VÉRIFICATION INTERNE FONDS SUR L INFRASTRUCTURE MUNICIPALE RURALE (FIMR)

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1 VÉRIFICATION INTERNE CONFORMITÉ AUX CONTRÔLES CLÉS SUR LES PROCESSUS D APPROBATION ET DE MODIFICATION DES PROJETS ET DES PAIEMENTS DE CONTRIBUTIONS, AINSI QUE SUR LE SUIVI BUDGÉTAIRE. Rapport de vérification interne pour l exercice Préparé par SERVICES DE VÉRIFICATION CANADA Pour le compte de la DIRECTION DES INFRASTRUCTURES DIRECTION GÉNÉRALE DÉVELOPPEMENT D AFFAIRES ET INFRASTRUCTURES Octobre 2008

2 VÉRIFICATION INTERNE CONFORMITÉ AUX CONTRÔLES CLÉS SUR LES PROCESSUS D APPROBATION ET DE MODIFICATION DES PROJETS ET DES PAIEMENTS DE CONTRIBUTIONS, AINSI QUE SUR LE SUIVI BUDGÉTAIRE TABLE DES MATIÈRES SOMMAIRE EXÉCUTIF 3 PAGE 1.0 INTRODUCTION 1.1 Contexte Étendue de la vérification Objectifs poursuivis Méthodologie Remerciements RÉSULTATS DE LA VÉRIFICATION 2.1 Principales étapes du processus de contrôle Points de contrôles clés identifiés Échantillonnage Résultats - contrôles clés pour l approbation de projets Résultats - contrôles clés pour l approbation des modifications des projets ainsi que les retraits de projets Résultats - contrôles clés pour l approbation des paiements de contributions Résultats de l analyse sur le contrôle budgétaire Autres constatations CONCLUSION 14

3 SOMMAIRE EXÉCUTIF Objectifs de la vérification Les objectifs de la vérification étaient d évaluer le processus d approbation des projets, de modification des projets et des paiements; de vérifier le cheminement des demandes reçues, d identifier et de décrire les contrôles clés et, de s assurer qu ils sont appliqués en conformité avec les processus établis pour le programme. Opinion de vérification Nous sommes d avis que le Fonds sur l infrastructure municipale rurale (FIMR) est géré de façon efficace et fiable, aucune faiblesse n a été constatée. De plus, les paiements pour ce programme ont été effectués, durant la période vérifiée, conformément aux exigences opérationnelles de l agence à tous égards importants. Énoncé d assurance Cette vérification interne a été effectuée conformément à la Politique de vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Selon notre jugement professionnel, les procédures de vérification suivies et les éléments de preuve recueillis sont appropriés et suffisants pour appuyer l'exactitude des conclusions énoncées dans ce rapport. Les conclusions se fondent sur un examen des situations recensées à la lumière des critères de vérification préétablis qui ont été convenus par la direction. Les éléments de preuve réunis sont suffisants pour convaincre la haute direction du bien-fondé de l opinion découlant de la vérification interne. Résumé des conclusions Contrôles clés pour l approbation des projets Les tests de conformité concernant les contrôles clés régissant l approbation des 53 nouveaux projets au cours de la période du 1 er avril 2007 au 31 mars 2008 pour un total de $ de contributions fédérales approuvées, ont révélé que, dans l ensemble, les contrôles étaient bien utilisés et qu ils étaient conformes aux procédures prévues. Aucune dérogation n a été relevée au cours de notre examen. Contrôles clés pour l approbation des modifications de projets La population réelle étant de 15 modifications, nous avons donc procédé à l examen de la totalité des modifications de projets approuvées en Notre examen n a révélé aucune dérogation. En effet les contrôles étaient bien utilisés et ils étaient conformes aux procédures établies. PAGE 3

