Module Rendez-Vous OFYS

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1 Module Rendez-Vous Tables des matières Généralités... 2 Assignation d'un rendez-vous... 3 Fonctions par le clic droit... 5 Édition des rendez-vous... 6 Section centrale... 8 Section de droite... 9 Gestion des horaires Recherche des plages disponibles Page 1 sur 20

2 Généralités Ce module d'ofys propose la gestion complète des rendez-vous passés, présents et futurs Un simple clic sur l'icône d'horloge ouvrira l'interface des rendez-vous. Celle-ci est divisée en trois sections verticale 1. Affichage des rendez-vous de la journée. Il est possible de se positionner sur la période pour inscrire, modifier, visualiser ou encore détruire un rendez-vous. Le double-clic sur un rendez-vous permet de voir ou d'éditer celui-ci. La touche Enter sur une période permet la recherche de patient pour lui attribuer un rendez-vous. 2. Affichage des périodes et rendez-vous de la semaine. En cliquant sur les journées de la semaine (Dimanche étant la première colonne) la section 1 se refraîchit et affiche les périodes et rendez-vous de cette journée. Le visuel de cette zone permet de voir rapidement si des rendez-vous et périodes sont créés pour cette journée. 3. Interface des calendriers, l'édition d'horaire et la recherche de rendez-vous par types de périodes. En sélectionnant la journée sur ce calendrier, les sections 1 et 2 se rafraîchissent. Page 2 sur 20

3 Assignation d'un rendez-vous Se positionner à l'aide du curseur sur une période de la journée et ensuite enfoncer la touche Enter du clavier. Inscrire les données pertinentes sur le patient dans la zone d'édition de la fenêtre de recherche. Il est possible de rechercher par le nom, prénom, date de naissance, numéro de dossier et numéro de téléphone. Notez qu'une des recherches intelligentes d'ofys permet d'inscrire que le début du nom et du prénom (ou l'inverse) séparé d'un espace. Cliquer sur le bouton Recherche Sélectionner le patient dans la zone de résultats, double-cliquer ou enfoncer la touche Enter du clavier. Le message du rendez-vous s'affiche à l'écran. Notez qu'une note doit être inscrite dans le champs Message du rendez-vous de la fiche du patient pour l'affichage de celle-ci. Page 3 sur 20

4 Dans la fenêtre du rendez-vous, éditer l'information additionnelle aux besoins. Il vous sera possible de revenir dans cette fenêtre à n'importe quel moment. Notez que les données ajoutées dans cette interface s'intégreront automatiquement dans la fiche de ce patient. Cliquer sur le bouton Sauvegarder. Voila! Le nouveau rendez-vous est ajouté. Page 4 sur 20

5 Fonctions des rendez-vous par le clic-droit Cliquer sur Coller permet d'ajouter un rendez-vous qui est copié ou coupé en mémoire. Cliquer sur Copier permet d'enregistrer en mémoire ce rendez-vous afin de le positionner dans une autre plage tout en conservant celle-ci. Cliquer sur Couper permet d'enregistrer en mémoire ce rendez-vous afin de le remplacer dans une autre plage. Cliquer sur Imprimer permet d'ouvrir une fenêtre proposant différents rapports d'impression pour ce rendez-vous. Cliquer sur Effacer permet de supprimer ce rendez-vous. Cliquer sur État de client permet de sélectionner dans une liste l'état du patient. La couleur du carré à l'extrême droite du rendez-vous changera de couleur selon l'état. Ces couleurs sont configurables. Page 5 sur 20

6 Modification et édition des rendez-vous. Le double-clic ainsi que la touche Entrer du clavier permet d'ouvrir la fiche du rendez-vous. Dans cette fiche l'utilisateur pourra ajouter et modifier l'information du rendez-vous ou de la fiche patient : État du rendez-vous. La couleur de la cellule du rendez-vous est associée à ce type. Ces couleurs sont configurables par l'utilisateur administrateur. Page 6 sur 20

