Accidents Incidents Evénements (AIE)

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1 Accidents Incidents Evénements (AIE) Guide d utilisation Version 1.2 juillet 2002 Réalisé par la Direction des systèmes d'information du CNRS (DSI)

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3 Table des matières 1 Table des matières 1 TABLE DES MATIÈRES 3 2 A PROPOS DE CE MANUEL 5 3 CONNEXION À L APPLICATION AIE 7 4 CRÉATION D UNE FICHE Onglet «Infos générales» Rubrique «Unité» : Rubrique «Evénements» : Rubrique «Victimes» : Onglet «Nature» Rubriques communes : modalités de renseignement : Onglet «Prévention» : Enregistrement d une fiche : Validation d une fiche : Suppression d une fiche : POURSUIVRE LA CRÉATION D UNE FICHE ENREGISTRÉE 15 6 SUIVI DES FICHES Les fiches transmises à l IRHS Les fiches modifiées par l IRHS 17 7 RÉALISER DES STATISTIQUES 19 8 EFFECTUER UNE RECHERCHE 21 AIE Guide d utilisation 16/07/02 3

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5 A propos de ce manuel 2 A propos de ce manuel Ce guide d utilisation a pour but de constituer une aide à l utilisation de l application AIE chargée de décrire les Accidents, Incidents, Evénements identifiés au sein des unités du CNRS. Il est principalement destiné aux ACMO (Agents Chargés de la Mise en Œuvre) chargés de la réalisation des fiches. Il est également destiné à tous les membres du réseau Hygiène et Sécurité amenés à consulter la base au travers des modules Statistiques et Recherche. En revanche ce guide ne couvre pas les fonctionnalités liées à la gestion et à l administration réalisées par les Inspecteurs Régionaux Hygiène et Sécurité (IRHS) et l Inspecteur Général Hygiène et Sécurité (IGHS). Utilisation de ce manuel Repérer les chapitres correspondants au cas du lecteur. Conventions Les noms de rubrique, de zone de dialogue ou de zone de saisie apparaissent entre guillemets. Les noms d onglets, de boutons sur lesquels l utilisateur devra cliquer apparaissent entre <>. Tous les champs marqués d une astérisque rouge * sont obligatoires. Certains champs ou rubriques, peuvent comporter une aide en ligne reconnaissable par le bouton cidessous. Pour y accéder il suffit de cliquer sur ce bouton.. Ce pictogramme identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours des instructions exposées. Ce pictogramme identifie des informations à lire et/ou à exécuter impérativement qui peuvent influencer le cours des instructions suivantes. Ce pictogramme identifie un renvoi vers un chapitre, une partie ou une page où est décrite la suite des instructions. AIE Guide d utilisation 16/07/02 5

6 A propos de ce manuel Assistance En cas de problème dans l exécution des instructions exposées dans ce manuel, vous avez la possibilité de contacter l assistance aux utilisateurs à la DSI : - téléphone : fax : mèl : ass_tel@dsi.cnrs.fr Un lien vers le mél de l assistance aux utilisateurs vous est directement proposé sur la page de connexion de l application AIE. 6 16/07/02 AIE Guide d utilisation

7 Connexion à l application AIE 3 Connexion à l application AIE AIE est une application web qui ne requiert pas d environnement particulier. Elle fonctionne avec toutes les versions stabilisées de navigateurs (Nestcape ; Internet Explorer) sur Macintosh ou sur PC à partir des versions n 4.0. Saisissez l adresse du site : La page ci-dessous doit s afficher sur votre écran. Pour vous connecter saisissez votre nom et le mot de passe communiqués au préalable par l IRHS de votre délégation. Cliquez sur <OK> pour accéder à la page d accueil de l application. Il est recommandé lors de la première utilisation de personnaliser son mot de passe. Changement de mot de passe : AIE Guide d utilisation 16/07/02 7

