la PerFeCtiOn. en détail. FinanceSuite AUToBANk AutOmAtiC CASh APPliCAtiOn

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1 13 la PerFeCtiOn. en détail. FinanceSuite AUToBANk AutOmAtiC CASh APPliCAtiOn

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3 3 FINANCESUITE AutoBank Automatic Cash Application Optimisez le traitement de vos relevés de comptes, de vos avis de paiements et de vos chèques dans SAP! AutoBank Automatic Cash Application est un module de la FinanceSuite Hanse Orga, famille de logiciels professionnels certifiés SAP pour votre comptabilité financière et votre gestion comptable. AutoBank Automatic Cash Application est entièrement intégré dans SAP et conçu pour une utilisation intra-branches. Avec AutoBank Automatic Cash Application, obtenez un gain de temps substantiel pour vos équipes grâce à un pourcentage de lettrage automatique allant jusqu à 90%. Ce gain de temps précieux peut alors être utilisé pour augmenter les flux de liquidités dans votre entreprise. AutoBank Automatic Cash Application permet une diminution notable des charges de travail manuel lors du traitement des informations de paiement, et crée des propositions comptables automatiques de haute qualité. Grâce à l intégration complète dans SAP et au traitement automatique, les postes non soldés peuvent être rapprochés plus rapidement, tandis que les données actualisées sont reçues via les encaissements. C est la caractéristique optimale dans la gestion des comptes clients ainsi que dans l optique d un gain de productivité. Faites ainsi confiance à la FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application pour le traitement automatique des : Fichiers de relevés de comptes Avis de paiement Chèques/ Fichiers Lockbox La parole à nos clients : «Avec AutoBank Automatic Cash Application, nous avons pu atteindre chez Vattenfall un taux de lettrage automatique de plus de 90% après seulement trois jours de production.» Dirk Schätzke Directeur financier Vattenfall Europe Business Services GmbH, Hambourg

4 4 Extraits de comptes Avis de paiement Lockbox Environnement système SAP FI-CA (IS-U, FS-CD, ) SAP R/3 Auto Bank Automatic Cash Application CML, CFM PARTIS Systèmes hôtes Archives Traitement automatique et sécurisé des relevés de comptes AutoBank Automatic Cash Application se base sur le relevé de comptes électronique de SAP. Ainsi, vos relevés de comptes n ont besoin que d une simple étape pour être importés dans votre système SAP et peuvent être comptabilisés par AutoBank Automatic Cash Application de manière particulièrement sûre et automatisée. Le service concerné peut définir luimême des règles comptables individuelles, et les gérer de manière centrale. Ainsi, la gestion intervient directement dans votre système productif sous contrôle de l informatique, évitant une gestion via le customizing et le système de transport. Principe de filtrage La combinaison flexible de filtres conduit à une augmentation notable du taux de lettrage. Les filtres principaux répartissent les informations de relevés de comptes à traiter dans les domaines Comptes principaux, Comptes fournisseurs et Comptes clients. Des filtres fins utilisant toutes les informations du libellé bancaire afin de trouver les PNS correspondants peuvent être définis. Ainsi, en spécifiant des chaînes de recherche plus variées, vous parvenez à un pourcentage de lettrage plus élevé. Par exemple, Automatic Cash Application peut démanteler des intervalles dans le cas de numéros de factures ou d énumérations, et créer ou remplacer les données afin de procéder correctement aux affectations et aux comptabilisations. Chaque information issue du libellé bancaire peut ainsi être identifiée, retraitée et utilisée pour le rapprochement par rapport aux postes non soldés. Un grand nombre de zones de rapprochement différentes possibles est ici à disposition depuis les domaines SAP FI et SAP- Avantages du traitement automatique des relevés de comptes Intégration dans le relevé de compte électronique de SAP Règles de comptabilisation individuelles Principes de filtrage par le biais de filtres principaux Rapprochement par le biais de filtres fins Table de conversion Coordonnées bancaires de l émetteur Affectation automatique Propositions de comptabilisations sûres Approche simultanée de systèmes SAP-FI et de livres auxiliaires Création facile et gestion centralisée des règles comptables Analyses et Monitoring des déroulements des processus dans le cockpit des performances Reporting

