Aides à la tâche sur la gestion des évaluations de stages dans MedSIS

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1 Aides à la tâche sur la gestion des évaluations de stages dans Pour les stages de médecine à l externat et à la résidence À l intention des agents administratifs en soutien aux activités d enseignement Mis à jour le 6 juillet 2016, par l équipe de projet SAGESS 1

2 Les aides à la tâche visent à vous accompagner dans l appropriation de, le nouveau système informatique de la Faculté de médecine de l Université de Montréal utilisé pour la gestion et l évaluation des stages cliniques en santé. Les aides à la tâche contiennent des informations quant aux règles et procédures en place pour la gestion des stages des programmes de médecine (à l externat et à la résidence) ainsi que des explications visant à réaliser chacune des étapes liées à l évaluation de stages dans : Aide 1- Étape 1 Comment accéder à? Page 3 Aide 2 - Étape 2 Comment faire l assignation de l évaluateur final et des collaborateurs? Page 4 Aide 3- Étape 3 Comment créer des superviseurs? Page 7 Aide 4- Étape 4 : Comment imprimer le formulaire d évaluation si requis? Page 9 Aide 5- Étape 5 : Comment saisir des formulaires d évaluation à la place d un superviseur? Page 11 Aide 6- Étape 6 : Comment faire le suivi des évaluations? Page p 13 2

3 Aide 1 / Étape 1 : Comment accéder à? Les navigateurs recommandés pour utiliser sont : Système d exploitation Windows 7, 8 et 10 MAC OS X Tablettes et téléphones intelligents Navigateurs recommandés Chrome version Firefox version Chrome version Firefox version Chrome version Dans la barre du navigateur, saisissez l adresse suivante : medsis.umontreal.ca Code d accès et mot de passe : vous devez utiliser le même code d accès et le même mot de passe que ceux utilisés pour le portail en évaluation. Pour tout problème d accès ou pour une demande d accès à, veuillez compléter le formulaire disponible à l adresse suivante : ou directement sur la page d accueil en cliquant sur demande ou problème d accès. 3

4 Aide 2 / Étape 2 : Comment faire l assignation de l évaluateur final et des collaborateurs? est un système conçu pour que les superviseurs complètent eux-mêmes leurs formulaires d évaluation directement en ligne. Ainsi, à chaque période de stage, pour chacun des stages, vous devrez procéder à l assignation des superviseurs pour chaque étudiant / résident. Précisons que l association d un évaluateur final est obligatoire. dispose d une fonction d évaluateurs multiples, qui permet aux médecins qui collaborent aux évaluations des étudiants / résidents, d évaluer en ligne. Pour être en mesure d évaluer en ligne, ceux-ci doivent être assignés à un stage et à un étudiant / résident. Cette fonctionnalité permet au responsable de l évaluation finale de consulter les formulaires complétés par les collaborateurs directement dans le système avant de consolider l évaluation finale. Ainsi, plus il y a de médecins qui l utilisent, plus cette fonctionnalité est intéressante. Précisons qu il est pertinent d utiliser cette fonctionnalité seulement si l évaluateur final évalue en ligne. Avant de faire l association des médecins collaborateurs, nous vous recommandons de valider avec le responsable comment les médecins souhaitent intégrer cette fonctionnalité. Si vous avez des questions ou que l équipe médicale souhaite obtenir de l accompagnement, n hésitez pas à communiquer avec l équipe de projet à projet-sagess@umontreal.ca Précisons que cette fonctionnalité ne peut être utilisée si vous avez recours à un formulaire d évaluation «maison». Seul le formulaire officiel de l évaluation finale de l UdeM sera intégré au système. Nous savons que dans certains cas l association des collaborateurs peut représenter une tâche laborieuse étant donné le nombre élevé de collaborateurs et d étudiants/résidents à associer à chaque période. Si cette fonctionnalité alourdit de façon importante votre travail, nous vous invitons à en discuter avec le responsable de l évaluation finale afin de convenir d une façon de faire. Pour vous rendre à la page des assignations, suivez le fil de navigation suivant : 1. Accueil 2. Horaire ou Horaire de cours 3. Groupe d étudiants 4. Assignation 4