4 Contrôles clés pour l approbation des paiements de contributions Les tests de conformité effectués sur la totalité des dossiers ayant fait l objet d un paiement au cours de la période du 1 er avril 2007 au 31 mars 2008, soit 25 dossiers, comprenant 34 versements, n ont décelé aucune dérogation aux contrôles clés relatifs aux paiements identifiés préalablement. Les limites de paiement ont été respectées dans tous les cas; les montants à payer ont tous été enregistrés correctement dans les systèmes informatisés et la séquence des contrôles clés relatifs aux paiements a toujours été respectée. Analyse sur le contrôle budgétaire Notre analyse des contrôles clés au niveau du contrôle budgétaire nous a permis de constater son existence et son application tout au long de la période faisant l objet de notre vérification. Notre analyse nous a également permis de nous assurer que l ensemble des projets approuvés en vertu de l Entente ne dépasse pas, tel qu établi, le tiers des coûts admissibles afférents à tous les projets au 31 mars PAGE 4

5 1.0 INTRODUCTION 1.1 CONTEXTE Suite au dépôt en 2003 du budget du gouvernement du Canada, un nouveau programme, soit le Fonds sur l infrastructure municipale rurale (FIMR) a été créé. Celuici s inscrit sous le même libellé que l Entente Canada-Québec relative au programme d infrastructures conclue le 20 octobre 2000 et modifiée le 18 juillet Le FIMR soutient des projets d infrastructures dans le but d améliorer la qualité de vie des citoyens et de l environnement et, de soutenir la croissance économique des collectivités. La contribution fédérale prévue à ce programme s élève à $. Ce programme, d une durée de cinq ans, vise à renouveler et à améliorer les infrastructures physiques du Canada. Le gouvernement fédéral assume environ un tiers du coût des projets d infrastructures, les deux autres tiers étant versés par le gouvernement du Québec et les municipalités ou les autres promoteurs. Au cours de la présente période, l enveloppe budgétaire du volet FIMR 3 a été majorée de $ en vertu de la modification numéro 1 datée du 11 décembre 2007 signée par les responsables du Gouvernement du Québec et du Gouvernement du Canada. L Entente prévoit un cadre de vérification ayant pour but de fournir des assurances indépendantes et objectives relativement, entre autres, aux systèmes et procédures en place de façon à permettre une gestion qui tienne compte des conditions de l Entente. La partie fédérale du programme est administrée par Développement économique Canada pour les régions du Québec (DEC), Direction des infrastructures, et la partie provinciale est administrée par le Ministère des Affaires municipales et des Régions (MAMR). Un comité de gestion a été mis sur pied pour gérer l Entente. Un Coprésident fédéral (le directeur, Direction des infrastructures à DEC) et un Coprésident provincial (Directeur des infrastructures au MAMR) en sont les principaux gestionnaires. Le MAMR est le maître d œuvre de ce programme d infrastructures. Ainsi, les requérants acheminent leurs demandes à ce ministère qui est responsable de l analyse et qui détermine si les projets sont admissibles à l Entente. C est donc dire que DEC a peu de contacts directs avec les requérants sauf en ce qui concerne les aspects reliés à la Loi canadienne sur l évaluation environnementale (LCÉE) Seuls les projets admissibles et jugés prioritaires, selon le MAMR, sont présentés sous forme de fiches synthèses à la Direction des infrastructures de DEC. À partir de ces fiches synthèses, les conseillers effectuent une analyse et un examen de conformité des projets selon les modalités de l annexe A de l Entente et du Système partagé de gestion de l information sur les infrastructures (SPGII) tout en s assurant que le projet rencontre les exigences de la LCÉE. Préalablement à l inscription des projets à l Entente, les fiches synthèses sont signées par le Coprésident fédéral avant d être soumises pour approbation ministérielle. Le processus d approbation des projets est décrit plus en détail au chapitre 2.1 du présent rapport. PAGE 5

