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1 MessengerPaie Sommaire Pré requis...p 2 Installer...p 3 Démarrer...p 6 Utiliser...p 8 Gestion avancée...p 18 Annotez et conservez ce document comme guide d utilisation

2 Pré requis Principe L objet de MessengerPaie est de vous permettre de : - Réceptionner et classer automatiquement les bulletins produits par votre Expert Comptable, - Saisir ou compléter les éléments de paie transmis par votre Expert Comptable pour le calcul des bulletins, - Retourner ces éléments pour qu ils soient intégrer dans l outil de paie au cabinet, et ce de façon entièrement automatisée sans autre équipement qu un PC sous Windows et une messagerie internet. Outre la simplicité et la convivialité de l outil, qui fiabilise l échange des informations avec votre Expert Comptable, vous bénéficiez en permanence : - de la consultation et l impression de l historique et des bulletins de vos employés, - de la consultation et de la saisie en temps réel : o des informations concernant vos employés (coordonnées, état civil, conditions d emploi, ), o des éléments variables de paie (heures, primes, acomptes, ), o du planning des congés, absences, évènements, Pré requis Un PC standard, sous Windows XP ou supérieur, équipé : - d une messagerie (Outlook Express ou autre)*, - d Internet Explorateur*, - d Acrobat Reader*, et pouvant se connecter à internet. * gratuit sous Windows. Azur Conception Pré requis page 2/22

3 Installer MessengerPaie Le premier message que vous adresse votre Expert Comptable est formaté de la façon suivante : Etape 1 : cliquez sur le lien dans le corps du message pour lancer le téléchargement puis l installation de MessengerPaie. Etape 2 : une fois l application installée sur votre poste, il vous suffira de revenir dans votre messagerie et de cliquer sur la pièce jointe pour intégrer les fichiers reçus dans MessengerPaie. Téléchargement et installation 1. Cliquez sur le lien ci-dessus pour lancer le téléchargement et l installation de MessengerPaie sur votre poste. 2. Cliquez sur [Exécuter] Le téléchargement s exécute. Fermez l écran à l issue du téléchargement. Nota : pour éviter d avoir à fermer cet écran une prochaine fois, cochez la case ci-contre. Azur Conception Installer MessengerPaie page 3/22

4 3. Cliquez sur [Exécuter] Après la phase intermédiaire de décompression des fichiers temporaires, l assistant d installation s exécute : 4. Cliquez sur [Suivant] pour installer le programme. 5. Cliquez sur [Terminer] pour clore l installation. Azur Conception Installer MessengerPaie page 4/22

5 Mises à jour La synchronisation des versions avec le cabinet est entièrement automatique. S il y a lieu, lors de la réception du message en provenance du cabinet, le simple fait de cliquer sur la pièce jointe exécutera automatiquement la mise à jour, sans intervention de votre part : Maintenance En cas de besoin, vous pouvez à tout moment réinstaller MessengerPaie ou forcer sa mise à jour, chacun des messages en provenance du cabinet étant formaté de la façon suivante : Si besoin est, il vous suffit de cliquer sur le lien ci-dessus pour lancer automatiquement la réinstallation ou la mise à jour de MessengerPaie. Azur Conception Installer MessengerPaie page 5/22

6 Démarrer MessengerPaie 1. Intégrer la pièce jointe A chaque nouveau message de votre Expert Comptable, vous devez cliquer sur la pièce jointe (fichier.az) pour intégrer le fichiers reçu : Cliquez sur [Ouvrir] Nota : pour éviter d avoir cet écran une prochaine fois, décochez la case ci-contre. L intégration se déroule de façon entièrement automatique et transparente, sans aucune intervention de votre part. Un message Accusé de Réception est alors automatiquement adressé à votre Expert Comptable pour l informer de la réception du fichier transmis. Selon le niveau de sécurité de votre messagerie, il est possible que vous ayez à «forcer» l envoi de cet accusé de réception, ce dont vous informe le message suivant : Vous pouvez ensuite fermer la messagerie, et lancer l application comme décrit plus bas. Nota : Si plusieurs messages de votre Expert Comptable sont présents dans votre messagerie, il est conseillé de ne traiter que le dernier reçu, ou de les traiter chronologiquement l un après l autre, en exécutant chaque fois MessengerPaie comme décrit ci-après entre chacun d eux. 2. Lancer l application Cliquez sur le raccourci sur le bureau Windows du poste, ou cliquez sur le choix «MessengerPaie» au menu «Démarrer Programmes Azur Conception». Azur Conception Démarrer MessengerPaie page 6/22

