Guide d utilisation de

Transcription

1 Guide d utilisation de La demande de prise en charge Réseau Kalivia Pour toute information complémentaire, vous avez la possibilité de contacter notre service de tiers payant optique : par téléphone : par fax : ou par en cliquant sur déposer un message.

2 Sommaire Connexion Présentation du site Description des onglets La prise en charge Étape 1 : Créer un nouveau dossier optique 4 Étape 2 : Date de prescription 4 Étape 3 : Informations du bénéficiaire 4 Étape 4 : Choix du régime assuré et information du prescripteur 5 Étape 5 : Motif de l équipement et correction 5 Étape facultative : «Offres malin» 6 Étape 6 : Monture 6 Étape 7 : Verres et suppléments - Choix du fournisseur 6 - Choix du verre 6 Étape 7 bis : La prise en charge de lentille - Choix du fournisseur 7 - Choix de la lentille 7 Cas particuliers - Verres non référencés par les 10 fournisseurs du réseau 8 - Lentille non référencée 8 - Fournisseur non référencé 8 Étape 8 : Retrouver votre dossier 8 Étape 9 : Facturation 8 2

3 1 Connexion 1. Se connecter au portail de tiers payant Union Harmonie Mutuelles en saisissant l adresse suivante : 2. Pour accéder à votre espace personnel, saisissez votre identifiant (numéro de finess) et votre mot de passe. 3. Une fois vos identifiants renseignés : cliquez sur le bouton «Connexion» Vous pouvez modifier votre mot de passer en cliquant sur «Mon profil» lorsque vous serez connecté. 2 Présentation du site Lors de votre connexion, le site vous situe sur l écran de recherche de prise en charge. La page d accueil du site comprend cinq onglets. 3 Description des onglets Onglet «Dossiers» L onglet «Dossiers» vous permet de créer une prise en charge en cliquant sur «Nouveau» ou de retrouver une prise en charge en cliquant sur «Retrouver». Les prises en charge valorisées engagent les compteurs des adhérents. Onglet «Simulation» L onglet «Simulation» vous permet d effectuer un devis de remboursement de la mutuelle. Le montant de remboursement de la mutuelle est calculé sur la base de la situation connue de l assuré dans nos fichiers à la date de saisie du devis. Il est donné à titre indicatif et n engage pas la mutuelle. Le détail de la simulation est traité dans le guide dédié. Onglet «Paiements» L onglet «Paiements» se divise en deux sous parties. - Historique des factures qui vous permet de retrouver les prises en charges facturées ainsi que les paiements associés. - Rechercher un virement qui vous permet de retrouver les informations relatives à un numéro de virement, un décompte ou un montant. Astuce Pour effectuer votre recherche en toute simplicité, effacez les dates et renseignez le numéro de sécurité sociale du bénéficiaire. 3

4 Onglet «Droits» L onglet «Droits», vous permet de vérifier les droits d un bénéficiaire en saisissant son numéro de sécurité sociale et la date de l ordonnance. Onglet «Mon profil» L onglet «Mon profil» vous permet de retrouver et modifier les informations relatives à votre fiche partenaire de santé. 4 La prise en charge Étape 1 : créer un nouveau dossier optique Cliquez sur «Nouveau», puis sur «Optique». Étape 2 : date de prescription Renseignez la date de prescription, puis cliquez sur «Suivant». Nous vous rappelons que la durée de validité d une ordonnance est de : - 3 ans pour un adulte ; - 1 an pour les lentilles ; - 1 an pour les enfants sauf indication contraire du prescripteur. Étape 3 : informations du bénéficiaire 1. Renseignez les informations sur le bénéficiaire, puis cliquez sur «Retrouver bénéficiaire». 2. Sélectionnez le bénéficiaire puis cliquez sur «Suivant». Lors de la recherche du bénéficiaire, vous devez renseigner au choix les éléments suivants : - numéro de sécurité sociale avec clé + date de naissance ou - date de naissance + nom Dans les 2 cas, il est obligatoire de renseigner la date de naissance. 4