6 1.2 ÉTENDUE DE LA VÉRIFICATION La Direction des infrastructures de DEC a mandaté Services de vérification Canada pour procéder à la vérification des systèmes et procédures de contrôle interne mis en application à la Direction des infrastructures de DEC à Montréal. Une première vérification a été effectuée entre le 2 juillet et le 31 juillet 2007 et couvrait la période du 18 juillet 2005 au 31 mars Le mandat de vérification portait essentiellement sur les contrôles relatifs aux approbations et modifications de projets de même que sur le processus d approbation des paiements. Cette vérification n a relevé aucune lacune. La présente vérification a eu lieu entre le 2 juillet et le 11 août 2008 et a porté sur la période écoulée entre le 1 er avril 2007, date de la fin de la période vérifiée précédemment, et le 31 mars Cette vérification incluait la revue du sommaire des contrôles clés, la revue du processus d approbation des projets, de modification de projets et de paiement de contributions. Cette vérification s est déroulée en quatre étapes distinctes, soit tout d abord un examen portant sur les contrôles relatifs à l approbation des demandes de contribution, ensuite, un examen portant sur les contrôles relatifs aux modifications de projets, puis un examen portant sur les contrôles relatifs aux paiements des contributions et enfin, un examen du contrôle budgétaire. De plus, des rapprochements ont été établis entre les montants de contribution inscrits au Rapport Comptes budgétaires du FIMR et les données disponibles dans le système SPGII, de même qu entre les frais de gestion du programme enregistrés au système et les informations disponibles à partir des dossiers de frais de gestion. 1.3 OBJECTIFS POURSUIVIS Les objectifs de la vérification étaient d évaluer le processus d approbation des projets, de modification des projets et des paiements; de vérifier le cheminement des demandes reçues, d identifier et de décrire les contrôles clés et, de s assurer qu ils sont appliqués en réalisant des tests de conformité sur un échantillon de dossiers FIMR dont la taille est suffisamment élevée pour permettre l émission d une opinion. 1.4 MÉTHODOLOGIE Cette vérification a été effectuée dans le respect de la Politique de vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Le mandat a fait l'objet d'une planification formelle, d'une évaluation des risques, d'un programme de vérification et d'un plan d'échantillonnage. Des rencontres et des discussions ont eu lieu avec le personnel responsable du programme à la Direction des infrastructures. La démarche a été associative et, dans ce contexte, l établissement des faits a été validé avec les personnes concernées. PAGE 6

7 Les différentes étapes du processus d approbation et de modifications de projets ainsi que du processus de paiements de contributions ont été validées par le gestionnaire du programme et par les informations contenues dans les dossiers de projets, mais aussi à l aide des rapports générés par les systèmes de gestion de l information qui ont tenu lieu de passage témoin. 1.5 REMERCIEMENTS L équipe de vérification tient à remercier le gestionnaire et le personnel responsable de l exécution du FIMR consultés au cours de cette vérification pour leur disponibilité, leur coopération exemplaire et leurs commentaires pertinents. PAGE 7

8 2.0 RÉSULTATS DE LA VÉRIFICATION 2.1 PRINCIPALES ÉTAPES DU PROCESSUS DE CONTRÔLE Le personnel en place et offrant des services à la Direction des infrastructures de DEC au cours de la période vérifiée était le suivant : Le directeur - Coprésident fédéral du comité de gestion de l Entente Le gestionnaire - Coprésident fédéral substitut du comité de gestion de l'entente Deux à trois analystes de projets (conseillers) Les trois conseillers en environnement (services corporatifs) Les deux employés des services administratifs L adjointe administrative Deux à trois conseillers en communication (services corporatifs) Les principales étapes du processus de contrôle avaient déjà été décrites lors des vérifications effectuées de 2002 à 2007 pour le Programme infrastructures Canada (PIC), et des entretiens avec le personnel du programme ainsi que notre examen des dossiers nous ont permis de constater que le processus décrit lors de ces vérifications n avait pas subi de transformations significatives au niveau du FIMR. La procédure d approbation et de modification de projets est essentiellement la même dans le cadre du FIMR. Des fiches synthèses préalablement approuvées par le Coprésident provincial sont reçus du Québec Ces fiches sont analysées par les conseillers de DEC et des éclaircissements sont obtenus si nécessaire. Une analyse est alors préparée par ces derniers, à l aide du système SPGII, et une prévision d engagement y est inscrite. Ce formulaire est signé par un(e) conseiller(ère) et approuvé par le gestionnaire du FIMR. À partir de la fiche synthèse, les conseillers en environnement déterminent si les projets sont assujettis à la LCÉE. Si nécessaire, une étude préalable est demandée au requérant. Lorsque l étude est complétée, les conseillers rendent leur décision. Un formulaire prévu à cet effet est complété et approuvé par le directeur, Direction des infrastructures. Une approbation conditionnelle peut être donnée jusqu à ce qu une évaluation environnementale soit complétée. Un cahier d information, pour un seul projet ou regroupant plusieurs projets, est préparé pour fin de signature. Ce cahier est revu et signé par le Directeur des infrastructures qui signe également les fiches synthèses du gouvernement provincial à titre de Coprésident fédéral de l Entente. Le cahier d information, accompagné des fiches synthèses signées, est expédié au ministre fédéral responsable de la mise en oeuvre du FIMR pour la région du Québec pour approbation. PAGE 8

