Règlement sur l indemnisation des frais de déplacement pour les agents de la ville et du CCAS

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1 Règlement sur l indemnisation des frais de déplacement pour les agents de la ville et du CCAS Références : - Décret n du 5 janvier 2007 modifiant le décret n du 19 juillet 2001 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels des collectivités locales - Décret n du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l état - Décret n du 19 juillet 2001 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels des collectivités locales et établissements publics - Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l article 3 du décret n du 3 juillet Décret n du 21 juin 2010 instituant une prise en charge partielle du prix des titres d abonnement correspondants aux déplacements effectués par les agents publics entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail. - Décret n du 21 juin 2010 portant diverses modifications relatives à la prise en charge partielle du prix des titres d'abonnement correspondant aux déplacements effectués par les agents publics entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail - Règlement intérieur sur les conditions d utilisation des véhicules de service (blog info RH) Le présent règlement précise les modalités d indemnisation des frais de déplacement de l ensemble des agents, titulaires ou non titulaires de droit public et de droit privé, de la ville et du CCAS de Vienne. I DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS Un déplacement professionnel a lieu dès lors qu un agent exerce une activité professionnelle en dehors de son lieu de travail habituel pour l exécution du service. Ordres de mission Un ordre de mission dûment signé est obligatoire pour tout déplacement. Il autorise l agent à se déplacer et permet le remboursement des frais. Il existe deux types d ordre de mission : - l ordre de mission permanent Il est délivré à l agent effectuant régulièrement des déplacements sur un territoire donné. C est le cas par exemple des agents ayant des fonctions itinérantes régulières sur le territoire viennois. Les ordres de mission permanents sont établis sur demande par la direction des ressources humaines, et signés par le chef de service et le directeur général de services. Il est valable pour une durée de 12 mois maximum et jusqu au 31/12 de l année en cours. Il est renouvelé par reconduction expresse sur demande, au début de chaque année civile. Tous les trimestres au maximum, l agent adresse un état récapitulatif des déplacements effectués, accompagnés le cas échéant des justificatifs correspondants. - l ordre de mission ponctuel Il est délivré aux agents qui ne sont pas titulaires d un ordre de mission permanent ou ceux qui disposent d un ordre de mission permanent ne couvrant pas le lieu du déplacement, pour effectuer un ou plusieurs déplacements ponctuels. Page 1/6

2 L ordre de mission doit être complété avant le déplacement et signé par le chef de service et le directeur de secteur respectifs. Il est ensuite retourné à l agent qui doit être en sa possession lors du déplacement. En cas de remboursement de frais uniquement, et dans le mois qui suit la fin du déplacement, l agent adresse l ordre de mission accompagné des justificatifs de dépenses à la direction des ressources humaines. Les formulaires d ordres de mission temporaire sont disponibles sur le blog info RH ou sur demande à la direction des ressources humaines (contact : Lydie Largier, poste 7062, Tableau de synthèse Déplacements sur le territoire de la ville de Vienne effectués avec un véhicule de service Déplacements sur le territoire de la ville de Vienne effectués avec un véhicule personnel Déplacements en dehors du territoire de la ville de Vienne, quelque soit le mode de transport Déplacements ponctuels en dehors du territoire couvert par un ordre de mission permanent, quelque soit le mode de transport Pas d ordre de mission Ordre de mission ponctuel si déplacement ponctuel Ordre de mission permanent si déplacement régulier Ordre de mission ponctuel si déplacement ponctuel Ordre de mission permanent si déplacement régulier Ordre de mission ponctuel Justificatifs de dépense L agent doit impérativement présenter tous les justificatifs de dépenses, ainsi que l ordre de mission, pour obtenir une prise en charge. (billets de train ou de métro, tickets de péage ou de parking, factures de repas ou d hôtel ). En aucun cas, il ne pourra être remboursé des frais engagés pour lesquels il ne présente pas de justificatifs. En cas d utilisation du véhicule personnel, l agent doit fournir au début de chaque année civile, une copie de la carte grise du véhicule utilisé. Les frais pouvant être pris en charge 1 - Les frais de transport Les transports en commun, et l utilisation des vélos de service pour les trajets urbains, seront privilégiés. a. Transports en commun Déplacements urbains Les frais sont remboursés sur présentation des titres de transport (tickets bus, métro ). Pour les déplacements sur le réseau L VA, des cartes de transport OURA sont disponibles à l accueil de l hôtel de ville, téléalarme, pôle hébergement, médiathèque, CREAM, maisons de quartier et service espaces verts. Pour l utilisation de ces cartes, l agent doit préciser le motif et le lieu de destination. Page 2/6