5 Vous accéderez à cette page : 2.1 Sélectionner l année académique et le stage / programme approprié. La fenêtre suivante s affichera : 2.2 Sélectionner la période de stage et filtrer les champs, milieu et stage au besoin. 2.3 Pour procéder à l assignation des collaborateurs et de l évaluateur final, cliquer sur le bouton 2.3 Pour faire l assignation, saisir le nom de l évaluateur final et le nom des collaborateurs. Pour ajouter des collaborateurs, cliquez sur le bouton. Si le symbole disparaît, cliquer sur le nom ou le matricule de l étudiant. 5

6 2.4 Cliquer ensuite sur Une barre verte apparaît en haut de votre écran lorsque l assignation a été enregistrée avec succès. 2.5 Cliquer sur pour fermer la fenêtre et revenir à la liste d assignation de stage. 6

7 Aide 3 / Étape 3 (facultative) : Comment ajouter un superviseur qui n apparaît pas dans le menu déroulant? Pour ajouter un superviseur suivez le fil de navigation suivant : 1. Accueil 2. Superviseurs ou Gérer superviseur s Vous accéderez à cette page 3.1 Avant de créer un superviseur, veuillez faire une recherche afin d éviter la création de doublon. Dans le champ «Rechercher», vous pouvez rechercher un superviseur par nom, par prénom ou par adresse courriel. Considérer différentes façons d orthographier les noms ou prénoms comme par exemple «Marie-Pierre» vs «Marie-Pier» vs «Marie Pier», «Josyanne» vs «Josée-Anne» vs «Josée Anne». 3.2 Pour ajouter un superviseur, cliquer sur. La fenêtre «Ajouter un nouveau superviseur» apparaîtra Saisir le nom du superviseur à ajouter 3.4 Saisir le Prénom. 7

8 3.5 Sélectionner le Titre de civilité dans le menu déroulant. 3.6 Sélectionner l Ordre professionnel dans le menu déroulant, ensuite saisir le numéro de permis de l ordre professionnel (professional Order). 3.7 Indiquer l adresse courriel utilisée couramment par le superviseur afin que le système puisse lui envoyer les liens personnalisés des évaluations par courriel. Précisons que par défaut, le système sera programmé afin que les superviseurs reçoivent deux courriels par stage (pour l ensemble des étudiants / résidents qu ils supervisent) Courriel # ❶ : sera envoyé au moment où vous faites l assignation, à tous les superviseurs (final et collaborateurs). Courriel # ❷ : sera envoyé 10 jours avant la fin du stage à tous les superviseurs (final et collaborateurs). 3.8 Cliquer sur. 3.8 a) Si le courriel ou le # de CMQ est déjà utilisé, le système affichera les comptes que vous pourrez sélectionner pour apporter les modifications dans les fiches existantes. Notez que deux utilisateurs différents ne peuvent utiliser le même courriel ou le même # de CMQ. 3.8 b) Si le nom de famille du superviseur que vous souhaitez ajouter est similaire à autre nom déjà existant, le système vous suggèrera des comptes à considérer. Sélectionner le compte à modifier s il y a lieu ou continuer pour créer une nouvelle fiche. Dans la section «Type de nomination» 3.9 Cliquez sur Ajouter en haut du champ «Nominations universitaires» 3.10 Sélectionner le Département universitaire dans le menu déroulant 3.11 Cliquer sur pour sauvegarder la saisie Cliquer sur ajouter en haut du champ «Privilèges hospitaliers (en établissement)» 3.13 Sélectionner le Département hospitalier de l établissement dans le menu déroulant 3.14 Sélectionner le Milieu dans le menu déroulant 3.15 Cliquer sur pour sauvegarder la saisie. Lorsque vous créer un nouveau superviseur, vous devez aviser le bureau d évaluation afin qu un accès et un rôle lui soit octroyé. Utilisez le formulaire d aide en ligne accessible en cliquant sur le «point d interrogation» dans le coin supérieur droit du ruban de navigation dans. Ce formulaire sera lu et traité dans les plus brefs délais par une personne ressource du bureau d évaluation. 8

