Section 1 Informations de l usager

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1 RÈGLES DE SAISIE : FICHIER PROVINCIAL DE VACCINATION CONTRE LA ROUGEOLE ET LE MÉNINGO B VERSION 11 MARS 2015 ÉLÉMENT DE DONNÉES VALEURS / FORMAT OBLIGATOIRE / SAISI PARTICULARITÉS Section 1 Informations de l usager Nom à la naissance Nom au complet Obtenu à partir du fichier du ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport (MELS) ou du fichier des personnes assurées de la RAMQ (FIPA). Prénom Nom au complet Obtenu à partir du fichier du MELS ou du fichier des personnes assurées de la RAMQ (FIPA) Le prénom provenant de la fiche du MELS peut différer du prénom de la fiche RAMQ lorsque l étudiant possède plusieurs prénoms enregistrés à l État civil. Dans ces cas de doublons, la fiche du MELS est conservée, le NAM est celui de la RAMQ et les informations relatives à la vaccination doivent être recopiées, si elles sont disponibles. Il est fortement suggéré d imprimer la fiche usager provenant de la RAMQ avant de la supprimer. Date de naissance AAAA MM JJ Obtenu à partir du fichier du MELS ou du fichier des personnes assurées de la RAMQ (FIPA) Sexe Masculin, Féminin Inconnu La date de naissance doit être inférieure ou égale à la date du jour. Obtenu à partir du fichier du MELS ou du fichier des personnes assurées de la RAMQ (FIPA) Numéro d assurance maladie (NAM) AAAA Obtenu à partir du fichier du MELS ou du fichier des personnes assurées de la RAMQ (FIPA) Si pas Version du

2 au FIPA, inscrire le NAM fourni par l usager Le NAM se valide avec nom, prénom, DDN, sexe. L enregistrement est quand même possible même si la validation n est pas concluante car il y a des exceptions. Code permanent AAAA Obtenu à partir du fichier du MELS. Catégorie Étudiant Autre pour toute autre catégorie qu étudiants Usager décédé Autre Obtenu à partir du fichier des personnes assurées de la RAMQ (FIPA). Responsables Nom du père Prénom du père Nom de la mère Prénom de la mère Coordonnées Adresse Municipalité Province Code postal Hors Québec Parents Tuteurs 123, rue/ boul/ Section 2 Informations complémentaires A0A 0A0 Le code postal génère la municipalité ou une liste de municipalités associée au code postal Les noms et prénoms des parents sont obtenus du MELS ou du FIPA. Obtenu à partir du fichier du MELS ou du fichier des personnes assurées de la RAMQ (FIPA). Les étudiants doivent être inscrits selon leur adresse de résidence actuelle Si adresse inconnue, inscrire le code postal du CSSS qui déterminera la municipalité. Au champ adresse, inscrire «adresse inconnue» Si l usager ne se souvient pas de son code postal, il est possible d inscrire H0H 0H0. Une fenêtre s ouvrira et permettra de choisir une municipalité et un code postal sera proposé. Si plusieurs codes postaux sont proposés, sélectionner «Code postal inconnu». Ensuite sélectionner le CLSC dans la liste déroulante. Cette case doit être cochée uniquement pour les personnes hors Québec. Par la suite l adresse Version du

3 complète de la personne doit être inscrite dans le champ adresse (no, rue, app.). Il s agit de l adresse où il est possible de la rejoindre ainsi que le numéro de téléphone. Numéro de téléphone Donnée non obtenue du MELS ou FIPA. Inscrire le numéro où il est possible de rejoindre la personne. Ce peut être la résidence, le bureau, un cellulaire etc. Informations scolaires Année scolaire AAAA-AAAA Quand les données du MELS sont mises à jour dans le fichier, l année scolaire est mise à jour automatiquement à moins que l étudiant n ait quitté l école, la province ou autre. Afin de forcer la mise à jour de l année scolaire, il faut s adresser à la pilote d opération provinciale du fichier. École fréquentée Bâtiment Niveau-degré Liste selon CSSS Liste selon école Maternelle 4 ans, 5 ans Primaire 1-7 Secondaire 1-8 Collégial si catégorie étudiant si autres Données obtenues du MELS ou saisies si non retrouvées. Dans le cas d un étudiant qui a des cours de différents degrés scolaires, le degré scolaire attribué à l étudiant est le plus élevé (ex. : français secondaire 2 et mathématiques secondaire 3, degré de l étudiant est secondaire 3) Si l école recherchée n est pas disponible dans le fichier, il est possible d ajouter des écoles de type «Autres» et y rattacher les étudiants. Section 3 Dossier immunitaire Statut immunitaire - Rougeole Statut immunitaire rougeole Protégé protégé Champ calculé automatiquement à partir des dates de vaccination, de la date de naissance et de l immunité antérieure Âge au moment de la En mois < 24 mois si vaccin(s) Champ calculé automatiquement à partir des dates Version du

