Procédure négociée sans publication

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1 Procédure négociée sans publication TERMES DE REFERENCE : APPUI STRATEGIQUE A LA PLANIFICATION ET PROPOSITION DE METHODOLOGIE D INTERVENTION POUR L ELABORATION DE PROTOTYPE DE FOYERS AMELIORES, LEUR TEST PARTICIPATIF ET CONDITIONS DE LEUR DIFFUSION UNION EUROPEENNE Ce document a été réalisé avec l aide financière de l Union Européenne. Le contenu de ce document relève de la responsabilité des différents partenaires impliqués dans les divers programmes et ne peut en aucun cas être considéré comme reflétant la position de l Union Européenne. OM ADM.tdr_energie_biomasse_v2 1 / 7

2 1. Contexte Présentation du programme PARIER Le programme PARIER (Productions Agroalimentaires et Renforcement d Initiatives Economiques Rurales) initié en 2007, sous financement principal de l Union Européenne, est sous maîtrise d ouvrage du GERES (Groupe Energies Renouvelables, Environnement et Solidarités) et maîtrise d œuvre partagée entre 6 partenaires : l ABERME (Agence Béninoise de l Electrification Rurale et de la Maîtrise de l Energie), l ONG Allowanou-Tognon, l ONG CEBEDES (Centre Béninois pour l Environnement et le Développement Economique et Social), l ONG GERES Bénin, l ONG PlaNet Finance et l UCOZ (Union des Communes du Zou). Il s exécute suivant le même montage institutionnel en lien étroit avec le programme SETUP (Services Energétiques et Techniques à Usage Productif), également sous financement principal de l Union Européenne. Le programme PARIER, vise le développement de nouveaux modes de valorisation des productions agricoles et produits transformés de terroir. L intervention du programme se fonde sur l accompagnement des actions de promotion des services agro-économiques à travers la valorisation des produits postrécolte et la mise en œuvre d appui à l investissement au profit des organisations de producteurs à la base. Eléments de contexte Constat La transformation des produits agricoles en milieu rural est une activité exercée par plus de 70% des femmes des zones rurales du Zou. Il n existe pas d activité de transformations agro-alimentaires qui ne fasse pas recours à la cuisson. La cuisson est une opération fondamentale dans les processus de transformation des produits agricoles. Elle a une influence capitale sur la qualité des produits finis et détermine aussi la durée de conservation de ces produits. En conséquence, courant 2007, une étude axée sur «La cuisson dans l artisanat agro-alimentaire, Problématique bois-énergie» a été réalisée au sein du programme PARIER. Cette étude a mis en lumière que la phase de cuisson demeure une phase clé du processus de transformation agro-alimentaire. En parallèle, il est ressorti que le coût du combustible (50% des charges hors matière première) s accroît année après année du fait de la raréfaction des ressources et représente une part toujours plus importante dans les charges opérationnelles (10% des charges totales matières première incluses) L économie de bois de feu dans la cuisson artisanale est donc (1) une étape clé dans l amélioration des conditions économiques de l activité mais également (2) une première étape dans la sensibilisation à la gestion des ressources naturelles. En parallèle, cette étude, a travers les différents procédés de cuisson observés, adaptés à chacun des produits transformés, a permis de souligner l importance des aspects pénibilité de l activité de transformation aussi bien au niveau du poste de travail (ergonomie, manipulation) que sur l exposition de l opérateur de transformation (astreinte, chaleur, fumée). Objectifs de l action proposée sur le volet biomasse énergie L action ainsi identifiée dans le cadre du programme PARIER vise particulièrement les activités productives de transformations agro-alimentaires ayant recours à la cuisson. Elle se concentre sur deux axes majeurs d intervention : (1) Amélioration technique du poste de travail axé sur l ergonomie des outils et équipements utilisés ainsi que sur le procédé de transformation. (2) Amélioration de l éfficacité énergétique des foyers traditionnels incluant une prise en compte de la dimension fourniture en combustibles. OM ADM.tdr_energie_biomasse_v2 2 / 7

