CAHIER DES CHARGES PORTAIL INTERNET DECLARATIF DE L ORDRE DES EXPERTS-COMPTABLES

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1 CAHIER DES CHARGES PORTAIL INTERNET DECLARATIF DE L ORDRE DES EXPERTS-COMPTABLES ORDRE DES EXPERTS-COMPTABLES CONSEIL SUPÉRIEUR Version juin 2000

2 SOMMAIRE 1 GÉNÉRALITÉ CONTEXTE OBJECTIF DU DOCUMENT PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE L ORDRE DES EXPERTS-COMPTABLES Qui sont les experts-comptables? Les missions des experts-comptables Le Conseil Supérieur de l Ordre des experts-comptables PROPOSITION CONTENU DE LA PROPOSITION REMISE DE LA PROPOSITION RELATION AVEC LE CS-OEC SOUMISSIONNAIRE CRITÈRES DE SÉLECTION DU SOUMISSIONNAIRE RELATION ENTRE LE PRESTATAIRE ET LE CS-OEC DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE PRÉSENTATION DU PORTAIL ENVISAGÉ SOLUTION ENVISAGÉE Exposé des besoins de l'étape ARCHITECTURE SOUHAITÉE Principes généraux Détail des échanges Spécifications fonctionnelles des destinataires Les échanges Télédéclarations fiscales EDI-TDFC & EDI-TVA Les échanges vers la DGI Les échanges vers les autres destinataires Déclarations sociales DUCS (message COPAYM) TDS Déclaration d'échange de biens (DEB) Organisation de la gestion du portail Spécifications des interfaces de gestion PRESTATIONS ATTENDUES APPROCHE MODALITÉS Découpage en lots Lot 1 : Maîtrise d'œuvre Lot 2 : Analyse fonctionnelle détaillée Lot 3 : Fourn iture des fonctions WEB Lot 4 : Fourniture des autres fonctions dont la messagerie Lot 5 : Exploitation Lot 6 : Assistance des utilis ateurs Modèle économique Volumétrie MODALITÉS COMPLÉMENTAIRES Modalités de réalisation et livraison des prestations Modalités de réception des prestations Pénalités ANNEXE A : LISTE DES SOCIÉTÉS CONSULTÉES ANNEXE B : FICHE DE PROPOSITIONS FICHE N 1 : PLANNING FICHE N 2 : PRIX...0 Portail déclaratif page 2

3 73 FICHE N 3 : COMPOSITION DU CONSORTIUM FICHE N 4 : LISTE DES RESPONSABLES...0 Portail déclaratif page 3

4 1 GENERALITE 11 CONTEXTE Dans le cadre de la mise en œuvre des téléprocédures sur Internet, le Conseil Supérieur de l'ordre des experts-comptables (CS-OEC) étudie la possibilité de compléter les modes de collecte des déclarations par un portail déclaratif pour la télétransmission aux administrations, aux organismes de gestion agréés (OGA), aux banques, aux organismes de protection sociale (OPS) des déclarations suivantes : dès aujourd hui les téléprocédures existantes : EDI-TDFC (Déclarations annuelles des résultats des entreprises), DUCS (Déclarations unifiées de cotisations sociales), DEB (Déclaration d Echanges de Biens) ; puis les téléprocédures à venir : TVA (deuxième semestre 2000), TP (Taxe Professionnelle), DADS-U (Déclaration Annuelle des Données Sociales Unifiées), DUE (Déclaration Unique d Embauche), CANAM (Déclaration des travailleurs non salariés non agricoles) ; et enfin à d'autres procédures hors du domaine déclaratif concernant notamment la collecte des extraits de comptes bancaires des entreprises. L objectif recherché consiste à proposer aux cabinets d expertise comptable un service Internet facile d accès et au moindre coût pour télétransmettre l'ensemble de leurs déclarations fiscales et sociales. Ce portail déclaratif permet de centraliser l envoi des déclarations fiscales et sociales via Internet par une couche de communication TCP/IP (protocole Internet). Il est avant tout destiné aux experts-comptables ou à leurs partenaires, mais doit également être prêt à accueillir, dans un second temps, les déclarations émanant directement d entreprises ou de groupements d entreprises. Seules l entrée et l identification de l émetteur du message s effectuent sur le portail envisagé. L intégralité des traitements est ensuite effectuée sur le site du prestataire retenu. Portail déclaratif page 4

5 12 OBJECTIF DU DOCUMENT Le présent document décrit le projet pour sélectionner un prestataire ou un groupe de prestataires réuni dans un consortium qui prendra en charge l ensemble des développements (routage, archivage, interfaces d'application avec les logiciels existants dans les cabinets, intégration, etc.) ainsi que l ensemble de l exploitation quotidienne du système. 13 PRESENTATION GENERALE DE L ORDRE DES EXPERTS- COMPTABLES 131 Qui sont les experts-comptables? Les experts-comptables sont des professionnels libéraux indépendants. Après une solide formation théorique et pratique, ils doivent obligatoirement, pour exercer la profession, être inscrits à l Ordre des experts-comptables, après avoir prêté serment. Ils sont soumis à une déontologie rigoureuse dans l'intérêt de leurs clients. Le métier d'expert-comptable a préexisté à l'organisation de la profession en ordre professionnel ; le métier de comptable, privé ou public, est en effet pratiqué depuis très longtemps. L origine remonterait en Mésopotamie, plus de 2000 ans avant Jésus-Christ. La première organisation importante de comptables en France fut créée en 1881 sous le nom de la société de comptabilité de France. C est elle qui divisa la discipline comptable en trois niveaux de compétence : tenue de livre, comptable et expert-comptable. Elle rassemblait tous les comptables salariés et libéraux. L Ordre des experts-comptables et des comptables agréés, placé sous la tutelle du Ministère des finances, est institué par la loi du 3 avril Il est redéfini par l ordonnance n du 19 septembre 1945 qui demeure le texte de base de l organisation actuelle en France. L ordonnance a été modifiée une première fois par la loi du 31 octobre 1968 qui a apporté un certain nombre de changements dans la définition légale des missions de l'expertcomptable et du comptable agrée et qui a supprimé le recrutement des comptables agréés. La loi du 8 août 1994, quant à elle, a supprimé toute référence à la notion de comptable agréé et a élargi le champ d'intervention des experts-comptables. 132 Les missions des experts-comptables L'expert-comptable intervient dans tous les secteurs de la vie collective : commerce et artisanat, services, industrie, agriculture, professions libérales, associations, secteurs public et parapublic. Les grandes missions confiées à l Ordre sont les suivantes : Portail déclaratif page 5