7 Si vous venez d intégrer un fichier reçu de votre Expert Comptable, le programme vous demandera d abord confirmation de sa prise en compte dans MessengerPaie : Ce message signifie qu un message en provenance de votre Expert Comptable a été ouvert, que la pièce jointe a été exécutée, et qu elle concerne la période de paie de juin 2006 pour le dossier AGRODIS. Si vous répondez [Non] : L état de votre dossier dans MessengerPaie restera inchangé, mais il vous faudra ré-intégrer la pièce jointe reçue voir paragraphe page précédente avant de pouvoir à nouveau activer sa prise en compte. Si vous répondez [Oui] et que la même période de paie avait déjà été prise en compte dans MessengerPaie, le message suivant vous en informera : Si vous répondez [Oui], toutes les saisies éventuelles de la période seront alors remplacées par celles de votre Expert Comptable. MessengerPaie s exécute alors et vous positionne par défaut sur le planning des évènements, pour la période de paie en cours : Du fait de l intégration du fichier reçu de votre Expert Comptable, toutes les données concernant votre dossier de paie sont présentes et l application est immédiatement opérationnelle. Azur Conception Démarrer MessengerPaie page 7/22

8 Utiliser MessengerPaie Présentation de l interface le volet Saisie permet d accéder : - au planning des évènements - à la saisie des éléments variables de paie - à la saisie des heures effectives le volet Employés permet d accéder aux données et historique des employés. le volet Messagerie permet d adresser un directement au collaborateur qui traite le dossier au cabinet. le volet Gestion permet d accéder : - au tableau de contrôle des éléments saisis sur la période, et au transfert de ces éléments au cabinet. - aux documents reçus (bulletins, ) automatiquement archivés et classés. Azur Conception Utiliser MessengerPaie page 8/22

9 Volet Planning des évènements Le planning vous permet de consulter, imprimer et saisir les évènements relatifs à vos employés. Il est positionné par défaut sur la période de paie en cours (celle envoyée par votre Expert Comptable) : ou [Ctrl] [N] Déplace le planning d une année entière. Déplace le planning d une quinzaine. Combiné à la touche [Ctrl], déplace le planning d un mois. Création d un nouvel évènement (mode saisie). Clic-Droit sur une case Création d un nouvel évènement (mode graphique). Cliquez ensuite sur la case où créer l évènement. Menu contextuel : Ouvrir / Supprimer / Nouvel évènement. Les évènements sont représentés graphiquement à l aide de couleurs et d un texte court : La liste des évènements est prédéterminée par la paie et ne peut être modifiée. Seules les couleurs sont modifiables au menu : Planning Gestion des motifs. Deux points d exclamation «!!» devant l affichage de l évènement signifient que l évènement est bloqué.* Il ne peut être ni modifié, ni supprimé. * un évènement est bloqué quand il a déjà été envoyé à votre Expert Comptable, ou qu il a été saisi par ce dernier. A chaque intégration d un fichier adressé par votre Expert Comptable, toutes les données présentes sont remplacées par celles de votre Expert Comptable. Azur Conception Utiliser MessengerPaie page 9/22

10 Saisie d un nouvel évènement Vous pouvez accéder à la saisie d un nouvel évènement de différente manière. Mode saisie complète : cliquez sur le bouton ou faites la combinaison de touches [Ctrl] [N], ou au menu «Planning Saisir un nouvel évènement». Mode semi-graphique : cliquez sur le bouton, puis cliquez sur la case où créer l évènement. Mode graphique : Clic-droit dans la case où créer l évènement, puis choisir dans le menu contextuel. 1. Période de l évènement Le planning est quadrillé par ½ journée, mais la saisie propose par défaut 1 journée entière. Saisir les dates et modifier s il y a lieu les heures de début et de fin de l évènement. 2. Employé concerné Le bouton permet d accéder à la saisie des dates via le calendrier. A noter que les heures proposées par défaut dépendent des horaires théoriques du salarié. voir la gestion des heures théoriques En mode graphique ou semi-graphique, l employé est déjà renseigné selon la case où vous êtes positionné. Sinon, sélectionnez le dans la liste déroulante : 3. Motif de l évènement Sélectionnez le motif dans la liste déroulante : Rappel : cette liste est prédéterminée par la paie et n est pas modifiable. 4. Commentaire Vous pouvez compléter la qualification de l évènement par un commentaire dans la zone texte prévue à cet effet. 5. Enregistrez la saisie Cliquez sur le bouton pour enregistrer votre saisie, avant de fermer la fenêtre. Dans le cas contraire, le programme vous demandera confirmation : Azur Conception Utiliser MessengerPaie page 10/22

