Suivi des cotisations sur le site UniAgro.fr

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1 Site UniAgro.fr Suivi des cotisations sur le site UniAgro.fr ---o---o---o--- Contenu 1. Suivi des cotisations Accès à la fonction Paramètres de la requête Les résultats synthétiques Accès au détail des paiements 3 2. Liste des Agros Accès à la fonction Les critères de la recherche Lancement de la recherche Exploitation des données 7 ---o---o---o--- Cette note complète la documentation d utilisation du site UniAgro.fr. Elle vous indique comment accéder facilement à la liste des cotisants (et des non cotisants) de votre Amicale ou de votre région sur le site UniAgro.fr. Pour accéder à ces fonctions, il faut se connecter en tant qu administrateur de votre Amicale ou de votre région. 1. Suivi des cotisations 1.1. Accès à la fonction Le suivi précis des cotisations est accessible grâce au menu «Suivi des cotisations». Pour accéder à l écran de suivi des cotisations, cliquer sur Trésorerie / Cotisations / Suivi des cotisations On aboutit alors à l écran permettant le lancement de la requête. UniAgro Fédération Nationale des Ingénieurs du Vivant 5, Quai Voltaire Paris tél. : fax : contact@uniagro.fr

2 Cet écran se présente ainsi : 1.2. Paramètres de la requête Pour éviter les dissonances, et partager les mêmes chiffres, il est important de bien renseigner les paramètres de la requête. Les seuls chiffres qui font foi sont ceux obtenus en renseignant les paramètres comme indiqué dans la seconde colonne du tableau ci-dessous : Paramètre Valeur Commentaires Année de cotisation Tous Année pour laquelle est décomptée la cotisation : ne pas changer la valeur de ce paramètre, le laisser systématiquement à tous Année de règlement année Année durant laquelle est payée la cotisation : c est ce paramètre qu il faut modifier Mois de règlement Tous ou mois La sélection d un mois n a d intérêt que si l on demande un détail par date Détail par mois / Si aucune case n est cochée, on obtient le total annuel. par date Moyen de paiement Tous Nature de règlement Bénéficiaire du règlement Association Groupe régional Cotisations Tous Toutes ou le nom de l amicale Indifférent ou le nom du groupe régional Cliquer sur le bouton Recherche pour lancer la requête. Si vous voulez connaître le nombre de cotisants ou lister les cotisants, il est impératif de sélectionner Cotisations. Le fait de ne pas sélectionner Cotisations décompte tous les paiements effectués, y compris les paiements isolés (accès aux offres par exemple). Permet d identifier à qui a été adressé le règlement (UniAgro, Amicale, EditagrO). Par défaut, tous les paiements sont affichés. Pour restreindre la liste, il faut sélectionner votre Amicale et/ou votre groupe régional. Vincent BUCHHOLZER Page 2 / 8 02/09/ :09

3 1.3. Les résultats synthétiques La requête affiche le résultat synthétique suivant (exemple de détail par mois) : Champ Contenu Commentaires Date Jour, mois ou année suivant le niveau de détail demandé Règlements Nombre de paiements Si la «Nature de paiement» Cotisations a été sélectionnée, ce champ correspond au nombre de cotisants de la période donnée (Jour, mois ou année) Total Cotisation Service emploi Service emploi papier Revue Don Montant total des paiements encaissés pour la période Montant total des cotisations encaissées pour la période Montant total des abonnements aux offres d emploi encaissés pour la période (accès Internet) Montant total des abonnements aux offres d emploi encaissés pour la période (envoi de la lettre papier) Montant total des abonnements à la revue agro Mag encaissés pour la période Montant total des dons encaissés pour la période Si une nature de paiement a été sélectionnée (cotisations par exemple), cette colonne est identique à la colonne concernée. Si toutes les natures de paiement ont été sélectionnées, cette colonne correspond au total des cinq colonnes suivantes Accès au détail des paiements En cliquant sur les chiffres donnant le nombre de règlements (détail par mois ou par jour) ou sur l année, il est possible d accéder à une fenêtre donnant le détail des paiements (il faut cliquer sur le chiffre cerclé de rouge dans l'exemple précédent). Tout en bas de cette fenêtre, l icône Excel permet de sauvegarder le résultat sous forme de fichier XLS. Il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur «export_standard», puis sur «Enregistrer la cible sous». Vincent BUCHHOLZER Page 3 / 8 02/09/ :09