6 assurer la promotion de la profession, protéger les intérêts de ses membres, affirmer sa contribution à l évolution et au redressement de l économie du pays et préconiser toutes les mesures susceptibles d atteindre ces objectifs, et ce, dans l'intérêt général du public. 133 Le Conseil Supérieur de l Ordre des experts-comptables L'Ordre est représenté par le Conseil supérieur, dont le siège est 153, rue de Courcelles, Paris Cedex 17. Téléphone : Fax : URL : Le Conseil supérieur a seul qualité pour exercer, devant toutes les juridictions, tous les droits réservés à la partie civile, notamment par voie de citation directe devant les tribunaux répressifs, relativement aux faits portant un préjudice direct ou indirect à l'intérêt collectif de la profession d expert-comptable. Il est composé des présidents des 22 conseils régionaux et de membres élus. Le nombre des membres élus est égal au double de celui des présidents de conseils régionaux. Il élit parmi ses membres un bureau qui sont élus tous les deux ans au scrutin secret. Ce bureau est composé de quinze membres dont un président, sept vice-présidents, un trésorier et six assesseurs. Le Conseil supérieur élit également en son sein les membres des commissions. Il est organisé en secteurs d'activité, commissions et comités. Portail déclaratif page 6

7 2 PROPOSITION 21 CONTENU DE LA PROPOSITION Il est attendu en termes de proposition : une nouvelle formulation du contexte du projet de portail déclaratif du CSOEC et de la place du prestataire dans ce contexte, une présentation de la solution proposée, avec une description précise des moyens mis en œuvre pour réaliser les différentes prestations attendues par le CS-OEC (moyens techniques et procéduraux ainsi que les références aux normes ou standards utilisés), la configuration technique qui doit clairement indiquer la part logicielle, matérielle et organisationnelle incombant au prestataire et contenue dans sa proposition financière, l expression des moyens pour assurer la pérennité de la solution, un projet de plan de travail en conformité avec le planning souhaité par le CS-OEC, faisant apparaître les différentes étapes du développement, l identification des fournitures à livrer et la répartition des charges entre les intervenants proposés et la participation souhaitée du CS-OEC, un planning détaillé par prestation avec les points de contrôle (voir Fiche n 1 Planning), les modalités de réception des lots avec la vérification d aptitude au bon fonctionnement et la vérification de service régulier, et, en particulier les points d avancement qui devront valider des prestations intermédiaires, les références du prestataire dans des missions analogues et la possibilité de pouvoir visiter un ou plusieurs sites opérationnels ainsi que rencontrer des responsables de tels projets, les états financiers des trois dernières années si la société les possèdent et sinon les états financiers depuis l origine, l assurance de la continuité des prestations face aux incidents, les effectifs et la constitution de l équipe de travail du prestataire (voir Fiche n 3 Composition du consortium). les références des responsables et intervenants, le modèle de contrat du prestataire, les attestations d assurance en responsabilité civile, les charges et coûts par lots puis globalisés (voir Fiche n 2 Prix). Portail déclaratif page 7

8 Toute proposition incomplète sera considérée comme non conforme et ne sera pas prise en considération. 22 REMISE DE LA PROPOSITION La proposition, rédigée en langue française, comprendra au moins une version sur support papier accompagnée de la version électronique correspondante. La proposition sur support papier sera datée et signée. Une forme électronique de celle-ci sera également fournie sous le format Adobe Acrobat (pdf) sans protection sur la capture de texte. En outre, la proposition comportera une durée de validité supérieure ou égale à six mois et devra impérativement être remise avant le 9 août 2000 à 12 heures, à l adresse suivante : Conseil supérieur de l Ordre des experts-comptables Projet PORTAIL 153, rue de Courcelles Paris Cedex 17. et mcmancuso@cs.experts-comptables.org pour la version électronique. Un accusé de réception sera fourni au dépôt de la proposition. Portail déclaratif page 8

9 3 RELATION AVEC LE CS-OEC 31 SOUMISSIONNAIRE Le soumissionnaire au présent appel à propositions doit mettre en œuvre les moyens pour assurer, pour le compte du CS-OEC, l ensemble des prestations demandées dans cet appel à propositions pour une déclaration donnée. En effet, le CS-OEC n acceptera de propositions que de soumissionnaires répondant à l ensemble des services attendus pour la déclaration concernée. Dans un but de compréhension, ces prestations sont décrites par lot dans le présent document. Cependant, le CS- OEC ne prendra en considération que les réponses globales. Le soumissionnaire répondra soit seul soit en alliance avec d autres sociétés. Dans le cas d un consortium, le CS-OEC ne traitera qu avec un prestataire principal assurant le lot n 5 Exploitation du portail déclaratif. Les autres soumissionnaires étant considérés comme sous-traitants. Le soumissionnaire peut être : un fournisseur de services, un intégrateur, un service d hébergement et d exploitation. Les soumissionnaires devront donc mentionner, à l aide de la Fiche n 3 Composition du consortium, la déclaration concernée par leur proposition, leurs sous-traitants éventuels intégrés au sein de leur consortium, les logiciels du marché (ou les portails des sociétés de services) avec lesquels leur système sera interfacé, leur politique commerciale pour faciliter un déploiement rapide de leur solution auprès des éditeurs du marché. Une liste non exhaustive de sociétés consultées par le CS-OEC pour le portail Internet déclaratif est donnée en annexe A chapitre CRITERES DE SELECTION DU SOUMISSIONNAIRE La sélection du soumissionnaire est basée d une part, sur des critères qualitatifs : la compréhension du problème, l organisation, la démarche et la méthodologie proposées, la facilité d utilisation de la solution, la pérennité de la solution, Portail déclaratif page 9

