Module gratuit Management de base
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- Charles Beaudoin
- il y a 7 ans
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1 Module gratuit Management de base
2 Chère future étudiante, cher futur étudiant, Nous vous remercions de l intérêt que vous portez au CFD, la référence au Benelux en matière de formations à distance, et à notre formation en management de base. Dans les pages suivantes, vous trouverez un premier chapitre et la table des matières complète de ce cours. Parcourez tranquillement ce module afin de vous forger une idée concrète du contenu et d être certain de faire le choix de formation le plus approprié. Vous y trouverez également les informations nécessaires concernant le fonctionnement de notre école. Notez que le CFD délivre des diplômes reconnus et orientés vers la pratique pour vous permettre de développer les compétences nécessaires liées à cette profession. Après lecture du module gratuit, si vous souhaitez en discuter avec nous, n hésitez pas à nous contacter par téléphone au ou par mail. Nos conseillers en formations sont à votre disposition pour tout conseil personnalisé quant à vos choix de formation. Vous souhaitez consulter le cours dans son intégralité ou discuter en personne avec un de nos conseillers en formation? Rendez-vous dans l un de nos bureaux d info et de consultation : Quai au Bois de Construction Bruxelles Frankrijklei Anvers Nous vous accueillons tous les jours ouvrables de 9 à 17 heures. Vous pouvez vous inscrire directement sur place. Dans ce cas, les frais d inscription sont à payer par carte bancaire. Nous vous souhaitons une agréable lecture et vous souhaitons d avance beaucoup de succès dans l étude de votre cours. Olivier Vignault Conseiller en formation 2
3 1 Les fondements du management Erreur! Signet non défini Les dimensions de mon organisation, mon entreprise, mon service L environnement Exercice d intégration La vision, la mission et les valeurs Exercices d intégration Les options stratégiques Exercice d intégration La structure : division du travail et coordination du travail Exercice d intégration Le pouvoir dans les organisations En résumé Test d intégration : les dimensions de mon organisation Les formes juridiques d une organisation Les démarches administratives lors de toute ouverture d entreprise L Entreprise Individuelle (E.I.) : La Société Privée à Responsabilité Limitée (S.P.R.L.) : La Société Privée à Responsabilité Unipersonnelle (S.P.R.L.U) : La Société Anonyme (S.A.) La Société en Commandite par Action (SCA) : La Société en Commandite Simple (S.C.S.) : La Société en Nom Collectif (SNC) : Le Groupement d Intérêt Economique (GIE) : Groupement Européen d Intérêt économique (GEIE) :... 3
4 Le Groupement d employeurs L Association Sans But Lucratif (ASBL) : La Société Coopérative à Responsabilité Illimitée (SCRI) La Société Coopérative à Responsabilité Limitée (SC/SCRL) : Tableau récapitulatif Test d intégration Les déterminants d entreprises La taille L activité Le code NACE-BEL Les configurations structurelles des organisations (entreprises) La configuration entrepreneuriale : La Bureaucratie mécaniste La bureaucratie professionnelle La structure divisionnalisée L Adhocratie La configuration missionnaire La configuration politique Test d intégration L entrée dans ma fonction de Manager Etre curieux et être à l écoute Se présenter à toute l équipe S entretenir avec les collaborateurs directs S imprégner Se positionner... 2 Les six pôles dans l entreprise Le Pôle «Production»... 4
5 2.1.1 Définition L organisation de l activité de production Les modes de production Les différents types de pilotage de la production La logistique La gestion de la qualité de production Test d intégration «Pôle production» Le Pôle «Recherche et Développement» La R&D comprend trois types de recherches : Les innovations La pertinence de la R&D Développer la R&D Test d intégration «Pôle Recherche et Développement» Le Pôle «Commercial» Les quatre missions du pôle commercial La stratégie commerciale Test d intégration «Pôle Commerciale» Le Pôle «Comptable» La comptabilité générale La comptabilité de gestion Test d intégration du «Pôle Comptable» Le Pôle «Financier» Le financement des investissements La trésorerie de l entreprise Test d intégration «Pôle financier» Le Pôle «Gestion des Ressources Humaines» Le bilan social... 5