5 Étape 4 : choix du régime adhérent et informations prescripteur 1. Vous pouvez changer le régime de l adhérent à l aide du menu déroulant. Il faut ensuite cliquer sur «Mettre à jour» afin que votre choix soit sauvegardé. La mise à jour du régime est effective pour 24 heures. Il appartient à l adhérent de se rapprocher de sa mutuelle afin de faire la demande de mise à jour permanente sur son contrat. 2. Les champs suivis d une * sont obligatoires afin de poursuivre la saisie de la demande de prise en charge. Cliquez sur la flèche pour continuer la saisie une fois les champs obligatoires renseignés. Lors de la saisie des informations sur le prescripteur, renseignez au choix le numéro ADELI ou le numéro RPPS. À cocher si la demande concerne un nouvel équipement (sans renouvellement d ordonnance) seul l original de l ordonnance est demandé. À cocher si la demande concerne un renouvellement d équipement à l identique, vous devez indiquer sur l original de l ordonnance : - la mention RI (renouvellement à l identique) ; - la date de renouvellement ; - votre signature et cachet du magasin. À cocher si la demande concerne un renouvellement d équipement avec adaptation, vous devez indiquer sur l original de l ordonnance : - la mention RA (renouvellement avec adaptation) ; - la date de renouvellement ; - votre signature et cachet du magasin. Dans les trois cas de figure, l original de l ordonnance appartient à l adhérent. Étape 5 : motif de l équipement et correction 1. Le motif de l équipement est obligatoire afin de poursuivre la saisie. 2. Cliquez sur la flèche pour continuer la saisie une fois les champs obligatoires renseignés. 3. Renseignez le type d équipement. 4. Renseignez la correction. 5. Renseignez le code LPP correspondant. 6. Cliquez sur la flèche pour continuer la saisie une fois les champs obligatoires renseignés. Dans le cadre d un supplément, renseigner le code LPP associé. 5

6 Étape facultative : «Offres malin» Dans le cas d une «offre malin», sélectionner la case adéquate. Le bloc «Offres malin» contient 3 offres sélectionnables : Offre malin Offre malin prim Offre malin plus Par défaut, aucune case n est cochée. Lors de la sélection d une «offre malin», un pop-up rappelant les plafonds tarifaires à respecter apparaît. Offre malin Offre malin prim Offre malin plus Étape 6 : monture Tous les champs sont à compléter. La remise doit être au minimum de 20 %. Si vous ne renseignez pas de code LPP pour la monture, vous devez renseigner le type de montage de la monture de l adhérent. Étape 7 : verres et suppléments Le menu verres et suppléments comporte deux champs à renseigner. - Mêmes verres OD/OG - Verres différents OD/OG. - Appairage. En cliquant sur «Oui» pour l appairage, vous soumettez une demande d autorisation à Kalivia. L appairage permet d équilibrer les caractéristiques techniques des verres. Dans le cas de l appairage, la valorisation de la prise en charge est différée en attendant le retour de Kalivia et de la mutuelle. Choix du fournisseur Les fournisseurs référencés dans le réseau Kalivia sont : BBGR, Essilor, Carl Zeiss Vision, Hoya, Mont-Royal, Novacel, Optiswiss, Rodenstock, Seiko, Tokai. Si le fournisseur n a pas été référencé par Kalivia (non présent dans la liste déroulante), veuillez vous référer à la rubrique «Cas particuliers» (page 8). Choix du verre Une fois le fournisseur choisi, cliquez sur «Choisir le verre». Vous pouvez effectuer votre recherche de deux manières différentes. - Par code EDI - Par recherche multicritères. Seuls les champs «Type de verre» et «Indice» sont obligatoires pour la recherche multicritères. Vous pouvez affiner votre recherche à l aide des autres critères. Cliquez sur «Rechercher» afin de visualiser la liste des verres. 6