10 le savoir-faire de la société comme par exemple la qualité dans des interventions similaires et la capacité à faire visiter un site opérationnel, la pérennité de la société, la constitution de l équipe, les références des intervenants et leurs compétences dans le domaine, Le respect du «business model» envisagé ; et d autre part, sur des critères quantitatifs : la conformité des plannings avec les délais de livraison des prestations, le coût global de l intervention, les modalités de financement, la compatibilité avec les solutions de connexion à Internet présentes dans les cabinets d'experts-comptables. Dans la suite de ce document, le ou les soumissionnaires retenus par le CS-OEC sont appelé(s) "le prestataire". 33 RELATION ENTRE LE PRESTATAIRE ET LE CS-OEC Pour le CS-OEC, le responsable social est Jean Saphores et le responsable du projet de portail déclaratif est Gérard Patouillère. Le prestataire devra désigner des personnes responsables vis-à-vis du CS-OEC (voir Fiche n 4 Liste des responsables). Pour le CS-OEC, une personne sera assignée à la maîtrise d ouvrage et aura un assistant apte à le suppléer. De même, il sera demandé au prestataire de désigner une personne chargée du pilotage et du suivi de projet ainsi qu un assistant. En cas d escalade sur incidents, le prestataire devra désigner la ou les personnes respons a- bles avec leur titre respectif. 34 DROITS DE PROPRIETE INTELLECTUELLE L ensemble des développements spécifiques à la solution de mise en œuvre sera dévolu au CS-OEC en pleine propriété, selon des modalités qui seront fixées dans le contrat entre le CS-OEC et le prestataire retenu. Portail déclaratif page 10

11 4 PRESENTATION DU PORTAIL ENVISAGE La profession comptable souhaite se doter d un outil de télétransmission par Internet des déclarations administratives afin de compléter l ensemble des solutions offertes par les partenaires habituels. Ce projet de portail déclaratif se développera en quatre étapes afin d obtenir un site complet de services aux experts-comptables et de s harmoniser avec les autres travaux de la profession (signature et archivage électroniques notamment) : 1. Réseau déclaratif en mode messagerie offrant au plus grand nombre un moyen simple, peu coûteux, sécurisé et s intégrant au mieux dans l architecture informatique de chaque cabinet pour effectuer les déclarations périodiques de leurs clients ; un site WEB de gestion dudit réseau et mise en place d'un tableau de suivi des déclarations ; 2. Un site WEB d informations, de références et de mises à jour sur les téléprocédures. Ce site pourrait centraliser les fichiers de référence indispensables au bon paramétrage des logiciels déclaratifs, en particulier dans le domaine social (code activités, code caisses, etc.). Ce site sera aussi le lieu de gestion de la qualification des logiciels produisant des télédéclarations ; 3. Une offre d EFI complétera le dispositif précédent permettant la saisie de formulaires en mode interactif sur le serveur WEB, à l'exclusion des téléprocédures mises en place par les administrations, leur validation par l expert-comptable (ou l entreprise) puis leur routage vers les destinataires ; 4. Ouverture du portail déclaratif aux flux d informations du cabinet et en particulier le transport des informations bancaires des clients. Le présent cahier des charges ne concerne que la première étape du projet de portail envisagé. 41 SOLUTION ENVISAGEE 411 Exposé des besoins de l'étape L environnement télédéclaratif français est hétérogène : Multiplicité de format d échanges : Les déclarations fiscales sont en langage EDIFACT (la période actuelle où cohabitent les formats TDFC et EDI-Liasse s achève avec la campagne 2001), Les déclarations sociales (annuelles et mensuelles) sont dans des formats divers ; la convergence des formats si elle est inéluctable nécessite du temps : il faut donc gérer la mixité, Les autres déclarations et travaux sectoriels, avec ou sans les administrations décentralisées, sont proposés dans des formats divers y compris des formats propriétaires ou XML (par exemple XBRL) ; Multiplicité des supports de communication (principaux) : Portail déclaratif page 11

12 Protocoles messagerie : TEDECO, X400, Internet (TCP/IP), Protocoles point à point : PESIT (CFT), Physique (pour mémoire) : bandes, cartouches, disquettes ; Multiplicité des obligations selon les destinataires : Dates limites des déclarations, Sécurisation informatique, Accusés de réception/comptes rendus de traitement, Traçabilité des échanges, Archivage électronique, Gestion des mandats (papier et électronique), Confidentialité ; Pluralité des destinataires (y compris d une même information) : Direction Générale des Impôts, Organismes Sociaux, Assurances, Greffes des Tribunaux de Commerce, I.N.P.I., Organismes de Gestion Agréés, Experts-comptables, Commissaires aux comptes, Avocats-conseils, Banques, Banque de France, Assurances Crédits et Banques de données, Entreprises, Tiers archiveurs, Direction générale des douanes, etc. Face à cette multiplicité, le cabinet doit multiplier les solutions techniques et organisationnelles. L objectif du portail est d apporter une unification de "l interface" de ces télédéclarations en respectant les contraintes de chacune d elles : Il n'est pas envisagé dans cette première étape de mettre en place un service de transcodification entre des standards de fichiers ; ces opérations peuvent être proposées par différents acteurs dans le paysage comptable actuel ; le transport des informations vers ces opérateurs pourra cependant être assuré par le portail ; La multiplicité des supports est conditionnée par le choix des destinataires finaux. En l absence de consensus sur les protocoles Internet qui permettrait une banalisation des échanges, il faut un "étage" intermédiaire. Le portail peut apporter la solution intermédiaire qui permettrait de collecter les déclarations via Internet, puis les convertir sans altération dans le protocole du destinataire. Le respect des obligations déclaratives demandées par chaque destinataire est à la charge du portail en particulier dans le domaine de la sécurisation des échanges ou de la gestion des messages de contrôles et d'anomalies. Les contraintes de date de dépôt Portail déclaratif page 12