7 État du patient. La couleur du rectangle à l'extrême droite de la cellule du rendez-vous est associée à ce type. Ces couleurs sont configurables par l'administrateur. Note du rendez-vous. Celle-ci sera affichée dans la zone du rendez-vous. Le code client. Il est possible de modifier le client par le clic sur le bouton de recherche à la droite de la zone d'édition. Une fois le code entré, le nom s'affiche à sa droite. L'information importante du patient est affichée dans un bloc au dessous du code client. Cette section est en lien direct avec la fiche du patient, donc toute donnée modifiée, supprimée ou ajoutée affectera sa fiche. Veuillez lire la rubrique Fiche patient pour plus de renseignements. L'information ci-dessous représente l'adresse complète du patient. Tout comme la section plus haut, l'information provient de la fiche du patient. Veuillez lire la rubrique Fiche patient pour plus de renseignements. Appuyer sur le bouton Sauvegarder pour quitter cette fenêtre et sauvegarder / Appuyer sur le bouton Annuler pour quitter cette fenêtre sans sauvegarder. Page 7 sur 20

8 Section centrale Affichage des semaines Cette section est Utilisée pour basculer d'une journée à l'autre mais propose aussi : Le rafraîchissement visuel des horaires et des rendez-vous détaillés dans la section des journées (Colonne de gauche). Affiche les début d'heures ainsi que les rendez-vous représentés par un rectangle de la même couleur que le rendez-vous. Page 8 sur 20

9 Section de droite Affichage du calendrier En plus de créer des horaires rapidement, la section calendrier affiche un visuel rapide sur les rendez-vous. L'utilisateur peut afficher le mois qu'il désire en utilisant les flèches haut et bas du clavier ou la barre de défilement à la droite du calendrier. Aucune limitation sur le nombre de mois! Sélectionner d'abord le dispensateur par la liste déroulante en haut du calendrier. Chaque cellule du calendrier (journée) affiche le nombre de rendez-vous distribué sur le nombre total disponible pour cette journée. Il est donc rapide pour l'utilisateur de savoir si il reste des périodes libres sans avoir à cliquer sur la journée. Utiliser la liste Types de période dans le bas du calendrier pour afficher rapidement si des périodes de ce type sont disponible pour cette date. Un tiret dans les cellules du calendrier à côté de la journée s'affichera si ce type existe pour cette journée. Dans l'exemple ci-dessous, des périodes de type Normal existent pour cette journée. Page 9 sur 20

10 Un clic dans une des cellules du calendrier provoque l'affichage de la semaine (section centrale) ainsi que la journée (section de gauche). Imprimer une ou plusieurs journées en un clic. Sélectionner la/les journées dans le calendrier, clic droit de la souris et Imprimer. Page 10 sur 20

11 Gestion des horaires. La création et modification d'horaire d'ofys permettent à l'utilisateur de générer des journées et semaines très rapidement Pour accéder à l'interface de gestion d'horaire, l'utilisateur doit d'abord cliquer sur le bouton Éditer horaire situé en haut du calendrier. L'utilisateur doit ensuite se diriger dans la section Gestion des modèles d'horaire situés en bas du calendrier. Pour créer une journée type, l'utilisateur doit cliquer sur le bouton Nouveau Page 11 sur 20

12 Dans la fenêtre d'édition : A) Sélectionner d'abord l'heure de début en vous positionnant dessus avec le curseur, ensuite descendre celui-ci sur l'heure de fin et relâcher le curseur. B) Nom de cette journée C) Durée des rendez-vous pour cette période. Notez que plusieurs périodes peuvent être créées dans une même journée, il sera donc possible d'avoir plusieurs échelles de temps D) Cocher la case si cette journée doit être enregistrée que pour ce dispensateur. En cochant cette case, seul le dispensateur en cours pourra utiliser cette journée. E) Heure de début et de fin de la période sélectionnée. Il est possible d'inscrire manuellement les heures. F) Type de période en cours. Ces types sont éditables par l'administrateur. G) Durée des rendez-vous pour la période en cours. H) Nom additionnel de la période. De dix caractères maximum, ce nom sera affiché sur chacune des plages de cette période à la droite du type. I) Sauvegarder [Bouton à l'extrême droite] Vous pouvez désormais cliquer-glisser cette journée dans une cellule du calendrier. N'oubliez pas de cliquer sur le bouton Éditer horaire pour avoir accès aux journées types. Page 12 sur 20

13 Notez qu'il est possible de retirer une journée type de votre liste et que cela n'affectera pas les horaires déjà configurées qui pourraient avoir ce type de journée. Page 13 sur 20