8 Connexion à l application AIE Cliquez sur le bouton <changer mot de passe> Une fois la modification effectuée, cliquez sur <ok> pour confirmer. Un message vous informe de la réussite de l opération : La connexion effectuée, on arrive sur la page d accueil. 8 16/07/02 AIE Guide d utilisation

9 Création d une fiche 4 Création d une fiche Pour décrire un événement, activez le bouton <création fiche> situé dans la barre de boutons en haut et à gauche de votre écran. Une nouvelle fiche apparaît à l écran. Elle est structurée en 3 onglets comme ci-dessous. 4.1 Onglet < Infos générales > Cet onglet est déjà ouvert. Il est composé de plusieurs rubriques Rubrique «Unité»: Les informations liées à l unité sont déjà renseignées. Vous n avez pas à intervenir, les informations saisies étant figées Rubrique «Evénements» : «Lieu de l événement» : L adresse de l unité y est inscrite. Il est possible de la modifier dans le cas où il ne s agit pas de la bonne localisation : Une boîte de dialogue est ouverte avec une question <validez-vous le lieu de l événement? suivi de l adresse de l unité>. Cliquez sur <OK> pour valider cette adresse Cliquez sur <annuler> pour la modifier : le curseur se positionne alors dans le champ pour modification de l adresse. AIE Guide d utilisation 16/07/02 9

10 Création d une fiche «Date» : format sous la forme «JJ/MM/AAAA» «Heure» : format sous la forme «HH :MM» «Nature de l événement» : ce champ conditionne l affichage de la suite de la fiche dans l onglet <Nature>. Il doit être obligatoirement renseigné avant de changer d onglet. Si plusieurs natures correspondent à l événement, choisissez la plus pertinente /07/02 AIE Guide d utilisation

11 Création d une fiche La nature devient figée dès que l on change d onglet. Pour modifier la nature par la suite, il faudra supprimer la fiche et en recréer une autre.. Certains champs ou rubriques, comme ci-dessous «Evénements» peuvent comporter une aide. Cliquez sur le point d interrogation pour y accéder, Rubrique «Victimes» : Questions hiérarchisées : cochez les cases correspondant aux cas et conditions de l événement en cours. Ainsi s il y a plusieurs victimes, vous ne répondrez pas aux questions suivantes se rapportant à une seule victime. Les questions soulignées sont des sous questions. Lorsque vous avez terminé de renseigner cette page : - activez le bouton <suivant> pour poursuivre la création de la fiche. - activez le bouton <supprimer la fiche> pour supprimer la fiche. - A chaque changement d onglet un enregistrement automatique est effectué. 4.2 Onglet < Nature > Cet onglet est spécifique à chaque nature d événement Rubriques communes : Il n est pas nécessaire de détailler chacune des fiches natures : elles sont globalement structurées de la même façon et comportent des rubriques à peu près identiques comme dans l exemple ci-dessous : AIE Guide d utilisation 16/07/02 11

12 Création d une fiche - la nature de l événement, - l opération en cours, - la victime, - les protections collectives, - les protections individuelles Modalités de renseignement : Le renseignement de la fiche nature ne pose aucune difficulté particulière ; il s effectue selon les mêmes modalités que pour la fiche Infos générales : - des boutons radio, - des sélections d items dans une liste déroulante, - des zones en saisie libre, 12 16/07/02 AIE Guide d utilisation

13 Création d une fiche - des sous-questions à renseigner uniquement si elles sont conditionnées par la réponse donnée à la question préalable. Si l on modifie la réponse à une question préalable, la sous-question n est pas mise à jour immédiatement à l écran : elle sera visible suite à un rafraîchissement d écran provoqué par un changement d onglet par exemple. Lorsque vous avez terminé de renseigner la fiche nature vous souhaitez : - continuer : activez le bouton <suivant> pour poursuivre la création de la fiche, - annuler : activez le bouton <supprimer la fiche> pour supprimer la fiche, - A chaque changement d onglet un enregistrement automatique est effectué. Si vous vous déconnectez à ce stade sans enregistrement préalable, vous perdrez les informations non enregistrées. Ne pas utiliser la touche «précédent» du navigateur pour revenir sur l onglet «Infos générales» et modifier la nature sélectionnée, sinon des incohérences sont générées. 4.3 Onglet < Prévention > : Cet onglet est identique pour toutes les fiches quelque soit la nature de l événement. La saisie des informations se fait selon les mêmes modalités que pour l onglet précédent. AIE Guide d utilisation 16/07/02 13