4 2. Liste des Agros 2.1. Accès à la fonction L'export multicritères permet d'extraire un certain nombre d'informations de la base de données sous forme de fichiers Excel. Pour y accéder, cliquer sur Annuaire / Export / Export multicritères On aboutit alors à un écran permettant de définir les critères de recherche. Attention! Ces données représentent l ensemble des informations dont nous disposons (y compris des informations confidentielles, non publiées dans l annuaire). Il est donc important de les réserver à un usage interne et de s assurer qu elles ne soient pas accessibles à des sources extérieures non souhaitées Les critères de la recherche Les différents critères permettent de restreindre le champ de la recherche. Il n'est pas nécessaire de renseigner tous les critères de recherches, mais seulement ceux qui sont pertinents pour la requête envisagée. Attention, si plusieurs critères sont renseignés, ils se cumulent sous forme de «ET». Le tableau ci-dessous permet de lister les différents critères de recherche et d expliciter les plus utiles. Les plus importants sont indiqués en grisé. Ecole Association Civilité Situation Statut Diplôme principal Admission Promotion Date du diplôme principal Informations personnelles L école correspond à l entité qui a délivré le diplôme. Sauf requête particulière, il est préférable de laisser le champ Ecole à toutes, mais de sélectionner l'association. L association correspond à l Amicale. Les liens entre écoles et amicales sont renseignés automatiquement. Par défaut, seul le diplôme principal est exploré. Pour lister aussi les personnes qui ont plusieurs diplômes (par exemple ceux qui ont fait Versailles en école d'application), il faut aussi cocher les cases Diplôme 2 et/ou Diplôme 3 en regard du champ concerné. Situation professionnelle Les ingénieurs sont identifiés par le statut «actif» (choix par défaut). Attention, cette valeur «actif» ne signifie pas «cotisant» Type de diplôme Mode d admission à l école Ne remplir que le champ «de» permet de limiter la recherche à une seule promotion. Attention, la notion de promotion est variable selon les écoles. En général, il s agit de l année d entrée, mais il peut y avoir des exceptions. A terme, ce champ contiendra l année d obtention du diplôme, mais il n est pas encore renseigné pour tout le monde. Vincent BUCHHOLZER Page 4 / 8 02/09/ :09

5 Spécialisation Diplôme complémentaire Compétences Hobbys Sports Titres Décorations Sexe Date de décès Commentaires (contient) Président/Délégué de promotion Année de césure Apprentissage Photo CV Membre du bureau Contact par (contient) Sans Adresse Code postal Ville Région Pays Sans Adresse Code postal Ville Région Pays Entreprises (contient) Statut de l'entreprise Type d'activité Date début situation Codes APE Service (contient) Fonction (contient) Code postal Ville Région Pays Il s agit en principe de diplômes non Agro Ce champ permet de faire une sélection sur les préférences mail renseignées par les adhérents. Une sélection sur ce champ présente peu d intérêt. Ce champ permet de retrouver un adhérent dont on ne connaît que tout ou partie de l adresse mail Coordonnées personnelles principales Le rattachement à un groupe régional se fait sur la base du code postal de l adresse principale. C est donc ce champ qui permet de sélectionner tous les Agros rattachés à un groupe régional Coordonnées personnelles secondaires Attention, le rattachement à un groupe régional se fait sur la base de l adresse principale Coordonnées professionnelles principales Recherche libre dans le libellé de l entreprise Ce champ n est pas forcément bien renseigné dans la base. Activité rémunérée ou bénévole Ce champ n est pas forcément bien renseigné dans la base. Permet de faire une sélection sur un ou plusieurs secteurs d'activité professionnelle. La sélection d'un code à 2 ou 3 chiffres permet d'inclure tous les codes plus détaillés qui figurent en dessous; par exemple, la sélection du code 15 permet d'inclure tout ce qui commence par 15 (de 15 à 159T) Il est possible de sélectionner plusieurs codes en maintenant la touche <Ctrl> enfoncée pendant les clics. Vincent BUCHHOLZER Page 5 / 8 02/09/ :09

