Rapport de gestion et rapport financier : exercice 2013/2014 présenté à l assemblée générale ordinaire du 14 février 2015

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1 Rapport de gestion et rapport financier : exercice 2013/2014 présenté à l assemblée générale ordinaire du 14 février 2015 Le rapport de gestion et le rapport financier ci-après concernent la période du 1 er septembre 2013 au 31 août 2014, soit 12 mois d exercice. Outre le rapport de gestion, le rapport financier et ses éléments budgétaires, le document comporte des orientations pour l exercice 2014/2015. Le conseil d administration Conformément aux statuts, au 1 er septembre 2013, le conseil d administration (C.A.) était composé de 9 membres qui avaient été élus par les adhérents après l assemblée générale du 2 février Lors de l assemblée générale du 15 février 2014, deux personnes qui avaient été cooptées par le conseil d administration pour remplacer deux démissions en cours d exercice, Irène Aguerre et Corinne Pagano, ont été confirmées. Après l assemblée générale du 15 février 2014, le C.A. se composait donc de 9 membres, mais au 31 août 2014, du fait d un décès et de deux démissions, celui-ci s est réduit à 6 personnes, et se trouve actuellement composé de : Vincent Bonnamy, président Yasmine Tournadre, vice-présidente Anne-Marie Ley, trésorière Anne Mayer, secrétaire Irène Aguerre François Mahieux A - RAPPORT DE GESTION Le C.A. élu le 2 février 2013 avait pris en charge l administration de l association en cours d exercice. L exercice 2013/2014 est donc le premier exercice piloté entièrement par ce nouveau C.A. qui avait dû, au départ, assurer seul les affaires courantes du fait de la démission de l ancienne animatrice chargée de la coordination des activités. Le recrutement en juin 2013 de Madame Alice Yonnet-Droux a été confirmé en septembre 2013 après sa période d essai. Elle a donc pu assurer ce poste dès la préparation de l année scolaire 2013/2014, l expérience d une année complète étant en effet nécessaire pour se sentir vraiment à l aise dans ce poste très diversifié. Par ailleurs, comme l année précédente, Madame Laure Valentin a été recrutée pour un mois du 5 septembre au 4 octobre 2013 pour apporter son soutien pendant la période des inscriptions. Changement de siège social et de nom de l association Depuis plusieurs années, la Ville de Paris avait à plusieurs reprises fait part de son souhait de voir l association changer de nom et de siège social, afin d éviter toute confusion dans l esprit du public entre l association et le conservatoire municipal, même si le lieu d activité reste situé 6 rue Pierre Bullet. Le changement de siège social a été validé lors de l assemblée générale ordinaire du 15 février 2014 et se trouve maintenant à la Maison des associations : BàL n 76, 206 quai de Valmy, Paris. Le projet de changement de nom a donné lieu tout d abord à une consultation auprès des adhérents et des enseignants, ce qui a permis de disposer d une liste de propositions de noms. Un premier choix a été opéré par le conseil d administration qui a vérifié par ailleurs que rien ne s opposait à ce que les noms sélectionnés puissent être choisis par l association. Après sélection, il est resté une liste de quatre noms, et conformément aux statuts, le choix final a été fait par les adhérents lors de Page 1

2 l assemblée générale extraordinaire du 24 juin Le nouveau nom, validé par la Préfecture de Paris le 30 octobre 2014, est donc Mélodix (cours de musique pour adultes Paris Xe). Changement de banque Depuis sa création, la banque de l association était la Société Générale, mais cette banque applique des frais élevés (23 mensuels de frais de tenue de compte) et il est très vite apparu qu elle n est pas vraiment adaptée au fonctionnement d une association. Régulièrement, l association a été amenée à négocier des remises de frais, par exemple pour chèques impayés ou pour opposition faite par des adhérents qui avaient égaré un chéquier, et pour lesquels des frais étaient imputés à l association. Après études des tarifs de plusieurs banques via internet, deux banques ont été sélectionnées, d une part pour leurs tarifs et d autre part parce qu elles disposaient d une agence proche de l association, et la trésorière a rencontré au printemps le directeur de la Caisse d Epargne et le conseiller en charge des associations au Crédit Mutuel. Après étude des tarifs et des conditions, c est le Crédit Mutuel qui a été choisi. Le