SOMMAIRE. 1- Saisie des informations Générer le corps de l acte Liste des actes, recherche d acte Actes numérisés...

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1 SOMMAIRE 1- Saisie des informations Générer le corps de l acte Liste des actes, recherche d acte Actes numérisés... 6 Cyan saisie des actes COSOLUCE. Tous droits réservés 1

2 1- Saisie des informations Pour saisie les informations d un acte vous devez sélectionner dans le menu l option «Créer un acte» le type d acte souhaité : Une fois le type d acte sélectionné, commencez la saisie des informations en votre possession (ici un acte de naissance par exemple) : Les caractères accentués et ligatures suivants peuvent être saisis : Æ À Â Ä Ç É È Ê Ë Î Ï Œ Ô Ö Ù Û Ü Ÿ æ à â ä ç é è ê ë î ï œ ô ö ù û ü ÿ Cyan saisie des actes COSOLUCE. Tous droits réservés 2

3 La saisie des caractères accentués se fait normalement par les touches du clavier. La saisie des ligatures Æ, æ, Œ, œ se fait en saisissant les 2 lettres de la ligature et 2 fois le caractère (touche 4 {). Ainsi AE sera remplacé automatiquement par Æ, oe sera remplacé par œ. En cours de saisie dans un champ acceptant les majuscules et minuscule (exemple les prénoms) vous pouvez obtenir les majuscules accentuées en tapant le caractère en minuscules et 2 fois le caractère (touche 4 {). à = À, é = É, etc Il est possible en cours de saisie d un nom d indiquer une particule en tapant le caractère «+» dans la zone à l emplacement de la particule : Il est possible de en cours de saisie de faire appel à un raccourci. Un raccourci est une chaîne de caractères qui sera substituée par une autre chaîne de caractères après la frappe de la touche de fonction «F8». Voir l option «Environnement + Raccourci» pour avoir la liste des raccourcis ou en ajouter. La saisie des villes étrangères se fait en indiquant «99999» comme code postal afin d éviter la recherche de communes françaises automatique : Lors de la saisie d un acte il est possible de créer, sans sortir de l acte, une profession qui n existe pas dans la liste des professions. Pour cela utilisez l option «Environnement + Professions», puis une créer la profession. Une fois la profession créée dans la liste de sélection des professions de l acte, faites un clic droit avec la souris pour afficher le menu contextuel, puis sélectionnez rafraîchir pour afficher la nouvelle profession dans cette liste. Vous pouvez ensuite la sélectionner : Cyan saisie des actes COSOLUCE. Tous droits réservés 3

4 Par défaut lors de sa création, un acte à un statut «Provisoire». Ce statut permet de commencer à saisir un acte même si vous n avez pas toutes les informations nécessaires à la création de l acte et la génération du corps de l acte. Tant qu un acte est provisoire il n est pas numéroté et n apparaît pas dans le registre correspondant. Pour rendre un acte «définitif», soit vous répondez «définitif» au message qui s affiche lorsque vous enregistrez un acte qui a le statut provisoire. Dans le cas ou l acte est définitif un contrôle des champs obligatoires est effectué. Dans le cas ou une information serait manquant ou erronée un message s affiche et les champs en causes sont mis en fond rouge : Cyan saisie des actes COSOLUCE. Tous droits réservés 4

5 2- Générer le corps de l acte Quand vous avez terminé la saisie de toutes les informations d un acte il faut générer le corps de l acte en cliquant sur le bouton «Générer acte» : Il est possible pour des cas particulier ou si une formulation ne correspond pas exactement à la formulation souhaitée de modifier directement dans le texte du corps de l acte. Cyan saisie des actes COSOLUCE. Tous droits réservés 5

6 3- Liste des actes, recherche d acte Pour afficher ou cherche un acte, sélectionnez l option «Recherche + Acte» ou cliquez sur l icône : Par défaut la recherche est positionnée sur l année en cours et sur les naissances (naissances, reconnaissance, etc.). Vous pouvez changer le filtre et effectuer une recherche par nom (orthographe ou phonétique : DUPOND ou DUPONT renverra le bon résultat), par prénom, par date d évènement, par dates, par numéro d acte, ou encore un texte contenu dans le corps de l acte (exemple le nom d un témoin de mariage). Pour lancer la recherche, cliquez ensuite sur l icône : 4- Actes numérisés Il est possible d associer à un acte de une à quatre photos de l acte (acte numérisé avec un scanner). Cela permet d avoir une copie d acte avec les signatures. Pour associer la ou les photos de l acte, sur l onglet «Acte» de l acte concerné cliquez sur le bouton «Image acte» en bas à gauche, puis sélectionnez le ou les fichiers des photos de l acte. Cyan saisie des actes COSOLUCE. Tous droits réservés 6

7 Important! Les fichiers photos des actes doivent se trouver dans un dossier partagé accessible par l ensemble des postes qui exécutent Cyan car c est le chemin et le nom qui sont stockés dans la base de données de Cyan et non l image de l acte elle-même. Il faut également que le chemin du fichier soit valable pour tous les postes, éviter les lecteurs réseaux qui peuvent changer d un poste à l autre mais indiquez le nom du serveur et le dossier partagé. Exemple : \\mon_serveur\mon_dossier\la_photo _de_mon_acte.tif Utilisez également des noms de fichiers faciles à incrémenter et uniques. Exemple de syntaxe, l année de l acte suivie du type d acte (1) suivi du numéro d acte (de préférence de longueur fixe complété par des zéros devant) suivi d un point («.») suivi de l extension du fichier. Exemple : 1908MA001.jpg (pour l acte de mariage n 1 de l année 1908 au format Jpeg) 1912DC002.tif (pour l acte de décès n 2 de l année 1912 au format Tiff) (1) Exemple d abréviation suivant le type d acte NA naissance RA reconnaissance antérieure RP reconnaissance postérieure AP jugement d adoption plénière JN jugement déclaratif de naissance PV procès verbal de découverte CN changement de nom MA mariage RV reprise de vie commune DC décès EV enfant sans vie Cyan saisie des actes COSOLUCE. Tous droits réservés 7

8 TD transcription de décès JA jugement déclaratif d absence JD jugement déclaratif de décès Les formats d images supportés sont les suivants : BMP, JPG et JPEG, GIF, PCD, PCX, PNG, PSD, TGA, TIF et TIFF, EMF et WMF. Il est également possible d intégrer des actes qui ne sont pas déjà saisis dans Cyan avec leur(s) photo(s) à partir de la saisie tables : option «Tables» + «Saisie des tables». Saisissez les actes, associez pour chaque acte la ou les photos de l acte. Une fois les actes saisis, cliquez sur le bouton «Vers Actes» et confirmez (cette option nécessite la saisie d une confirmation). Cyan saisie des actes COSOLUCE. Tous droits réservés 8