3 Définition du cadre d intervention «biomasse énergie» du programme PARIER Objectifs généraux Objectif spécifique Logique d'intervention a) Améliorer les conditions de travail des transformatrices principalement sur le volet pénibilité b) Proposer un (des) modèles de foyers traditionnels améliorés efficace énergétiquement c) Améliorer la qualité des produits transformés Rendre plus efficace techniquement et énergétiquement les foyers traditionnels de cuisson utilisés dans l artisanat agroalimentaire Indicateurs objectivement vérifiables a) Taux de réplication b) Consommation de combustible / quantités traitées c) Identification organoleptique des produits a) Niveau de demande spontanée b) Couverture géographique de la diffusion c) - Pérennité des installations mises en place Sources et moyens de vérification Base de données initiales Suivi expérimental Evaluation finale sur les bénéficiaires finaux et les groupes cibles Fiche de suivi des installations Approche SIG et cartographie des utilisateurs Rapport de diagnostic initial Rapport d évaluation finale Hypothèses Prépondérance maintenue des activités ayant recours à la cuisson dans la zone Résultats attendus Activités à développer a) Une réduction de 20% du temps passé à la transformation b) Une amélioration pour au minimum 80% des transformatrices des conditions de travail. c) Un modèle au minimum de foyers améliorés adaptés aux contraintes et aux conditions locales, d) Un minimum de 100 foyers améliorés diffusés à l issu du projet e) Un minimum de 30 transformatrices de référence et artisans formés à la construction des foyers. c) Une économie minimum de 20% de bois de feux sur les foyers améliorés - La définition de l état des lieux par rapport au différentes filières (manioc, arachide, fruits de palme, soja, néré) sur les améliorations des foyers de cuisson - La typologie des foyers par rapport à la pénibilité liée à l usage de ces foyers - L identification des structures spécialisées dans la conception et la réalisation des foyers améliorés - La mobilisation et la sensibilisation des acteurs productifs des filières concernées - La conception des modèles de foyers améliorés adaptés aux contraintes et aux conditions locales - L expérimentation de quelques types de foyers améliorés avec un échantillon des acteurs productifs des filières concernées (transformatrice de référence) -La formation des artisans locaux et des transformatrices de références à la réalisation des foyers améliorés - La vulgarisation ou la diffusion des foyers les plus adaptés aux conditions locales par mobilisation concentrique autour des transformatrices de référence. a) Résultats des études/diagnostics b) Présence villageoise et débats aux réunions sur l efficacité des foyers proposés c) Mise en service des foyers et utilisation quotidienne d) Demande spontanée en foyer efficace d) Nombre d usagers des services proposés e) Un pool d artisan maîtrisant les faisabilités du foyer Rapport d études Compte rendu de réunions PV d installations Compte rendu d Assemblée Générale Compte d exploitation Livret de maintenance Source d informations : Rapport d activités bimestriel, pages spécifiques du site web GERES Prise de conscience villageoise du potentiel d amélioration des activités ayant recours à la cuisson Fiabilité des fournisseurs d équipements et du matériel Cohésion villageoise pour une bonne gestion des installations Opérationnalité des partenaires (RH, moyens) Expertise externe identifiée et contractualisée sous-traitance identifiée OM ADM.tdr_energie_biomasse_v2 3 / 7