compte a été ouvert en juin 2014 et alimenté en septembre par un virement depuis la Société Générale puis par les versements des chèques et des paiements en espèces qui avaient été effectués lors des inscriptions. Les opérations de l exercice 2013/2014 ont donc toutes été imputées sur la Société Générale mais à partir de septembre 2014, les opérations de l exercice 2014/2015 seront imputées sur le compte ouvert au Crédit Mutuel. A titre indicatif, les frais de tenue de compte du Crédit Mutuel se montent à 3,70 par mois, les six premiers mois étant offerts. Délégués du personnel L association a souhaité mettre en place des élections de délégués du personnel de façon à avoir des représentants officiels des salariés et à nouer un dialogue et un échange permanent avec eux. Les délégués du personnel sont en effet chargés de faire la transmission auprès de l employeur des idées, demandes, voire mécontentements, des salariés. Leur mandat est de quatre ans et le C.A. doit mettre à leur disposition un certain nombre d informations : convention collective, registre du personnel, rapport de gestion. Les élections ont eu lieu en janvier Cécile Guéroult, déléguée, et Lucie Ferrandon, suppléante, ont été élues le 24 janvier Une réunion avec un membre du C.A. a lieu chaque mois ; la première a eu lieu le 14 février 2014, la neuvième s est tenue le 23 janvier Un compte-rendu écrit de chaque rencontre est établi et, après validation, est rangé dans un classeur situé dans le bureau de l association et à la disposition des salariés qui souhaiteraient en prendre connaissance. Comptabilité La comptabilité courante est tenue par l association via le logiciel CIEL. Lorsque toutes les opérations ont pu être enregistrées, et après vérification de l équilibre des comptes, un rendez-vous est organisé avec l expert-comptable qui opère ses propres vérifications. Ce rendez-vous permet également de connaître les dernières écritures à passer, notamment pour les charges qui restent à payer et les produits à recevoir (AFDAS essentiellement). L expertcomptable établit ensuite le bilan et le compte de résultat, revu par la trésorière et cette adhérente, puis par le conseil d administration, avant l édition des comptes définitifs. Bien entendu, la transmission mensuelle des données salariales à l expert-comptable via un tableau clarifié et simplifié, et le paiement des salaires en fin de mois reste une priorité pour l association. Cette tâche, après l important état des lieux, les vérifications sur les salaires et la remise à plat des méthodes de travail qui avaient été effectuées en 2012/2013, et d une manière générale tout ce qui concerne la gestion des salariés, est une priorité. Page 2

3 Suivi des cours et des ateliers Un important travail de vérification et de suivi budgétaire est systématiquement effectué durant toute l année, mais quelques semaines après la rentrée et la période des inscriptions, il est nécessaire de s assurer de l adéquation entre l horaire inscrit au contrat des enseignants et l horaire qui va être réellement effectué par chacun. Par ailleurs, il faut se montrer particulièrement vigilants pour certaines disciplines (chant et piano notamment qui sont très demandés) pour veiller à ce que les inscriptions ne dépassent pas le nombre de cours possible en fonction du volume horaire hebdomadaire inscrit au contrat de chaque enseignant. En effet, ces «heures complémentaires» doivent être rémunérées avec une augmentation de 10% par rapport à la rémunération de base depuis le 1 er janvier Par ailleurs, il est indispensable de s assurer que le nombre d heures rémunérées correspond au nombre d heures effectives en face à face avec les adhérents, même si on sait qu il y a toujours mécaniquement un nombre d heures rémunéré supérieur au nombre d heures effectivement travaillées, car les cours individuels ne font pas tous le plein dès le début d année. Sur cet exercice il est apparu, dans le courant du mois d octobre 2013, que pour sept enseignants, le nombre d élèves inscrits donnait un nombre d heures effectives inférieur à ce qui était inscrit à leur contrat. Parallèlement, l analyse du coût de l heure d enseignement initié l année précédente et qui permet d avoir une vision plus claire sur la réflexion à mener sur les tarifs des cours et ateliers pour l exercice suivant, a été poursuivi et affiné. Ce coût d une heure effective de cours est calculé à partir de la masse salariale, des charges sociales et des coûts de