9 Les documents sont par la suite retournés à la Direction des infrastructures et une lettre du Coprésident fédéral, accompagnée des fiches synthèses signées, est expédiée au Coprésident provincial signifiant l approbation du projet par les autorités fédérales. Le Coprésident provincial est responsable d aviser le requérant. L engagement définitif est alors enregistré dans le système SPGII. Les modifications de projets suivent essentiellement le même cheminement que le processus d approbation de projets et les modifications de coûts à la hausse doivent être approuvées par les autorités ministérielles ou par le Conseil du Trésor du Canada, en fonction de la grille de délégation du pouvoir d approbation des modifications de projets du FIMR. La procédure pour les paiements est la suivante: le MAMR soumet des réclamations pour paiement à DEC. Il fait parvenir à DEC un Sommaire de réclamation pouvant contenir un ou plusieurs projets, accompagné d un calcul de l aide financière à verser pour chaque projet. Avant de recommander le versement, DEC s assure de la conformité de sa quote-part des sommes réclamées; que le montant maximum de la contribution fédérale n a pas été dépassé et que le statut environnemental du projet permet le versement. Les réclamations sont approuvées par le Coprésident fédéral et la saisie est effectuée dans le système SPGII. Les transferts de fonds sont ensuite effectués par l entremise de DEC au Ministre des finances du Québec (et non aux requérants) par dépôt direct. 2.2 POINTS DE CONTRÔLES CLÉS IDENTIFIÉS Suite aux entrevues avec le personnel de DEC impliqué dans la gestion du FIMR et à l examen de nombreux dossiers de projets, nous avons été à même de valider le processus d approbation des opérations. Notre examen nous a permis d identifier les contrôles clés suivants pour l approbation des projets. Réception de la fiche synthèse approuvée par le Coprésident provincial pour inscription à l Entente; Analyse de la fiche synthèse par les conseillers; Approbation de l analyse par le gestionnaire de la Direction des infrastructures; Inscription de l engagement prévu dans le système SPGII; Analyse par un conseiller en environnement et approbation de sa décision par le directeur de la Direction des infrastructures lorsque le projet est assujetti à la LCÉE; Autorisation par le conseiller en environnement d un rapport d exclusion de la LCÉE, le cas échéant; Production du rapport de demande et approbation par le gestionnaire; Approbation de la fiche synthèse reçue par le Coprésident fédéral; Signature du Cahier d information par le Coprésident fédéral; PAGE 9

