Charte de vérification interne

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1 Charte de vérification interne 1. Introduction La Charte de vérification interne d Élections Canada a été mise à jour dans le cadre d un processus régulier de révision, ainsi que pour prendre en compte l ensemble des politiques sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT), entré en vigueur le 1 er juillet Date d entrée en vigueur La présente charte entre en vigueur le 25 juin Elle remplace la Charte de vérification interne de janvier Mission, responsabilité et portée de la fonction de vérification interne La fonction de vérification interne a pour mission de fournir des services d assurance indépendants et objectifs conçus pour ajouter de la valeur et améliorer les opérations de l organisme. Elle aide l organisme à réaliser ses objectifs en appliquant une démarche systématique et rigoureuse afin d évaluer et d améliorer l efficacité des éléments suivants : stratégies et pratiques de gestion du risque; cadres, systèmes et pratiques de contrôle de la gestion; processus de gouvernance. Compte tenu de la taille, du profil de risque et des ressources d Élections Canada, il a été décidé de ne pas nommer de dirigeant principal de la vérification (DPV) à temps plein. La fonction et les responsabilités du DPV ont plutôt été attribuées au dirigeant principal des finances (DPF), avec les dispositions nécessaires en cas où il y aurait un conflit quelconque entre ces deux fonctions. Il incombe au directeur général des élections et à la haute direction de veiller à l efficacité des contrôles de gestion pour favoriser la réalisation des objectifs et réduire les risques. La fonction de vérification interne constitue un moyen important pour aider le directeur général des élections et la haute direction à s acquitter de cette responsabilité. Le groupe de vérification interne procédera à des examens sélectifs d activités, considérées comme présentant un risque plus élevé, ou si le directeur général des élections exige une assurance supplémentaire de l efficacité des contrôles. Les travaux de la fonction de vérification interne visent à déterminer si les processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l organisme, tels que conçus et présentés par la direction, sont appropriés par rapport à sa taille, ses risques et ses ressources, et s ils atteignent les objectifs poursuivis. Charte de vérification interne Page 1 of 6

2 Lorsque des possibilités d améliorer le contrôle de gestion, la saine gérance des ressources et l image de l organisme ressortiront au cours des vérifications, elles seront communiquées au niveau de gestion approprié. 4. Exigences relatives à la législation et aux politiques La Charte de vérification interne tient compte des exigences prescrites aux articles 16.1 et 16.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, aux termes desquels le directeur général des élections doit veiller à la prise de mesures propres à assurer l accomplissement d une vérification interne répondant aux besoins de l organisme et constituer un comité de vérification conformément aux directives émises par le CT. La charte assure également le respect de l ensemble des politiques sur la vérification interne du CT. Aux termes du paragraphe 2.3 de la Politique sur la vérification interne du CT, les administrateurs généraux des mandataires du Parlement peuvent approuver toute dérogation à certaines exigences de la politique qu ils jugent appropriée, compte tenu de leurs mécanismes de gouvernance, du mandat que leur confère la loi et de leur profil de risque. Le Bureau du DGE souscrit aux principes de l Ensemble des politiques sur la vérification interne du CT. Le DGE a autorisé les dérogations suivantes afin de préserver l indépendance d Élections Canada à titre de mandataire du Parlement : Le plan de vérification interne ne traite pas nécessairement des risques et des vérifications que le Bureau du contrôleur général (BCG) peut identifier comme faisant partie de la couverture à l échelle du gouvernement ou d un secteur 1. Bien qu il utilise les résultats des vérifications internes dirigées ou exécutées par le BCG dans le cadre de l information recueillie lors de l élaboration du plan de vérification interne, Élections Canada n a pas nécessairement à s assurer que le plan de vérification interne de l organisme tient compte, de façon appropriée, des risques horizontaux identifiés par le BCG 2. Le ministre n est pas périodiquement informé des points importants découlant des travaux de vérification interne et de ceux du Comité de vérification. De plus, le ministre ne se voit pas offrir l occasion, au moins une fois l an, de rencontrer le Comité de vérification pour discuter de son rapport annuel ou de toute préoccupation d importance pouvant être soulevée à cet égard ou autrement 3. Il n est pas nécessaire que le BCG ait accès à l information et aux employés d Élections Canada ni qu il reçoive un appui lors de ses vérifications 4. Élections Canada ne met pas le rapport annuel du Comité de vérification à la disposition du BCG 5. Le rapport est cependant affiché sur le site Web d Élections Canada. 1 Conseil du Trésor, Politique sur la vérification interne, juillet 2009, Conseil du Trésor, Politique sur la vérification interne, juillet 2009, Conseil du Trésor, Politique sur la vérification interne, juillet 2009, Conseil du Trésor, Politique sur la vérification interne, juillet 2009, Conseil du Trésor, Politique sur la vérification interne, juillet 2009, Charte de vérification interne Page 2 of 6