14 Création d une fiche Enregistrement d une fiche : Cliquez sur le bouton < Enregistrer >. L enregistrement interrompt la création de la fiche qui conserve toutes les informations renseignées. Elle reste accessible pour être complétée tant qu elle n est pas validée. Une fiche enregistrée s ouvre à partir du bouton < Fiche en cours > Se reporter au chapitre «Poursuivre la création d une fiche enregistrée» Validation d une fiche : Cliquez sur le bouton < Envoyer pour validation>. La validation clôture la création de la fiche qui est envoyée à l IRHS. Elle n est donc plus modifiable par l ACMO. Celui-ci peut néanmoins toujours la visualiser depuis le bouton < Fiche en cours> / onglet <Transmis IRHS> Suppression d une fiche : Cliquez sur le bouton < supprimer la fiche> /07/02 AIE Guide d utilisation

15 Poursuivre la création d une fiche enregistrée 5 Poursuivre la création d une fiche enregistrée Vous avez précédemment créé une fiche, puis suspendu votre travail en l enregistrant sans la valider. Vous souhaitez rouvrir cette fiche : Pour accéder aux fiches enregistrées, activez le bouton <Fiche en cours> situé dans la barre de boutons en haut et à gauche de votre écran. L onglet <En cours> est ouvert affichant la liste des fiches en cours de saisie. Cliquez dans la rubrique <Fiche en cours> sur l événement correspondant à la fiche dont vous souhaitez poursuivre la description. Les fiches rangées sous cette rubrique correspondent à un état de travail : tant que vous ne souhaitez pas les transmettre ou les valider elles resteront classées ici. Une fois la fiche ouverte, se reporter à la partie concernée du chapitre «Création d une fiche» pour poursuivre la saisie. AIE Guide d utilisation 16/07/02 15

16 Suivi des fiches 6 Suivi des fiches 6.1 Les fiches transmises à l IRHS Après avoir validé une fiche, celle-ci est transmise à l IRHS pour validation avant diffusion. Toutes les fiches transmises à l IRHS restent accessibles en consultation. Pour les consulter : - activez le bouton <Fiche en cours> situé dans la barre de boutons en haut et à gauche de votre écran, - cliquez sur l onglet <Transmis IRHS> présenté ci-dessous, - cliquez sur l événement pour ouvrir la fiche qui apparaît sous une forme figée car elle n est plus modifiable à ce stade. Si l IRHS n a rien a ajouter à votre fiche, il peut la valider. Dans ce cas la fiche disparaît de l onglet <Transmis IRHS>. Elle devient accessible en consultation dans la base au moyen d une recherche. Dans la copie d écran ci-dessous, l événement «Fuite» visible dans la liste ci-dessus a disparu : il a été validé par l IRHS /07/02 AIE Guide d utilisation

17 Suivi des fiches Si l IRHS apporte une modification à la fiche, il vous la transmet pour validation. 6.2 Les fiches modifiées par l IRHS Pour consulter une fiche modifiée et transmise par l IRHS : - activez le bouton <Fiches en cours> situé dans la barre de boutons en haut et à gauche de votre écran, - cliquez sur l onglet <Modifiés IRHS> présenté ci-dessous, - cliquez sur l événement pour ouvrir la fiche à nouveau modifiable. Sur le dernier onglet de la fiche ouverte se trouvent plusieurs boutons : AIE Guide d utilisation 16/07/02 17