3 Déplacements en train Les frais sont remboursés sur la base du tarif 2 nde classe et sur présentation des billets de train achetés directement par les agents. Ceux-ci peuvent être dispensés de l avance des frais en se présentant à la direction des ressources humaines, au moins 10 jours avant la date de départ, munis des références de la réservation souhaitée (jours, horaires, n TGV ), d un ordre de mission signé et d une convocation s il s agit d une formation. (contact : L. Largier poste 7062, Déplacements en avion Les frais sont remboursés sur la base du tarif 2 nde classe et sur présentation des billets d avion achetés directement par les agents. Ceux-ci peuvent être dispensés de l avance des frais en se présentant à la direction des ressources humaines, au moins 10 jours avant la date de départ, munis des références de la réservation souhaitée (jours, horaires, compagnie aérienne, n vol ), d un ordre de mission signé et d une convocation s il s agit d une formation. (contact : L. Largier poste 7062, Autres - Les frais de taxi sont remboursés, à défaut d autre moyen de locomotion, et sur présentation d une facture. - Les frais de location d un véhicule sont pris en charge, si les nécessités de service l exigent. Dans ce cas, les agents doivent au préalable se renseigner auprès de la direction des ressources humaines (contact : L. Largier poste 7062 b. Utilisation du véhicule personnel Les agents sont autorisés à utiliser leur véhicule personnel. Pour cela, ils doivent avoir souscrit à titre personnel une assurance garantissant de manière illimitée leur responsabilité au titre de tous les dommages pouvant découler de l utilisation de leur véhicule personnel à des fins professionnelles En cas d accident, la ville ne pourra en aucun cas prendre en charge les dommages matériels du véhicule survenus le cas échéant à l occasion d un déplacement professionnel. La prise en charge est effectuée par le versement d indemnités kilométriques, en fonction de la puissance fiscale du véhicule et sur la base du trajet le plus court entre la résidence administrative (commune où se trouve le lieu de travail habituel de l agent) et le lieu du déplacement (référence : ). Dans le cas où le domicile de l agent est plus proche du lieu de destination, et si l agent se déplace pour la journée, le remboursement se fait à partir du domicile. Montant des indemnités kilométriques en vigueur au ( arrêté du ) Jusqu à km Entre et Après km km Véhicule ne dépassant pas 5 CV 0,25 0,31 0,18 Véhicule de 6 et 7 CV 0,32 0,39 0,23 Véhicule de 8 CV et plus 0,35 0,43 0,25 Motocyclette > 125 cm3 0,12 Vélomoteur et autres véhicules à moteur 0,09 Les frais d autoroute et de parking sont également remboursés sur présentation des reçus. c. Utilisation d un véhicule de service Sur réservation (cf. article 12 - Véhicules mutualisés du règlement d utilisation de véhicules de service), l agent est autorisé à utiliser un véhicule de service. 2 Les frais d hébergement et de repas Page 3/6

4 a. L hébergement Le remboursement est forfaitaire et comprend la prise en charge de l hébergement et du petitdéjeuner : - Province : 60 - Paris : 60 A titre exceptionnel, et sur autorisation préalable de la collectivité, un montant plus important pourra être remboursé, dans la limite des frais réels engagés par l agent, pour tenir compte des tarifs hôteliers pratiqués (notamment dans les grandes villes). Dans ce cas, les agents peuvent être dispensés de l avance des frais, en se présentant à la direction des ressources humaines, au moins 10 jours avant la date de départ, munis des références de la réservation souhaitée (coordonnées de l hôtel, dates, nombre de nuitées ), d un ordre de mission signé et d une convocation s il s agit d une formation. (contact : L. Largier poste 7062, En fonction des contraintes horaires, une nuit la veille peut être remboursée, sur autorisation préalable de collectivité. b. Le repas Le remboursement des repas pris hors de la résidence administrative est forfaitaire : - 15,25 par repas - 7,62 par repas, si le repas est pris dans un restaurant administratif (ex. : au CNFPT) L agent doit fournir les justificatifs de repas. Prise en charge des frais selon les motifs de déplacement Formation CNFPT catalogue, non payante pour la collectivité Formation CNFPT catalogue, payante pour la collectivité Formation CNFPT délocalisée su le territoire de l Isère Rhodanienne Formation avec un autre organisme Formation en interne ou en Intra Frais de transport CNFPT + Collectivité le cas échéant (fournir impérativement la convocation et une copie du chèque de remboursement du CNFPT) Frais de repas CNFPT Collectivité CNFPT pour le déjeuner Collectivité pour le repas du soir Collectivité Collectivité Non Frais d hébergement CNFPT, si la durée du déplacement entre Vienne et le lieu de stage est supérieure ou égale à 1 heure. si la durée du déplacement entre Vienne et le lieu de formation est inférieure à 1 heure. (Ex. : Valence) et sur autorisation préalable. Collectivité Collectivité Collectivité Collectivité Non, y compris pour celles organisées dans la proche agglomération viennoise. (Ex. : Gémens) si le repas est organisé par la ville. Non Page 4/6

