Inter 2017 V e n d ô m e

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1 1 Inter 2017 V e n d ô m e R é u n i o n d e l a n c e m e n t Samedi 24 septembre 2016 Parc des Expositions Vendôme Fédération des GoldWing Club de France

2 Inter, GWEF, etc 2 La Fédération et l Inter Organiser un Rassemblement International par an conformément aux statuts de la GWEF Respecter le cahier des charges européen et les conditions d organisation validées par le Conseil d Administration Conserver le pont de l Ascension comme date pour la France S appuyer sur le Club Régional pour prendre en charge la mise en œuvre déléguée d une partie de l organisation

3 Inter mode d emploi 3 l a c o m m u n i c a t i o n u n p r o g r a m m e u n e s o i r é e d e g a l a u n V i l l a g e d e s E x p o s a n t s L e B u r e a u F é d é r a l u n r o a d - b o o k u n t h è m e u n b u d g e t 38 ième Inter u n e p a r a d e l u m i n e u s e l a G W E F d e s s p o n s o r s u n e p a r a d e d e s N a t i o n s u n V i l l a g e G o u r m a n d u n c l u b r é g i o n a l u n p l a n n i n g u n c l u b V I P

4 Comment ça marche? 4 Validation des Adhérents Ville et lieu d accueil Description du programme Capacité d hébergement Les atouts culturels Les aspects touristiques Un budget prévisionnel L accord de principe de la Mairie Conformité de la candidature Dossier Inter Conseil d Administration Bureau Fédéral Délibère et vote et choisit entre les dossiers proposés Le Bureau Fédéral assume la responsabilité de l organisation de l Inter ainsi que la validation des composantes de la manifestation La Région organise et anime les commissions dans lesquelles participent les bénévoles et définit leurs rôles et missions durant l Inter Clubs Régionaux Aménagement du site Hébergement Annonceurs Animations Accueil Road-book Camping Sécurité Parking Bars

5 Qui fait quoi avant l Inter? 5 2/2 Clubs Régionaux - Exécution budgétaire : - Validation et engagements des dépenses - Suivi des recettes - Exécution, structure et contrôle budgétaire - Relations avec les Administrations concernées - Constitution du cahier technique de la manifestation - Communication visuelle de l Inter - Communication interne et externe - Relations Presse et Média - Communication avec les Interrep de la GWEF - Gestion contractuelle (exposants, intervenants ) - Gestion des prestataires externes - Les déclarations sociales et obligatoires (Sacem ) - Sélection de la ville d accueil et de la ville hôte - Constitution de l équipe des bénévoles - Affectation des bénévoles dans les commissions - Sélection des itinéraires pour le roadbook - Définition des trajets pour les 2 parades - Définition du fil conducteur (thème) pour l Inter - Programme des festivités - Organisation des réunions mensuelles de préparation - Recherche de sponsors et d annonceurs - Mise en place du lieu d accueil (montage, démontage) - Modalités de pré et inscriptions - Conformité au cahier des charges GWEF - Gestion de la sécurité du site et des convois groupés - Couverture en responsabilité civile de l Inter

6 Quel cadre budgétaire des dépenses type? 6 Source : moyenne des Inters Brignoles, Aix, Moulins et La Teste 3% 15% Poids des différents postes de dépenses dans la construction d un budget type d un Inter 6% 13% 63% Organisation Générale Fonctionnement Buvette Camping provisoire Organisation des soirées Restauration

7 Focus sur les dépenses générales 7 Source : moyenne des Inters Brignoles, Aix, Moulins et La Teste 6% 4% 9% 33% 10% 12% 13% 13% Location Parc Produits dérivés Déplacements RoadBook Gardiennage Résultat & Repas bénévoles Logistique Impression

8 Quel cadre budgétaire des recettes type? 8 Source : moyenne des Inters Brignoles, Aix, Moulins et La Teste 17% 5% Poids des différents postes de recettes dans la construction d un budget type d un Inter 8% 10% 60% Inscriptions Produits complémentaires Buvette Locations de stands Sponsors, VIP & Subventions

9 Focus sur les recettes liées aux inscriptions 9 Source : 820 motos à 1,82 participants par moto 19% 7% 6% 68% Pré-inscriptions 'Basique' Inscriptions 'Basique' Pré-inscriptions 'Tradition' Inscriptions 'Tradition'

10 Le chemin critique 10 8, mois semaines 5,832 jours h e u r e s Validation cadre budgétaire Lancement sponsoring Fil conducteur festivités Plannings Détails festivités Tracés des balades Liste des consultations à faire Validation du thème de décoration du site Fabrication produits dérivés Communication GWEF & Interreps Point d avancement en CA Avant-première VIP Ouverture des inscriptions Choix traiteurs & prestataires Raod-books Plannings définitifs 39 ième Inter Octobre Novembre Janvier Mars Réunion de lancement Point d avancement en conseil d administration Décembre Février Avril Constitution dossier technique pour dépôt en Préfecture Envoi dossier Préfecture Impression affiches N spécial Katrapla spécial Inter Validation dispositif sécurité Liste des Lancement communication commissions avec annonceurs, adhérents les responsables Rencontres Autorités (Police, gendarmerie, Mairies..) Bouclage Inter Rencontres Autorités Réception produits dérivés Affichages Auto-collants Fin des pré-inscriptions

11 La semaine de l Inter 11 Lundi Préparation des sacs d accueil Montage structures exposants Mise en place de la salle Contrôle des plannings Mardi Balisage camping Mise en place du parking Montage partie scénique Décoration de la salle Mise en place extérieure Commission de sécurité Jeudi Ouverture 9 heures Accueil des participants Apéritif des Nations Soirée Mercredi Installation douches & sanitaires Accueil des exposants Contrôle des installations Reconnaissance Parade des Nations Reconnaissance Parade Lumineuse Mise en place fléchage FGWCF Ouverture du camping Répétition générale Vendredi Samedi Accueil des participants Réception VIP Parade lumineuse Concours de la moto éclairée Soirée Accueil des participants Parade des Nations Remise trophées GWEF Remerciements Diner de gala Spectacle / Concert Dimanche Rangement Démontage

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