Les dons à la BULAC : une (trop) grande richesse?

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1 Les dons à la BULAC : une (trop) grande richesse?, La Courneuve Marie-Lise Tsagouria 22 novembre rue des Grands Moulins F Paris T +33 (0) F +33 (0) contact@bulac.fr

2 Sommaire 1. Les dons : une histoire ancienne... avec un nouveau coup de fouet à l ouverture de la BULAC 2. Une formalisation indispensable 3. Les dons : objet d une forte valorisation p. 2

3 1. Les dons : une histoire ancienne... avec un nouveau coup de fouet à l ouverture de la BULAC 1.1 A l origine des fonds de la bibliothèque des Jeunes de langues 1.2 Un enrichissement permanent par les enseignants des Langues O 1.3 Avec le projet BULAC : l élargissement du périmètre des donateurs et des déposants 1.4 Un afflux massif depuis 2011 p. 3

4 1. Les dons, une histoire ancienne A l origine des fonds : la bibliothèque des Jeunes de langues, puis l École spéciale des langues orientales École des Jeunes de langues fondée par Colbert en 1669 à Istanbul, puis à En 1795 : création de l École spéciale des langues orientales, d abord instal puis rue de Lille en Depuis l origine : ouvrages acquis en «Orient» lors de missions diplomatiques, commerciales... puis rapportés à Paris et donnés à la bibliothèque, notamment de nombreux manuscrits arabes, persans, ottomans. p. 4

5 1. Les dons, une histoire ancienne Un enrichissement permanent par les enseignants de Langues O (1) À partir de l installation rue de Lille, les fonds s enrichissent considérablement avec les acquisitions ou les dons des bibliothèques des savants enseignant à l École ou dirigeant la bibliothèque : l helléniste Wladimir Brunet de Presle, le professeur de russe Paul Boyer, le fondateur de la chaire d ukrainien Élie Borschak... Cette tradition a perduré jusqu à aujourd hui malgré le détachement administratif de la bibliothèque. Des dons de différentes natures : en fin de carrière, par les héritiers après décès, mais aussi au fil de l eau : allègement de bibliothèques personnelles, don des micro-bibliothèques «sauvages» des anciens sites d enseignement... p. 5

6 1. Les dons, une histoire ancienne Un enrichissement permanent par les enseignants de Langues O (2) Deux exemples d intégration du processus de don au fonctionnement courant de la BULAC : don permanent de Bernard Lory, professeur à l INALCO (histoire des Balkans) et chercheur au CETOBAC : excellente connaissance de nos fonds qu il utilise quotidiennement et qu il complète par des petits dons, quasi hebdomadaires, pour combler les lacunes qu il identifie, afin de préparer la réédition de nos ouvrages et de nous verser ensuite ses nouvelles publications = fonctionnement symbiotique don annuel de l Association des anciens élèves de l INALCO : collecte de fiches de propositions par la présidente de l association auprès de ses membres durant l année universitaire, fiches remises à la BULAC à la fin du printemps, instruction par les chargés de collection pendant un mois, fiches acceptées renvoyées avant la période estivale, ouvrages rapportés des maisons de campagne à la fin de l été = fonctionnement saisonnier p. 6

7 1. Les dons, une histoire ancienne Avec le projet BULAC : l élargissement du périmètre des donateurs et des déposants Pour faciliter la participation au projet BULAC : possibilité d opter pour le dépôt de collections de la part des institutions partenaires, sur la base de conventions approuvées par les conseils d administration respectifs. Élargissement des donateurs : (anciens) chercheurs membres des équipes de recherche participant au projet (ex. don Gilbert Lazard) ou de simples particuliers, héritiers d ouvrages dont ils ne maîtrisent pas la langue (ex. don Bergère). Aucun dépôt accepté de la part des particuliers. p. 7

8 1. Les dons, une histoire ancienne Un afflux massif depuis 2011 Toute proposition de don stoppée à partir de 2009 faute de place et de temps, pour un gros nettoyage avant déménagement des stocks de dons accumulés dans les décennies antérieures ( ouvrages traités en ) À partir de l emménagement dans le nouveau bâtiment à l automne 2011, les dons se multiplient : déblocage de dons stockés depuis les années antérieures, caractère attractif d un nouvel établissement, sentiment de faire œuvre utile (augmentation du public, des facilités d accès... début 2012, environ ouvrages en attente de catalogage (dont environ 80% de dons ou dépôt) en 2012 : monographies entrées par don cataloguées / acquisitions onéreuses (en 2013 : 3 504/6 692) p. 8