4 première vaccination En années 24 mois inscrit(s) de vaccination et de la date de naissance Dose valide 1 dose valide Donnée calculée automatiquement à partir des 2 doses valides dates de vaccination et de la date de naissance et Immunité antérieure Sérologie positive Attestation médicale l intervalle minimal entre les vaccins Si preuve obtenue, inscrire l un ou l autre. Si pas de preuve écrite, ne rien inscrire. Raisons de non vaccination Contre-indication Immunosupprimé Femme enceinte Antécédents d anaphylaxie Refus L usager ou le parent refuse la vaccination Selon la collecte des données médicales au formulaire de vaccination section «Antécédents médicaux de la personne à vacciner» Selon la collecte des données au formulaire de vaccination section «Consentement ou refus à la vaccination» Si la case «refus» est cochée et on doit ajouter un vaccin (historique ou administré car parents/tuteurs ont changé d avis), on devrait aller modifier l usager pour enlever le crochet de la case «refus». Le simple fait d ajouter un vaccin n enchaînera pas la suppression du crochet. Vaccins administrés Date de vaccination Calendrier ou inscription de la date au format AAAA MM JJ Nom du vaccin MMRII MMRV Priorix Roug autre ou NS RRO autre ou NS Numéro lot vaccin Liste déroulante des lots actifs dans le centre de vaccination La date de vaccination doit être celle qui est inscrite sur la preuve de vaccination fournie et en aucune façon ne peut être approximée. Par défaut le système présente le vaccin MMRII dans la liste déroulante. Si information manquante choisir «Lot inconnu» Cette situation devrait être exceptionnelle. Version du

5 Vaccin historique Vaccin historique saisi manuellement Case cochée ou non Doit être coché s il s agit d un vaccin historique récupéré des preuves de vaccination. Il est important de cocher la case «vaccin historique saisi manuellement» pour distinguer les preuves de vaccination, des vaccins qui ont été administrés dans le cadre de l intervention rougeole en milieu scolaire. Tous les vaccins qui ont été administrés avant le 1 er octobre 2011 (1 er janvier 1970 au 30 septembre 2011) sont considérés des preuves de vaccination et la case «vaccin historique saisi manuellement» doit être cochée. Puisque les CSSS n ont pas débuté l intervention de vaccination en milieu scolaire au même moment, il vous revient de vérifier à quel moment cette intervention a débuté et de cocher la case «vaccin historique saisi manuellement» lorsqu approprié. Date de vaccination Nom du vaccin Numéro lot vaccin Calendrier ou inscription de la date au format AAAA MM JJ 1 MMRII 2 MMRV 3 Priorix 4 Roug autre ou NS 5 RRO autre ou NS Liste déroulante des lots actifs dans le centre de vaccination OUI Choisir en utilisant la liste de correspondance annexée Choisir lot inconnu Identification du centre de vaccination Région 1 à 18 Par défaut la région associée au centre de vaccination CSSS Nom au complet Par défaut le CSSS associé au centre de vaccination Centre de vaccination Nom au complet Par défaut le centre de vaccination associé à la personne qui saisit l information si cette dernière a un rôle de Commis Version du