11 Consultation / Modification / Suppression d un évènement Consultation Mode graphique : Mode saisie : Double-clic sur l évènement, ou Clic-droit sur l évènement puis choisissez [Ouvrir ] dans le menu contextuel. Modification Mode saisie : Double-clic sur l évènement, ou Clic-droit sur l évènement puis choisissez [Ouvrir ] dans le menu contextuel. Vous pouvez alors modifier toutes les informations, sauf l employé concerné. Rappel : vous ne pouvez pas modifier un évènement déjà transféré au cabinet, ou issu du cabinet. A noter que vous pouvez également modifier la durée, par ½ journée uniquement, en mode graphique : Cliquez sur l évènement, celui-ci s encadre et vous pouvez modifier son début ou sa fin en «prenant» l extrémité du cadre avec la souris : Suppression Dès que vous passez le curseur sur un évènement du plannig, l info-bulle affiche son résumé. Mode graphique : Clic-droit sur l évènement puis choisissez [Supprimer] dans le menu contextuel. Mode saisie : Double-clic sur l évènement, ou Clic-droit sur l évènement puis choisissez [Ouvrir ] dans le menu contextuel. Puis cliquez sur le bouton pour supprimer l évènement. Rappel : vous ne pouvez pas supprimer un évènement déjà transféré au cabinet, ou issu du cabinet. Cas de plusieurs évènements superposés Quand plusieurs évènements se chevauchent pour un même employé, l appel d une fonction sur cette période vous affiche spontanément le choix de l évènement à traiter dans une liste déroulante Azur Conception Utiliser MessengerPaie page 11/22

12 Saisie des éléments de paie Votre Expert Comptable a déterminé en amont les éléments variables de paie que vous étiez susceptible de saisir, et ils vous apparaissent dans une grille, en entête des colonnes, avec vos employés en liste : La saisie s effectue comme dans un tableur : Touche [Entrée] ou [Tab] ou [ ] sur le dernier caractère à droite Touche [Maj] [Tab] ou [ ] sur le premier caractère à gauche Clic-gauche dans une cellule Flèches [ ] et [ ] Clic-gauche sur une entête de colonne Champ suivant Champ précédent Positionne directement sur la cellule. Passe verticalement d un employé à l autre. Trie sur les valeurs de la colonne Saisie d un commentaire rappel des valeurs du mois précédent pour l employé sur lequel vous êtes positionné dans la grille Le bouton vous permet de saisir un commentaire sur l employé à destination de votre Expert Comptable : Lorsque vous avez saisi un commentaire pour un employé, l affichage du bouton se modifie dynamiquement quand vous êtes positionné sur cet employé dans la grille. Validation d une saisie (facultatif) Pour vous aider à «pointer» les employés saisis, vous avez la possibilité de les «marquer» comme tel en cliquant dans la colonne «Ok». L affichage commute alors d un rond rouge (non validé) à un rond vert (validé) et inversement si vous cliquez à nouveau dans la cellule. Azur Conception Utiliser MessengerPaie page 12/22