5 5 Sd. AutoBank Automatic Cash Application supporte également les processus de comptabilité via une table de correspondance avec les connexions bancaires de l émetteur du paiement, dans laquelle toutes les connexions bancaires des paiements précédents sont enregistrées. les taux de rapprochement sont ainsi augmentés. Table de conversion AutoBank Automatic Cash Application propose aussi une table de conversion grâce à laquelle les données importantes sont filtrées à partir du libellé bancaire, et converties en informations dont vous avez besoin. Cette caractéristique est particulièrement utile pour les relevés de comptes issus de l étranger, dont les données concernant l émetteur ne peuvent, pour la plupart, n être trouvées que dans le libellé bancaire. les postes non clarifiés de manière univoque sont transmis directement du programme vers le post-traitement manuel optimisé mis à disposition. le traitement des données de relevés de comptes ne se limite pas aux écritures dans SAP-Fi. des écritures peuvent être créées simultanément dans SAP-Fi et dans des systèmes de livres auxiliaires connectés. AutoBank Automatic Cash Application ne se focalise pas uniquement sur les livres auxiliaires depuis SAP (Fi-CA), comme is-u, FS-Cd ou encore is-m. des systèmes de livres auxiliaires non-sap comme Patris, vws ou vos propres livres auxiliaires et archives spécifiques peuvent être utilisés. AutoBank Automatic Cash Application offre cette possibilité dans le post-traitement manuel, de sorte que des affectations et des posttraitements manuels ne peuvent clairement intervenir que dans un seul masque de comptabilisation. Le cockpit des performances Grâce à cet outil unique en son genre, vous bénéficiez d un contrôle complet sur tous les processus de traitement. vous pouvez par exemple mettre en place des analyses sur le taux de lettrage par banque ou sur l état des post-traitements manuels. vous pouvez aussi déterminer la qualité des paiements de vos clients, de manière à demander directement des précisions en cas de besoin. un système de feux de couleurs permet de voir en un coup d oeil les opérations terminées et de visualiser ainsi où se situent les actions à mener. Avec la fonction drill-down (analyse approfondie), vous pouvez avancer plus encore dans les détails d une opération et représenter les mesures à appliquer. traitement des avis de paiement les avis de paiement parviennent généralement par (en fichiers joints) ou en version papier. les avis électroniques transmis par sont convertis automatiquement depuis AutoBank Automatic Cash Application en différents formats et enregistrés dans votre système SAP. les avis en format papier peuvent également être intégrés dans ce processus après une numérisation réussie. les informations issues des avis intégrés sont alors rapprochées par AutoBank Automatic Cash Application avec les postes non soldés, puis imputés. les différents types de déductions comme ducroires, bonus, objets d escompte ou promotions sont ainsi contrôlés et automatiquement comptabilisés. vos collaborateurs reçoivent immédiatement de la part d AutoBank Automatic Cash Application une notification sur le statut après traitement réussi. le travail quotidien se voit ainsi limité au contrôle et à la clarification des postes d avis non imputés automatiquement. Pour ce faire, vous disposez également d un posttraitement confortable, conçu spécialement pour le traitement des avis. AvANTAgES du TrAITEmENT des AvIS de paiement Avis électroniques et sur format papier Différents formats d avis Possibilités de conversion Rapprochement automatique avec les postes non soldés et imputation automatique Vérifications de déductions variées Post-traitement basé sur le Workflow Post-traitement manuel confortable dans un seul écran

6 6 Traitement Lockbox pour les États Unis La version actuelle d AutoBank Automatic Cash Application est la première à permettre le traitement des encaissements par chèque, préparés selon la forme des fichiers Lockbox. Vous pouvez ainsi importer automatiquement les fichiers Lockbox courants aux Etats-Unis dans votre système SAP et continuer le traitement. Vous disposez également de fonctions éprouvées du traitement de l extrait de compte et de l avis : propositions de comptabilisation, traitement simple de règles comptables, multiples possibilités de rapprochement. Avantages du traitement de la Lockbox Traitement automatique de paiements par le biais de fichiers Lockbox Propositions de comptabilisations sûres Création facile et gestion centralisée des règles comptables Nombreuses zones de rapprochement Post-traitement manuel simplifié financesuite pour sap AUTOBANK AUTOMATIC CASH APPLICATION PAYMENT MANAGEMENT CASH & LIQUIDITY MANAGEMENT HR / IS-U / BW / MM FS-CD / CO / SD / FI TREASURY MANAGEMENT ebam Associez AutoBank Automatic Cash Application avec d autres composantes de la FinanceSuite et profitez des avantages d une solution complète : Cash & Liquidity Management, Payment Management, Treasury Management et ebam electronic Bank Account Management.