fonctionnement ainsi que du nombre d heures enseignées sur l année, pour s assurer du seuil de rentabilité des ateliers et cours collectifs. Cela peut éventuellement amener à ne pas ouvrir un cours trop déficitaire, ou à le maintenir une année mais à ne pas l ouvrir l année suivante. C est ainsi que l atelier de pianiste accompagnateur n a pas pu être ouvert, de même que la première session de l atelier de théâtre musical populaire dont la session prévue à partir de janvier 2014 a été maintenue. En outre, deux enseignantes, recrutées par l ancienne présidente pour un atelier de technique vocale et le doublement d une classe de solfège chanteur, n avaient pas souhaité renouveler leur contrat pour 2013/2014, et ces cours qui suscitaient une faible demande n ont pas été re-proposés. Enfin, l enseignante qui assurait des cours individuels de guitare ainsi que l atelier de l ensemble de guitares, a demandé à ne reprendre que les cours individuels. L atelier d ensemble n a donc pas été ré-ouvert cette année. En ce qui concerne les techniques de formation musicale, une classe de niveau 4 de solfège-chanteur a été ouverte à titre expérimental en 2013/2014 pour répondre à une demande des adhérents. Et devant une forte demande, la décision a été prise de dédoubler la classe de niveau 2 de formation musicale pour un meilleur confort des élèves. Compte tenu du nombre de personnes qui s arrêtent après le niveau 2, ce dédoublement permet d espérer un nombre suffisant d élèves dans la classe de niveau 3. Ajustement d horaires Devant le constat fin octobre 2013 que pour sept enseignants le nombre d heures effectives était nettement inférieur au volume horaire hebdomadaire inscrit à leur contrat, le conseil d administration, après s être assuré de la réglementation en vigueur et de la procédure à suivre, a entamé une négociation individuelle auprès des enseignants concernés afin, tout en maintenant leur contrat, de réduire les horaires rémunérés pour que ceux-ci soient en adéquation avec les heures effectuées. Compte tenu de l organisation des rendez-vous individuels et des divers délais à respecter, cette réduction ne pouvait être effective qu au 1 er janvier 2014 et a été appliquée à cette date. Sur les sept personnes concernées, six enseignants ont accepté cette proposition, la septième a refusé et sa rémunération a dû être maintenue. Cette négociation a néanmoins permis une réduction globale de 227,75 heures sur l ensemble des heures de cours de l année. Page 3

4 Par ailleurs, une enseignante de chant ayant demandé un congé sans solde d un an, elle n a pas été remplacée et les cours de certains de ses élèves ont été reportés auprès des trois autres enseignants en chant, ce qui a représenté un total de 36 heures complémentaires sur l année. D autres heures complémentaires ont été accordées à trois enseignants dont le volume horaire hebdomadaire inscrit à leur contrat, signé lors de la mensualisation des salaires intervenue en 2011, ne permettait pas de leur appliquer un chiffre «rond» de cours hebdomadaires. Par exemple, un nombre d heures hebdomadaire de 3,17 heures permet de prévoir 6 cours de ½ heure chacun sur la semaine, mais il n est pas possible d organiser ou de compléter un cours ou un atelier avec 17 centièmes d heure hebdomadaire. Il a donc été choisi de compléter ces volumes horaires hebdomadaires, pour un total de 61,52 heures complémentaires sur l année. L enseignant de clarinette qui assurait l atelier d ensemble klezmer a également demandé un congé sans solde d un an. Il a été remplacé par un enseignant en CDD pour ce qui concerne les cours de clarinette, mais l atelier de musique klezmer n a pas pu être maintenu faute d avoir pu trouver un enseignant pouvant l assurer. Contrôle de l URSSAF Dès le début de l exercice, l association a été soumise à un contrôle de l URSSAF, fixé au mardi 8 octobre 2013, et qui portait sur les années 2011, 2012 et Cela a obligé le conseil d administration à rechercher dans les dossiers une partie des éléments demandés sur les années antérieures, en pleine période d inscriptions. En effet l expert-comptable, qui établit les fiches de paies et prépare les déclarations des charges sociales, ne disposait pas de la totalité des documents exigés par l inspecteur (notamment tous les documents sociaux, tous les documents comptables et financiers et un certain nombre de documents administratifs et juridiques, notamment les fiches de paie, les contrats des personnels en CDI ou