WebRéunion gestion des réservations de salles de réunion

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1 WebRéunion gestion des réservations de salles de réunion 15, rue d Estrées Paris L application WebRéunion est destinée à la gestion des réservations de salles de réunion. Une fois installée sur un poste serveur et publiée sur le réseau, elle donnera accès aux planifications des salles à toutes les personnes ayant reçu les autorisations. L accès à la base de données pourra se faire selon deux modes distincts : - le mode saisie ou consultation (interface Web, accessible par tous les utilisateurs du réseau munis des autorisations, au travers d un navigateur internet); - le mode administration accessible sur le serveur ou par connexion au serveur en architecture client-serveur. Si certaines fonctionnalités spécifiques manquent dans la version standard, votre demande peut faire l objet d un développement spécifique à votre entreprise, consultez-nous : pour obtenir des informations, ou écrivez-nous : Installation simple : elle peut être réalisée par vos soins sur votre réseau simplement en copiant les dossiers et fichiers nécessaires du cd vers votre serveur, Mac ou PC. Il n y a pas d installation spécifique à réaliser sur le poste client du serveur webréunion. L ordinateur client devra être équipé d un logiciel de navigation internet, de l adresse du serveur, le nom du serveur si votre réseau comporte un serveur DNS, ou son adresse IP. A votre disposition dans ce logiciel deux interfaces : 1 - Interface d administration Accessible uniquement à l administrateur, elle vous permettra de définir les droits de chaque utilisateur, mais aussi de créer ou de supprimer une salle de réunion, un équipement, de gérer le calendrier, les fermetures de salles, d éditer des badges visiteurs Vous pourrez également décider de lancer ou d arrêter le serveur web. 2 - Le mode utilisation Lors de la connexion au serveur webréunion, votre navigateur affiche la page d accueil suivante :

2 Vous retrouvez dans cette page tous les éléments nécessaires à la consultation et à la création ou modification des salles réservations de salles de réunion. Une interface informative permettra de répondre à vos requêtes, par exemple sur le descriptif des salles : ce bouton vous adressera : La planification d une salle sur une période On utilisera cette interface lorsque l on a décidé de la salle sans être fixé sur l heure.

3 On saisira la date (espérée) de la réunion et on cliquera le bouton voir. La logiciel Webréunion vous adressera alors la page suivante : La planification de plusieurs salles sur un jour. Dans cette interface, nous privilégierons la date de la réunion à la salle. Nous serons donc amené à chercher une salle libre pour accueillir la réunion qui devra se tenir par exemple le 5 juin en début d après-midi. Dans ce cas nous obtiendrons une planification présentant toutes les salles sur la journée :

4 Dans le cas où vous ne vous souviendriez plus des caractéristiques de la salle, un clic sur le lien : vous adressera la page de descriptif. Création de la réservation Le logiciel vérifiera la disponibilité de la salle sur le créneau horaire, la capacité maximale de la salle et le nombre de participants et les droits du demandeur. Si tous les critères sont vérifiés, il vous affichera le message suivant :

5 Consultation et modification d une réservation Pour modifier ou consulter une réservation, dans la planification, un clic sur l étoile du début de réunion vous adressera la page liée à la réservation. Vous pouvez y faire vos modifications puis enregistrer ou même supprimer votre réservation. Ces modifications seront également suivies d un message de confirmation. Déclaration des visiteurs Dans l écran de modifications vous pouvez déclarer les visiteurs attendus à la réunion, cette fonctionnalité permettra de créer l édition des badges à l accueil avant l arrivée des personnes. Pour cela utilisez le lien :

6 Un écran vous permet alors de réaliser votre saisie par paquet de 5 visiteurs. Le cas particulier de la réservation périodique Une réservation périodique sera réalisée lorsque l utilisateur voudra reproduire sa réservation à intervalle régulier. Cette fonctionnalité permettra de ne pas avoir à ressaisir de nombreuses fois une réunion dont les spécificités sont identiques. Pour réaliser une réunion périodique il faut tout d abord que l administrateur du système autorise cette fonctionnalité sur la salle, ceci est un des paramètres de la salle. Un clic sur le lien dans la page d accueil vous adresse le formulaire : Vous y trouvez les zones à saisir suivantes :

7 La salle (autorisée par l administrateur) L heure de début et l heure de fin. La date de la première réunion (il vous indiquera alors le jour de la semaine) Le nombre de réunion à passer au système La périodicité : vous avez le choix entre Puis les rubriques habituelles. Le système vérifiera alors les réservations, créera les réservations possibles, vous informera des impossibilités afin que vous puissiez soit décaler l heure, soit changer de salle : Dans notre exemple seule la première réunion demandée n a pas été créée.

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