7 7 Post-traitement manuel en plus du lettrage automatique, AutoBank Automatic Cash Application propose un post-traitement manuel optimal. Ce module permet un masque de sélection clair autorisant un choix ciblé de la réserve de travail pour vos équipes. dans le masque de post-traitement, vos collaborateurs trouvent toutes les informations et fonctions nécessaires pour une clarification rapide et sûre des postes. dans le masque de comptabilité, vous possédez un accès direct au libellé bancaire depuis lequel, avec la fonction Copier-Coller, vous pouvez soit renseigner directement des informations pour la comptabilisation, soit en ajouter pour une recherche ultérieure dans le masque de recherche. Par le biais des propositions de comptabilisation, le système conduit intuitivement vers la résolution de problèmes et permet une identification ainsi qu une comptabilisation du paiement rapides. l accès aux informations des coordonnées bancaires de l émetteur est également possible pour une comptabilisation plus rapide et plus sûre. les différentes contraintes liées à la recherche sont ainsi minimisées. Grâce au Workflow de clarification, les données des paiements non clarifiés peuvent être envoyées à vos collaborateurs par messages courts ou par s. ils peuvent assister le processus de clarification, par exemple par le biais d une demande de précisions au client ; ils peuvent aussi traiter eux-même les encaissements par le biais d un lien. un moniteur de clarification supplémentaire permet une analyse de toutes les demandes de clarification passées, de la fréquence des demandes, leur volume et le taux de clarification. Pour les paiements qui n ont pas pu être affectés après le contrôle manuel, des remboursements automatiques au donneur d ordre peuvent être créés, soit comme ordres de paiement dans SAP, soit par paiements directs dans le module supplémentaire Payment management de la FinanceSuite. la parole à NoS ClIENTS : «Nous sommes très heureux de notre coopération avec Hanse Orga, qui plus est car notre travail en commun ne se résume pas à une relation client-fournisseur, mais parce qu il se focalise sur l atteinte des objectifs de Philips.» marinus Peters Senior information Officer BU Luminaires Europe Philips Lighting, Eindhoven/Pays-Bas AvANTAgES du post-traitement manuel Vue d ensemble plus rapide grâce à un masque de sélection Identification et traitement des données depuis le libellé bancaire Propositions de comptabilisation avec taux de lettrage élevé Recherche automatique dans les coordonnées bancaires de l émetteur Workflow de clarification pour des demandes de précisions individuelles auprès des clients Moniteur de clarification pour analyses Remboursements par virement simplifiés

8 8 FINANCESUITE AUToBANk AUTomATIC CASh ApplICATIoN les AvANTAgES EN UN CoUp d oeil : Le cockpit des performances veille, pour une transparence maximale, à ce que vous receviez une vue d ensemble, au niveau du groupe, du déroulement du processus de traitement de l extrait de compte.

9 9 AutoBank Automatic Cash Application vous propose un post-traitement complet avec toutes les informations et fonctionnalités indispensables dans un masque de comptabilité. Par le biais du moniteur de clarification, il est possible de suivre la trace de tous les messages envoyés dans le cadre du post-traitement. L utilisateur dispose d un aperçu et d un contrôle complet de toutes les demandes de clarification en cours et ceci de manière chronologique. Intégration complète dans SAP Manipulation intuitive Degré d automatisation élevé Post-traitement manuel intelligent Traitement des données immédiat Gain de temps substantiel Réduction des périodes de créances jusqu à 50% Aperçu rapide de la situation de trésorerie Préparation optimale au contrôle fiscal Intégration de livres auxiliaires

