GUIDE DE L UTILISATEUR DU VOLET WEB DU PROGICIEL EDC

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1 CLIENTS BOÎTES GUIDE DE L UTILISATEUR DU VOLET WEB DU PROGICIEL EDC CENTRE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS

2 Accès au volet WEB du progiciel EDC Accédez à votre compte d utilisateur Numéro du client : inscrire le numéro de votre ministère ou d organisme Nom d accès : inscrire les 4 premières lettres de votre nom ainsi que les 2 premières lettres de votre prénom. 3. Mot de passe : inscrire votre mot de passe. 4. Cliquez sur «Soumettre». Mémoriser : Si vous cochez «Mémoriser»,vous n aurez qu à inscrire votre mot de passe les prochaines fois que vous accéderez au système. Si vous devez changer votre mot de passe : Cochez «Changer le mot de passe» et confirmez 2 fois votre nouveau mot de passe. À noter : Pour une meilleure efficacité, la résolution d écran devrait être de 1024 par 768 pixels. 2

3 Droits d accès Les personnes responsables de la gestion documentaire ont accès à toutes les unités administratives du ministère ou de l organisme. Elles peuvent : Faire des recherches et consulter l inventaire des boîtes. Visualiser et modifier les données nominatives des boîtes. Consulter et imprimer l historique des boîtes. Commander des boîtes et dossiers. Produire des rapports. Les personnes requérantes ont accès aux documents des unités administratives auxquelles elles sont autorisées. Elles peuvent : Faire des recherches et consulter l inventaire des boîtes. Visualiser les données nominatives des boîtes. Consulter et imprimer l historique des boîtes. Commander des boîtes et dossiers. Produire des rapports. À noter : Pour obtenir les accès au volet WEB du progiciel EDC, vous devez communiquer avec la personne responsable de la gestion documentaire de votre ministère ou organisme. 3

4 Page d accueil Module Inventaire Pour rechercher, visualiser, mettre à jour et imprimer les données et l historique d une boîte. Pour commander des boîtes et des dossiers. Module Mon panier Pour finaliser une commande. Pour commander en lots. Module Rapport Pour produire et imprimer un rapport avec des critères de recherche. Module Configuration Pour visualiser les jours fériés du CCD. Module Options Pour personnaliser l affichage des résultats d une recherche dans le module Inventaire. 4

5 Module Inventaire Recherche Cliquer sur le module Inventaire pour faire une recherche. Dans la liste déroulante, sélectionner le critère de recherche «Boîte Numéro» Inscrire le numéro de la boîte. À noter : Si vous n inscrivez pas un numéro complet, le système vous donnera toutes les boîtes dont le numéro commence par les caractères inscrits Cliquer sur «Recherche». Vous pouvez visualiser et modifier les données nominatives de la boîte. Vous pouvez aussi sélectionner une boîte à gauche. 5. Cliquer sur «Mettre à jour» pour enregistrer les modifications. À noter : Seules les personnes responsables de la gestion documentaire sont autorisées à modifier les données des boîtes. Si une boîte n est pas dans l état disponible ou sortie, vous ne pourrez faire aucune modification. 5

6 Module Inventaire Notes Les personnes responsables de la gestion documentaire ont la possibilité d inscrire des notes à une boîte. Cliquer sur «+ Notes». Écrire une note relative à la boîte. 3. Cliquer sur «Mettre à jour» pour enregistrer la note. 3. À noter : Un petit icône «Notes» apparaîtra parmi les autres icônes. Si vous avez sélectionné dans le module Options le champ «Notes», celui-ci apparaîtra dans les résultats de la recherche, à gauche de votre écran. 6

7 Module Inventaire Historique Cliquer sur «+ Historique» pour visualiser tous les états qui ont été attribués à une boîte depuis son enregistrement dans le système EDC : la date et l heure l état le nom de la personne responsable de l état Exemples d états : DISPONIBLE SÉLECTIONNÉE CUEILLIE SORTIE RÉACTIVÉE DÉTRUITE VERSÉE 7

8 Module Inventaire Détails de boîtes Cliquer sur l icône «Imprimer détails de boîtes» pour visualiser et imprimer les données nominatives et l historique d une boîte. 8

9 Module Inventaire Recherche avancée Cliquer sur «Afficher Recherche avancée». Compléter ou sélectionner les critères (filtres) de recherche désirés Cliquer sur «Recherche» Cliquer sur «Afficher Résultats de la recherche» pour voir la liste des boîtes. 5. Cliquer sur le bouton rouge «Filtres actifs» après avoir terminé votre recherche sinon vos futures recherches se feront avec les mêmes critères. 9

