GUIDE D ACCOMPAGNEMENT POUR LA CONSTITUTION DE GROUPES DE COMPARAISON D INDICATEURS DE GESTION MUNICIPAUX

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1 GUIDE D ACCOMPAGNEMENT POUR LA CONSTITUTION DE GROUPES DE COMPARAISON D INDICATEURS DE GESTION MUNICIPAUX Rédaction : Yves Gagnon, FCGA, OMA Consultant en gestion municipale Décembre

2 TABLE DES MATIÈRES 1.- PRÉSENTATION OBJECTIFS DES GROUPES SÉLECTION DES MUNICIPALITÉS...4 A. CRITÈRES...4 B. CONDITIONS PRÉALABLES STRUCTURE D UN GROUPE...5 A. CONSTITUTION...5 B. PARTICIPATION ET ENGAGEMENT...5 C. ORGANISATION DES RENCONTRES FONCTIONNEMENT...6 A. PREMIÈRE RÉUNION...6 B. PLAN DE TRAVAIL...6 C. COMMENT ÊTRE EFFICACES OUTILS POUR SE COMPARER...7 A. TABLEAU EXCEL...7 B. OUTIL ÉLECTRONIQUE INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES IDENTIFICATION D INDICATEURS PERSONNALISÉS...8 2

3 GUIDE D ACCOMPAGNEMENT POUR LA CONSTITUTION DE GROUPES DE COMPARAISON D INDICATEURS DE GESTION MUNICIPAUX 1.- PRÉSENTATION Les évaluations et commentaires recueillis auprès des 185 gestionnaires municipaux réunis le 28 janvier 2010 lors de l évènement Les indicateurs de gestion : au centre de vos décisions ont confirmé l utilité et la nécessité des indicateurs de gestion municipaux implantés depuis Les présentations des expériences municipales et du regroupement de gestionnaires municipaux de la Montérégie ont fait ressortir par une majorité de participants le besoin de créer des groupes homogènes de villes pour comparer et comprendre les indicateurs de gestion. Ces groupes serviraient de forum d échange et de discussion pour l analyse et l interprétation des résultats et l adoption d indicateurs additionnels pour les municipalités participantes. Ce guide d accompagnement a donc été intégré au plan d action du Comité des partenaires des indicateurs de gestion municipaux comme moyen pour favoriser l émergence de nouveaux groupes dans le but d encourager l utilisation et l intégration des indicateurs. 2.- OBJECTIFS DES GROUPES Pourquoi se regrouper? Comparer les résultats des indicateurs de gestion compilés annuellement dans le rapport déposé au conseil; Comprendre et analyser les écarts entre les municipalités; Discuter sur les façons de comptabiliser et de répartir les dépenses de rémunération, les frais généraux et d administration, les dépenses communes à plus d une activité, l amortissement et autres; Échanger sur les expériences qui ont contribué à améliorer les résultats et la gestion; Identifier et développer d autres indicateurs spécifiques aux municipalités regroupées; Améliorer les connaissances et les moyens d utiliser les indicateurs de gestion; Soutenir le développement d un réseau de contacts entre gestionnaires vivant des réalités semblables. 3

4 3.- SÉLECTION DES MUNICIPALITÉS A. Critères Les municipalités qui désirent se regrouper ont tout d abord à convenir des critères qui déterminent leur homogénéité. Par exemple : Tailles de population : moins de 1 000, entre et 4 999, entre et ; Limites territoriales : à l intérieur d une communauté métropolitaine (CMM pour Montréal ou CMQ pour Québec), d une municipalité régionale de comté (MRC), d une des 17 régions administratives du Québec; Municipalités non desservies par un système de traitement et de distribution de l eau potable; Municipalités non desservies par un système de traitement des eaux usées et par un réseau d égout sanitaire; Municipalités desservies par des services d agglomération; Municipalités faisant partie d une agglomération de recensement ayant un noyau urbain d au moins habitants; Municipalités ayant un pôle urbain en milieu rural; Une combinaison de ces critères. B. Conditions préalables Les municipalités ont ensuite à prendre et à tenir certains engagements. Chaque municipalité participante s engage à : Désigner un gestionnaire pour assurer la coordination avec les gestionnaires de sa municipalité et avec le groupe de municipalités; Susciter l implication et la responsabilisation des gestionnaires de la municipalité sous la gouvernance du directeur général; Promouvoir les travaux du groupe dans la gestion courante des activités de la municipalité; Rendre disponibles les données des résultats des indicateurs pour le dernier exercice financier à la date convenue. Les données financières utilisées pour le calcul de certains indicateurs sont non consolidées et ne concernent que l administration municipale. Il n est pas nécessaire d attendre de finaliser le rapport financier consolidé pour traiter le rapport annuel des indicateurs de gestion municipaux; 4