13 sont particulièrement importantes. Le portail devra donc s assurer que l expertcomptable ayant réalisé les formalités dans les délais requis ne pourra pas être pénalisé par un dysfonctionnement technique grâce à un système d'horodatation approprié ; Une même information peut être transmise à plusieurs destinataires. La règle d organisation "naturelle" est la génération de plusieurs messages pour chacun d entre eux. Actuellement, les concepts de la multidistribution permettent la génération d un seul message ayant une entête complexe indiquant les destinataires finaux. Il est indispensable de conserver cette possibilité de confier au portail la gestion du nouvel acheminement et des tables de routage (protocole, adresse, contraintes fonctionne lles). Il doit être possible au travers de ce portail de véhiculer des messages ordinaires à envoyer sur le réseau Internet ou à les recevoir. 42 ARCHITECTURE SOUHAITEE 421 Principes généraux L idée directrice du portail est l utilisation de protocoles banalisés de moindre coût avec le cabinet. Pour assurer la qualité nécessaire aux télédéclarations, la liaison cabinet/portail est soumise à des contraintes fonctionnelles particulières qui sont exposées ci-après. Les autres besoins sont liés aux cahiers des charges des différents partenaires des télédéclarations. Le schéma suivant résume les types d'échanges envisagés et les besoins de chaque étape : Expert-comptable Portail Déclaratif Traitement de la distribution Destinataire "Internet" Destinataire "non Internet" 8 Portail déclaratif page 13

14 ARCHITECTURE GENERALE Chaque expert-comptable doit disposer d une boîte aux lettres (BAL) Internet de télédéclaration. Le nom de la BAL est de la forme : cabinet@declare.net 1.. Un cabinet peut éventuellement disposer de plusieurs BAL si son organisation le requiert. L expert-comptable ne souscrit pas un nouvel abonnement Internet mais utilise son fournisseur habituel (s il ne dispose pas d abonnement, il pourra utiliser l offre e-expert de la profession ou éventuellement une des offres du marché). Le cabinet paramètre son logiciel de messagerie pour ouvrir le nouveau compte de déclaration et effectuer les dépôts directement dans le serveur SMTP du Portail. Toute liberté est laissée au soumissionnaire pour proposer des solutions avancées de sécurité des échanges entre le cabinet et le serveur SMTP de déclaration. Toutefois, celles-ci doivent respecter les points suivants : La compatibilité doit être assurée avec les principaux clients de messagerie et logiciel de gestion "proxy-mail" du marché ; Les solutions de sécurité ne doivent pas nécessiter d investissements complémentaires pour le cabinet ; Les solutions proposées ne doivent pas parasiter les autres comptes de messagerie du cabinet. 422 Détail des échanges Une déclaration ou un ensemble de déclarations pour un même destinataire s effectue par envoi d un message (au sens de la messagerie) et de sa pièce jointe : Le destinataire (D) est indiqué dans l adresse du message (au sens de la messagerie) ; La déclaration ou l'ensemble de déclarations par message est inclus dans la pièce jointe audit message. L'objet du message est laissé libre, selon le destinataire il doit parfois respecter une structure particulière. Après dépôt dans le serveur SMTP de déclaration du message (étape ❶ du schéma cidessus), le serveur accuse une réception horodatée du dépôt du message (étape ❷). Cet AR complète explicitement le dépôt dans la boîte d'envoi du courrier. Cette fonction d horodatation avec AR est essentielle puisqu elle marque la prise en charge de la déclaration par le portail à l'heure de référence du portail. Le mode d horodatation est laissé à l appréciation du soumissionnaire. La solution retenue sera soumise à l appréciation des destinataires afin d obtenir une reconnaissance de la datation. Tous les messages déposés suivent le même traitement : 1 Nom générique pour ce document à remplacer in fine par le nom du portail. Portail déclaratif page 14

15 Archivage des dépôts (❶) et des accusés explicites de réception (❷) ; Recherche de la "nature" du destinataire à partir de l adresse destinataire D : La recherche de la nature du destinataire (étape ❹) se fonde sur un fichier de référence interne au portail dont la gestion est détaillée au chapitre 45. Les éléments essentiels de ce fichier sont : - Alias du correspondant au sein du portail sous la forme : destinataire@declare.net, par exemple : dgi@declare.net, cga96@declare.net. - Les moyens de communication acceptés par le correspondant sont : Internet, Tedeco, X400, PeSIT (CFT). NB - Cette liste est susceptible d ajouts en fonction des demandes de nouveaux destinataires (ETEBAC, FTP, etc.). - Ajouts de sécurités et de fonctions complémentaires nécessaires pour le destinataire (Sécurité DGI par exemple). Si l adresse du correspondant n existe pas dans la base de référence le portail supposera un destinataire Internet. Le portail ouvrira une adresse particulière multi@declare.net 2 multidistribution. pour permettre la En fonction du profil du destinataire, il faut exécuter les fonctions suivantes : Destinataire Internet sans traitement complémentaire à effectuer (❸). Le portail assure la distribution horodatée du message et s assure du dépôt dans la boîte aux lettres du destinataire (analyse des éventuels messages d erreur Internet de suivi de distribution) ; Destinataire non Internet et/ou traitement complémentaire à effectuer (il est rappelé que le portail est partenaire EDI-DGI sans sous-traitance possible (❼)) : - Le portail doit assurer la conversion de protocole et ajouter les dispositifs de sécurité éventuellement demandés par le destinataire (par exemple : signature DGI). Le portail connaît la nature du destinataire au moyen du profil. Il connaît aussi son adresse électronique réelle. L utilisation par le cabinet d un alias identifiant le destinataire simplifie les opérations de mise à jour en cas de changement du profil du destinataire. Il est possible d utiliser le profil pour faire un simple changement de nom d adresse internet. - Il est intéressant de pouvoir regrouper des messages, éventuellement en provenance d émetteurs différents, vers un seul destinataire. Ceci est particulièrement vrai si le protocole final est de type point à point (PESIT (CFT)). Dans ce schéma, le portail doit assurer la traçabilité des groupages et la création des accusés de réception vers chaque émetteur individuel. De même, en cas d accusé de réception global de la part d un destinataire, il devra régénérer autant d accusés de réception que de messages initiaux (❺ & ❽). 2 Nom pour l exemple. Portail déclaratif page 15