CDD, les règlements des taxes sur salaires, les déclarations et salaires versés via le guichet unique des intermittents du spectacle, etc.). L inspecteur de l URSSAF a accepté que le contrôle ait lieu dans les locaux de l expert-comptable, celui-ci disposant d une partie des documents et des accès sécurisés aux déclarations en ligne, et la préparation ayant été faite en collaboration étroite avec lui. Les documents demandés qui étaient à l association ont été transportés chez l expert-comptable, et la trésorière a été présente au début du contrôle pour présenter l association et répondre aux questions de l inspecteur. Très vite, au vu des dossiers présentés, des réponses aux questions, et devant le constat que les fiches de paies et les déclarations sociales étaient confiées à un cabinet comptable, l inspecteur a indiqué que les dossiers lui semblaient bien tenus et le contrôle s est déroulé dans de bonnes conditions. Au final, l URSSAF a remboursé un trop perçu de 108. Relations avec le conservatoire Le conservatoire a changé de directeur au début de l année scolaire 2013/2014, au moment de la mise en place des nouveaux rythmes scolaires. Cette situation n a pas facilité le travail de l association en ce qui concerne l organisation des cours en début d année scolaire qui dépend en grande partie du planning des salles transmis par le conservatoire. De plus le nouveau directeur, Monsieur Jean-François Piette, a souhaité mettre en place un nouveau projet pour les élèves de 1 ère année, le projet OMD (orchestre et mouvements dansés) afin de permettre aux enfants d avoir une approche aussi bien de la musique, de la danse et des différents instruments de l orchestre ; cela a eu un impact important sur l utilisation des salles par le conservatoire, et par conséquent par l association.. Deux représentantes du conseil d administration (Anne Mayer, Anne-Marie Ley) ont rencontré le nouveau directeur le 30 mai 2014, entretien très convivial au cours duquel le directeur s est dit prêt à envisager des Page 4

5 possibilités de collaboration entre le conservatoire et l association. Il s est par ailleurs félicité des bons rapports entre le conservatoire et l association. Locaux Le conservatoire se trouvant lui-même confronté à un problème d exiguïté des locaux, l externalisation des cours de l atelier de chanson française et de l atelier de théâtre musical populaire a été poursuivie, de même que la présentation au public de ces ateliers, obligeant l association à louer des salles et à rechercher des partenariats pour essayer d obtenir des conditions plus avantageuses. Contentieux L ancienne animatrice chargée de la coordination des activités, Béatrice Spoutil, avait assigné l association devant le Conseil des Prud hommes en janvier Le jugement sur le fond a eu lieu le 27 mars 2014, et la défenderesse a été déboutée de ses demandes, sauf pour la requalification d un CDD en CDI. Mais celle-ci a fait appel et la date du procès en appel n est pas encore connue. La provision qui avait été faite sur l exercice 2012/2013 a été maintenue sur l exercice 2013/2014. L association en quelques chiffres En 2013/2014, l association comptait : adhérents - 30 enseignants à temps partiel - 2 accompagnateurs - 1 responsable administrative et coordination Par ailleurs, l association a fait appel à des collaborateurs occasionnels, souvent intermittents du spectacle, pour assurer le remplacement d enseignants ou d accompagnateurs qui ne pouvaient assurer leur service. L évolution des adhérents s établit comme suit : Année Nbre adh Nombre d heures de cours Cours individuels Cours collectifs Pratiques collectives théoriques Pratiques collectives instrumentales Pratiques collectives vocales Total heures de cours Page 5

6 Les tarifs ont été revus en dans le but d harmoniser les tarifs des cours collectifs et de poursuivre une politique favorable aux activités collectives. L association a dû rembourser des adhérents en cours d année pour un montant de (4 187 en 2012/2013). Par ailleurs des aides à l inscription ont été accordées pour un montant global de (1 200 en 2012/2013). Il y a eu environ d impayés, dont d AFDAS (prise en charge de la formation professionnelle d intermittents du spectacle) qui devraient pouvoir être récupérés en 2014/2015. Il y avait eu d impayés non recouvrés en 2012/2013. B - RAPPORT FINANCIER Le C.A. reste vigilant sur la maîtrise des dépenses, dans la mesure où sa marge de manœuvre est extrêmement étroite et dépend des