7 Si le verre recherché apparaît dans la liste proposée, il vous suffit de cocher la case correspondante et de valider votre sélection afin de retourner sur l écran de prise en charge. 1. Vous devez renseigner le prix du verre. 2. Renseignez les prix des éventuels suppléments verres. 3. La confirmation du recueil de consentement est obligatoire. 4. Cliquez sur «Enregistrer» pour terminer la saisie. Il est obligatoire de cocher la case recueil de consentement afin d enregistrer votre demande. À partir de cet écran, vous pouvez visualiser le détail de la prise charge, saisir une nouvelle demande ou accéder à la facturation. Le numéro de dossier est inscrit en haut à droite de l écran, il pourra vous être utile pour retrouver le dossier en cas de recherche sur le portail. Étape 7 bis : la prise en charge lentille Lors de la saisie d une prise en charge pour un équipement lentille, les quatre premières étapes de la demande sont identiques à la saisie d un équipement optique complet (verre + monture). Vous pouvez vous référer aux pages 4 et 5. Lentilles non remboursées par l Assurance maladie. 1. Sélectionner «Non». 2. Renseignez les corrections. 3. Cliquez sur la flèche pour continuer la saisie une fois les champs obligatoires renseignés Lentilles remboursées par l Assurance maladie. 1. Sélectionner «Oui». 2. Renseignez le code LPP correspondant. 3. Renseignez les corrections. 4. Cliquez sur la flèche pour continuer la saisie une fois les champs obligatoires renseignés Choix du fournisseur Les fournisseurs référencés dans le réseau Kalivia sont : Alcon, Bausch & Lomb, Coopervision, Johnson & Johnson, Menicon, Novacel, Precilens. Si le fournisseur n a pas été référencé par Kalivia (non présent dans la liste déroulante), veuillez vous référer à la rubrique «Cas particuliers» (page 8). Choix de la lentille 1. Seuls les champs «Type de lentilles» et «Conditionnement» sont obligatoires. 2. Cliquez sur «Rechercher» afin de visualiser la liste des lentilles. 3. Vous pouvez affiner votre recherche à l aide des autres critères. Si la lentille recherchée apparaît dans la liste proposée, il vous suffit de cocher la case correspondante et de valider votre sélection afin de retourner sur l écran de prise en charge. 4. La confirmation du recueil de consentement est obligatoire. 5. Vous devez renseigner le nombre de boîtes ainsi que le prix des lentilles. 6. Cliquez sur «Enregistrer» pour terminer la saisie. 7

8 Cas particuliers - Verres non référencés par les 10 fournisseurs du réseau : 1. Si le verre recherché n apparaît pas dans la liste, cliquez sur «Je ne trouve pas mon verre». 2. Un pop-up apparaît. 3. Après avoir renseigné les champs obligatoires, cliquez sur «Confirmer». - Lentilles non référencées : Si la lentille recherchée n apparaît pas dans la liste, cliquez sur «Je ne trouve pas ma référence de lentille». - Fournisseur non référencé : Si vous choisissez «Fournisseur non référencé», un pop-up apparaît. Lorsque vous choisissez un fournisseur non référencé, la valorisation ne sera pas immédiate car votre demande est envoyée à Kalivia pour analyse. Étape 8 : retrouver votre dossier 1. Cliquez sur «Retrouvez» pour accéder à la recherche de dossiers. 2. Choisir «Tous» dans le menu déroulant vous permet de retrouver tout type de dossiers saisis. Astuce Si vous ne parvenez pas à retrouver un dossier : - Cliquez sur «Effacer» en bas de page afin de vider tous les champs de recherche. - Renseignez «Tous» dans type de dossier et effectuez la recherche uniquement avec le numéro du dossier concerné. Étape 9 : facturation 1. La date de facturation à indiquer est celle de la date de remise de l équipement et non la date à laquelle vous facturez sur 2. Renseignez le numéro de facture. 3. Renseignez la dépense réelle. 4. Cliquez sur «Facturer». Vous devez facturer votre demande en ligne entre 48 heures et 90 jours après l enregistrement de la prise en charge. L ordre de virement est envoyé sous 24 heures pour un règlement effectif sous 5 jours. Union Harmonie Mutuelles, union soumise aux dispositions du livre II du Code de la mutualité et immatriculée au répertoire Sirene sous le numéro Siren Numéro LEI R7U5JF9T7XE28. Siège social : 143, rue Blomet Paris. DirCom - 06/16 - Thinkstock_Photodisc.