16 - Les messages de retour des destinataires sont envoyés au portail qui assure symétriquement à l expédition le rapprochement avec le groupage effectué et la conversion de protocole pour déposer le message dans la boîte aux lettres déclarative du cabinet (étape ❻). Si le cabinet a demandé une multidistribution, le portail reçoit le message à l adresse générique. Il analyse le contenu de l entête et à partir des éléments identifiant les destinataires de la multidistribution et des alias du paragraphe précédent, il génère les écha nges correspondants. Les problématiques des accusés de réception et du groupage/dégroupage sont identiques à celles du paragraphe précédent. 423 Spécifications fonctionnelles des destinataires 4231 Les échanges Un cabinet peut préparer un ou plusieurs messages suivant le nombre de destinataires à informer et les informations demandées. Un ensemble de données peut être transcrit dans un groupe de fichiers, dénommé dans ce qui suit groupe fonctionnel 3. Chaque groupe fonctionnel est caractéristique d un type de données particulier (exemple : éléments d information d une déclaration fiscale). Un interchange 4 peut comprendre plusieurs groupes fonctionnels comprenant pour chacun d entre eux plusieurs messages regroupés par nature : 1er groupe fonctionnel : tous les messages de type A, 2ème groupe fonctionnel : tous les messages de type B, etc. Ainsi, les contenus des documents sont codifiés à la suite. Il s agit de différencier les séries de caractéristiques alphanumériques par des indicateurs. Ceux-ci prennent la forme de début et de fin d un ensemble ou d un groupe. De cette façon, on peut organiser l envoi ou l interchange comme indiqué dans le schéma ci-dessous. Un interchange peut comprendre plusieurs groupes fonctionnels contenant chacun des messages ayant la même structure. Chaque message comprend une section en-tête, une section corps et une section résumé. L en-tête contient, de façon optionnelle, des informations qui peuvent faciliter l identification et le traitement des messages par le partenaire receveur : objet, référence, importance, informations complémentaires sur l émetteur, etc. Il peut comprendre égale- 3 Groupe fonctionnel : message (ou plusieurs messages du même type) débutant par un segment de service d en-tête et se terminant par un segment de service de fin (ISO 9735). 4 Interchange : communication d un partenaire à un autre consistant en une combinaison structurée de messages et de segments de service commençant par un en-tête de contrôle et se terminant par une fin de contrôle (ISO 9735). Portail déclaratif page 16

17 ment des informations permettant au système informatique récepteur d avoir une vision rapide des informations reçues et d effectuer des sélections, classements, etc. Le corps contient les données proprement dites qui peuvent être de différents types correspondant à différents codages. Une grande souplesse est ainsi offerte pour le transport des informations comme, par exemple, l indication de l alphabet utilisé, les informations définies par accord entre les correspondants, télécopie, télétex, données chiffrées, etc. En-tête d'interchange En-tête du groupe fonctionnel A En-tête du message B Détail du message B Fin du message B En-tête du message C Détail du message C Fin du message C En-tête du message D Détail du message D Fin du message D Fin du groupe fonctionnel A En-tête du groupe fonctionnel E En-tête du message F Détail du message F Fin du message F Fin du groupe fonctionnel E Fin d'interchange Organisation de l interchange Les paragraphes suivants résument, sans être exhaustifs, les spécificités de chaque destinataire. Ils permettent de comprendre les traitements à effectuer dans les fonctions de transfert 2 & 3. Nous invitons les candidats à se reporter aux cahiers des charges respectifs de chaque destinataire (cédérom mai 2000 des téléprocédures, sites des destinataires, site EDIFICAS) Télédéclarations fiscales EDI-TDFC & EDI-TVA Ces deux téléprocédures ont comme destinataire final la Direction Générale des Impôts (DGI). Portail déclaratif page 17

18 La téléprocédure EDI-TDFC permet également la transmission des messages vers d'autres destinataires finals (organismes de gestion agréés, banques, commissaires aux comptes, etc.). Elle peut donc faire appel à la multidistribution. Les scénarios sont décrits dans le Volume 1 chapitre 3 du cahier des charges EDI-TDFC (voir cédérom 2000) Les échanges vers la DGI Les échanges vers la DGI ne peuvent se faire que par l'intermédiaire d'un partenaire EDI DGI (PED) habilité. Le portail doit donc obtenir l'habilitation (cf. Volume 2 chapitre 3 du cahier des charges EDI-TDFC). Pour l'obtenir, il doit respecter un certain nombre d'obligations décrites dans les cahiers des charges EDI-TDFC et EDI-TVA (Volume 2). Les principales obligations pour être habilité sont : La signature d'une convention "DGI - PARTENAIRE EDI", La déclaration à la CNIL, La gestion des mandats, L'obtention de l'attestation de Conformité EDIFICAS, La non divulgation de l'algorithme de transformation du code FRP (Fichiers des Redevables Permanents) à des destinataires autres que la DGI, La sécurisation électronique des échanges avec génération du message AUTACK, Le respect du calendrier de transmission, Le respect des délais d'envois, L'utilisation des protocoles de transmission acceptés par la DGI, Le traitement des accusés de réception, comptes rendus de traitement. La plupart de ces obligations doivent être assurées par la mise en place d'une solution informatique appropriée. Gestion des mandats Le déclarant doit souscrire un contrat d'adhésion à la procédure, il mentionne expressément le partenaire EDI DGI mandaté et donc habilité à effectuer les transmissions pour son compte. Le PED doit donc gérer une table des mandats par cabinet afin de s'assurer qu'il peut effectuer le transfert. C'est au cabinet qu'il appartient d'informer le portail qu'il détient un mandat. Attestation de conformité des fichiers EDIFACT Afin de faciliter la phase d exploitation des procédures EDI-TDFC et EDI-TVA, notamment en période fiscale, et d'éviter des anomalies de syntaxes EDIFACT dans les messages, une procédure d'attestation de conformité de la structure des fichiers est mise en place. Portail déclaratif page 18

