INSTRUCTIONS POUR L'UTILISATION DU MODÈLE DES ÉTATS FINANCIERS DES Coops-OSBL REMETTRE À L'AUDITEUR INDÉPENDANT (VÉRIFICATEUR COMPTABLE)

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1 INSTRUCTIONS POUR L'UTILISATION DU MODÈLE DES ÉTATS FINANCIERS DES Coops-OSBL REMETTRE À L'AUDITEUR INDÉPENDANT (VÉRIFICATEUR COMPTABLE)

2 Instructions pour l'utilisation du modèle des états financiers des Coops-OSBL (Fichier Excel) RAPPELS : A) Pour l organisme : Récupérer le fichier à l'adresse dans l espace Partenaires, sous «Coops- OSBL», cliquez sur «HLM privé» sélectionnez l onglet «HLM privé» puis, dans le menu de gauche, cliquez sur «États financiers»; B) Pour l auditeur indépendant : Récupérer le fichier à l'adresse dans l espace Partenaires, sous «Professionnels», cliquez sur «Comptables» sélectionnez l onglet «HLM privé» puis, dans le menu de gauche, cliquez sur «États financiers»; C) Seulement la «Suite Microsoft Office» permet l usage complet du fichier Excel; D) Enregistrer dans vos dossiers le «Modèle d états financiers 2012»; E) Renommer le fichier (ex. : nom de l'organisme); F) Ce fichier contient des macros, alors à l'ouverture du fichier une alerte s affiche pour l activation des macros. Préalablement, il faut sélectionner le niveau de sécurité qui convient à l usage des macros contenus dans ce fichier Excel. Communiquez avec notre Centre des relations avec la clientèle (CRC) pour obtenir plus d information (voir l exemple cidessous); G) Accepter l activation des macros; H) Seuls les espaces colorés peuvent être complétés; I ) Ne pas inscrire de formules de calcul dans les espaces de couleur; J) Inscrire des chiffres arrondis au dollar près (ex : pour 125,75 $, inscrire 126); Pour toute question, vous pouvez joindre le CRC au , option 1 puis, option 1. Pour une utilisation optimale du fichier, nous vous demandons de suivre les étapes suivantes : 1. Lire attentivement l'onglet «Bienvenue». Vous y trouverez : 1.1 La procédure pour imprimer un brouillon. Attention : ce brouillon ne peut en aucun cas tenir lieu de document officiel, il est donc inutile de le transmettre à la SHQ. 1.2 Un bouton «Copier l'onglet» situé en haut à droite. Vous pouvez copier, si nécessaire, les onglets énumérés dans la fenêtre (Ex :annexe D et les notes complémentaires). Pour ce faire, sélectionnez un document dans la liste et appuyez sur le bouton «Copier l'onglet». 1.3 En cas d'erreur, vous pouvez supprimer l'onglet que vous venez de copier (bouton «Supprimer l'onglet»; voir l'image ci-dessus). Société d'habitation du Québec 2

3 2. Remplir l'onglet «Paramètres» : Nom de l'organisme Numéro de l'organisme Nom du conseiller en gestion Vous devez identifier l'organisme pour lequel vous préparez l'état financier. Même si le nombre de caractères dépasse l'espace alloué, le nom se reporte en entier aux endroits prédéterminés. Inscrire le numéro de l'organisme.ne pas mettre de zéro (0) devant les chiffres. Ex : pour , inscrire 624. Inscrire le nom du conseiller en gestion de la SHQ responsable de votre organisme. Nombre d'ensembles immobiliers (E. I.) Il est important d'inscrire le nombre exact de E. I. Vous le retrouvez sur votre rapport d'approbation budgétaire. Nombre total de logements Le nombre total de logements est disponible dans votre rapport d'approbation budgétaire. Cliquer sur le bouton «Exécution d'ensemble immobilier». Les données saisies dans les champs seront reportés automatiquement dans les autres onglets. 3. Lire les instructions à l'intention de l auditeur inscrites dans l onglet «Information»; 4. Remplir l'onglet «Annexe A» Frais d administration pour l organisme; 5. Remplir l'onglet ou les onglets «Annexes C» Revenus et dépenses par ensemble immobilier. Inscrire le numéro de l'ensemble immobilier (maximum de cinq chiffres sans texte, par exemple : 50299); Attention, le total des montants inscrits au poste de chacun des onglets «Annexes C» doit égaler le montant inscrit au poste de l'«annexe A». Société d'habitation du Québec 3

