La fiche de non-conformité et l évaluation des fournisseurs

Transcription

1 La fiche de non-conformité et l évaluation des fournisseurs

2 LA FICHE DE NON CONFORMITE

3 4 Avenue de la Révolution Limoges GROUPEMENT REGIONAL DE COMMANDES FAX TEL FICHE DE NON CONFORMITE ENR - FN01 émise le: Version 3 SEULE INFORMATION A SAISIR NB: Avant d utiliser la fiche de non-conformité, il faut vérifier la version. Lors d un changement de version nous ferons une information par mail.

4 CONSULTATION CONCERNEE ETABLISSEMENT TEL FAX E.mail EMETTEUR Nom Prénom et signature INFORMATIONS A SAISIR

5 Ne pas oublier de saisir le nom du fournisseur et la raison du litige TITULAIRE DU MARCHE RAISON DU LITIGE commande passée le livraison demandée pour le produit (s) concernés(s).préciser le numéro de lot et la DLC Correspond à la date d émission et de transmission du bon de commande au fournisseur Il est important de donner le plus de détail qui permettra au fournisseur d identifier et de suivre le produit concerné Correspond à la date de livraison demandée

6 PRECISIONS ET OU OBSERVATIONS: Ce cadre est prévu pour préciser les raisons du litige énoncé dans la diapositive précédente NB: ne pas hésiter à apporter le plus de précisions possible afin de rendre le traitement de la non conformité facile, rapide et efficace.

7 FAIRE UN AVOIR SURVEILLER LES PREPARATIONS INSTRUCTIONS: FAIRE UNE FACTURE MARCHANDISE A REPRENDRE MARCHANDISE A RELIVRER Mettre une croix dans la ou les cases correspondantes NB: cette diapositive conditionne l action du fournisseur

8 CADRE RESERVE A LA REPONSE DU TITULAIRE Ce cadre est réservé pour la réponse du fournisseur NB: toute fiche de non-conformité émise doit avoir une réponse du fournisseur, elle peut être transmise par tout moyen de communication mais doit toujours être, au final, consignée dans le document

9 CADRE RESERVE A L'ADMINISTRATION "A" NON CONFORMITE A FAIBLE IMPACT SUR L'ACTIVITE NON CONFORMITE "B" NON CONFORMITE A IMPACT MOYEN SUR L'ACTIVITE "C" NON CONFORMITE A FORT IMPACT SUR L'ACTIVITE Date d'émission RESPECT DES DELAIS ENREGISTRE LE PROPRETE DU CAMION SIGNATURE DE L'EMETTEUR ETAT DES EMBALLAGES PAR CONFORMITE PRODUITS/POIDS RESPECT DES D.L.C. SIGNATURE TEMPERATURE PRODUIT TARIFICATION Noter avec des notes A B ou C selon la gravité de la non-conformité NB: cette partie du tableau vous sert de référence afin de renseigner les cases ciblées par les flèches rouges ci-dessus

10 CADRE RESERVE A L'ADMINISTRATION "A" NON CONFORMITE A FAIBLE IMPACT SUR L'ACTIVITE NON CONFORMITE "B" NON CONFORMITE A IMPACT MOYEN SUR L'ACTIVITE "C" NON CONFORMITE A FORT IMPACT SUR L'ACTIVITE Date d'émission RESPECT DES DELAIS ENREGISTRE LE PROPRETE DU CAMION SIGNATURE DE L'EMETTEUR ETAT DES EMBALLAGES PAR CONFORMITE PRODUITS/POIDS RESPECT DES D.L.C. SIGNATURE TEMPERATURE PRODUIT TARIFICATION Date de la rédaction de la nonconformité. N oubliez pas de signer ou faire signer par le responsable L ensemble de ces renseignements est à saisir lors de la clôture de la non-conformité.

11 TRAITE PAR LA COMPTABILITE LE PAR TRANSMISE AU COORDONNATEUR OUI NON DATE DE VALIDITE: 21/05/2012 Ce cadre est réservé à la comptabilité pour le traitement financier de la non-conformité. Elle renseigne la date et inscrit son nom. Vous avez deux possibilités: la 1 ère la non-conformité est transmise au coordonnateur la 2 ème la non-conformité n est pas transmise au coordonnateur

12 Procédure proposée pour le traitement de la non conformité Afin d assurer un bon suivi: 1 exemplaire au fournisseur (fax, courrier, mail) 1 l original conservé par l émetteur 1 copie à la comptabilité marquée «Duplicata» 1 copie au coordonnateur si jugé nécessaire (problème récurrent ou difficile à régler en solo) A partir de l instant où la non-conformité est jugée nécessaire, elle doit être saisie et transmise sur un support physique. Elle ne doit pas faire l objet d un appel téléphonique.

13 L EVALUATION DES FOURNISSEURS

14 Tableau