6 2.6.2 Les documents sociaux Le règlement de travail La gestion prévisionnelle de l emploi Le recrutement La formation du personnel La rémunération L évaluation du personnel Communication interne avec le personnel Des moyens de communication qui répondent bien aux objectifs La promotion ou la mobilité au sein de l entreprise Test d intégration «Pôle GRH» La gestion du temps de travail Les différents types de contrat de travail Test d intégration «la gestion du temps de travail» Eléments de droit du travail Ouvrier et employé Les cadres La période d essai dans un contrat de travail Les organes de représentation dans les entreprises Test d intégration «notion de droit social»... 3 La Gestion Humaine des Ressources Les compétences du Manager Le pilotage La maintenance L interface La fonction symbolique Récapitulatif... 6
7 3.1.6 Test d intégration Les rôles du Manager L expertise : «La réalisation du métier» La gestion : «L organisation des tâches» Le leadership : «Conduire les relations» Les styles de Management Test d intégration Quelques aptitudes de base du Manager Optimiser les compétences Favoriser l autonomie Donner des signes de reconnaissance Déléguer Test d intégration... 4 La gestion de projets Elaboration d un projet en dix étapes Les différents objectifs L objectif général Le méta-objectif (l objectif de l objectif) L objectif opérationnel Les sous-objectifs La qualité des objectifs : SMART et positifs Evaluer un projet Comment évaluer? Quatre jugements Test d intégration «la gestion de projet»... 5 Le Marketing Les différents types de marketing... 7
8 5.2. Les trois bases du marketing La segmentation Le ciblage Le positionnement Test d intégration «le marketing» Les différentes éléments d une politique de marketing Le besoin du consommateur La politique des produits Les bénéfices du produit Le cycle de vie du produit/service La gestion du prix Les politiques de la distribution L analyse marketing Analyse SWOT Le marketing sensoriel Le marketing auditif Le marketing tactile Le marketing gustatif Le marketing olfactif Le marketing visuel Test d intégration «le marketing»... 8
9 1. L entrée dans ma fonction de Manager Pour clôturer cette première partie sur les fondements du management, il reste à nous poser quelques instants sur ce qu il convient de faire quand on endosse son nouveau costume de «manager». Cette première journée est importante pour le manager, bien entendu, mais aussi pour le reste de l équipe. Celle-ci a sûrement été quelques temps dans une certaine insécurité : qui va prendre le relais? Est-ce qu il/elle va nous écouter? o Etre curieux et être à l écoute Dès les premiers jours, les membres de l équipe vont épier les faits et gestes du nouveau manager, à la recherche d éventuelles erreurs ou lacunes. Il sera donc opportun de se renseigner, au préalable, sur l activité de l équipe et de faire preuve de curiosité pour son travail, d intérêt pour ce qu elle vit, ressent, craint, espère. A ce niveau, le manager doit simplement faire preuve d écoute et se montrer curieux. Cette attitude va permettre à l équipe de commencer à lui faire confiance. Vous remarquerez que l on ne parle, ici, que de l équipe. En effet, c est la confiance de l équipe qu il convient de gagner. La confiance individuelle se fera par après. Tout comme c est l activité de l équipe qui est importante à saisir. Les compétences des personnes qui la composent seront à repérer plus tard. Le nouveau manager doit rester hermétique à tout propos positif ou négatif au sujet d une ou l autre personne ; il se fera une idée par lui-même de ses collaborateurs au fil du temps. o Se présenter à toute l équipe Cette étape est très certainement la plus importante. Dès son arrivée, le nouveau manager doit réunir l ensemble de ses collaborateurs pour se présenter. C est l instant pour lui de montrer à cette équipe qu il connaît le cadre dans lequel il va évoluer (mission de l entreprise, résultats attendus, contexte économique, contexte d équipe ) et qu il est motivé à entraîner son équipe vers un objectif précis. Il devra se montrer positif et en aucun cas porter de jugement sur la situation de l entreprise (ou de l équipe) là aujourd hui, encore moins sur son prédécesseur. 9