10 Module Inventaire Commander une boîte Dans la liste déroulante, sélectionner le critère de recherche «Boîte Numéro». 8. Inscrire le numéro de la boîte. 3. À noter : Si vous n inscrivez pas un numéro complet, le système vous donnera toutes les boîtes dont le numéro commence par les caractères inscrits Cliquer sur «Recherche». La fiche descriptive de la boîte de documents apparaît Vérifier l état de la boîte pour savoir si elle est disponible au CCD. Si elle n est pas disponible, la boîte sera rejetée de la commande Cliquer sur l icône «Ajouter à la commande». 6. Vous pouvez aussi sélectionner une boîte à gauche et cliquer sur l icône «Ajouter à la commande». 7. Répéter les opérations pour chaque boîte à commander. 8. Finaliser votre commande dans le module Mon panier (pages 15 à 18). 10

11 Module Inventaire Commander un dossier Dans la liste déroulante, sélectionner le critère de recherche «Boîte Numéro». Inscrire le numéro de la boîte. À noter : Si vous n inscrivez pas un numéro complet, le système vous donnera toutes les boîtes dont le numéro commence par les caractères inscrits Cliquer sur «Recherche». 4. Vous pouvez aussi sélectionner une boîte à gauche Cliquer sur l icône «dossier» ou sur «+ Dossiers» pour commander un dossier dans la boîte. À noter : Le nombre de dossiers déjà inventoriés est inscrit en dessous de cet icône Continuer à la page suivante. 11

12 Module Inventaire Commander un dossier Dossier déjà inventorié Cliquer sur l icône «Ajouter à la commande» en avant du numéro de dossier. Dossier non inventorié Remplir les champs suivants pour le commander: Dossier (Numéro) Dossier (Description) Dossier (Nom) Ne rien inscrire Destinataire (Vous pouvez changer le nom du destinataire). 3. Cocher «réactivation prêt» si le dossier ne retourne pas au CCD. 4. Cliquer sur «Ajouter à la commande». 5. Répéter les opérations pour chaque dossier à commander. 6. Finaliser votre commande dans le module Mon panier (pages 15 à 18)

13 Module Inventaire Commander un dossier sur étagère Dans la liste déroulante, sélectionner le critère de recherche «Fichier Numéro». 7. Inscrire le numéro du dossier. 3. À noter : Si vous n inscrivez pas un numéro complet, le système vous donnera tous les dossiers dont le numéro commence par les caractères inscrits. 3. Cliquer sur «Recherche» Cliquer sur l icône «Ajouter à la commande» pour commander le dossier sur étagère. 5. Vous pouvez aussi sélectionner un dossier à gauche et cliquer sur l icône «Ajouter à la commande» Répéter les opérations pour chaque dossier sur étagère à commander. 7. Finaliser votre commande dans le module Mon panier (pages 15 à 18). 13

14 Module Inventaire Les icônes suivants du module Inventaire ne sont pas utilisés: Ajouter aux favoris Ajouter à la liste de travail Rafraîchir La section «+ Mots-clés» du module Inventaire n est pas utilisée. 14

15 Module Mon panier Finaliser une commande Cliquer sur le module Mon panier pour finaliser une commande. Changer le nom du destinataire au besoin. 3. Ne pas cocher «Retour». 4. Cocher «Réactivation prêt» seulement si le dossier ou la boîte ne retournent pas au CCD sous la même appellation. 5. Vous pouvez enlever un article de la commande en cliquant sur le «X» rouge en avant du numéro de boîte ou de dossier. 6. Ne pas utiliser les sections Retours/Cueillette, Vente de boîte et Autres services. 7. Continuer à la section Livraison pour envoyer la commande (page 21)

16 Module Mon panier Commander des boîtes en lot Cliquer sur «+ Ajouts en lot». Sélectionner «Boîtes par numéro». 3. Inscrire les numéros des boîtes à commander ou copier-coller une liste à partir d un fichier Word, Excel ou Txt. À noter : Les numéros doivent absolument être inscrits un en dessous de l autre et être conformes aux numéros inscrits dans la base de données du CCD Changer le nom du destinataire au besoin Ne pas cocher «Retour». 6. Cocher «Réactivation prêt» seulement si les boîtes ne retournent pas au CCD sous la même appellation Continuer à la section Livraison pour envoyer la commande. 16

17 Sélectionner le type de livraison. Sélectionner l adresse dans la liste déroulante. 3. Inscrire les instructions spéciales au besoin. 4. Cliquer sur «Envoyer commande». Module Mon panier Livraison

18 Module Mon panier Bon de livraison Le bon de commande apparaît avec les informations suivantes: Liste des articles acceptés ou rejetés car ils ne sont pas disponibles Nombre de boîtes Nombre de dossiers Numéro de commande Type de livraison Date de livraison Adresse de livraison Imprimer votre bon de commande au besoin. À noter : Les instructions spéciales n apparaîtront pas sur le bon de commande. Cliquer sur le bouton «Fermer» ou sur le «X». 18

19 Module Rapport Cliquer sur le module Rapport pour imprimer un rapport avec des critères de recherche. Dans la liste déroulante, sélectionner un type de rapport. Trois types de rapports sont utilisés: Rapport de boîtes (selon un besoin spécifique). Rapport de dossiers (selon un besoin spécifique). Articles de commandes (boîtes et dossiers commandés à l intérieur d une période donnée). 19