13 Fonctions avancées Filtrer les employés Par défaut, tous les employés non sortis de l entreprise sont présents dans la grille. Si besoin est, vous pouvez moduler cette liste en utilisant la fonction de filtre : 1. Cliquez sur le bouton ci-contre, en haut à gauche de l écran. 2. Cochez «Inclure les employés sortis» pour les afficher, si besoin. 3. Sélectionnez les critères de filtre. la liste se réduit dynamiquement au fur et à mesure que vous saisissez vos critères. 4. Cliquez sur pour fermer la fenêtre et valider vos critères. le bouton, en haut à gauche de l écran, prend alors l aspect suivant : Pour annuler un filtre : - cliquez à nouveau sur ce même bouton - puis cliquez sur dans la fenêtre de saisie du filtre. Copier des valeurs du mois précédent Recopie la valeur du mois précédent dans la cellule de l employé en cours de saisie. Recopie toutes les valeurs du mois précédent sur la ligne de l employé en cours de saisie. Actions groupées sur les employés Cliquez dans la première colonne intitulée «Sel» pour Dé/Sélectionner un employé. Sélectionne tous les employés présents dans la grille pour une action groupée. Désélectionne tous les employés. In/Valide la saisie de tous les employés sélectionnés, ou à défaut de sélection, l employé en cours de saisie. Recopie toutes les valeurs du mois précédent sur les lignes de tous les employés sélectionnés. Azur Conception Utiliser MessengerPaie page 13/22

14 Saisie des heures effectives Les horaires théoriques des salariés voir la gestion des horaires théoriques vous apparaissent dans une grille journalière, avec vos employés en liste : Il est recommandé de saisir le planning des évènements avant de saisir cette grille : En effet, les absences renseignées au planning, si elles sont déductibles des heures travaillées, affectent automatiquement les heures de la grille, qui s affichent alors avec la couleur de fond du motif d absence correspondant. Ne saisissez les heures réellement effectuées que si elles diffèrent des heures théoriques, absences déduites. Elles s affichent alors en gras dans la grille. La saisie des heures se fait en hh.mn (saisir 7.30 pour 7h30mn). Gestion des horaires théoriques Horaires communs à l entreprise Au menu général, choisissez «Gestion des heures théoriques» : Saisissez pour chaque jour de la semaine, les horaires théoriques, matin et après-midi. Cliquez sur Cliquez sur pour enregistrer votre saisie. pour fermer la fenêtre. Azur Conception Utiliser MessengerPaie page 14/22

15 Horaires spécifiques à un employé Pour différencier les horaires d un employé, positionnez-vous sur le volet «Emploi» de l employé concerné, et saisissez directement ses horaires spécifiques : Pour enregistrer ces horaires spécifiques, cliquez sur (enregistrer). Pour réaffecter les horaires communs à l employé, cliquez sur (supprimer). Azur Conception Utiliser MessengerPaie page 15/22

16 Volet La fiche de chaque employé est ventilée sur 5 écrans : Le contenu de ces écrans change dynamiquement selon l employé sur lequel vous êtes positionné dans la liste. Le filtre est également actif à ce niveau, ainsi que le tri dynamique en cliquant sur l entête de la colonne. Coordonnées Dates entrée / sortie A noter que la saisie d une nouvelle date d entrée sur la période permet de réactiver un employé sorti. Etat civil Situation familiale Enfants Condition d emploi Horaires théoriques Historique des évènements (congés, maladies, ) Historique des bulletins (format PDF sécurisé) - aperçu à l écran - impression Tout ce que vous modifiez sur ces écrans sera automatiquement communiqué à votre Expert Comptable lorsque vous lui transfèrerez vos saisies. Azur Conception Utiliser MessengerPaie page 16/22

17 Saisie d un commentaire Comme en saisie des données de paie, le bouton en tête de chaque ligne employé, vous permet de saisir un commentaire sur l employé à destination de votre Expert Comptable : Lorsque vous avez saisi un commentaire, l affichage du bouton se modifie dynamiquement dans la grille. Volet Ce volet vous permet d appeler directement la messagerie depuis l applicatif, en pré positionnant l adresse du collaborateur : Nota : l adresse utilisée ici est celle du collaborateur qui traite votre dossier, ou à défaut celle du cabinet, et non celle spécifiquement dédiée à la communication automatique de MessengerPaie avec le cabinet. Azur Conception Utiliser MessengerPaie page 17/22

18 Volet Transférer les saisies de paie Ce bouton vous donne accès : - au contrôle des éléments saisis via le tableau de bord affiché à l écran, - au transfert des saisies effectuées à votre Expert Comptable. 1. Contrôlez que toutes les saisies ont bien été effectuées sur vos salariés. 2. Cliquez sur le bouton pour transférer automatiquement ces données à votre Expert Comptable, et confirmez : Attention : cette opération est irréversible et vous interdit toute modification de vos saisies sur la période en cours jusqu à réception d un nouveau fichier de votre Expert Comptable. La saisie du planning sur les périodes postérieures et sur les fiches employés reste toutefois possible. Azur Conception Utiliser MessengerPaie page 18/22