14 Le principe est le même pour la création de semaine. Dans la fenêtre d'édition : A) Sélectionner d'abord la journée. B) Positionner le curseur de la souris sur l'heure de début souhaitée, ensuite descendre celui-ci sur l'heure de fin et relâcher le curseur. C) Nom de la semaine. D) Heure de début et de fin de la période sélectionnée. Il est possible d'inscrire manuellement les heures. E) Type de période en cours. Notez que ces types sont éditables par l'administrateur. F) Durée des rendez-vous pour la période en cours. G) Nom additionnel de la période. De dix caractères maximum, ce nom sera affiché sur chacune des plages de cette période à la droite du type. H) Répéter cette étape à chaque journée de la semaine dont vous souhaitez ajouter des horaires et puis Sauvegarder à l'aide du Bouton à l'extrême droite. Notez qu'il est possible de retirer une semaine type de votre liste et que cela n'affectera pas les horaires déjà configurés qui pourraient avoir ce type de semaine. Page 14 sur 20

15 Vous pouvez désormais cliquer-glisser cette semaine dans une cellule du calendrier. N'oubliez pas de cliquer sur le bouton Éditer horaire pour avoir accès aux semaines types. Page 15 sur 20

16 Recherche des rendez-vous La recherche de prochaines périodes libres sont situées en dessous du calendrier. Deux menus sont disponibles dont la Recherche simple et la Recherche avancée. Fonctionnement : La recherche simple propose qu'un seul bouton...en effet, le bouton Rechercher positionnera le curseur sur la prochaine période libre pour le professionnel sélectionné à partir de l'heure et la date du jour et ce peut importe le type de période. Sur l'image ci-dessous, la prochaine période libre basculera le curseur du 26 Mars qui est la date du jour au 27 Mars à 10H00. La journée dans la vue centrale des semaine ainsi que la journée sur le calendrier seront basculées sur résultat trouvé. Page 16 sur 20

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18 La Recherche avancée propose plusieurs outils pour trouver des périodes ciblées par des conditions. Chaque bouton est un filtre en soit, donc plus de filtre sont utilisés plus la recherche sera précise. Le fonctionnement est simple, un clic sur le(s) bouton(s) affichera une fenêtre avec les différentes options disponibles de cases à cocher ou de zone d'éditions que l'utilisateur doit remplir. Les options de recherche : Groupe propose les différents types de professionnels de l'application. Ces types sont prédéfinis dans Oys. Prof propose les différents professionnels traitants d'ofys. Notez que la case Rendez-vous doit être cochée dans la fiche des professionnels pour nourrir cette liste. Page 18 sur 20

19 Sites propose tous les sites ou établissements enregistrés dans l'application. Dans l'exemple ci-dessous l'utilisateur recherche les périodes uniquement pour la cliniques des Pinsons. Périodes propose les différentes types de périodes enregistrées. Notez que seul l'utilisateur administrateur peut créer des types de périodes dans la section préférences. Journées propose les sept jours de la semaine. Dans l'exemple ci-dessous, l'utilisateur recherche les périodes disponibles le Jeudi uniquement. Heures propose la recherche par intervalle ou après et/ou avant une heure précise. En cliquant sur les bouton AM, PM ou Soir des heures s'afficheront dans las zones d'éditions. L'inscription manuelle des heures n'est pas autorisé, c'est pour cette raison que certains raccourcis clavier sont disponibles. Veuillez laisser le curseur devant ces zones de texte pour voir la fenêtre indiquant les différentes options possibles. Dans l'exemple ci-dessous, l'utilisateur recherche des plages horaires seulement après 17H00. Page 19 sur 20

20 Dates propose la recherche des périodes par jours, semaines, mois précisément ou plus ou moins de plus, il est possible d'inscrire une date de départ ou un intervalle de date dans les zones Du et Au. Dans l'exemple ci-dessous, l'utilisateur recherche les prochaines périodes libres dans 90 jours à partir de la date du jour. signifie réinitialisation. Au clic sur ce bouton, tous les champs et case à cocher de la section Recherche avancée se vide. Utilisé pour reprendre une recherche à zéro. Le bouton Rechercher : Que ce soit pour la Recherche simple ou Recherche avancée, le bouton Rechercher affichera un maximum de dix résultats à la fois. Ceux-ci sont alors affichés en dessous des menus de recherche. Une courte description suivi des résultats par ordre d'heure et de date sont listés. Un simple clic sur la ligne sélectionnée suffit pour se positionner dans la plage horaire ainsi que dans le calendrier. Logiciels Info-Data 494, rue du Commodore, St-Nicolas, QC, G7A 4Y8 Montréal : / Québec : support@infodata.ca Page 20 sur 20