4 6. Vérifier l'onglet ou les onglets «Annexe B» État des résultats par ensemble immobilier; 7. Remplir l onglet «Annexe D» Correction au déficit de l exercice précédent; 8. Remplir les onglets suivants : - Notes 1_2_3_4; - Note 5 Immobilisation et dette à long terme par ensemble immobilier; - Note 6 Biens acquis à même les revenus par ensemble immobilier; Note 7 Créditeurs - Note 8 État des réserves au 31 décembre 2012 par ensemble immobilier; - Note 9 État de la variation des contributions par ensemble immobilier. 9. Vérifier et remplir l'onglet «Variation» État de la variation des contributions de tous les ensembles immobiliers; 10. Vérifier et remplir l'onglet «Réserve»; 11. Vérifier l'onglet «Résultats»; 12. Remplir et vérifier l'onglet «Bilan»; 13. Remplir les onglets suivants : - Conseil_administration; - Questionnaire; - Formulaire_paiement; - Rapport_auditeur. Nous vous présentons dans ce dernier onglet un modèle de rapport conforme aux Normes canadiennes d audit (NCA) intitulé «Rapport de l auditeur indépendant» pour les organismes utilisant une convention comptable particulière. Ce modèle peut être modifié en tout temps pourvu qu'il respecte les NCA 700 et Remplir l'onglet «Notes complémentaires», s'il y a lieu, afin d'y ajouter des notes non incluses au document de base. Société d'habitation du Québec 4

5 15. Imprimer les états financiers et les transmettre à la SHQ : 15.1 Aller à l'onglet «Bienvenue». Voir l'image ci-dessous. Si le texte du bouton n'est pas en gras, cela indique qu'il n'est pas opérationnel. Peut-être avez-vous omis d activer les macros à l'ouverture du fichier? Reportez-vous alors aux instructions de la section «Rappels» à la première page de ce document; Peut-être encore avez-vous oublié de cliquer sur le bouton «Exécution d'ensemble immobilier» qui apparaît dans l'onglet «Paramètres»? Dans ce cas, retournez à l'onglet «Paramètres» et cliquez sur le bouton Cliquer sur le bouton «Impression de l'état financier». 16. Apposer les signatures requises sur le document imprimé et le faire parvenir par courrier à la SHQ. Société d'habitation du Québec 5

6 17. Créer le fichier en format «.dat» qui servira au transfert de vos données à la SHQ Aller à l'onglet «Bienvenue». Voir l'image ci-dessous : 17.2 Appuyer sur le bouton «Exportation de l'état financier». Soyez attentif aux messages d'erreurs qui pourraient apparaître à ce moment-ci. Effectuez les corrections demandées et appuyez de nouveau sur le bouton «Exportation de l'état financier». Cette étape permet la création du fichier de transfert en format «.dat». Vous remarquerez qu un message apparaît à l écran. Voir l'image ci-dessous. Il contient le nom du fichier qui a été créé pour le transfert ABF3301 et l emplacement de ce dernier. Le fichier créé est automatiquement nommé et sauvegardé dans le même répertoire que votre fichier de travail. 18) Transférer les données à la SHQ par l'intermédiaire du serveur sécurisé. À cette étape, vous devez consulter les instructions qui permettent de procéder au transfert électronique de vos états financiers à la SHQ. Vous trouverez ce document à l'adresse Dans la section «Services en lignes», cliquez sur «Application EDI», sélectionnez l hyperlien «Guide d'échange d'informations (EDI)». Société d'habitation du Québec 6

7 Attention! Si vous nous avez déjà transmis vos données financières par Internet et que vous devez apporter des modifications à votre fichier, voici ce que vous devez faire : - Faire vos modifications dans le fichier Excel et sauvegarder dans le fichier de travail; - Cliquer de nouveau sur le bouton «Exportation de l'état financier»; - Transmettre ce nouveau fichier à la SHQ; - Communiquer avec le Centre des relations avec la clientèle (CRC) afin de nous informer de supprimer le dernier fichier reçu et ainsi permettre le traitement d un nouveau fichier. Pour nous aider à améliorer le Modèle d états financiers, nous vous invitons à nous transmettre vos commentaires concernant son utilisation à l'adresse infoshq@shq.gouv.qc.ca Société d'habitation du Québec 7