5 Partager l information disponible et les expériences vécues pour une meilleure connaissance et utilisation des indicateurs municipaux; Permettre que les travaux du groupe soient consultés par d autres municipalités et que leurs expériences soient diffusées. 4.- STRUCTURE D UN GROUPE A. Constitution La constitution d un groupe de municipalités est initiée par un directeur général ou un trésorier qui est responsable du rapport annuel des indicateurs de gestion et qui est conscient des avantages d un tel regroupement. Souvent une municipalité effectue déjà des comparaisons de données financières avec d autres municipalités. C est le point de départ pour solliciter la participation de collègues et démarrer le processus. C est l initiateur de la démarche qui assure habituellement la coordination du groupe. Selon le nombre de municipalités souhaité pour le regroupement, il peut être intéressant de l amorcer avec quelques représentants de ces municipalités. B. Participation et engagement Le gestionnaire désigné pour chaque municipalité s engage à participer aux travaux et à toutes les rencontres du groupe. Il est responsable de communiquer dans son organisation la nature et les conclusions des travaux du groupe de même que l information disponible pour promouvoir la mise en application des indicateurs dans la gestion opérationnelle et décisionnelle. C. Organisation des rencontres Le coordonnateur du groupe convoque les municipalités participantes à une première rencontre de démarrage. Pour réaliser les objectifs du groupe, un minimum de trois réunions par année est souhaitable, du moins pour la première année de la création du groupe. Le calendrier de ces rencontres est déterminé en fonction de la date convenue au préalable entre les municipalités pour rendre disponibles les données des résultats des indicateurs pour le dernier exercice financier. La période de mai à septembre est la plus propice afin de maximiser l utilisation des travaux du groupe pour la préparation des budgets de fonctionnement et d investissement. 5

6 5.- FONCTIONNEMENT A. Première réunion Lors de la réunion de démarrage, le canevas proposé pour l ordre du jour est le suivant: Objectifs du groupe; Rôle et responsabilités de chaque représentant; Engagement de chaque municipalité; Critères d homogénéité du groupe et validation; Suggestions pour élaborer un plan de travail en fonction des attentes du groupe; Date pour rendre disponible le rapport annuel des indicateurs de gestion; Calendrier de rencontres. B. Plan de travail L élaboration du plan de travail est l une des pièces maîtresses du succès du regroupement. Cette planification des travaux du groupe peut s effectuer sur une période de quelques années. Un suivi du plan est à mettre à l ordre du jour de chaque rencontre. Il est essentiel que ce plan respecte les objectifs du regroupement et qu il concilie les attentes des municipalités. Des exemples d actions à intégrer au plan de travail sont : Avant la première rencontre annuelle, compiler les données, les résultats, leur évolution et les informations des indicateurs de gestion, calculer les moyennes du groupe et identifier les écarts importants; Réunir annuellement tous les directeurs généraux et des gestionnaires du groupe pour une rencontre de travail; Organiser des rencontres de travail avec les gestionnaires responsables d une activité spécifique liée aux résultats des indicateurs ou à leur développement; Tenir un recueil de façons de faire et d expériences de municipalités du groupe qui ont contribué à améliorer les résultats et la gestion; Identifier et développer des indicateurs spécifiques aux municipalités du groupe dans le but de les intégrer dans leur gestion courante; Développer des tableaux de bord. 6

7 C. Comment être efficaces Comme pour toute réunion de travail, le succès est dans la préparation. Chaque participant respecte l échéancier des travaux préparatoires auquel il s est engagé. Le coordonnateur du groupe communique l ordre du jour avant chaque rencontre accompagné des documents de support disponibles. 6.- OUTILS POUR SE COMPARER A. Tableau Excel Un modèle de chiffrier est disponible pour transcrire les données et les résultats des indicateurs de gestion des municipalités du groupe et produire des rapports. Ce document est déposé sur le site du ministère des Affaires municipales, des Régions et de l Occupation du territoire (MAMROT) à l adresse suivante : B. Outil électronique Un outil est disponible sur le site Web du MAMROT, dans le Bureau municipal. Cet outil électronique permet aux municipalités, de façon simple et rapide, de suivre leur évolution et de situer le résultat de chacun de leurs indicateurs par rapport à un groupe de référence. Cet outil convivial permet de consulter les résultats des indicateurs obligatoires de la dernière année et des années antérieures. Un guide est disponible pour en faciliter l utilisation : INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES Pour comprendre et interpréter le résultat d un indicateur, il est très souvent nécessaire de décortiquer les données utilisées pour son calcul. Par exemple, pour les indicateurs de gestion en ressources humaines, une ventilation par catégorie d emploi est suggérée pour les cadres et contremaîtres, les professionnels, les cols blancs et les cols bleus, les policiers et les pompiers. Pour l indicateur du coût de l enlèvement de la neige par kilomètre de voie, connaître le coût du surtemps, de la rémunération excluant le surtemps, des contrats de déneigement, de la location de machinerie et véhicules, des dépenses de pierre, sable, sel et calcium ainsi que des dépenses communes donne des informations pour mettre en lumière les éléments distinctifs entre les résultats comparés. 7

8 En identifiant les éléments liés à chaque indicateur à analyser, les membres du groupe et les gestionnaires des municipalités participantes peuvent comprendre et expliquer les écarts et les particularités ainsi que les façons de faire. 8.- IDENTIFICATION D INDICATEURS PERSONNALISÉS Un autre logiciel de gestion des indicateurs est destiné aux organismes municipaux. Il leur permet de calculer les valeurs de tous les indicateurs développés pour faciliter leur gestion, soit plus de 120, y compris les indicateurs obligatoires et les indicateurs facultatifs. Le logiciel comprend notamment la définition des indicateurs et des données, la source des données, les facteurs qui peuvent influencer le résultat et le glossaire. Dans le cadre de ses travaux, le groupe peut choisir des indicateurs et les adapter à l aide de la liste des indicateurs déjà développés et disponibles sur ce logiciel. Il est également possible de définir de nouveaux indicateurs qui répondent aux préoccupations et aux besoins des municipalités. Le logiciel de calcul des indicateurs de gestion des organismes municipaux du Québec peut être téléchargé gratuitement à partir d'un serveur de HEC Montréal : nt_logiciel_idgmq.htm Pour les indicateurs de gestion développés en ressources humaines, il est également possible de consulter sur le site du MAMROT le Guide d utilisation des indicateurs de gestion municipaux en ressources humaines : 8