19 Aperçu / impression des documents Ce bouton vous donne accès à l ensemble des documents reçus de votre expert-comptable, et archivés par MessengerPaie : Filtre les documents sur le mois sélectionné Filtre les documents sur l année sélectionnée Aperçu d un document Double-cliquez sur une ligne pour avoir l aperçu du document à l écran, ou sélectionnez la ligne (clic gauche) et cliquez sur le bouton. Nécessite Acrobat Reader. Cliquez sur le lien ci-dessus pour le télécharger s il y a lieu. Impression d un ou plusieurs documents Sélectionner un document (clic gauche), ou plusieurs documents en combinant le clic gauche de la souris avec la touche [Ctrl] (sélection discontinue) ou [Shift] (sélection continue). Cliquez sur le bouton. Filtres et tris Utilisez les combos de filtres pour sélectionner une période précise et réduire la liste des documents. Cliquez sur l entête d une des colonnes TypeDoc, Libellé, Période pour trier la liste selon l un de ces critères. Azur Conception Utiliser MessengerPaie page 19/22

20 Gestion avancée de MessengerPaie Protéger l accès par mot de passe Par défaut, MessengerPaie s installe sans protection d accès aux données. Vous pouvez y remédier en saisissant un mot de passe au menu «Menu Saisir un mot de passe» ou [Alt] [M] : Saisissez le mot de passe Confirmez le en le saisissant une seconde fois Pour modifier ou supprimer un mot de passe Cliquez sur [OK] pour le valider, ou sur [ANNULER] pour abandonner l opération. Au menu «Menu Changer le mot de passe» ou [Alt] [M] : 1. Saisissez le mot de passe : 2. Saisissez le nouveau mot de passe, ou validez à vide pour le supprimer : Saisissez le nouveau mot de passe, ou laissez le champ vide pour le supprimer. Confirmez le en le saisissant une seconde fois, ou laissez le champ vide pour le supprimer. Cliquez sur [OK] pour valider votre saisie, ou sur [ANNULER] pour abandonner l opération. Gestion sociétés Le menu «Menu Gestion sociétés» ou [Alt] [G] vous permet : - de changer de société, dans le cas où plusieurs sociétés ou établissements sont gérées dans MessengerPaie. - de débloquer la saisie sur une société, après un transfert par erreur ou avorté qui l aurait bloquée. Cochez la case (clic-gauche) de la société à activer. Décochez la case (clic-gauche) pour débloquer la saisie sur la société Azur Conception Gestion avancée de MessengerPaie page 20/22

21 Gestion des jours fériés Par défaut, MessengerPaie s installe avec les jours fériés légaux déjà planifiés. Si besoin est, vous pouvez les modifier, en supprimer ou en ajouter au menu «Planning Jours fériés». Ajouter un jour férié Cliquez sur : - Saisissez la date du jour férié ou cliquez sur pour le sélectionner via le calendrier. - Saisissez le libellé du jour. - Cliquez sur pour valider votre saisie ou sur pour l abandonner. Supprimer un jour férie Positionnez-vous dans la liste sur le jour férié à supprimer et cliquez sur. Modifier un jour férié Pour ce faire, il vous faut créer un jour férié, comme décrit ci-dessus, en lui affectant la même date que celui qu on veut modifier. Il sera automatiquement remplacé par votre saisie. (ré)initialiser les jours fériés Cliquez sur : Saisissez l année pour laquelle (re)générer les jours fériés Dé/Sélectionnez les jours à générer, et cliquez sur [Générer]. Azur Conception Gestion avancée de MessengerPaie page 21/22

22 Gestion des motifs Bien que la liste des évènements, gérée par la paie, ne soient pas modifiables, vous pouvez néanmoins intervenir sur leurs couleurs d affichage. Au menu «Planning Gestion des motifs» : Double cliquez sur la couleur à modifier. La fenêtre «Couleurs». s ouvre. Sélectionnez la couleur de votre choix, et validez par [OK], ou annulez votre demande par [Annuler].. Azur Conception Gestion avancée de MessengerPaie page 22/22

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