10 Cette rencontre sert à créer le lien, à faire connaissance. S il a un plan d action, ce n est pas le moment de le livrer ; cette réunion n a vraiment pour seul objet que de faire connaissance. Ainsi, peut-il autoriser ses collaborateurs à lui poser quelques questions. o S entretenir avec les collaborateurs directs À la suite de cette première réunion, le nouveau manager doit rencontrer en privé ses collaborateurs les plus proches, voire toute son équipe si celle-ci est de taille réduite. C'est à cette occasion qu'il commencera à se faire une idée sur leurs compétences et leur personnalité. S'il prend la place d'un collègue très apprécié, l'entretien individuel est le moment où le nouveau manager pourra gagner la confiance de ses collaborateurs : il devra apprendre ce que chacun d'eux aimait chez lui, afin, non pas de l'imiter, mais de savoir ce qu'il doit éviter de faire. Il devra aussi leur demander de présenter leur travail au sein de son entreprise pour mieux appréhender chaque poste mais aussi montrer à nouveau l intérêt pour le travail de ses collaborateurs. Le truc c est d entrer dans le contexte de vos collaborateurs, dans leur cadre de travail. o S imprégner Durant quelques semaines, il sera judicieux pour le nouveau manager de s imprégner de la vie de son équipe. Apprendre comment se déroule le quotidien de son service. Il devra être attentif aux relations qui lient ses différents collaborateurs et aux difficultés qu ils rencontrent. Aller à la rencontre est le moyen de communication à privilégier pendant cette période. Le temps passé à cette étape sera du temps gagné pour l après! o Se positionner Au terme de cette période, le manager convoquera une réunion où il exposera ses réflexions le plus positivement possible sur ce qu il a pu observer et, dès lors, présentera son plan d action pour les mois à venir. Il s agit, dans cette réunion, de se positionner en tant que manager. 10
11 2. Les compétences du Manager Manager demande d activer simultanément quatre compétences au travers de trois rôles principaux. Etre «manager», c est réunir ces trois rôles : tantôt vous serez un «expert», tantôt un «gestionnaire» et enfin vous devrez endosser le rôle de «leader». Auparavant, nous allons passer en revue les fameuses 4 compétences qui vont vous aider à garder le cap dans la gestion humaine de vos ressources Le pilotage Piloter, c est la question du SENS, du POURQUOI on réalise telle ou telle chose. Vos collaborateurs seront d autant plus efficaces s ils ressentent leur travail comme étant un travail «utile». Pour que ce travail soit reconnu et ressenti comme utile, il doit avoir les trois caractéristiques suivantes : Être important ; Mener à des objectifs partagés par tous ; Etre fondé sur des valeurs. En fait, il s agit d aller ensemble dans la même direction et de baliser le chemin pour y aller. En étant aux commandes de votre entreprise, pour baliser le chemin, votre travail consistera à : a) Fixer et expliquer les finalités Les finalités, ce sont les desseins, les intentions qui animent les actions. Les finalités se situent au niveau stratégique. Ainsi on parlera «des axes stratégiques de telle ou telle entreprise». Il est commun de démarrer chaque nouvelle année avec une finalité à atteindre : «Cette année dans mon entreprise de transport de marchandises, c est l année de la ponctualité», par exemple. Fixer les finalités permet d avoir un point de départ et une ligne directrice. 11
12 Les expliquer permet à vos collaborateurs d en comprendre le sens. b) Fixer et expliquer les stratégies et les résultats à atteindre Pour se développer, l entreprise va mettre en place des stratégies (on les développera dans la dernière partie de ce cours) qui auront pour objectif d obtenir des résultats concrets et prédéfinis. Il s agit de définir les actions à entreprendre pour obtenir les résultats attendus. Fixer les stratégies et énoncer les résultats à atteindre permet de se situer là aujourd hui et de se projeter dans un futur fixé (dans deux mois, dans un an ) pour voir où on veut arriver. Les équipes peuvent ainsi voir où elles vont, où elles progresseront. c) Faire adhérer L adhérence, selon Larousse, c est l état d une chose qui tient à une autre par un contact étroit, qui est fortement liée. Adhérer, c est souscrire à une idée, à un projet. Au plus l équipe adhère aux finalités et aux objectifs à atteindre, au plus elle sera performante pour les atteindre. Le fait de prendre un temps pour expliciter les finalités et stratégies renforce l adhésion de l équipe! Elle se sent impliquée dans le projet global. d) Faire partager la mission et la/les stratégie(s) La mission, c est la raison d être de l entreprise, le métier de base de l entreprise. C est de cette mission que vont découler les stratégies, finalités, buts à atteindre. Revenir encore et encore sur la mission permet de poser un cadre d intervention précis à vos travailleurs. Cela sécurise. Illustration : En début d année, j emmène toute l équipe pour une «journée au vert» durant laquelle je réexplique la mission de l entreprise, j expose les finalités et stratégies fixées par le conseil d administration et les résultats à atteindre. Je reprends chacune des fonctions 12