5 Préparations aux concours et examens du CNFPT Concours et examens (participation aux épreuves écrites, orales et facultatives) Déplacements professionnels hors Vienne Déplacements professionnels sur le territoire de la ville de Vienne Collectivité Collectivité sur autorisation préalable dans la limite d un concours par an et par agent dans la limite d un concours par an et par agent sur autorisation préalable, et dans la limite d un concours par an et par agent Collectivité Collectivité Collectivité Collectivité Non Non Possibilité d avance de frais Pour les déplacements occasionnant des frais importants, les agents peuvent obtenir une avance de 75 % du montant estimé de la dépense. Les agents souhaitant bénéficier de cette disposition doivent se rapprocher de la direction des ressources humaines au moins 15 jours avant la date du départ. Réservations Pour les déplacements en formation, les réservations de titres de transport et / ou d hébergement ne doivent être effectuées qu après réception de la convocation. En cas d annulation de la formation, les frais éventuellement engagés ne pourront être remboursés que si l agent a bien été convoqué. Cas des missions à l étranger et en outre mer Les frais de transport sont pris en charge dans les mêmes conditions que pour les déplacements en métropole. Les frais de repas et d hébergement sont remboursés sur la base d indemnités de mission spécifiques, fixées par arrêté (annexe 1 de l arrêté du 3 juillet 2006 modifié). II DEPLACEMENTS DOMICILE TRAVAIL Conditions d octroi La ville et le CCAS de Vienne participent aux frais de transport de leurs agents, titulaires ou non titulaires de droit public et de droit privé, sur leurs trajets domicile travail, lorsque ces trajets sont effectués dans le cadre d un abonnement de transport en commun, ou via un service public de location de vélos, dans les conditions prévues par le décret n du 21 juin Cette prise en charge est égale à 50% du tarif d abonnement (annuel, mensuel ou hebdomadaire), sur la base du tarif le plus économique pratiqué, et dans la limite d un plafond égal à 75,40 au 1 er août Pour les agents dont le temps de travail est inférieur à 50 %, la participation est réduite de moitié par rapport à la situation de l agent travaillant à temps complet. Les titres de transport doivent être nominatifs. La participation est suspendue pendant les périodes de congé maladie (maladie ordinaire, longue maladie, grave maladie, maladie longue durée), congé de maternité, paternité, adoption ou de présence parentale, de congé de formation, de congé de formation syndicale, de congé d accompagnement d une personne en fin de vie, de congé pris au titre de compte épargne-temps ou de congés bonifiés. Page 5/6

6 Toutefois, la participation est maintenue jusqu à la fin du mois au cours duquel débute le congé. Lorsque la reprise du service, à la suite de ces congés, a lieu au cours d un mois ultérieur, la prise en charge est effectuée pour ce mois entier. Dans le cas où l agent utilise un même titre de transport auprès de plusieurs employeurs publics, chaque employeur participe au prorata du temps travaillé dans chaque collectivité. Modalités pratiques Les remboursements sont effectués tous les mois. Si l agent se déplace avec un abonnement de transport annuel, il doit fournir sa carte d abonnement et un justificatif de paiement. La ville rembourse alors mensuellement sur la base d 1/12ème. Si l agent se déplace avec des abonnements de transport hebdomadaires ou mensuels, il doit faire parvenir à chaque fin de mois (au plus tard le 31) les justificatifs correspondants (carte d abonnement, justificatifs de paiement des abonnements), pour remboursement sur le mois suivant. Sans justificatifs, aucun remboursement ne pourra être effectué. Pour toute information complémentaire, vous pouvez contacter à la direction des ressources humaines Mme LARGIER (poste 7062). Page 6/6

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