inscriptions et du taux de fréquentation des cours collectifs, parce que les cours individuels restent déficitaires malgré une augmentation du tarif en 2013/2014. Cet exercice reste délicat du fait de l importance de la masse salariale et de l augmentation automatique liée à l ancienneté (4 points d indice pour 2 ans d ancienneté, soit un total d environ par an). Pour cet exercice, cette augmentation a concerné 12 salariés en 2013/2014. La totalité des primes d ancienneté représente un montant de , charges comprises, sur l exercice. Par ailleurs, les cours ne sont pas tous complets dès les premières semaines de l année scolaire, ce qui induit systématiquement un écart entre le nombre d heures annuelles rémunérées et le nombre d heures effectives de cours souscrites par les adhérents. La masse salariale ( ) représente près de 84 % des dépenses, à laquelle il faut ajouter le coût des cours réglés en honoraires (7 060 à l association Vibrason pour les cours de guitare) et des impôts et taxes (taxe sur les salaires, formation continue) qui leur sont étroitement liés ( ). Cela porte à plus de 92 % la part des charges liées aux salaires ( ) sur les dépenses de l association ce qui rend la marge de manœuvre très étroite. Cependant, malgré l augmentation mécanique liée à l ancienneté, la masse salariale a globalement baissé de par rapport à l exercice 2012/2013 pour deux raisons principales : - la négociation menée au premier trimestre par le conseil d administration auprès des sept enseignants dont le volume horaire effectif était inférieur au volume horaire de leur contrat, et qui a permis de réduire sur l année le montant total de charges comprises. - les cours des deux enseignants qui ont souhaité prendre un congé sans solde ( ) et qui n ont pas tous été remplacés, de même que les deux ateliers des deux autres personnes en CDD qui n avaient pas souhaité renouveler leur contrat. On constate également une réduction des heures GUSO (intermittents du spectacle) de , et qui est due principalement à l annulation de l un des deux ateliers de théâtre musical populaire faute d inscriptions suffisantes, soit 90 heures en moins sur l année. Compte de résultat (en ) (en ) Total des produits Total des charges Résultat (avant provision pour contentieux en ) On constate donc une baisse importante des charges ( soit 6,37 %), et une très légère augmentation des recettes (+ 994 soit + 0,25 %). Cependant, ce résultat doit être pondéré par une recette exceptionnelle de de versements AFDAS correspondant à l écart entre le montant provisionné sur l exercice précédent et le montant qui a finalement été payé par l AFDAS, grâce au travail assidu de la responsable administrative recrutée en juin Par conséquent, le montant total des produits 2012/2013 est supérieur de 5 522, montant qui aurait dû être inscrit dans les «produits à recevoir» et augmenter d autant les recettes. Il faut donc ajuster ce tableau de la façon suivante : Page 6

7 Compte de résultat (en ) (en ) Evolution (en et %) Total des produits (-2,50 %) Total des charges (- 6,37 %) Résultat (avant provision pour contentieux en ) (+ 46 %) Cette pondération effectuée, on constate une baisse des recettes de par rapport à l exercice précédent. Les recettes sont constituées par les adhésions pour ( en 2012/2013), les inscriptions aux activités pour ( en 2012/2013), la prise en charge AFDAS au titre de la formation continue pour ( en 2012/2013) et les dons pour 467 (280 en 2012/2013). Il faut y ajouter 737 de revenus de placements et de produits divers de gestion correspondant à des chèques non encaissés par des fournisseurs ou des adhérents sur des exercices précédents et annulés en comptabilité. Charges d exploitation 2012/2013 (en ) 2013/2014 (en ) Achats et services extérieurs Salaires Charges sociales Impôts et taxes (*) Dotations aux amortissements Charges except. (aides à l inscription) Impôts sur revenus de placement TOTAL (*) L augmentation de ce poste est peut-être due à une erreur sur le montant de la taxe sur les salaires versé pour l année L association s est rapprochée du service des impôts pour une vérification de ce montant. Le détail des charges de fonctionnement s établit dans ses grandes lignes comme suit : Détail charges de fonctionnement 2012/2013 (en ) 2013/2014 (en ) Evolution (en et %) Redevance pour locaux conservatoire (+ 7 %) Locations salles extérieures (+ 37 % Entretien petit matériel (- 27 %) Fournitures bureau/petit équipement (-59 %) Honoraires