13 dans l équipe (donc aussi chacun de mes collaborateurs) et mets en lien les objectifs à atteindre en rapport avec chacune des stratégies. J entends les réactions et je donne des explications supplémentaires afin que chacun, au sortir de la journée, ait intégré ces choix et résultats attendus. Concrètement pour ma petite entreprise de transport de marchandises, il s agit de : La mission = transporter des marchandises Les finalités = la rapidité et la ponctualité Les stratégies = être au plus proche des demandes et de la connaissance des clients Les résultats attendus = 98 % du respect exact des délais de livraison et 97% de nonretour de marchandises L adhésion = chacun des travailleurs porte et s identifie aux finalités. Du transporteur au dispatcheur en passant par le cariste 2.2. La maintenance La maintenance, c est la gestion de l ensemble des moyens humains, matériels, financiers, administratifs pour atteindre les résultats. Maintenir, c est donc outiller, prévoir les moyens et les méthodes. Ce que l on nomme habituellement «Le Processus». C est l ensemble de ce que l on a étudié dans le chapitre «Gestion des Ressources Humaines» c est-à-dire la gestion prévisionnelle de l emploi et des compétences, le recrutement, l évaluation, la formation, la politique de rémunération, la gestion des relations sociales, etc. Vous veillerez à remplir les fonctions dans les six pôles de l entreprise. Pour rappel, les pôles de production, de recherche et développement, commercial, comptable, financier et gestion des ressources humaines. Concrètement il s agit par exemple de : Développer les compétences individuelles de vos collaborateurs. 13
14 Développer les compétences collectives de vos équipes. Définir les critères pour l organisation du travail. C est déléguer pour mieux partager. C est promouvoir les valeurs liées à la structure du travail L interface Une entreprise ne peut vivre en vase clos. Elle est reliée à un environnement intérieur et extérieur. L interface, c est s occuper des clients, des partenaires qui ont une incidence importante sur le travail et la vie de l entreprise (les assureurs, les banques ). Donc l interface, c est RELIER afin de : favoriser les échanges professionnels, créer des synergies avec les acteurs qui influencent l organisation, négocier avec le milieu, créer des synergies, des partenariats, des collaborations. C est aussi faire de la «représentation» : assister à un cocktail, une conférence, un repas 2.4. La fonction symbolique C est reconnaitre les personnes, leurs efforts et les résultats atteints. C est témoigner de reconnaissance. Il s agit, par exemple, de : Encourager le personnel. Ritualiser (chaque année il y a un sortie culturelle, à l occasion de la St Nicolas les enfants des travailleurs reçoivent un cadeau ). N hésitez pas à inventer des rites qui ponctuent le temps. Responsabiliser. Valoriser les professionnels. 14
15 Il s agit d encourager les autres. En résumé : Le Pilotage c est donner une VISION La Maintenance c est permettre d atteindre les RESULTATS L Interface c est établir les CONTACTS La Symbolique c est donner de la RECONNAISSANCE 2.5. Récapitulatif a) Manager c est piloter. Le pilotage est la question du Sens. Le travail de pilotage consiste à : Fixer et expliquer les finalités Fixer et expliquer les stratégies et les résultats à atteindre Faire adhérer Faire partager b) Manager inclut le concept de «maintenance» Il s agit de la gestion de l ensemble des moyens humains, matériels, financiers, administratifs pour atteindre les résultats. Le travail du manager à ce sujet sera par exemple de : Développer les compétences individuelles de vos collaborateurs Développer les compétences collectives de vos équipes Définir les critères pour l organisation du travail. C est déléguer pour mieux partager C est promouvoir les valeurs liées à la structure du travail 15
16 c) Manager demande de jouer un rôle d interface L interface, c est s occuper des clients, des partenaires qui ont une incidence importante sur le travail et la vie de l entreprise). Concrètement il s agira de : favoriser les échanges professionnels, créer des synergies avec les acteurs qui influencent l organisation, négocier avec le milieu, créer des synergies, des partenariats, des collaborations, faire de la représentation institutionnelle. d) Manager c est reconnaitre les personnes en tant que personne. Il s agit, par exemple, de : Encourager le personnel Ritualiser Valoriser les professionnels 16