4 Méthodologie d intervention L action proposée a été imaginée et dimensionnée comme une action pilote sur une zone test conduite en recherche action en lien avec les opérateurs, spécialistes et utilisateurs présents sur la zone et au Bénin. Paysage institutionnel Des ONGs (OFEDI par exemple) comme des universitaires (Ecole Polytechnique d Abomey Calavi) travaillent de longue date sur la question de l amélioration des procédés de cuisson et particulièrement au niveau des foyers améliorés. La question biomasse énergie est aujourd hui au cœur de deux programmes d envergue national, le Projet Bois de Feu Phase II (PBFII) et le Projet de Fournitures de Services d Energie (PFSE) ainsi qu un programme régional (Alibori, Borgou) le Programme de Conservation et de Gestion des Ressources Naturelles (ProCGRN). Ces programmes développent également des actions spécifiques sur l amélioration des foyers artisanaux de cuisson. Le budget opérationnel prévisionnel de l action Celui-ci s élève à euros révisable dans un volume de 10% à la hausse comme à la baisse en fonction de la planification de l ensemble de l action. Il comprend tous les frais afférents à l activité : mobilisation, équipements, formation hors frais de ressources humaines et de fonctionnement pour l équipe locale. Identification des procédés de transformation prioritaire pour l intervention Les diagnostics initiaux complétés de l analyses des procédés de transformation de différents produits agricoles (fruits de palme, néré, manioc, arachide et soja) ont permis de les caractériser sur la question de la pénibilité et de la consommation énergétique La torréfaction de l arachide et la déshydratation de l huile de palme sont apparues comme les procédés présentant, pour l étape de la cuisson, la pertinence d intervention la plus marquée. Ces deux procédés de cuisson s avèrent particulièrement éprouvants pour les opératrices d une part à cause de la durée de l opération de cuisson, d autre part du fait de l attention constante requise pour mener cette étape de transformation. Les transformatrices sont donc contraintes de rester à proximité immédiate du foyer, exposées à la chaleur et à la fumée. L amélioration des facteurs de pénibilité ainsi que l amélioration de l éfficacité énergétique des foyers couramment utilisés pour les activités de torréfaction de l arachide et la déshydratation de l huile de palme sont donc retenues comme axe majeur d intervention pour l activité Biomasse Energie au sein du programme PARIER. 2. Objectifs de la prestation proposée Domaine d intervention La phase amont d intervention étant balisée, il s agit maintenant pour le programme PARIER et son équipe d opérationnaliser les actions identifiées. La mission du prestataire s articule donc, sur une durée de 18 mois, autour des appuis suivants (1) Stratégique : Appui stratégique à la planification de l ensemble de l action (2) Technique : Conception, phase pilote et validation des équipements (3) Opérationnel Accompagnement méthodologique à la mise en œuvre Limite de la prestation L étape de diffusion grande échelle du (des) équipement(s) produit(s) n est pas retenue pour cette prestation. Cependant, l ensemble de la prestation doit être réalisée et réfléchie dans un souci ultérieur de diffusion grande échelle, les choix techniques et économiques doivent donc être guidés par cette condition. OM ADM.tdr_energie_biomasse_v2 4 / 7

5 Objectifs détaillés Les objectifs de la prestation en lien avec les résultats chiffrés attendus de l action sont donc : Stratégiques (1) Cadrage stratégique de l action : a. Conditions de réalisation d une activité efficace b. Dimensionnement en fonction des facteurs programmes (budget ; temps, objectifs ) (2) Réviser la planification stratégique de l action en cohérence avec le cadrage proposé précédemment : a. Cadrage détaillé des activités (conditions de réalisation, dimensionnement) b. Proposition d activités complémentaires à mener (gestion de l approvisionnement?) c. Séquençage opérationnel des activités d. Implications budgétaires attendues (3) Favoriser les interactions avec les actions existantes au Bénin et/ou les partenaires intervenant dans un domaine similaire : a. Recherche de synergies b. Définition des modalités pratiques d une synergie (4) Proposer un cadre opérationnel à la diffusion des foyers à un niveau local Techniques (5) Concevoir des concepts de foyers + équipements améliorés (6) Tester ces concepts in situ (7) Valider ces concepts Opérationnels (8) Définir la méthodologie d accompagnement et de suivi des activités pilote (phase de test) a. Modalités de suivi technique des équipements pilote (contenu et support) b. Modalités de suivi des impacts socio-économiques (contenu et support) c. Modalités d implication des acteurs connexes (artisans, fabricants) (9) Effectuer un cadrage régulier des activités sur la base des documents produits par l équipe locale 3. Disponibilités des ressources humaines au sein du programme PARIER Pour la réalisation des activités sur le terrain, le prestataire pourra s appuyer sur : - Le chargé de mission en charge a 80% de son temps de travail des questions biomasse pour la mise en œuvre, le suivi, le rendu des activités - Le coordinateur des programmes pour les questions logistiques, administratives et de respect de la planification des activités. Cela signifie qu une partie des activités peuvent être pilotées à distance et ne nécessite donc pas forcément une présence terrain permanente. Il revient alors au prestataire de définir les modalités de communication les plus appropriées en fonction du dispositif retenu. OM ADM.tdr_energie_biomasse_v2 5 / 7