9 Aide 4 / Étape 4 - Comment imprimer un formulaire d évaluation (si requis) Avec l arrivée de, la Faculté de médecine amorce un virage numérique pour la gestion et l évaluation des stages. Selon la réalité des milieux, des programmes et des équipes médicales, le rythme d intégration de ce nouvel outil et des changements de pratique qu il impose sera variable. Nous souhaitons que la majorité des équipes adoptent le mode d évaluation en ligne. Toutefois, si l utilisation du formulaire papier est requise pour certaines équipes, voici des précisions sur comment et quand imprimer les formulaires d évaluation. Vous aurez accès aux formulaires de stage après avoir procédé à l assignation des superviseurs. L assignation d un évaluateur final est obligatoire. Précisons que les formulaires seront accessibles le lendemain matin suivant la journée où vous avez fait l assignation des superviseurs. Au besoin, vous pourrez avoir accès aux les formulaires d évaluation 7 jours avant le début de la période de stage, si vous avez fait l assignation des superviseurs. Rappelons que l assignation déclenche l envoi d un courriel aux superviseurs et donc nous vous recommandons de la faire le plus près du début du stage. Suivez le fil de navigation : 1. Accueil 2. Évaluations ou Gérer évaluation 3. Consulter formulaires d évaluation 4. Évaluation des étudiants 4.1 Sélectionner l année académique recherchée. 4.2 Sélectionner le stage /programme approprié. 4.3 Vous pouvez aussi faire des filtres dans les autres champs tels que Statut (nouveau, en cours, complété, annulé) ou pour une période 4.4 Cliquer sur. La fenêtre «Formulaires d évaluation des étudiants» apparaîtra. 9

10 4.5 Vous pouvez imprimer un formulaire d évaluation en accédant directement à l étudiant. 4.6 Pour imprimer la liste complète des formulaires d évaluation personnalisés cliquer sur (Prendre note que la totalité des évaluations de la liste que vous voyez à l écran sera imprimée) 10

11 Aide 5 / Étape 5 : Comment saisir une évaluation d un étudiant? Si vous avez à saisir un formulaire à la place d un superviseur de stage, voici comment procéder : Suivez le fil de navigation : 1. Accueil 2. Évaluations ou Gérer évaluation 3. Consulter formulaires d évaluation 4. Évaluation des étudiants 5.1 Sélectionner l année académique 5.2 Sélectionner le stage / programme 5.3 Sélectionner le nom de l étudiant. 5.4 Sélectionner le nom du superviseur 5.5 Sélectionner le formulaire approprié. 5.6 Sélectionner la période 5.7 Dans la colonne «Formulaires d évaluation des étudiants», cliquer sur pour compléter l évaluation ayant le statut «Nouveau». Le formulaire d évaluation personnalisé apparaîtra dans une nouvelle fenêtre. 11

12 5.8 Saisir l Évaluation 5.9 Cliquer sur pour sauvegarder les informations saisies. Vous pourrez revenir plus tard à cette évaluation pour la finaliser ou la modifier avant de la soumettre Cliquer sur lorsque vous avez complété l évaluation. Les informations saisies seront enregistrées automatiquement. Vous verrez apparaître un message vous remerciant d avoir complété l évaluation. Important : Pour modifier un formulaire déjà soumis, veuillez contacter le bureau d évaluation, à l aide du formulaire de demande d aide disponible à partir de l icône du point d interrogation qui apparaît en haut de l écran 5.11 Cliquer sur pour fermer la fenêtre et revenir à la liste des évaluations. 12

13 Aide 6 / Étape 6 : Comment faire le suivi des formulaires d évaluation complétés? Suivez le fil de navigation suivant : 1. Accueil 2. Évaluations ou Gérer évaluation 3. Consulter formulaires d évaluation 4. Évaluation des étudiants 6.1 Sélectionner l année académique recherchée. 6.2 Sélectionner le stage / programme approprié. 6.3 Sélectionner le statut (nouveau, en cours, complété, annulé) selon l information recherchée. 6.4 Sélectionner le formulaire approprié. 6.5 Sélectionner la période de stage appropriée en cliquant sur le menu déroulant période. 6.6 Cliquer sur.. La fenêtre «Formulaires d évaluation des étudiants» apparaîtra. Vous pourrez ainsi visualiser le statut des formulaires. 13

14 Vous avez des questions sur les fonctionnalités et les processus sousjacents à? 1- Consulter le site Web du projet : et plus spécifiquement la section «Foire aux questions» 2 - Communiquer avec le superutilisateur de votre milieu. Vous trouverez la liste des superutilisateurs à : S il n y a pas de superutilisateur dans votre milieu, ou que celui-ci ne peut répondre à votre question, vous pouvez communiquer avec le bureau d évaluation en complétant le formulaire d aide en ligne accessible en cliquant sur le point d interrogation dans le coin supérieur droit du ruban de navigation dans. Précisons que vous devez être connecté à pour avoir accès au formulaire. 14