17 3. Les rôles du Manager Ces compétences vont donc être activées à travers votre fonction de manager. Vous devrez, idéalement, toujours les avoir en tête. A côté de cela, vous aurez à mobiliser un des 3 rôles qui tendent vers un management de qualité. Evidemment, il y a un rôle dans lequel vous vous sentirez plus à l aise. C est normal, je vous incite, donc, au départ, à développer celui-ci, car il vous viendra naturellement. Cependant, en parallèle, endossez pas à pas les deux autres rôles afin de vous familiariser de plus en plus avec eux pour que, dans quelques temps, vous les ayez intégrés et deveniez par ce fait un manager complet. Voici ces trois rôles L expertise : «La réalisation du métier» L expertise concerne la connaissance du métier, de sa réalisation et de son contexte. C est quelqu un qui connait sur le bout des doigts le métier. (Par exemple : un chauffeur livreur depuis 5 ans devenu patron d une entreprise de transport.) C est «Quoi et Comment faire? du point de vue du METIER». A partir de ce rôle, de cette porte du management, vous êtes comme le «Premier Violon» dans un orchestre symphonique. C est vous qui donnez la note, qui montrez le chemin à suivre et comment le suivre. Avec ce regard, vous allez avoir tendance à regarder l activité de manière linéaire. Nous y reviendrons plus tard La gestion : «L organisation des tâches» Quand on parle de gestion, ici, on parle de l organisation des tâches Ce rôle de «gestionnaire» est «Quoi et comment faire faire? Bref, vous êtes dans la gestion quotidienne de l entreprise». Ceci fait référence à la compétence de la «maintenance» et de «l interface». A partir de cette porte, le management est centré sur les autres et leurs relations, sur les méthodes et les relations entre les personnes, les différents services, les départements. Ici, vous êtes le «chef d orchestre». Il y a un réel sentiment d appartenance à l entreprise, à 17
18 l association. La manière d envisager votre management est ici d ordre systémique. C est-à-dire que tous les éléments jouent un rôle et interfèrent les uns avec les autres Le leadership : «Conduire les relations» C est la manière dont vous allez conduire les relations. En tant que «leader», vous allez tendre à faire partager votre vision, la stratégie de l entreprise par votre personnel. La question qui vous domine à travers ce rôle est «Pourquoi et pourquoi faire faire?». C est toute la question de la Motivation et du Sens des taches demandées. Pour reprendre notre métaphore musicale, le leader est «l impresario». Votre vision, ici, est une vision stratégique partagée Les styles de Management En tant que manager vous allez ou vous avez déjà constaté que dans vos équipes, il y a ceux qui ont une motivation élevée et il y a ceux qui sont peu motivés, pour différents types de raisons. Et parmi ces personnes, certains peuvent être à la fois compétents ou incompétents. Parfois même, une personne peut se montrer compétente pour telle ou telle tâche et incompétente pour une autre tâche. Le tableau de Black et Mouton propose de mettre en œuvre tel ou tel style de management en fonction des compétences, de la motivation de la personne qui travaille pour vous. Ainsi en Management numéro 1 (M1), la personne est motivée mais pas compétente. C est souvent le cas à l arrivée d un nouveau collaborateur au sein de votre service. Nous suggérons, à cette occasion, d utiliser un style de management directif. Cela veut dire que votre rôle sera de structurer le travail de votre collaborateur en tâches claires, précises, en lui délivrant des explications sur la fonction, l ordre du jour, les plannings. 18
19 Orienté Relations Le Tableau de Black et Mouton Style Concertatif Rôle Associer M3 M2 Style Délégatif Rôle Responsabiliser M4 M1 Style Persuasif Rôle Mobiliser Style Directif Rôle Structurer Orienté Tâches Petite parenthèse à ce stade : sachez qu en cas de crise, d insécurité ou d enjeu important et urgent dans votre entreprise, ce type de management est à appliquer. Les travailleurs seront toujours en attente d un management directif dans ces contextes-là. Fermons cette parenthèse et revenons à M2. Dans le cas du M2, votre collaborateur est peu (pas) motivé et peu (pas) compétent. Dans cette situation, vous utiliserez un style de management dit «persuasif». Votre rôle sera de mobiliser les compétences et la personne autour de sa fonction, de projets à réaliser Par exemple, vous lui expliquerez les «pourquoi», les objectifs, les avantages. Ici, nous mettons l accent sur la valorisation de la personne. 19
