GUIDE DE FORMATION «ADMINISTRATIF» SOUS ELIPSE

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1 GUIDE DE FORMATION «ADMINISTRATIF» SOUS ELIPSE PROCESSUS DE CONVENTIONNEMENT GLOBAL SIMPLIFIE Étudiant Recherche automatique du groupe des Responsables Pédagogiques Responsable Pédagogique Ou Tuteur Pédagogique de Stage 1

2 PROCESSUS POUR LE SERVICE DE SCOLARITE Gestionnaire de Réception de la Valide administrativement la Rempli la partie administrative de la de Stage Valide la de Stage Modification possible de la Impression de la de Stage Réception des s de Stage signées (Entreprise, Étudiant, Pédagogie) Défini le statut de la à «En attente signature du président» Réception des s de Stage signées par le président Défini le statut de la à «Signée» L étudiant a rempli le formulaire de sous Elipse et à cliqué sur «soumettre la demande de convention». La demande arrive donc directement au(x) Responsable(s) Pédagogique(s) qui est (sont) paramétré(s) dans l application. Le Responsable Pédagogique a choisi de s occuper du conventionnement (il est le tuteur pédagogique) ou a affecté un tuteur pédagogique de son choix. Le Tuteur (qui peut être le responsable) a validé pédagogiquement la. La est donc transmise au Service de Scolarité(ou Secrétariat) pour traitement. Le Gestionnaire de va devoir contrôler les informations de la et éventuellement les modifier avant de valider administrativement. Ensuite la «de Stage» est générée automatiquement à partir des données de la. Le Gestionnaire doit finaliser le formulaire de puis le valider. Il imprime ensuite la «de Stage». La signature papier de la reste effective. Une fois les exemplaires signés retournées à la Scolarité, le Gestionnaire peut modifier le statut de la. 2

3 PROCESSUS DE CONVENTIONNEMENT GLOBAL DETAILLE Étudiant Collecte des informations pour remplir la Création de la Enregistre le Brouillon Soumet la Recherche automatique du groupe des Responsables Pédagogiques Responsable Pédagogique Réception de la Ou Traite la (s auto-assigne comme Tuteur Pédagogique) Assigne un Tuteur Pédagogique Parmi une liste Valide pédagogiquement la Tuteur Pédagogique Réception de la Valide pédagogiquement la Gestionnaire de Réception de la Valide administrativement la Rempli la partie administrative de la de Stage Valide la de Stage Modification possible de la Impression de la de Stage Réception des s de Stage signées (Entreprise, Étudiant, Pédagogie) Défini le statut de la à «En attente signature du président» Réception des s de Stage signées par le président Défini le statut de la à «Signée» 3

4 DETAIL DU PROCESSUS POUR LE SERVICE DE SCOLARITE Il faut tout d abord se connecter sur l application ELIPSE à l aide de ses identifiants habituels de Lyon1 : elipse.univ-lyon1.fr Une fois connecté, vous pouvez accéder à votre tableau de bord de gestion des conventionnements de stages. Vous avez un accès rapide sur votre «Espace d accueil» au centre de l application : Sur cet accès rapide vous voyez le nombre de nouvelles demandes de conventions en attentes. Vous pouvez également y accéder Dans le menu «Gestionnaire conventions» sur la droite En choisissant «Gestion des conventions» Vous arrivez maintenant sur votre tableau de bord qui se décompose en plusieurs blocs en fonction de l état du nement. 4

5 Le premier bloc concerne les «Demandes de s» Vous avez les nouvelles«demandes de s» («Demandes de s à valider»), vous accédez à la gestion de cette demande en cliquant sur o «Modifier» afin de corriger ou compléter les informations de la saisies par l étudiant. o «Voir» afin de valider administrativement la. Vous accédez ainsi au contenu de la renseignée par l étudiant (en mode modification ou en mode visualisation selon le choix précédent). Vous avez les «Demandes de s» que vous avez refusées (attention, tout refus est définitif) Le second bloc concerne les «s de Stages» en cours Les conventions de stages à valider Celles à imprimer Celles en attente de signature Celles en attente signature président (ou son délégataire) Ensuite un 3eme bloc qui liste les «s de Stages» finalisées. Vous pouvez ainsi consulter la liste des conventions, et potentiellement ajouter un avenant. Le bloc suivant vous permet d avoir la liste des stages qui ont été évalués (vous n accédez pas à l évaluation). Un étudiant dont la convention a été entièrement finalisée, voit apparaitre la possibilité d évaluer son stage. Il accède à un formulaire dont les questions ont été définies par les instances de Lyon1 (SOIE-DEVU). Vous y voyez un lien permettant d exporter les données des évaluations. Cette fonctionnalité est récente et est certainement amenée à évoluer dans le cours de l année. Enfin la liste de vos conventions archivées. (Une convention archivée est verrouillée, on ne peut plus faire aucune action dessus). 5

6 LES «DEMANDES DE CONVENTIONS» Au bas de cette, vous avez la possibilité de changer le Tuteur Pédagogique. Vous avez également le choix entre : «Valider cette demande de convention» (choix n 1) «Refuser cette demande de convention» (choix n 2) Puis cliquer sur «Valider» SI VOUS AVEZ FAIT LE CHOIX N 2 : REFUS DE LA DEMANDE DE CONVENTION Vous devrez saisir le motif de ce refus. La convention se retrouvera donc dans votre tableau de bord dans la Rubrique «Demandes de conventions Refusées» SI VOUS AVEZ FAIT LE CHOIX N 1 : VALIDER LA DEMANDE DE CONVENTION Vous venez de valider une, l étudiant en est informé par mail. La se retrouvera donc dans votre tableau de bord dans la Rubrique «s à valider». Vous arrivez automatiquement sur le Formulaire de la «de Stage» qui est pré-rempli avec les données de la. 6

7 LES «CONVENTIONS DE STAGES» Vous devez finaliser la en complétant certains éléments administratifs propres à la puis cliquer sur «Enregistrer». Le formulaire est en cours de refonte pour finir d intégrer la nouvelle règlementation sur les stages. Dans votre tableau de bord la «de Stage» apparait dans la Rubrique «s à imprimer». Dans la colonne Etat, vous pouvez suivre les étapes de validation, impression, signature. A chaque action, la changera de rubrique dans votre tableau de bord. 7

8 En fonction de l état de la, vous avez accès à différentes actions. «Voir» vous donne accès à la modification du Tuteur Pédagogique. «Modifier» vous permet de modifier la «de Stage». «Archiver» Vous permet d archiver cette. Attention, elle ne sera plus accessible dans ce tableau de bord. Pour retrouver cette convention, vous avez un lien «Consulter les archives» en dessous de votre tableau de bord. «Imprimer» vous permet de générer le fichier pdf que vous devrez imprimer. Cela envoie un mail à l étudiant pour le prévenir que ses exemplaires de conventions sont disponibles. «En Signature du Président» vous permet de changer le statut de la afin que l étudiant sache que ses exemplaires sont partis pour signature. «Signer» vous permet de mettre à jour le statut. Cela informe par mail l étudiant que sa signée est disponible. «Consulter les avenants»vous permet d ajouter et visualiser les avenants de cette convention. 8