10 10 Expertise et fiabilité : Hanse Orga est votre partenaire confiance Fondée en 1984, l entreprise Hanse Orga AG s est fait un nom dans le développement de solutions comptables et financières, en particulier dans SAP, et est devenue un fournisseur leader dans ce domaine. Nous sommes partenaires officiels de SAP, «SAP Software Solution and Technology Partner», et nos produits sont certifiés «FinanceSuite 5.1» par SAP. Héritiers de notre longue expérience sur les marchés nationaux et internationaux, nos employés hautement qualifiés possèdent un savoirfaire unique tant dans les domaines techniques qu en terme de gestion. Nous nous faisons un plaisir de le mettre à votre service. Vous aussi, faites confiance à nos solutions de qualité et à nos services d expertise-conseil avérés. Outre des applications dans le standard SAP, nous pouvons vous proposer des solutions sur mesure, programmées en ABAP, ajustées à vos demandes. Plus de 500 moyennes et grandes entreprises de par le monde utilisent nos solutions logicielles intelligentes. Notre siège social se trouve à Hambourg, nous possédons des filiales en France, en Suisse, au Royaume-Uni, aux Pays-Bas et aux États-Unis. Nos responsables de projet expérimentés peuvent vous aider à définir la meilleure solution pour votre entreprise. N hésitez pas à nous contacter! Hanse Orga AG Oldesloer Straße Hambourg Allemagne Tél. : +49 (0)40 / Fax : +49 (0)40 / office@hanseorga.de Hanse Orga International B.V. Nieuwe Prinsenkade VC Breda Pays-Bas Tél. : +31 (0) Fax : +31 (0) office@hanseorga.com Hanse Orga France S.a.r.l 36 avenue de la République Issy-les-Moulineaux France Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) office@hanseorga.fr Hanse Orga International Corp. 205 N. Michigan Avenue / Suite 4110 Chicago, Illinois États-Unis Tél. : +1 (312) Fax : +1 (312) office@hanseorga.com Hanse Orga Schweiz AG Thurgauerstrasse Zurich Suisse Tél. : +41 (0) Fax : +41 (0) office@hanseorga.ch

11 11 Le Groupe HANSE ORGA TOUT CE QU IL FAUT POUR VOS PROCESSUS FINANCIERS En 2014, Hanse Orga est devenu un groupe qui réunit sous un nom commun les trois entreprises suivantes : Hanse Orga AG, cogon GmbH et SymQ GmbH. Plus de clients se sont déjà décidés pour nos solutions innovantes et ciblées, et bénéficient des services y afférents. Le groupe Hanse Orga offre l éventail complet de la gestion de la chaîne d approvisionnement financier : les add-ons SAP spécialisés, sous la forme de modules de la FinanceSuite de Hanse Orga ; les solutions financières modernes et indépendantes de PGI/ERP de cogon GmbH ; et les conseils compétents de SymQ GmbH pour la trésorerie de SAP. Nous nous comprenons comme un fournisseur de solutions logicielles modulaires et d expertise-conseil spécialisé en SAP, dont les services et les connaissances vont du début à la fin de la chaîne de besoins en ces domaines. Cela nous permet d assurer à nos clients une importante valeur ajoutée. Depuis 1984, nous développons des solutions financières à la pointe, en intégrant les technologies du moment et en nous intéressant aux tendances actuelles. Notre logiciel est créé par des experts de la finance pour des experts de la finance : c est de cette manière que nos clients bénéficient de solutions nouvelles, tant au niveau technique qu opérationnel. Allié à une expertiseconseil expérimentée et sérieuse, notre produit parle pour une qualité durable et une expérience des meilleures pratiques. Les solutions de Hanse Orga sont intégrées à SAP et certifiées par SAP, elles proposent aux entreprises un add-on utile, compatible à l environnement SAP existant. En effet, cet add-on permet d accroître l efficacité dans les domaines du traitement d entrées de paiement, de la gestion et du budget des liquidités, de la gestion de trésorerie, de la centrale des paiements et de la gestion électronique de comptes bancaires. L entreprise cogon GmbH se concentre volontairement sur des solutions financières innovantes et indépendantes de PGI/ERP dans les domaines suivants : opérations financières, traitement des relevés de compte, gestion des flux, trésorerie, liquidités. Les solutions de cogon se caractérisent par une grande flexibilité, la possibilité d enrichir les services proposés et l intégration aisée aux systèmes existants. SymQ propose une expertise-conseil qualifiée pour les grandes et moyennes entreprises de tous les domaines d activités sur les thèmes de la finance et de la trésorerie. Le panel de consultation va du développement de la stratégie à l élaboration de la solution en passant par l implémentation, sans oublier l optimisation constante des processus dans SAP. Copyright 11/2014 Hanse Orga AG. Tous droits réservés. SAP est une marque déposée et protégée par SAP SE.

12 12 Hanse Orga France S.a.r.l 36 Avenue de la République Issy-les-Moulineaux France Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) office@hanseorga.fr