19 Cette procédure donne lieu à la délivrance d une attestation émise par EDIFICAS. Le répertoire des attestations délivrées est détenu par EDIFICAS. Tout fournisseur de logiciel émetteur de messages doit donc obtenir cette attestation pour les fichiers "sortis" issus de l'application. Cette attestation est attribuée par module émetteur de messages. L'attestation des fichiers "sortis" conditionnent l agrément d un partenaire EDI DGI par la DGI (cf. Volume 2 chapitre 3). Pour déterminer les problèmes de responsabilité, un partenaire EDI DGI a l'obligation de n accepter que des fichiers attestés. En conséquence, il doit mettre en place une table contenant la liste de logiciels attestés Cette table permettant de vérifier l'exactitude des informations concernant l'attestation. Ces informations sont contenues dans la partie entête du message. Le partenaire EDI DGI recevant des messages en provenance de logiciels titulaires d'un numéro d'attestation, son logiciel étant lui-même attesté, peut substituer son propre numéro à celui de l'émetteur en vertu d'une transitivité des tests. Les tests doivent se dérouler de préférence avant la période fiscale (septembre à décembre de chaque année). Ils sont exigés à chaque modification importante des logiciels ou à chaque modification du présent cahier des charges impliquant une modification de structure des messages. Si un même module de création de messages est mis en œuvre dans plusieurs applications, une seule procédure d'attestation est exigée. La mise en place prochaine de la signature institutionnelle des experts-comptables perme t- tra de garantir l intangibilité du détail des messages transmis contenu dans la partie détail du message. Par conséquent, le partenaire EDI DGI ne doit pas altérer ce détail, sa responsabilité pouvant être engagée Transformation du code FRP Le code FRP permet à la DGI d'identifier le déclarant ; seul le PED détient l'algorithme permettant de constituer le numéro FRP complet. Le portail doit donc assurer la transfo r- mation du code FRP (code de 15 caractères porté à 19 par un algorithme de calcul). Sécurisation électronique des échanges Les échanges sont soumis obligatoirement à la sécurisation électronique. Par conséquent le portail devra générer par interchange un message AUTACK contenant la sécurisation. Cette opération de sécurisation électronique est assurée par un système à cartes magnétiques. Il est donc nécessaire de pouvoir assurer la fonction de sécurisation électronique de façon permanente (en dehors des heures et jours ouvrables) et tout particulièrement en période de date limite des dépôts. Calendrier de transmission - Délais d'envoi Les échanges vers la DGI peuvent se faire par groupage des messages reçus. Cette possibilité est intéressante dans la mesure où elle évite une connexion permanente, un envoi au fil de l'eau des messages et donc une mise en œuvre de la signature à chaque instant. Elle nécessite la prise en compte du calendrier de transmission et des délais d'envois afin de ne pas dépasser les dates limites. En cas de rejet de la transmission par la DGI, il y a lieu de tenir compte également des délais impartis pour procéder à une nouvelle émission des messages. Portail déclaratif page 19

20 Utilisation des protocoles de transmission acceptés par la DGI La DGI accepte uniquement les protocoles de transmission TEDECO et CFT, par conséquent le portail devra obligatoirement assurer la transformation de protocole. Retraitement des accusés de réception - Comptes rendus de traitement La DGI renvoie des accusés de réception et des comptes rendus de traitement sous forme de messages EDIFACT. A un dépôt de message donné correspond un retour. Si la possibilité de groupage a été utilisée, le traitement des accusés réception et des comptes rendus de traitement nécessite un dégroupage pour permettre leur réexpédition vers l'émetteur initial des messages. Lors de la réception des accusés de réception et des comptes rendus de traitement une analyse des anomalies est nécessaire afin de déterminer si celles-ci proviennent du portail PED ou de l'émetteur initial. Dans le premier cas la correction devra être apportée par le portail, dans le second cas les anomalies seront renvoyées vers l'émetteur initial des messages. Le retour des accusés de réception et des comptes rendus de traitement nécessite de retrouver l'adresse réseau de l'émetteur initial, le portail devra donc gérer une table contenant les coordonnées réseau des différents émetteurs ainsi que des tables temporaires de correspondance entre les messages initiaux et les messages finals aux destinataires Les échanges vers les autres destinataires Attestation de conformité Les autres destinataires imposent également l'obtention d'une attestation de conformité. Gestion du code FRP Lorsque le message est envoyé à un destinataire final autre que la DGI ou qu un partenaire EDI DGI (dont les OGA), il ne doit pas comprendre le code FRP. Lors de la transmission vers le destinataire final autre que la DGI ou qu un OGA, le partenaire EDI DGI doit supprimer dans le message le code FRP. Cette opération est plus particulièrement mise en œuvre lors de l'opération de multidistribution. Retraitement des accusés de réception - Comptes rendus de traitement Le retraitement des accusés de réception et des comptes rendus de traitement devra être mis en œuvre également pour tous les autres destinataires des messages. Opération de groupage/dégroupage Le portail reçoit du cabinet des messages contenant plusieurs déclarations d'entreprises différentes destinées à un même destinataire. Le portail réexpédie lesdits messages audit destinataire et reçoit en contrepartie les accusés de réception d'application au fil de l'eau ou groupés par lot correspondant aux envois ou à tout autre critères (jour, semaine, etc.). Il faut alors effectuer une opération de suivi individuel de chaque déclaration. Tests CANAM (cf. Volume 7 chapitre 1 du cahier des charges EDI-TDFC) Les tests permettent de s'assurer de la qualité de la relation entre les relais de communication et la CANAM surtout en matière de protocole de transmission. Par conséquent, pour obtenir l'habilitation de la CANAM, le portail doit effectuer des tests avant toute transmission réelle. Portail déclaratif page 20