18 Suivi des fiches Vous êtes d accord avec la proposition de modification apportée par l IRHS : Cliquez sur le bouton <Valider> pour diffuser la fiche dans la base. Vous pouvez toujours supprimer une fiche : Cliquez sur le bouton <Supprimer la fiche> Vous souhaitez apporter une nouvelle précision et retransmettre la fiche à l IRHS : Modifiez la fiche puis cliquez sur <Envoyer pour validation>. Dans ce cas, votre fiche est toujours consultable dans l onglet <Transmis IRHS> jusqu à ce que l IRHS la valide.. Vous souhaitez suspendre votre travail : Cliquez sur le bouton <Enregistrer>. Pour reprendre la consultation de cette fiche, il ne faudra plus aller dans <Modifiés IRHS>, mais dans l onglet <Fiche en cours>, rubrique «Fiches en modification après retour IRHS» comme ci-dessous. 6.3 Impression d une fiche : Il est possible à tout moment d imprimer une fiche quelque soit son stade de gestion. Pour cela il suffit de cliquer sur le bouton représentant une imprimante pour basculer en mode d impression. Cette icône est présente dans toutes les listes et est attachée à chacune des fiches. Une fois en mode d impression, utilisez le bouton avec imprimante du navigateur pour lancer l impression de la fiche dans sa totalité /07/02 AIE Guide d utilisation

19 Réaliser des statistiques 7 Réaliser des statistiques Tous les événements traduits dans des fiches sont exploitables pour réaliser des statistiques pré-définies sur l ensemble des délégations. - activez le bouton <Statistiques> situé dans la barre de boutons en haut et à gauche de votre écran. Définition des paramètres : - sélectionnez une délégation ou toutes, au moyen de la liste déroulante, - définissez la période en observant le format de date imposé et en indiquant toujours une date de début et de fin, - choisissez une statistique, - cliquez sur le bouton <Visualiser>. AIE Guide d utilisation 16/07/02 19

20 Réaliser des statistiques Pour réaliser des statistiques sur de nouveaux critères : Cliquez sur le bouton <Revenir à la liste>, vous basculerez ainsi sur la page de saisie des paramètres pour réaliser une nouvelle requête de statistiques /07/02 AIE Guide d utilisation

21 Effectuer une recherche 8 Effectuer une recherche Toutes les fiches diffusées sur l ensemble du réseau sont accessibles pour des recherches à partir de certains critères. - activez le bouton <Recherche> situé dans la barre de boutons en haut et à gauche de votre écran. Sélectionnez un ou plusieurs critères parmi ceux proposés dans les rubriques suivantes : - structures administratives, - périodes et natures de événements, - lésions, - victimes Toutes les combinaisons de critères sont possibles. Définition des tris : - sélectionner les tris désirés parmi ceux déjà prédéfinis (2 niveaux de tris sont paramétrables), - cliquez ensuite sur le bouton <Rechercher>. Dans l exemple présenté ci-dessous, nous avons effectué une recherche sur tous les événements survenus pendant les années 2001 et 2002 dans la délégation Languedoc-Roussillon. Nous demandons que les réponses soient d abord classées par département scientifique puis par nature d événement. AIE Guide d utilisation 16/07/02 21

22 Effectuer une recherche Une fois la recherche aboutie, les résultats sont présentés dans l ordre demandé sous forme d un tableau. Pour visualiser une fiche, cliquez sur l événement. Pour revenir à la liste, cliquez sur le bouton <Retour à la liste> du dernier onglet de la fiche /07/02 AIE Guide d utilisation

23 Effectuer une recherche Pour imprimer une fiche, il suffit de se positionner en bas de la fiche et de cliquer sur le bouton <Imprimer > pour basculer en mode d impression. Une fois dans ce mode, utilisez le bouton avec imprimante du navigateur pour lancer l impression de la fiche dans sa totalité. AIE Guide d utilisation 16/07/02 23

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