10 Approbation du ministre chargé de la mise en œuvre du FIMR pour les projets dont la contribution fédérale est de moins de cinq millions de dollars ( $); Approbation du Ministre des Transports, de l Infrastructure et des Collectivités pour les projets dont la contribution fédérale se situe entre cinq millions de dollars ( $) et quinze millions de dollars ( $) et celle du Conseil du Trésor du Canada pour une contribution excédant quinze millions de dollars ( $); Enregistrement définitif de l engagement dans le système SPGII; Fiche synthèse approuvée par le Coprésident fédéral retournée au Coprésident provincial avec une lettre d accompagnement statuant sur l évaluation environnementale; Lettre du Coprésident provincial informant le requérant de l inscription du projet l Entente. En ce qui concerne l approbation des modifications de projets, les contrôles clés suivants ont été identifiés : Réception de la fiche synthèse révisée approuvée par le Coprésident provincial pour inscription de la révision à l Entente; Analyse de la fiche synthèse révisée par les conseillers; Approbation de l analyse par le gestionnaire; Analyse de l impact au niveau des avantages du projet et des incidences environnementales de la modification, le cas échéant; Production du rapport de demande incluant l approbation par le gestionnaire de la décision du conseiller en environnement; Signature du Cahier d information par le Coprésident fédéral lorsqu il y a hausse des contributions; Approbation de la fiche synthèse révisée reçue du Coprésident provincial par le Coprésident fédéral; Approbation des modifications impliquant une hausse des coûts en vertu de la délégation d autorité du Conseil du Trésor du Canada; Approbation par le Coprésident fédéral d une modification impliquant une baisse des coûts ou une modification sans incidence financière; Modification d engagement enregistrée au système SPGII; Raisons du changement adéquatement documentées et tenant compte des aspects financiers, de l impact au niveau environnemental et de l impact au niveau de l échéancier de la réalisation des travaux; Fiche synthèse révisée approuvée par le Coprésident fédéral et retournée au Coprésident provincial avec une lettre d accompagnement statuant sur l évaluation environnementale; Lettre d approbation de la révision du Coprésident provincial expédiée au requérant pour une modification impliquant une modification à la hausse. PAGE 10

11 En ce qui concerne les paiements, les contrôles clés suivants ont été identifiés; Examen du formulaire de calcul de l aide reçue du MAMR; Approbation de la réclamation de paiement provinciale par le Coprésident fédéral; Vérification que les exigences environnementales ont été respectées avant de procéder aux paiements; Limites de paiements respectées; Vérification des montants inscrits au sommaire de réclamation; Enregistrement adéquat des réclamations pour paiements. Des échantillons de dossiers pour fins de vérification ont été constitués et des tests consistant à vérifier l existence et l application de ces contrôles clés ont été effectués. 2.3 ÉCHANTILLONNAGE Un premier examen de la totalité des dossiers approuvés a été constitué en utilisant la méthode de l échantillonnage par découverte, étant donné le nombre limité de projets approuvés de 53 projets durant la période du 1 er avril 2007 au 31 mars 2008 pour un total de $ de contributions fédérales approuvées et un montant de $ de coûts admissibles totaux, soit 26,40% de contributions fédérales par rapport aux coûts admissibles, respectant ainsi la clause 6.4 b) de l Entente Canada- Québec datée du 18 juillet Dans un deuxième temps, étant donné le nombre limité de paiements effectués au cours de la période du 1er avril 2007 au 31 mars 2008, la population réelle est de 25 dossiers représentant un total versé de $, la totalité des projets ayant fait l objet d un paiement ont été examinés pour vérifier la conformité aux contrôles clés relatifs aux paiements de contributions. Un troisième examen de dossiers a été effectué au niveau des modifications de projets. La population étant composée de seulement 15 projets, toutes les modifications ont été examinées. 2.4 RÉSULTATS - CONTRÔLES CLÉS POUR L APPROBATION DES PROJETS Les tests de conformité concernant les contrôles clés régissant l approbation des projets ont révélé que, dans l ensemble, les contrôles étaient bien utilisés et qu ils étaient conformes aux procédures prévues. Aucune dérogation n a été relevée au cours de notre examen. PAGE 11