21 Utilisation des protocoles de transmission acceptés Les autres destinataires acceptent uniquement les protocoles de transmission TEDECO, PESIT (CFT) et Internet sécurisé ; par conséquent le portail doit obligatoirement assurer la transformation de protocole Déclarations sociales Il n'y a pas de mise en œuvre de la multidistribution dans les téléprocédures sociales. Un message ne peut-être envoyé qu'à un seul destinataire. Utilisation des protocoles de transmission acceptés Les OPS acceptent les protocoles de transmission X400, TEDECO, PESIT (CFT) et Internet sécurisé ; par conséquent le portail doit obligatoirement assurer la transformation de protocole DUCS (message COPAYM) TDS Tests Les tests permettent de s'assurer de la qualité de la relation entre les relais de communication et les Ops (Organisme de protection sociale) surtout en matière de protocole de transmission. Par conséquent pour obtenir l'habilitation auprès des Ops, le portail devra effectuer des tests avec chaque Ops (URSSAF, ASSEDIC, Caisses de retraites). Calendrier de transmission - Délais d'envois L'absence de respect du calendrier des dépôts peut entraîner une lourde pénalité pour le déclarant, il est donc impératif de ne pas dépasser les dates limites. En cas de rejet de la transmission par un OPS, il y a lieu de tenir compte également des délais impartis pour procéder à une nouvelle émission des messages. Retraitement des accusés de réception Chaque Ops renvoie des accusés réception, un accusé par dépôt. Compte tenu de cette règle, il n'est pas possible dans l'état actuel de la procédure de procéder à un groupage des envois par le portail. Par conséquent, il n'y aura pas de fonction de dégroupage à mettre en œuvre lors du retraitement des accusés réception. Néanmoins cette possibilité pourra faire l'objet d'une future version de la procédure. Lors de la réception des accusés de réception et des comptes rendus de traitement, une analyse des anomalies est nécessaire afin de déterminer si celles-ci proviennent du portail PED ou de l'émetteur initial. Dans le premier cas la correction devra être apportée par le portail, dans le second cas les anomalies seront renvoyées vers l'émetteur initial des messages. La DADS (Déclaration annuelle des données sociales) dématérialisée doit être transmise à chaque centre TDS (CTDS) régional dont dépend le déclarant. Tests Les tests permettent de s'assurer de la qualité de la relation entre les relais de communication et les CTDS surtout en matière de protocole de transmission, ils sont donc fortement recommandés. Portail déclaratif page 21

22 Cependant il est possible d'obtenir auprès des CTDS un programme de contrôle permettant de vérifier le fichier avant envoi. Calendrier de transmission - Délais d'envois L'absence de respect du calendrier des dépôts peut entraîner une lourde pénalité pour le déclarant, il est donc impératif de ne pas dépasser les dates limites. En cas de rejet de la transmission par un CTDS, il y a lieu de tenir compte également des délais impartis pour procéder à une nouvelle émission des messages. Retraitement des accusés de réception Chaque CTDS renvoie des accusés réception papier. Lors de la réception des accusés de réception et des comptes rendus de traitement une analyse des anomalies est nécessaire afin de déterminer si celles-ci proviennent du portail PED ou de l'émetteur initial. Dans le premier cas, la correction devra être apportée par le portail, dans le second cas, les anomalies seront renvoyées vers l'émetteur initial des messages Déclaration d'échange de biens (DEB) La direction nationale des statistiques du commerce extérieur (DNSCE) ainsi que les centres interrégionaux de saisie de données sont habilités à recevoir des déclarations d'écha n- ges de biens par voie informatique. Tests Après une période de tests pendant laquelle l'administration vérifie le respect des spécifications du cahier des charges, celle-ci donne l'autorisation à l'entreprise de transmettre des déclarations d'échange de biens par voie informatique. L'entreprise signe alors une convention avec l'administration des douanes qui lui attribue un numéro d'habilitation et un mot de passe confidentiel devant être indiqués à chaque envoi. Retraitement des accusés de réception L'administration accuse réception de chaque envoi de déclarations dématérialisées en ind i- quant si les déclarations sont acceptées ou rejetées. Lors de la réception des accusés de réception et des comptes rendus de traitement une analyse des anomalies est nécessaire afin de déterminer si celles-ci proviennent du portail PED ou de l'émetteur initial. Dans le premier cas la correction devra être apportée par le portail, dans le second cas les anomalies seront renvoyées vers l'émetteur initial des messages. Calendrier de transmission - Délais d'envois L'absence de respect du calendrier des dépôts peut entraîner une lourde pénalité pour le déclarant, il est donc impératif de ne pas dépasser les dates limites. En cas de rejet de la transmission par l'administration, il y a lieu de tenir compte également des délais impartis pour procéder à une nouvelle émission des messages. Utilisation des protocoles de transmission acceptés Les douanes acceptent les protocoles de transmission TEDECO, X400, PESIT (CFT) et Internet sécurisé ; par conséquent le portail doit obligatoirement assurer la transformation de protocole. Portail déclaratif page 22

23 424 Organisation de la gestion du portail Chaque cabinet possède un seul compte de télédéclaration mais peut ouvrir pour ce compte plusieurs boîtes aux lettres déclaratives (BAL). Plus particulièrement : La création, la modification, la fermeture du compte déclaratif et des BAL associées sont du ressort direct du CS-OEC qui effectue cette administration à distance par l intermédiaire d un profil d accès spécifique ; Une demande d ouverture de compte, de BAL, etc., est effectuée par l expertcomptable à l'aide de l envoi d un formulaire (téléchargeable sur le site du portail) dans un courrier électronique spécifique comme par exemple : enregistrement@declare.net ; Le CS-OEC vérifie l existence du cabinet dans la base du tableau des membres de l Ordre, émet éventuellement une facture (en fonction du modèle économique retenu) vers le cabinet ; à réception du règlement, il initialise les prestations choisies par le cabinet et envoie à ce dernier les codes d accès pour configuration ; Le cabinet peut ensuite effectuer lui-même la gestion de son profil et la sélection de ses destinataires habituels (par rapport à la base de référence) ; Périodiquement (une à deux fois par an), une procédure automatique de rapprochement des comptes de déclarations ouverts et du tableau de l Ordre est déclenchée pour identifier les cabinets qui ont été radiés et procéder à leur suppression dans le portail déclaratif ; Une procédure spécifique est également établie pour l ouverture du portail déclaratif aux entreprises. 425 Spécifications des interfaces de gestion La gestion du portail implique la mise en œuvre de plusieurs interfaces pour la maintenance des différentes bases de données. En attente de la généralisation de la signature électronique des experts-comptables (projet SINE), les fonctions d administration seront protégées par des identifications Utilisateur/Mot de passe. Les spécifications demandées seront affinées et complétées pendant l analyse fonctionnelle détaillée. Le portail doit être suffisamment paramétrable pour accepter dans l avenir des spécifications nouvelles liées à de nouveaux partenaires destinataires. Chaque cabinet possède un seul compte télédéclaratif mais peut ouvrir pour ce compte plusieurs boîtes aux lettres (BAL). Les interfaces suivantes sont pressenties : Gestion du compte télédéclaratif d un expert-comptable : Demande d ouverture d un compte télédéclaratif pour un cabinet, Accord de l ouverture du compte par le CS-OEC, signification au cabinet, Portail déclaratif page 23