9 2. Une formalisation indispensable 2.1 Politique de dons validée par le conseil scientifique 2.2 La charte des dons 2.3 Une procédure détaillée 2.4 Des documents formalisés p. 9

10 2. Une formalisation indispensable 2.1 Politique de don et de dépôt validée par le conseil scientifique Charte et modèles de convention de dons présentés à l approbation du conseil scientifique le 8 décembre Toute convention de dépôt doit être validée par conseil scientifique et conseil d administration avant l arrivée des documents. p. 10

11 2. Une formalisation indispensable 2.2 La charte des dons En ligne sur le site web de la BULAC Présente les principes à observer et les démarches à suivre pour effectuer un don auprès de la BULAC Notamment : la BULAC n accepte de don que sans condition. Le cadre de la charte est suffisamment construit pour décourager toute demande particulière. p. 11

12 2. Une formalisation indispensable 2.3 Une procédure détaillée (1) Principales étapes : Communication préalable d une liste pour les dons de plus de 10 documents afin d étudier l opportunité d accepter le don Examen préalable de l état physique Transport pris en charge par le donateur Signature de la convention de don par la direction et le donateur avant livraison p. 12

13 2. Une formalisation indispensable 2.3 Une procédure détaillée (2) Les limites : Impossibilité pour les donateurs ou les héritiers d établir des listes Urgence à vider maisons et appartements Rapports privilégiés et pressions amicales Urgence à mettre la main sur un don particulièrement intéressant Les désirs contradictoires des donateurs : «mise à l abri» de la bibliothèque, mais maintien d un accès permanent pour continuer à travailler Difficulté propre à la BULAC : nécessité d avoir le spécialiste capable d expertiser et traiter le don p. 13

14 2. Une formalisation indispensable 2.4 Des documents formalisés À lire par les donateurs : la charte des dons À signer par le donateur : pour les dons de moins de 10 ouvrages : un formulaire simplifié listant les ouvrages donnés (reçoit en échange un accusé de réception établi par l agent à la banque de prêt) À signer par le donateur et la direction de la BULAC : pour les dons de plus de 10 ouvrages : une convention de don à laquelle est jointe la liste des ouvrages. À envoyer par la BULAC : une lettre de remerciement pour tout don réceptionné. p. 14

15 3. Les dons : objet d une forte valorisation 3.1 Un traitement à égalité avec les acquisitions onéreuses 3.2 Des marques particulières de reconnaissance, mais bien délimitées 3.3 Une communication en ligne 3.4 Des événements intégrés dans le programme d action culturelle p. 15

16 3. Les dons : objet d une forte valorisation 3.1 Un traitement à égalité avec les acquisitions onéreuses L analyse préalable des dons renforce l analyse et donc la connaissance des fonds existants. Le traitement des dons représente entre un tiers et la moitié de l activité de catalogage. Le magasin accueillant les documents en attente de catalogage est organisé et situé très fonctionnellement par rapport aux bureaux du circuit du document. La politique de recrutement prend largement en compte les besoins liés au traitement des dons. p. 16

17 3. Les dons : objet d une forte valorisation 3.2 Des marques particulières de reconnaissance, mais bien délimitées Les dons quantitativement importants font l objet d un estampillage propre. La mention du donateur est portée dans chaque notice d exemplaire et permet la reconstitution virtuelle de l ensemble. Mais : Pas de séparation physique ou de local distinctif. Pas de régime particulier de communication ou de prêt. p. 17

18 3. Les dons : objet d une forte valorisation 3.3 Une communication en ligne Les dons importants font l objet d une présentation sur le site web de la BULAC. Ces informations peuvent également être relayées ou développées sur le carnet de recherche «Le Carreau de la BULAC» Les manifestations organisées autour de ces dons sont également signalées sur les réseaux sociaux. p. 18

19 3. Les dons : objet d une forte valorisation 3.4 Des événements intégrés dans le programme d action culturelle Une à deux fois par an, une fois terminé le traitement d un don prestigieux, est organisée une manifestation publique permettant de remercier le donateur ou sa famille - : présentation détaillée du don par le bibliothécaire qui l a traité communications scientifiques autour du donateur ou de son domaine de spécialité interventions croisées entre bibliothécaire, famille et chercheurs exposition des documents graphiques L ensemble de la manifestation est enregistré et disponible en ligne sur le site de la BULAC. p. 19