6 4. Livrables et modalités Il est attendu de la part du prestataire : (1) Un document de cadrage initial et un plan d action (certains supports sont déjà disponibles au niveau du programme) reprenant les attentes des objectifs stratégiques 1 & 2 exposés ci-dessus qui devront être partagés et validés par le client avant réalisation des objectifs techniques. (2) Un document cadre sur les implications partenariales possible et modalités pratiques de réalisation reprenant en partie les attentes de l objectif stratégique 3 exposé ci-dessus qui devra être partagé et validé par le client avant réalisation des objectifs techniques. (3) Une méthodologie détaillée de l opérationnalisation des activités reprenant les attentes des objectifs opérationnels 8 & 9 exposés ci-dessus. (4) Un rapport technique détaillée les activités pilotes et principalement sur la conception, suivi et validation des modèle des foyers améliorés. (5) Rapport d étape succinct (5 pages maximum) tous les 2 mois avec éventuellement révision du plan d action ou de la méthodologie de mise en œuvre reprenant les attentes de l objectif 9 exposé ci-dessus. (6) Rapport final de prestation incluant un cadre opérationnel à la diffusion grande échelle des foyers à un niveau local (cf. objectif 4). 5. Compétences et expériences requises Pour la réalisation de cette prestation, le programme PARIER recherche un expert en planification et accompagnement méthodologique à la mise en œuvre de projet Biomasse Energie. Celui-ci devra justifier : - D une connaissance approfondie en planification et méthodologie de projet biomasse énergie - Connaissance des procédés et acteurs de l'artisanat alimentaire, de préférence en contexte subsaharien. - D une connaissance approfondie des facteurs techniques, environnementaux et économiques impactant le développement des foyers améliorés. - D une bonne connaissance des modèles de foyers améliorés les plus appropriés et principalement par rapport aux activités ciblées. - D une connaissance approfondie des contextes africains en zone humide ou similaires Le consultant principal doit justifier d une expérience internationale sur plusieurs continents de plus de 10 ans dans le domaine avec la conduite de cas concrets se rapprochant des attentes de la présente prestation. 6. Composition et présentation des offres techniques et financières Les soumissionnaires doivent élaborer une offre technique et une offre financière. L offre technique devra comporter au minimum: (1) Une page d entête (2) Une page détaillant les informations légales du soumissionnaire (3) La compréhension des termes de référence (2 pages A4 maximum) (4) Des références à des actions similaires (ou approchantes) illustrant les attentes de la partie 5. Compétence et expériences requises (2 pages A4 maximum) (5) Une proposition méthodologique en lien avec le budget opérationnel et les résultats attendus de l action (6) Le CV du consultant principal et des consultants éventuellement associés Les parties 3, 4 et 5 de l offre technique devront être rédigées en police Arial taille 11 et ne devront comporter aucune annotation ou signe distinctif autre que la pagination. Le nom du prestataire ne devra également pas apparaître dans les parties désignées et sera remplacé par «le prestataire». OM ADM.tdr_energie_biomasse_v2 6 / 7

7 L offre financière devra comporter au minimum: (7) Une page d entête (8) Le détail des unités, quantités et coûts unitaires pour les honoraires (9) Le détail des unités, quantités et coûts unitaires pour les déplacements (10) Le détail des unités, quantités et coûts unitaires pour les indemnités (11) Un montant forfaitaire maximum de 5 % du montant total de la prestation pour les frais divers. (12) Une montant forfaitaire maximum de 7 % du montant total de la prestation pour les coûts de gestion. L offre financière reprenant les informations attendues au point 8, 9, 10, 11, et 12 devra être présentée dans un tableau unique en police Arial taille 11 et ne devra comporter aucune annotation ou signe distinctif autre que la pagination. Le ou les personnes ressources mobilisées par le prestataire ne devront pas nommément apparaître dans ce tableau. Il revient au prestataire de proposer un tableau complémentaire détaillant la civilité des personnes ressources mobilisées. 7. Conditions de paiement L'enveloppe totale de la présente prestation est estimée à euros HT incluant l ensemble des coûts la prestation et hors coût de mise en œuvre opérationnel. Le paiement de la prestation se décomposera comme suit : - 30 % à la signature du contrat - 30 % à mi-parcours (fonction du chronogramme prévisionnel - Le solde à la validation des documents finaux 8. Date de dépôt de l offre technique et financière Les offres techniques et financières doivent être envoyées par courriel en pièce jointe avant le 25 mars 2009 au destinataire suivant : Olivier MUNOS (Coordinateur des programmes PARIER & SETUP) Avec pour Objet : AO BIOMASSE ENERGIE nom du soumissionnaire Et pour pièce jointes : AO_biomasse_energie_PARIER_offre_technique_nom du soumissionaire AO_biomasse_energie_PARIER_offre_financiere_nom du soumissionaire La sélection définitive du prestataire et l information aux soumissionnaires interviendra au plus tard 15 jours après date butoir de réception des offres techniques et financières. La validité des offres techniques et financières est conditionnée au respect des critères, formats énoncés aux parties 5 & 6 ce qui en fait des critères éliminatoires. OM ADM.tdr_energie_biomasse_v2 7 / 7

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