24 Suspension d'un compte par le CR-OEC / CS-OEC, Clôture d un compte par le CS-OEC ; Gestion des BAL d un expert-comptable : Gestion de l ouverture/fermeture de BALs secondaires d un compte télédéclaratif. Cette procédure permet de rendre autonome les cabinets secondaires après que le cabinet principal ait demandé l ouverture du compte. Un cabinet doit pouvoir ouvrir autant de BAL que nécessaire pour "coller" à son organisation ou à son environnement, Gestion individuelle des comptes secondaires (changement des mots de passe, fermeture d une BAL, etc.), Mode de fonctionnement de la BAL : - Suivi par courrier électronique (accusés de réception, messages retour, etc.), - Suivi sur site WEB avec mot de passe spécifique, Liste des boites aux lettres, avec ses caractéristiques : - Date d ouverture, - Date de fermeture, - Demandeur, - Profil, - etc. Gestion des mandats de télédéclarations ; Gestion WEB des comptes d un expert-comptable : Liste des messages émis, Liste des messages reçus, Etat des messages, suivi de la distribution et des AR ; Gestion des profils des destinataires : Ouverture du compte par un destinataire, Avertissement et validation de l ouverture par le CS-OEC ; Gestion du profil de chaque destinataire : - Identification, - Alias dans le portail, - Traitements complémentaires : Sécurité, Cryptage, etc., - Scénarios des échanges : Groupage autorisé, Accusés de réception, etc., - Pour chaque protocole accepté : Type de protocole, Adresse finale, Caractéristiques mises en œuvre, etc. Portail déclaratif page 24

25 - Gestion de la BAL de destination au sein même du portail ; Statistiques de trafic et diverses sur l'origine des émissions et les destinataires. Portail déclaratif page 25

26 5 PRESTATIONS ATTENDUES 51 APPROCHE Pour la présentation des besoins, le projet de portail déclaratif est découpé en lots selon une approche fonctionnelle homogène qui est définie ci-après : TRAVAUX D'ANALYSE, DE TESTS ET DE MISE EN PLACE SUIVI CONTRACTUEL LOT 1 : MAITRISE D'ŒUVRE LOT 2 : ANALYSE FONCTIONNELLE DETAILLEE LOT 3 : FOURNITURE DES FONCTIONS WEB LOT 4 : FOURNITURE DES AUTRES FONCTIONS DONT MESSAGERIE LOT 5 : EXPLOITATION DU PORTAIL DECLARATIF LOT 6 : ASSISTANCE DES UTILISATEURS Temps La maîtrise d ouvrage est réalisée par le CS-OEC éventuellement assisté d un ou de plusieurs conseils hors de ce présent appel à propositions. De plus, le CS-OEC se réserve le droit de commander tout ou partie des lots décrits dans ce présent appel à propositions. 52 MODALITES 521 Découpage en lots Le découpage en lots est prévu comme suit : Lots Description 1 Maîtrise d œuvre (gestion du projet, coordination des relations avec les destinataires, etc.) Portail déclaratif page 26

27 2 Analyse fonctionnelle détaillée 3 Fourniture des fonctions WEB 4 Fourniture des fonctions de messagerie, conversions de protocoles, groupage/dégroupage, multidistribution, gestion des accusés de réception et reroutage des messages en retour. Fourniture des kits/guides de paramétrage des accès au portail au sein du cabinet. 5 Exploitation 6 Assistance des utilisateurs (Experts-comptables). La formation des utilisateurs sera assurée au travers de l organisme de formation de la profession par des stages spécifiques inter-cabinets ou au travers des séminaires existants Lot 1 : Maîtrise d'œuvre Finalité Gérer l ensemble le développement du portail et son déploiement. Contenu Pilotage et planification du projet. Le prestataire assurera : la maîtrise d œuvre du projet de portail sur toute sa durée ; le pilotage et le contrôle des différentes sous maîtrises d œuvre. En collaboration avec le CS-OEC, le prestataire établit : le calendrier détaillé de réalisation des différents lots lors du lancement de la mission et la liste des tâches intermédiaires et de leurs points de contrôle d avancement et de qualité ; la liste des responsables de lots en particulier dans le cas d une pluralité d intervenants ; un tableau de bord hebdomadaire qui est remis au maître d'ouvrage lors de chaque réunion de suivi d'avancement du projet. Ces tâches consisteront en particulier à : gérer l avancement du projet, le respect des plannings et assurer le reporting d un tableau de bord hebdomadaire qui est remis au maître d'ouvrage lors de chaque réunion de suivi d'avancement ; assurer la coordination des équipes chargées des différents lots et s assurer de la circulation de l information entre les responsables de lots de manière à garantir la cohérence des choix de toute nature et leur répercussion au sein des lots et la cohérence avec les services existants du CS-OEC touchés par le projet ; s assurer de la mise en œuvre du plan d assurance qualité ; assurer le suivi de la mise en exploitation, des tableaux de bord Portail déclaratif page 27