Le mémo. Gérez et suivez vos demandes de congé. 1 ère connexion. Agate en bref pour les agents

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1 Gérez et suivez vos demandes de congé Avant la date du congé, vous pouvez annuler ou modifier une demande de congés. > Les jours fériés et de fermeture de l unité sont signalés. > La palette vous permet de visualiser le statut de vos congés («Déposé», «validé», etc.). dépasser les frontières Le mémo de l Agent Connexion à Agate via le navigateur : Gérer mes congés Tout agent doit avoir un valideur pour pouvoir utiliser Agate. Accès contrôlé par Janus : certificat ou mot de passe. Agate en bref pour les agents Qui saisit les autorisations exceptionnelles d absences (AEA)? Les AEA doivent être déposées par votre gestionnaire au vu des justificatifs que vous lui avez fournis. ère connexion Pour déposer votre demande de congé ou d absence, la personne validant habituellement vos congés et/ou absences doit être déclarée par le gestionnaire de votre unité dans Agate : elle sera votre valideur. Qui saisit les jours de fermeture de l unité? Problèmes de connexion? Des difficultés d utilisation? Les jours de fermeture sont saisis par le gestionnaire et sont décomptés du compteur CA. Contactez l équipe SSI de la DR. Contactez le gestionnaire Agate de votre unité. Où trouver de la documentation? La documentation est dans le menu FAQ La documentation réglementaire est sur le site internet de la DRH. Mes absences pour maladie sont elles visibles? Toutes mes absences sont visibles, seuls mon gestionaire et mon valideur en voient le motif. Agate sur mon smartphone? Agate est accessible depuis les navigateurs Web de votre Smartphone : navigateurs Blackberry, Safari/Iphone, Windows Mobile, Opéra Mobile et Opéra Mini, Chrome Androïd. Les informations collectées font l objet d un traitement informatique destiné à la gestion des congés au CNRS. Les destinataires des données sont les SRH, les gestionnaires d unités et les responsables hiérarchiques. Conformément à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 978 modifiée en 2004, vous bénéficiez d un droit d accès et de rectification aux informations qui vous concernent, que vous pouvez exercer en vous adressant à ssti-drh@cnrs-dir.fr.

2 Déposez une demande de congé Pour tout type de congé (sauf AEA ()), le dépôt d une demande de congé peut se faire de 2 façons différentes : Consultez vos droits à congé Le compteur Congés Annuel (CA) globalise les jours de congés, les RTT et les jours de fractionnement. 2 Menu Dépôt Le champ «Type de congés» est obligatoire. En début d année, le CA de l année précédente est proposé afin de solder les congés restants. Menu Calendrier Glissez la souris sur les jours concernés. > Vous recevez un courriel de confirmation de votre demande. Votre valideur est informé par courriel de votre demande. > Vous recevez un courriel lorsque votre congé est validé. > Votre compteur est mis à jour. > L agenda de votre messagerie peut être synchronisé automatiquement. Dans le cas d Outlook, vous devez accepter la demande de congé (option sans envoi de réponse). Visualisez le planning d une équipe Menu Planning Cliquez sur la loupe pour voir le détail de vos droits. Exemple > Cet agent a un temps partiel à 80%. Le mercredi est le jour non-travaillé. Vous accédez au planning de votre équipe définie par votre gestionnaire, pour une période choisie. Cliquez sur la loupe pour voir le détail des congés et jours de fermetures. Les jours de fractionnement sont attribués le lendemain du dépôt des congés. () Les AEA ( Autorisation Exceptionnelles d Absence) doivent être déposées par votre gestionnaire.

3 Les agents non CNRS Au sein de l unité le gestionnaire peut gérer à minima les congés. Pour suivre les congés d un agent non CNRS activez et saisissez ses droits. Paramétrage/Gestion des agents > onglet Infos RH Activez le compteur CA203. Agate en bref pour les gestionnaires Qui valide les congés? Comment puis-je voir les congés en attente de validation et le solde? Tout agent (même issu d un autre laboratoire, même non CNRS) peut être valideur. Le menu Exploitation fournit des états. 2 Le menu Gestion permet d avoir l information. Saisissez le nombre de jours. dépasser les frontières Connexion à Agate via le navigateur : Gérer mes congés Le mémo du Gestionnaire Le gestionnaire doit paramétrer Agate pour son unité. Accès contrôlé par Janus : certificat ou mot de passe. Ce mémo récapitule les étapes obligatoires (indiquées par une ) ou facultatives de ce paramétrage. Le gestionnaire peut : > déposer des congés pour les agents. > valider des congés à la place du valideur. > annuler ou modifier des demandes de congé quel que soit leur statut. Problèmes de connexion? Contactez l équipe SSI de la DR. Où trouver de la documentation? La documentation est dans le menu FAQ La documentation réglementaire est sur le site internet de la DRH. Des difficultés d utilisation? Menu Assistance (assistance utilisateurs). Agate sur mon smartphone? Agate est accessible depuis les navigateurs Web de votre Smartphone : navigateurs Blackberry, Safari/Iphone, Windows Mobile, Opéra Mobile et Opéra Mini, Chrome Aucun logiciel n est à télécharger. Androïd. Comment puis-je déposer mes propres congés? Gestionnaire, le menu Calendrier de déposer vos propres congés. vous permet