3 Les rapports de vérification interne ne sont pas remis au BCG. Ils sont cependant affichés sur le site Web d Élections Canada Responsabilités Le DPV et le personnel de la fonction de vérification interne assument les responsabilités suivantes : Établir un plan de vérification annuel flexible en utilisant une méthode appropriée axée sur les risques; ce plan doit : Tenir compte des recommandations faites par la haute direction et le Comité de vérification; inclure tout risque ou toute préoccupation concernant le contrôle déterminé par la direction ou les vérificateurs externes; inclure, si approprié, les vérifications internes établies par le contrôleur général au titre des évaluations à l échelle du gouvernement, y compris les mécanismes de contrôle fondamentaux et certaines vérifications horizontales; être surtout axé sur la prestation de services d assurance, les autres services étant fournis à titre exceptionnel seulement; être soumis au Comité de vérification pour examen et recommandation, et au directeur général des élections pour approbation. Mettre en œuvre le plan de vérification annuel, tel qu approuvé, y compris et, s il y a lieu, toute tâche ou tout projet spécial demandé par l administrateur général ou le Comité de vérification. Communiquer au directeur général des élections et au Comité de vérification le plan des missions de vérification interne et les besoins en ressources, y compris les changements provisoires importants et les répercussions au niveau des ressources. S assurer que les ressources affectées à la vérification interne sont appropriées, suffisantes et réparties efficacement pour réaliser le plan approuvé. S assurer que les missions de vérification interne sont achevées en temps opportun et que les rapports sont transmis au Comité de vérification dans les plus brefs délais. Avoir toujours un personnel de vérification professionnel ayant des connaissances, des compétences, de l expérience et les certifications professionnelles nécessaires pour remplir les exigences de la présente charte, et veiller à ce qu il y ait des possibilités de formation et de perfectionnement suffisantes pour maintenir et perfectionner leurs compétences en matière de vérification interne. 6 Conseil du Trésor du Canada, Directive sur les dirigeants principaux de la vérification, plans de vérification interne et soutien au contrôleur général, section 5. Charte de vérification interne Page 3 of 6