6 (Site de vaccination) vaccinateur ou Responsable centre de vaccination dans le fichier. MÉNINGO B Raisons de non vaccination Contre-indication Antécédents d anaphylaxie Refus L usager ou le parent refuse la vaccination Il est possible de créer différents centres de vaccination afin de mieux répondre aux besoins statistiques de chaque CSSS. Selon la collecte des données médicales Selon la collecte des données médicales Si la case «refus» est cochée et on doit ajouter un vaccin (administré car parents/tuteurs ont changé d avis), on devrait aller modifier l usager pour enlever le crochet de la case «refus». Le simple fait d ajouter un vaccin n enchaînera pas la suppression du crochet. Vaccins administrés Date de vaccination Calendrier ou inscription de la date au format AAAA MM JJ Nom du vaccin Bexsero Numéro lot vaccin Liste déroulante des lots actifs dans le centre de vaccination Identification du centre de vaccination Région 1 à 18 Par défaut la région associée au centre de vaccination CSSS Nom au complet Par défaut le CSSS associé au centre de vaccination Centre de vaccination (Site de vaccination) Nom au complet Par défaut le centre de vaccination associé à la personne qui saisit l information si cette dernière a un rôle de Commis vaccinateur ou responsable centre de vaccination dans le Version du

7 fichier. Il est possible de créer différents centres de vaccination afin de mieux répondre aux besoins statistiques de chaque CSSS. Version du

8 Particularités associés à la «Recherche, modification et création d un usager Recherche d un usager Lors de la recherche d un usager, plusieurs personnes peuvent être retrouvées. Choisir celle qui correspond aux critères sélectionnés et vérifier à l aide d autres variables s il s agit de la bonne personne. Lors de la recherche d un usager par son NAM ou son code permanent, il est essentiel de remplir la case respective au NAM ou au Code permanent et de ne pas les confondre. Si jamais les recherches par NAM ou code permanent sont infructueuses, il est toujours conseillé de rechercher l usager par sa date de naissance et les premières lettres de son nom de famille et de son prénom, cette façon de faire pourrait aider à retracer les doublons facilement et éviter d en créer si les NAM et code permanent ne sont pas les mêmes que dans le fichier. Si la personne recherchée apparaît deux fois dans les résultats de la recherche, c est que son dossier FIPA n a pas été jumelé à son dossier MELS. La première chose à faire est d ouvrir les deux dossiers et vérifier s il y a des vaccins dans le dossier FIPA. Si oui, il faut recopier ces vaccins historiques dans le dossier MELS ainsi que le numéro d assurance maladie qui doit être absent du dossier FIPA. L adresse que l on conserve est celle du MELS ainsi que tous les autres renseignements correspondant à l école de fréquentation et le nom des responsables et adresse. On considère que le fichier MELS est le plus à jour. Suppression d un dossier usager Les utilisateurs ayant les rôles responsables CSSS (RCSSS) et responsables DRSP (RDRSP) sont en mesure de supprimer les dossiers usagers qui proviennent de la RAMQ (il est possible pour l utilisateur de voir si la source d un dossier est le MELS ou la RAMQ-V09, mais le bouton «Supprimer» n est disponible que pour les dossiers provenant de la RAMQ). Note : La suppression d un dossier usager est réservée à la suppression des doublons. Dans le cas d un déménagement, le dossier usager ne doit pas être supprimé, mais l usager doit être désassocié de son bâtiment scolaire (voir section «Modification de l information scolaire d un usager»). Si le déménagement est à l extérieur de la province, cocher la case «Hors Qc». Dans le cas d un intervenant en congé de maladie, ne pas supprimer l usager, mais désassocier l usager de son bâtiment scolaire (voir section «Modification de l information scolaire d un usager»). Pour la rougeole, et dans le cas d une grossesse et que l intervenante est présente dans le milieu scolaire, cocher la case «femme enceinte» dans la section du «Dossier immunitaire / contre-indications». Ne pas cocher la case «femme enceinte» si l intervenante est protégée. Si l intervenante est en congé de maternité (n est plus dans le milieu scolaire), désassocier l usager de son bâtiment scolaire (voir section «Modification de l information scolaire d un usager»). Version du

