier des avances o Tenue du journal de banque le cas échéant Au quotidien : contrôler la conformité des pièces comptables réceptionnées

2 En fin de mois : contrôler l ensemble des pièces comptables du projet et recenser les erreurs avant d envoyer les pièces originales à Gao Assurer la copie, le classement et l archivage des pièces comptables (copies) au niveau de la base de Bourem. Assurer l envoi de ces pièces (originaux) à la base de Gao Etablir les inventaires physiques de caisse (IPC) et, le cas échéant, les rapprochements bancaires mensuels Apporter un appui à la préparation des documents pour les audits comptables internes et externes Préparer les états de paiement et assurer le versement des salaires du personnel CRM Effectuer les paiements du personnel SMI des CScoms Assurer le suivi financier des contrats avec les fournisseurs / prestataires et assurer leur paiement, conformément aux procédures en vigueur Faire un rapport précis et journalier concernant les retours / non retours d avances et le point des dossiers en cours et notamment concernant la comptabilité Gestion financière Si nécessaire, participer à l élaboration des rapports financiers mensuels, trimestriels et annuels pour la CRM et plus largement participer à l élaboration d autres rapports internes lorsque demandé Apporter un appui dans l élaboration des demandes de fonds pour les besoins du projet en collaboration avec le comptable projet 2 Gestion administrative et des ressources humaines Apporter un appui au suivi des contrats du personnel (gardiens, chauffeurs pinassiers, aidespinassiers) de la sous base de Bourem (vérifier la complétude des pièces demandées, relancer les employés en vue d obtenir des compléments d information de leur part, etc) Gérer le calendrier des absences/présences de l équipe du projet et tenir le planning de congés du personnel Assurer la mise à jour de la liste des contacts, des partenaires au niveau de Bourem Veiller à la conformité et la complétude des contrats administratifs Assurer le classement et l archivage correct des documents du projet Assurer le secrétariat de la sous base selon les besoins Partie Logistique i. Gestion du parc a) Gestion des transports Coordonne l'utilisation des véhicules de la base et planifier les affectations pour les sorties terrain Coordonne l utilisation des pinasses et de leur entretien. Met en place et suivre les carnets de bord Assure les contrôles techniques et assurances des véhicules de location de la sous base

3 3 Encadre les chauffeurs et prend des actions lorsqu une faute est commise Fait respecter la limitation des vitesses par les chauffeurs de la Base b) Gestion de maintenance et réparations Prend en charge maintenance préventive, entretiens périodiques, bilan avec les chauffeurs, essais des véhicules S assure de révisions périodiques internes S assure et prend en charge la maintenance curative, gestion de panne (diagnostic, mise en place d une stratégie de réparation) Procède au contrôle du travail sous-traité, réception des réparations ii. Gestion des stocks et entreposage a) Gestion physique Réception, contrôle qualitatif et quantitatif des livraisons, entrées de stock Prend en charge le plan d aménagement, rangement du stock de la sous Base Inventaire périodique des stocks de Bourem et mise à jour de la base des données. Prend en charge la sécurité des stocks et minimise le risque lié au vol et incendie, contrôle des accès b) Gestion administrative Met en place une base des données mise à jour régulièrement Contrôle les réceptions et sorties des stocks Gère les flux (commandes et sorties) S assure de la conformité des documents de transport, lettre de transport, liste de colisage, certificat de don, bon de livraison, GRN au départ et à l arrivée des marchandises Prépare l enlèvement, le transport des colis, et la préparation des véhicules Supervise le travail des manutentionnaires engagés dans l entrepôt et leur garantit un minimum de sécurité iii. Gestion du personnel sous sa supervision Planifie les responsabilités et les tâches du personnel sous sa responsabilité notamment les chauffeurs, gardiens et personnel de ménage (horaires, congés, gardes...) Supervise le travail et contrôle le résultat du personnel sous sa supervision Evalue les compétences, les qualités humaines et le travail réalisé Constitue un recours technique pour son équipe, résoudre les problèmes en trouvant des systèmes appropriés Est à l écoute, tenir compte des propositions et des difficultés de son équipe, conseiller et arbitrer si besoin les conflits iv. Suivi des travaux de réhabilitation et achat Suivre les travaux de réhabilitation des Cscom de Bourem sous la responsabilité du logisticien basé à Gao

4 4 Lister, effectuer, contrôler et documenter les dossiers d achats Participer aux achats de la sous base Bourem Faire le suivi de toutes factures logistique et le paiement de celles-ci v. Sécurité. Assurer le suivi quotidien des équipes en déplacement entre le terrain et la sous base selon le cadre sécuritaire de la CRM( clinique mobile, supervision) S'assurer que les règles de sécurité (véhicule / Communication) et les règles de respect culturelle et d intégration locales sont appliquées par les équipes sur le terrain Etablir avec sa hiérarchie un contact régulier en échange d informations concrètes concernant la sécurité et réadapter si nécessaire le guide de sécurité selon l évolution du contexte Assurer le bon fonctionnement du matériel de communication mobile et fixe vi. Autres activités. Participer à toute autre tâche en relation avec le projet et les activités de la Croix-Rouge, Défendre les points de vue élaborés par la Croix-Rouge, à savoir les principes de base et Valeurs de la Croix-Rouge dont il prend connaissance en s intégrant dans le mouvement, et les prises de position élaborées au cours de l avancement du programme, en concertation le Logisticien et le reste de l équipe EXIGENCE DU POSTE Respect de la confidentialité des informations PROFIL REQUIS ET CONDITIONS D ELIGIBILITE Avoir une expérience minimum d un (1) an dans la gestion logistique et/ou administrative et financière Formation universitaire en sciences économies ou logistique/transport et/ou en Comptabilité, Gestion financière et/ou administrative Une formation en gestion des stocks constitue un atout Avoir une bonne maîtrise de l outil informatique (Excel, Word, Outlook, Internet) Etre immédiatement disponible Etre apte à effectuer des déplacements ATOUTS ET QUALITES Maîtrise du Français (écrit et parler) Parler la langue locale (Bambara, Sonrai) Capacités rédactionnelles Capacité à travailler sous pression et dans un contexte d'urgence Intégrité, rigueur et sens de l organisation Capacité à manager/superviser une équipe restreinte Adhérer aux principes et valeurs du Mouvement Croix-Rouge/ Croissant Rouge Permis de conduire A et B, et forte maitrise de la conduite de la moto

5 5 Forte capacité d auto gestion. JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL Les horaires du travail sont conformes à ceux en vigueur dans la région. Du fait des contraintes du programme et des responsabilités du poste, il est demandé souplesse et flexibilité par rapport aux horaires et jours de travail. En effet, il est important de signaler que ces éléments peuvent être modifiés pour répondre aux exigences des activités et du terrain. Les informations ci-dessus pourront être modifiées selon les circonstances opérationnelles. Il pourra notamment être demandé à l employé d effectuer des heures supplémentaires. Je soussigné (e). Certifie avoir lu et compris cette fiche de poste et m engage à faire mon possible pour la respecter et apporter mon support aux programmes et aux membres de l équipe de la Croix Rouge Malienne. Fait à Bamako, le. Signature de l Employé Signature du Superviseur

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