4 Établir des politiques et des procédures appropriées pour orienter la fonction de vérification interne. Élaborer et maintenir un programme d amélioration et d assurance de la qualité. S assurer, en collaboration avec le Comité de vérification, qu un vérificateur indépendant compétent ou une équipe externe chargée de l examen, procède périodiquement à une vérification des pratiques ou à un autre examen externe de la fonction de vérification interne et que les résultats de cette évaluation externe sont transmis au directeur général des élections et au Comité de vérification. Remettre au Comité de vérification et à la direction des rapports périodiques résumant les résultats des activités de vérification. Tenir le Comité de vérification au courant des nouvelles tendances et des pratiques fructueuses en matière de vérification interne. Apporter de l aide dans le cadre d enquêtes relatives à d importantes activités frauduleuses soupçonnées au sein d Élections Canada et aviser la direction, le Comité de vérification et, s il y a lieu, le Bureau du contrôleur général, des résultats. Coordonner les activités et les plans de vérification interne avec les autres fournisseurs externes de services d assurance et des activités de consultation en vue d assurer une couverture adéquate des missions et de réduire le chevauchement des efforts. À la suite de discussions avec le directeur général des élections, informer le Bureau du vérificateur général dès que possible de toute question relative aux risques, aux contrôles ou aux pratiques de gestion, qui peut être importante pour le gouvernement ou qui exigerait l intervention du Secrétariat du Conseil du Trésor, ou les deux. Publier sur le site Web d Élections Canada la Charte de vérification interne, les rapports de vérification interne, le mandat du Comité de vérification ainsi que son rapport annuel. 6. Pouvoir Le DPV et le personnel de la fonction de vérification interne sont autorisés à : avoir accès sans restriction à toutes les fonctions, à tous les dossiers, à tous les biens matériels et à tout le personnel, et obtenir de l information et des explications des employés et des entrepreneurs d Élections Canada, sous réserve des lois applicables; avoir un accès libre et entier au Comité de vérification; affecter les ressources, déterminer les fréquences, choisir les sujets, déterminer l étendue du travail et utiliser les techniques nécessaires pour atteindre les objectifs de la vérification; obtenir l aide nécessaire du personnel dans les services de l organisme où les vérifications sont effectuées, ainsi que celle des autres services spécialisés au sein ou en dehors d Élections Canada; assumer sans entraves ses responsabilités, ce qui comprend celle de rendre compte des résultats des vérifications au directeur général des élections et au Comité de vérification. Charte de vérification interne Page 4 of 6

5 7. Indépendance et conflits Pour assurer l indépendance de la fonction de vérification interne, son personnel relève du DPV, qui relève directement du directeur général des élections et a accès au Comité de vérification de la manière décrite dans la section portant sur la reddition de comptes. Dans ses rapports au Comité de vérification, le DPV fait régulièrement état des activités de vérification. Les responsabilités du DPV ont été attribuées au directeur principal des finances, qui a des responsabilités autres que de vérification. Le DPV comprend l importance de l objectivité et de l indépendance de la fonction de vérification interne. Le plan de vérification axé sur les risques comprendra des vérifications des activités du DPF, de la Vérification interne et de l administration. En outre, toutes les vérifications peuvent inclure une composante financière, voire une recommandation à l intention du DPF. Afin de préserver l indépendance de la fonction de vérification dans de tels cas, le directeur, Vérification interne, inclura une assurance de la qualité externe appropriée pour toute vérification portant sur ce secteur. Le directeur aura également accès, au besoin, au directeur général des élections et aux membres du Comité de vérification. 8. Reddition de comptes Dans l exécution de ses fonctions, le DPV doit rendre des comptes au directeur général des élections et au Comité de vérification pour les aspects suivants : faire rapport sur les questions importantes relatives aux processus en ce qui concerne le contrôle des activités d Élections Canada, y compris les améliorations éventuelles de ces processus, et fournir de l information sur ces questions jusqu à leur règlement; fournir périodiquement de l information sur l état et les résultats du plan de vérification annuel, en établissant notamment si les ressources en matière de vérification interne sont suffisantes; assurer la coordination des autres fonctions de contrôle et de surveillance de l assurance (gestion du risque, évaluation, conformité, sécurité, aspects juridiques, éthiques et environnementaux, vérification externe); soumettre un résumé annuel des travaux réalisés au cours de l exercice par rapport au plan de vérification interne. Charte de vérification interne Page 5 of 6

6 9. Normes régissant l exercice de vérification La fonction de vérification interne sera basée sur l Ensemble des politiques sur la vérification interne du Conseil du Trésor (révisé en juillet 2009) et sur des normes telles que le Cadre international de référence des pratiques professionnelles de l Institut des vérificateurs internes. Approuvée par le directeur général des élections le 29 septembre 2010 Charte de vérification interne Page 6 of 6

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