9 Dans le cas d un décès, cocher la case «oui» pour «usager décédé» (voir section «Modification de l information de l usager»). Dans tous les cas, le fichier est dynamique et doit refléter la situation du bâtiment scolaire pour vous permettre de retracer les individus non-protégés en cas d exclusion. Modification du dossier d un usager La modification d un usager doit se faire en suivant la procédure et en s assurant que l information qui sera entrée correspond bien à l information la plus à jour. Si l usager recherché n est retrouvé que dans le FIPA et s il s agit d un étudiant, il faut alors lui associer un code permanent, une école, bâtiment et niveau/degré scolaire. S il s agit d une catégorie autre, le code permanent et le niveau/degré n est pas requis. Si l usager recherché n est pas retrouvé, il faut alors procéder à la création en inscrivant les informations requises dans tous les champs. S il s agit d un résident hors Québec, cochez la case correspondante. S il s agit d un étudiant étranger non retrouvé au fichier MELS, inscrire les informations complètes et son adresse au Québec, à moins qu il ne réside en Ontario ou au Nouveau Brunswick et qu ils fréquentent une école au Québec. Si la case «refus» est cochée et on doit ajouter un vaccin (historique pour rougeole ou administré pour rougeole et méningo B car parents/tuteurs ont changé d avis), on devrait aller modifier l usager pour enlever le crochet de la case «refus». Le simple fait d ajouter un vaccin n enchaînera pas la suppression du crochet. Modification de l information scolaire d un usager Le commis-vaccinateur, le responsable du centre de vaccination, le RCSSS et le RDRSP peuvent modifier le dossier d un usager. Afin de retirer un usager d un bâtiment scolaire (ex. : ne va plus à l école), l utilisateur doit rechercher l usager, cliquer sur «Modifier les informations de l usager», aller dans la section «information scolaire», sélectionner «Sélectionner une région sociosanitaire» dans le paramètre «Région sociosanitaire», cliquer sur «enregistrer». Les boîtes relatives à l information scolaire devraient indiquer aucune information. Note : Ne pas supprimer les dossiers usagers sauf s il s agit d un doublon. Particularités associées à la modification d un acte de vaccination Modification des actes de vaccination importés (Rougeole) Seule la pilote provinciale peut modifier des actes de vaccination qui ont été importés des applications locales vers l application provinciale. Ainsi, si une erreur dans la date de vaccination est constatée dans le dossier de l usager, vous devez transmettre un Version du

10 courriel à Pascale Khalifé en indiquant le nom, prénom, date de vaccination à corriger et date de vaccination inscrite sur la preuve. De même, la copie numérisée de la preuve (ex. : copie du carnet de vaccination) doit nous être acheminée. Un courriel vous sera acheminé lorsque la correction sera apportée. Modification des actes de vaccination historiques saisis manuellement dans V09 (Rougeole) Les RDRSP et RCSSS peuvent modifier un acte de vaccination lorsque la case «Vaccin historique saisi manuellement» est cochée. Ainsi, pour supprimer ou modifier cet acte de vaccination, il faut suivre la procédure précédente (modifier un acte de vaccination importé). Tableau de correspondance pour l inscription des vaccins saisis historiquement - Rougeole No cadre normatif Nom du produit Correspondance avec l'application rougeole Vaccins contre la rougeole, la rubéole et les oreillons - Varicelle Maladies 44 RRO (MMR II) MMR II RRO 140 RRO (Priorix) Priorix RRO 45 RRO (MMR I) RRO autre ou non spécifié RRO 46 RRO (NS) RRO autre ou non spécifié RRO 47 RRO (Trivirix) RRO autre ou non spécifié RRO 148 RRO-varicelle (MMR-V) MMRV RRO-V 178 RRO-varicelle (Priorix-Tetra) MMRV RRO-V 100 Rougeole (Connaught) Rougeole autre ou non spécifié R 49 Rougeole (NS) Rougeole autre ou non spécifié R 99 Attenuvax Rougeole autre ou non spécifié R 101 Lirugen Rougeole autre ou non spécifié R 102 Rimevax Rougeole autre ou non spécifié R 103 Rouvax Rougeole autre ou non spécifié R 104 Rubeovax Rougeole autre ou non spécifié R 50 Rougeole-Rubéole (NS) Rougeole autre ou non spécifié RR 109 M-R-VAX Rougeole autre ou non spécifié RR 110 M-M-VAX Rougeole autre ou non spécifié RO RRO = Rougeole-Rubéole-Oreillons RRO-V = Rougeole-Rubéole-Oreillons-Varicelle R = Rougeole RR = Rougeole-Rubéole RO = Rougeole-Oreillons Version du