12 2.5 RÉSULTATS - CONTRÔLES CLÉS POUR L APPROBATION DES MODIFICATIONS DES PROJETS AINSI QUE LES RETRAITS DE PROJETS La population réelle étant de 15 modifications, nous avons donc procédé à l examen de la totalité des modifications de projets approuvées en Notre examen n a révélé aucune dérogation. En effet les contrôles étaient bien utilisés et ils étaient conformes aux procédures établies. Seulement deux projets ont été retirés au cours de et ces projets ont été retirés suite à une confirmation du Coprésident provincial du retrait de ces derniers. Notre examen nous a également permis de nous assurer que les fonds disponibles pour ces projets ont été désengagés afin d assurer la réintégration de ces fonds au niveau du système de contrôle budgétaire. 2.6 RÉSULTATS - CONTRÔLES CLÉS POUR L APPROBATION DES PAIEMENTS DE CONTRIBUTIONS Les tests de conformité effectués sur la totalité des dossiers ayant fait l objet d un paiement au cours de la période du 1 er avril 2007 au 31 mars 2008, soit 25 dossiers, comprenant 34 versements, n ont décelé aucune dérogation aux contrôles clés relatifs aux paiements identifiés préalablement. Les limites de paiement ont été respectées dans tous les cas, les montants à payer ont tous été enregistrés correctement dans les systèmes informatisés et la séquence des contrôles clés relatifs aux paiements a toujours été respectée. Au cours de , c est 20% de la vérification des étapes du calcul effectué par le MAMR qui est effectuée par la Direction des infrastructures de DEC, c est au-delà du 10% originalement identifié. Cette procédure permet à la partie fédérale de s assurer que les calculs présentés lors des réclamations du MAMR sont exempts d erreurs. Notons qu'un vérificateur externe est nommé en vertu de l'entente Canada-Québec relative au programme d'infrastructures et que celui-ci procédera à une vérification annuelle en s'appuyant sur les travaux de vérification interne des ministères concernés. L'objectif du vérificateur externe sera de s'assurer que les systèmes et procédures mis en place permettent de gérer adéquatement le programme et que le système de suivi des projets et de vérification des réclamations est adéquat. 2.7 RÉSULTATS DE L ANALYSE SUR LE CONTRÔLE BUDGÉTAIRE Notre analyse des contrôles clés au niveau du contrôle budgétaire nous a permis de constater son existence et son application tout au long de la période faisant l objet de notre vérification. Notre analyse nous a également permis de nous assurer que l ensemble des projets approuvés en vertu de l Entente ne dépasse pas, tel qu établi, le tiers des coûts admissibles afférents à tous les projets au 31 mars PAGE 12

13 2.8 AUTRES CONSTATATIONS À la demande de la Direction des infrastructures de DEC, les frais de gestion facturés au programme ont aussi été examinés sans toutefois qu aucune vérification de la validité des montants réclamés ne soit effectuée. L Entente Canada-Québec relative au programme d infrastructures version modifiée datée du 18 juillet 2005 précise à l article 7.5 b) que pour le FIMR, le Canada remboursera au Québec un montant pouvant atteindre $ pour les frais de gestion et d administration de l Entente qui ont été établis et approuvés par le Comité de gestion. Le montant total des frais de gestion sera prélevé à même la contribution du Canada prévue au paragraphe 6.1 de $ aux fins du FIMR. Il a ainsi été possible de constater que le maximum admissible selon l Entente révisée, soit $ n avait pas encore été atteint au 31 mars Nous avons également constaté qu en vertu de l article A.9.2 d) de l annexe A de l Entente, les fonds consacrés à la réalisation des projets FIMR mis en oeuvre sur le territoire des municipalités comptant moins de habitants représentaient dans la mesure du possible, tel que prévu à l Entente, environ 80% des contributions. Le rapprochement effectué entre les dépenses cumulées du programme inscrites au Rapport Comptes budgétaires du FIMR et les données disponibles dans le SPGII à partir desquelles l échantillon de vérification a été déterminé, a permis de constater que les deux sources donnaient des résultats totaux équivalents. PAGE 13

14 3.0 CONCLUSION Selon les tests de conformité effectués, nous sommes d avis que les contrôles clés ont été effectivement mis en application et fonctionnent de la façon dont ils ont été décrits et qu ils sont efficaces et appliqués de façon adéquate par la Direction des infrastructures de DEC au niveau de l approbation des 53 nouveaux projets, des 15 modifications de projets examinés et de l approbation des 34 paiements de contributions effectués. Notre vérification n a relevé aucun cas de non-conformité au cours de la période du 1 er avril 2007 au 31 mars PAGE 14