20 Module Rapport Rapport de boîtes et rapport de dossiers Sélectionner et définir les champs que vous voulez afficher sur votre rapport avec les flèches de gauche à droite. Choisir l ordre d affichage en cliquant sur les flèches du haut et du bas. 3. Sélectionner un critère de tri dans la liste déroulante «Trier par»

21 Module Rapport Rapport de boîtes et rapport de dossiers Inscrire au moins un filtre. Exemple 1 : Si vous voulez la liste des boîtes disponibles. Sélectionner le champ «État», le type «Égal» et la valeur «DISPONIBLE». Cliquer sur «Ajouter». Exemple 2 : Si vous voulez la liste des boîtes d une unité administrative en particulier. Sélectionner le champ «Unité administrative», le type «Égal» et le nom de l unité administrative dans la valeur. Cliquer sur «Ajouter». Pour retirer un critère (filtre), cliquer sur le «X» rouge à droite. 21

22 Module Rapport Rapport de boîtes et rapport de dossiers Sélectionner le format d affichage désiré pour votre rapport : PDF, HTLM ou EXCEL. Cliquer sur «Créer». 3. Votre rapport est affiché. Vous pouvez l imprimer et l enregistrer

23 Module Rapport Articles de commande Sélectionner le critère de tri «Date de livraison» dans la liste déroulante. Sélectionner le filtre «Date de livraison». Sélectionner le type «Plus grand que». Sélectionner la valeur souhaitée dans le calendrier. Cliquer sur «Ajouter». 3. Sélectionner le filtre «Date de livraison». Sélectionner le type «Plus petit que». Sélectionner la valeur souhaitée dans le calendrier. Cliquer sur «Ajouter». 4. Pour retirer une date (filtre), cliquer sur le «X» rouge à droite. À noter : La période entre les deux dates (filtres) ne doit pas excéder 200 jours

24 Module Rapport Articles de commande Sélectionner le format d affichage désiré pour votre rapport : PDF, HTLM ou EXCEL. Cliquer sur «Créer». 3. Votre rapport est affiché. Vous pouvez l imprimer et l enregistrer. 24

25 Module Configuration Cliquer sur le module Configuration et sélectionner «Jours fériés». Visualiser les jours fériés du CCD. 25

26 Module Options Cliquer sur le module Options pour personnaliser l affichage des «Résultats de la recherche» dans le module Inventaire. Sélectionner les champs que vous voulez afficher avec les flèches, de gauche à droite, dans les résultats de recherche pour les boîtes ou les dossiers. 3. Choisir l ordre d affichage en cliquant sur les flèches du haut et du bas. 4. Sélectionner la position des résultats de recherche dans la liste déroulante (gauche, haut, droite ou bas). 5. Sélectionner le nombre de résultats par page. Le choix «Implicite» correspond à Cliquer sur «Mettre à jour» pour enregistrer les modifications

27 Quitter Après 10 minutes d inactivité, un message indiquant que votre session est expirée apparaîtra. Cliquer sur «OK» pour continuer. Pour sortir du volet Web du progiciel EDC, utiliser le bouton «Quitter» seulement. Pour toute question ou commentaire sur le volet WEB du progiciel EDC, vous pouvez rejoindre une personne-ressource au , poste

28 Lexique Ancien numéro : si le numéro de localisation de la boîte a changé. Boîte-Numéro : numéro de localisation de la boîte. Champ 4, Champ 5 : ne sont pas utilisés au CCD. Date d entrée : date d entrée de la boîte au CCD. Date de début, Date de fin : ne sont pas utilisés au CCD. Date de retrait : date de retrait définitif de la boîte au CCD. Délai : numéro de délai inscrit sur le formulaire de transfert. Description : description de la boîte ou nom du dossier (facultatif). Disposition : mode et date de disposition. Emplacement : adresse de localisation de la boîte au CCD. Ensemble : n est pas utilisé au CCD. État : activité de la boîte ou du dossier (ex: DISPONIBLE, SORTIE, RÉACTIVÉE, etc.). Fichier-Numéro : numéro de dossier. Intervalle : n est pas utilisé au CCD. Mots clés : n est pas utilisé au CCD. N/A : champ libre. Niveau d accès : n est pas utilisé au CCD. Nom et Prénom : nom du responsable de la boîte inscrit sur le formulaire de transfert. Numéro CD : numéro de système de la boîte ou du dossier au CCD. Source : type de contenant (ex.: boîte 2, boîte à plan 4 po, boîte à plan 6 po, etc.). Sous unité administrative : n est pas utilisé au CCD. Unité administrative : unité inscrite sur le formulaire de transfert. Volume : volume du contenant en pi³ généré par le système. Voûte : n est pas utilisée pour les boîtes. # bte client : numéro interne de la boîte inscrit sur le formulaire de transfert (facultatif). 28