4 Dans le menu Paramètrage Désignez un autre gestionnaire /Gestion des agents > onglet Général Organisez l unité en équipe /Gestion des équipes Affectez les agents aux équipes /Affectation des équipes Affectez les équipes aux gestionnaires /Gestion des agents > onglet Planning Sélectionnez les équipes des implantations au gestionnaire concerné. Saisissez les jours de fermetures /Planning des fermetures Modifiez le cycle de travail des agents /Gestion des agents > onglet Cycle de travail Vérifiez le cycle de travail des agents de l unité, modifiez-le si nécessaire. Dans le profil agent, sélectionnez le profil «Gestionnaire». Saisissez les cycles de travail de votre unité 6 /Gestion des cycles Saisissez les cycles de travail existants dans votre unité s ils n apparaissent pas déjà dans la base. 8 9 Activez et alimentez un compteur supplémentaire /Gestion des agents > onglet Infos RH D autres compteurs peuvent être activés : «TPA» pour gérer les temps partiels annualisés, «AEA enfants malades» pour gérer les absences enfant malades, «Récupération». Le compteur CA de l année en cours est activé et calculé automatiquement pour les agents CNRS. 0 Affectez un valideur aux agents /Gestion des agents > onglet Valideur Il est également possible d importer les valideurs à partir d un fichier csv : menu interfaces / Import des valideurs Activez et alimentez un compteur pour plusieurs agents /Gestion des crédits Dans le menu Gestion Saisissez les congés déjà pris depuis janvier /Dépôt de demandes Ces congés seront validés automatiquement et compteront pour le calcul des jours de fractionnement.

5 Déposez un congé pour un agent de votre équipe Vous pouvez déposer des congés pour le compte des agents dont vous êtes le valideur. Visualisez le planning d une équipe dépasser les frontières Le mémo du Valideur Connexion à Agate via le navigateur : Gérer mes congés Le valideur valide les demandes de congé de l agent. Tout agent doit avoir un valideur pour pouvoir utiliser Agate. Accès contrôlé par Janus : certificat ou mot de passe. > vous pouvez accéder à vos listes personnalisées en cliquant sur > Puis sur pour voir le planning des personnes de la liste. Vous avez été identifié comme valideur Agate en bref pour les valideurs Un agent Non CNRS peut-il être le valideur d un agent? Oui, le choix d un valideur peut se faire sur toute la base «Agents» de Agate (CNRS et NON CNRS). Voir les demandes en attente de validation et les soldes? Le menu Exploitation fournit des états. Problèmes de connexion? Des difficultés d utilisation? Contactez l équipe SSI de la DR. Contactez le gestionnaire Agate de votre unité. > Vous avez été désigné par le gestionnaire de votre laboratoire. Où trouver de la documentation? La documentation est dans le menu Faq Agate sur mon smartphone? Agate est accessible depuis les navigateurs Web de votre Smartphone : navigateurs Blackberry, Safari/Iphone, Windows Mobile, Opéra Mobile et Opéra Mini, Chrome Aucun logiciel n est à télécharger. Androïd. Les informations collectées font l objet d un traitement informatique destiné à la gestion des congés au CNRS. Les destinataires des données sont les SRH, les gestionnaires d unités et les responsables hiérarchiques. Conformément à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 978 modifiée en 2004, vous bénéficiez d un droit d accès et de rectification aux informations qui vous concernent, que vous pouvez exercer en vous adressant à ssti-drh@cnrs-dir.fr.

6 Traitez une demande de congé Vous êtes informé par courriel des demandes de congé à valider émises par les agents dont vous êtes le valideur. Un point rouge clignotant vous indique qu une demande est en attente de validation. 7 Acceptez ou refusez la demande. 2 Cochez plusieurs demandes et traitez. 3 Double-cliquez sur la ligne pour traiter la demande. 8 Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un commentaire ou transférer la demande à une autre personne pour traitement. 9 Après avoir effectué votre choix, cliquez sur «Suivant». 0 Enregistrez avec ou sans commentaire (obligatoire en cas de refus). > Un courriel d information est automatiquement envoyé à l agent demandeur. Déléguez votre rôle de valideur Menu Mon compte / Délégation 4 Vous pouvez consulter les droits de l agent ou le planning de l équipe. 5 Votre action provoque l ouverture de la demande. L agent est informé que vous avez pris connaissance de sa demande, il ne pourra plus la modifier tant qu elle n aura pas été validée. 6 Cliquez sur «Traitement de la demande». Saisissez le nom du «valideur délégué». Le délégué recevra les mêmes demandes de validation que vous et pourra les traiter.