6 Entreprises (contient) Statut de l'entreprise Type d'activité Codes APE Service (contient) Fonction (contient) Code postal Ville Région Pays Créé ou Modifié par l'association depuis le Validé par l'association depuis le Connexions au site Groupes, Clubs Type de cotisation Date d'abonnement à la revue Abonnement à la revue en cours Date de cotisation Abonnement au service emploi N de chèque Règlements Toutes données Coordonnées autres activités Gestion Activités Ce champ permet de sélectionnée les Agros sur la base de leurs activités dans le réseau. Attention si on sélectionne un groupe régional dans cette zone, la sélection se limite aux animateurs du groupe, et non à tous les Agros qui y résident Cotisations C est ce champ qui permet de sélectionner les cotisants ou les non cotisants (voir ci dessous) Divers Par défaut l export produit un fichier réduit qui contient les principales données utiles. Il est toutefois possible de générer des extractions plus complètes Sélection des cotisants Le champ règlements permet d accéder à la liste des cotisants : Exemples = 2007 Non cotisant ET = 2006 Cotisation tous les cotisants 2006 qui n ont pas renouvelé leur cotisation en = 2007 Non cotisant Tous les non-cotisants 2007 qui ont cotisé au moins une fois au cours des ET > 2003 Cotisation 3 années précédentes (2004 à 2006) ET < 2007 Cotisation > 2003 Cotisation Ceux qui ont cotisé au moins une fois depuis 2004 < 2003 Cotisation Ceux qui ont cotisé au moins une fois avant 2003 et n ont plus cotisé ET > 2002 Non cotisant depuis > 2003 Non cotisant Ceux qui n ont plus cotisé depuis 2002 ou n ont jamais cotisé > 1977 Non cotisant Ceux qui n ont jamais cotisé Vincent BUCHHOLZER Page 6 / 8 02/09/ :09

7 2.3. Lancement de la recherche Pour lancer la recherche, il suffit de cliquer sur le bouton «rechercher» tout en haut ou tout en bas de l écran. Une fois votre recherche terminée, le système affiche en bas de page le comptage du nombre de personnes sélectionnées. Aucune coordonnée Décédés Avec adresse Total Avec adresse sans mail Avec mail Avec mail sans adresse Agros sans aucune coordonnée postale dans la base Agros identifiés comme décédés Agros dont on dispose d une adresse postale Nombre total d Agros recensés dans la base (par rapport aux critères de sélection qui ont été renseignés) Ce total correspond à la somme des trois lignes précédentes Les lignes suivantes sont un détail des comptages précédents Agros dont on dispose d une adresse électronique : c'est la ligne à utiliser pour les ings Exploitation des données Quatre options d exploitation des données sont offertes : Aperçu de la liste Export au format Excel Cette icône permet d ouvrir une fenêtre avec la liste de tous les membres correspondants à vos critères. En cliquant sur le nom d une personne de cette liste, il est possible d accéder directement à sa fiche individuelle. Cette icône permet de générer un fichier Excel qui contient les informations sur les personnes sélectionnées. Cette génération a lieu en deux temps ; dans un premier temps le système affiche une fenêtre intermédiaire avec une nouvelle icône Excel. En cliquant sur cette icône, on accède directement au données en format Excel (mais, vu la taille de la fenêtre, la consultation n est pas aisée). Dans la fenêtre intermédiaire, il est également possible de sauvegarder le fichier en cliquant sur l icône avec le bouton droit de la souris, puis sur «Enregistrer la cible sous». Vincent BUCHHOLZER Page 7 / 8 02/09/ :09

8 Génération d étiquettes Enregistrement de la liste Les principaux formats d étiquettes sont pré-paramétrés. Attention : comme les formats d étiquettes sont communs à tous les utilisateurs de la base, il est préférable de ne pas modifier les formats existant car vous pourriez gêner un autre utilisateur. Si jamais votre format d étiquette n existe pas, il est préférable de créer un nouveau format. La liste des personnes sélectionnées est sauvegardée dans la base pour un usage ultérieur (par exemple, un envoi de mail ciblé). Attention, c est le résultat de la requête qui est sauvegardé, et non la requête ellemême. Ainsi, si vous sauvegardez la liste des non cotisants en vue de faire un rappel, elle ne sera pas mise à jour si des cotisations ultérieures sont enregistrées. Vincent BUCHHOLZER Page 8 / 8 02/09/ :09