comptables et juridiques (+ 5 %) Honoraires Vibrason (cours de guitare) (+ 2 %) Formation continue (Duonet) Logiciel de gestion Duonet- Ars data (- 34 %) Photocopieur Xerox (- 5 %) Assurance (-12 %) Documentations/partitions (- 76 %) Poste (-22 %) Téléphone et internet (+ 2 %) Déplacements/réceptions (- 55 %) Frais bancaires (-13 %) Cotisations (CNEA) TOTAL (+0,43 %) On constate une stabilité des charges de fonctionnement puisque celles-ci enregistrent une augmentation globale bien inférieure à 1 %. Cependant cela recouvre des évolutions différentes suivant les postes, qui sont le fruit d une analyse et d un suivi en continu des dépenses de fonctionnement. Cela a permis de financer la formation continue Duonet consécutive à l achat du logiciel pour la gestion des cours et des adhérents sur l exercice précédent. Page 7

8 Les honoraires correspondent aux honoraires du cabinet d expertise comptable ( ) et de l avocat en charge du contentieux en cours (2 990 ). Le cabinet d expertise comptable établit chaque mois les fiches de paie et assure la déclaration des charges sociales, sur la base des indications communiquées par l association. C est lui qui établit le bilan et les comptes en fin d exercice, également sur la base des indications fournies par l association, la saisie étant effectuée à l association sur le logiciel CIEL par une adhérente. La baisse de 99 sur la location du photocopieur correspond à une négociation pour la location d un nouveau photocopieur avec un volume d impression plus important. Les services bancaires ont fortement diminué grâce à une vigilance particulière et à des négociations périodiques avec la banque. Le changement de banque prévu et formalisé durant cet exercice, et qui sera effectif au 1 er septembre 2014 permettra de diminuer encore ce poste en 2014/2015. Valorisation du travail des bénévoles Au cours de l exercice, plusieurs bénévoles sont venus aider l association dans différentes tâches. La période des inscriptions est une période particulièrement tendue et difficile à organiser, mais sans leur contribution active, l accueil du public et les inscriptions ne pourraient pas se dérouler dans les meilleures conditions. Des adhérents interviennent également bénévolement pour des tâches ponctuelles, ou sur certains dossiers comme la recherche de fonds, la veille informationnelle sur la législation (DIF, CFP, retraites). L un de nos adhérents informaticien a remis en état nos ordinateurs et a vérifié l installation réseau avec le photocopieur afin de permettre à tous les postes d avoir un accès imprimante. Chacun apporte ses compétences, et nous les en remercions chaleureusement. Le total des heures de bénévolat du conseil d administration et de ces adhérent-e-s, sans lesquel-le-s l association ne pourrait fonctionner, a pu être évalué cette année à environ heures de travail, ce qui, au coût du SMIC horaire (9,61 brut), correspond à une valorisation d environ C PERSPECTIVES DE L EXERCICE 2014/2015 Plusieurs projets sont menés dans la continuité de l exercice 2013/2014 : - Après les élections de déléguées du personnel en 2013/2014, il faut assurer la tenue des réunions mensuelles obligatoires avec les représentantes des salariés. - Il faut établir pour chaque salarié le calcul de ses heures DIF (droit individuel à la formation) depuis leur entrée dans l association jusqu au 31 décembre 2014, information qui doit obligatoirement être communiqué avant le 31 janvier de chaque année, ce qui n avait pas pu être calculé jusqu à présent. - Il est nécessaire de préparer le tableau prévisionnel des départs en retraite avec l état des primes qui doivent être versées aux salariés de façon à inscrire en provision l évaluation de ces montants (entre et ). - Il y a lieu de préparer et de faire l étude de marché nécessaire avant la mise en place obligatoire d une complémentaire santé pour tous les salariés à partir du 1 er janvier Il est obligatoire de mettre en place le DUER (document unique d étude des risques). - Il est prévu de poursuivre la recherche systématique de locaux extérieurs pour certains ateliers et la présentation de spectacles. - Il est prévu de travailler sur la recherche de financements extérieurs. - Il est nécessaire de poursuivre et d affiner l étude des seuils de rentabilité tout en consolidant le travail de réflexion sur l évolution de certains ateliers ou la mise en place de stages de courte durée. Page 8

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