20 Vous pouvez également travailler avec une personne qui est compétente mais qui a peu de motivation ou qui vit une baisse de motivation. Dans ce cas, on préconise le M3 c est-à-dire un management concertatif. Son rôle est d associer, de concerter cette personne sur les projets, les tâches, donc de l écouter, de réfléchir ensemble, d attendre des propositions, de se concerter, de prendre en compte ses idées Dans la dernière figure M4, le management délégatif, nous sommes face au rêve de tout employeur : la personne est motivée et compétente! Votre rôle sera de la responsabiliser, de lui déléguer certaines tâches. Avec ce type de personne vous pouvez activer l aptitude «déléguer» que nous développerons un peu plus loin. En conclusion, on peut dire qu en tant que manager d équipe vous serez face à ces 4 types de comportements de la part de vos travailleurs. Ainsi nous conseillons un modèle de management «M5» qui somme toute est le fait de jongler avec les 4 styles de management en fonction de la situation de la personne. Vous pouvez commencer à appliquer cela lors des réunions d équipe en réagissant face à chacun de vos travailleurs selon le cadre dans lequel vous pensez qu il soit. L idée de management par rapport à cela est de faire tourner la personne de la case M1 à la case M4. C est le chemin à faire et refaire. M3 M2 M5 M4 M1 20
21 3.5. Récapitulatif Le management : un modèle de compétences intégrées L EXPERT LE GESTIONNAIRE LE LEADER Centré sur Lui-même et son métier Les autres et les relations entre les métiers, méthodes et les personnes L intégration de la vision et de l autre à sa fonction Questions Quoi et comment faire? Quoi et comment faire faire? Pourquoi et pourquoi faire faire? Métaphore musicale Premier violon Chef d orchestre Imprésario Avantages Monter en compétence sa fonction et celle de l organisation Gestion de la complexité ; ouverture aux cadres de référence des autres Position méta en vue d une vision stratégique partagée Dangers Vision étroite. Si menacée dans son identité technique, défenses au niveau du pouvoir Oubli des valeurs techniques, appartenance fusionnelle, être aimé plutôt que de trancher Trop centré sur la vision au détriment de sa responsabilité technique Polarité Le contenu Les processus Le Sens, en tant qu articulation du contenu et du processus Valeurs La technique ; l individu Appartenance, solidarité, communication, Complexité, interdépendance des différentes réalités de 21
22 efficacité, résultat. la l organisation cohésion du groupe Mode de Linéaire, la Systémique : les Holistique : les parties pensée technique comme résultats dépendant portent l information de extérieure à lui et des processus l ensemble. indépendante des interactifs processus relationnels 22
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27 Comment puis-je contacter mon professeur? Le CFD a développé une plateforme en ligne, destinée à soutenir votre apprentissage à domicile. Vous pourrez y trouver des instructions de votre formateur, des exercices, des tâches, des documents et liens intéressants, des illustrations et des vidéos. Cette plateforme vous permet de mettre vos connaissances en pratique et d assimiler la matière. C est le meilleur moyen d évaluer votre connaissance du cours et votre future réussite de l examen. Par le biais de la plateforme, vous pouvez contacter votre professeur, lui poser toutes vos questions et lui soumettre des fichiers afin qu il analyse votre travail et vous donne une assistance particulière. Comment puis-je faire un stage? Pour maîtriser la pratique, vous pouvez faire un stage conventionné d une durée de maximum 300 heures. Ce stage n est pas obligatoire, mais il est vivement conseillé. Il doit impérativement être fait avant le passage de votre examen. C est une bonne expérience qui vous permettra de trouver plus facilement un travail. Dès que vous avez trouvé le lieu de stage, adressez-vous au secrétariat pour obtenir les documents nécessaires. Encore des questions? Nous sommes à votre disposition pour vous aider. Prenez contact avec nous par téléphone au ou par mail via. 27
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