Le 1 et 2 avril 2017 GUIDE DE L'EXPOSANT. Centre de foires de Sherbrooke. Ambassadeur officiel 1ère Édition

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1 Le 1 et 2 avril 2017 GUIDE DE L'EXPOSANT Centre de foires de Sherbrooke Ambassadeur officiel 1ère Édition 1

2 SOMMAIRE 1. PROMOTEURS DU SALON 2. LIEU DE L'ÉVÉNEMENT 3. ADRESSE DE LIVRAISON 4. HEURES D'OUVERTURE ET TARIFS DU SALON 5. HORAIRE DE MONTAGE ET DE DÉMONTAGE 6. DIMENSIONS DES KIOSQUES 7. INCLUSIONS DANS LES KIOSQUES 8. AUTRES FORMAT DE KIOSQUES 9. DÉCORATEUR OFFICIEL 10. AFFICHAGE 11. AUDIOVISUEL 12. ÉLECTRICITÉ 13. CONCOURS 14. CENTRE DES FOIRES 15. CHARRIOTS. 16. PRÉSENCE AUX KIOSQUES 17. PUBLICITÉ ET PARTAGE DES KIOSQUES 18. PROPRETÉ DES LIEUX 19. ASSURANCES 20. FOURNISSEURS OFFICIELS 2

3 1. PROMOTEURS DU SALON Adresse: 3585 des Marins Ste-Catherine, Qc J5C 1Z6 Tél Sans frais RENSEIGNEMENTS Promoteurs: Hélène Chagnon, poste 102 helene@salon-ve.com Danielle Viau, poste 101 danielle@salon-ve.com Directeur des opérations: Gilbert Lamothe, poste 103 gilbert@salon-ve.com 2. LIEU DE L'ÉVÉNEMENT Le stationnement est gratuit 3. ADRESSE DE LIVRAISON Centre de Foires de Sherbrooke 1600 Boulevard du Plateau-Saint-Joseph Sherbrooke, QC J1L 0C8 (819) Quai de livraison derrière l'édifice AUCUNE LIVRAISON NE SERA ACCEPTÉE AVANT LE 31 MARS À 10H00 3

4 RENSEIGNEMENTS 4. HEURES D'OUVERTURE ET TARIFS DU SALON Samedi le 1er avril de 9h00 à 17h00 Dimanche le 2 avril de 9h00 à 17h00 Adultes: 12.00$ 65 and et plus: 10.00$ Étudiants (avec preuve): 8.00$ 12 ans et moins: gratuit Professionnels de l'industrie 6.00$ 4

5 RENSEIGNEMENTS 5. HORAIRE DE MONTAGE ET DE DÉMONTAGE Montage: vendredi le 31 mars de 10h00 à 18h00 samedi le 1er avril de 7h00 à 8h30 (kiosques prêts pour 9h00) Dimanche 2 avril arrivée au kiosque dès 8h00 Démontage: dimanche le 2 avril de 17h00 à 21h00 Tous les kiosques doivent rester montés jusqu'à la fermeture officielle du salon à 17h00. Tous les équipements doivent avoir quittés le Centre de Foires dans les délais prévu sans quoi des frais de 500$ de l'heure seront imposés et la direction du salon se réserve le droit de prendre les mesures nécessaire pour libérer les lieux. L'exposant devra en assumer les risques et les coûts. 6. DIMENSIONS DES KIOSQUES Un kiosque a une superficie de 100 pieds carrés soit 10' X 10' ou un multiple de cette dimension. L Exposant s engage à respecter les dimensions exactes de l espace loué et tous les panneaux publicitaires ou autres structures ne doivent pas dépasser les limites du kiosque et avoir une hauteur maximale de 8 pieds au mur arrière et de 48'' sur les murs de côté 5

6 7. INCLUSIONS DANS VOTRE KIOSQUE RENSEIGNEMENTS Le forfait comprend - 1 rideaux de 10' X 8' au mur arrière - 2 rideaux de 10' X 3' sur les côtés - 1 tapis gris de 10' X 10' - Identification de votre entreprise - 1 table jupée - 2 chaises - 1 poubelle - Internet sans-fil - 2 cartes d'accréditation par section de 10' X 10' **Branchement électrique non inclus** 6

7 RENSEIGNEMENTS 8. AUTRES FORMATS DE KIOSQUES Les exposants qui désirent louer un kiosque de format ilot doivent faire parvenir un plan de l'aménagement de l'espace à la direction du salon pour approbation. 9. DÉCORATEUR OFFICIEL DU SALON Le décorateur officiel est: DÉCOR EXPERT EXPO 778 Rue Jean-Neveu, Longueuil, QC J4G 1P1 Tél AFFICHAGE Voir le formulaire en annexe pour commander votre matériel L'exposant ne peut afficher ailleurs que dans son propre kiosque. La distribution d items promotionnels doit se faire strictement à l intérieur de votre kiosque (rien dans les allées, foyer ou portes d entrée etc.). 11. AUDIOVISUEL Si vous avez des besoins en audiovisuel notre fournisseur officiel est: AUDIOVISUEL COLLINS 1564 Rue Belvédère S, Sherbrooke, QC J1H 4E5 (819) Voir le formulaire en annexe pour commander votre matériel 7

8 RENSEIGNEMENTS 12. ÉLECTRICITÉ ET ACCROCHAGE Ces services sont offerts exclusivement par le Centre de Foires de Sherbrooke. Il n'y a pas de branchement électrique de fournis dans le tarif de base. Tout élément accroché (haut de la structure ou de la bannière) doit être à maximum 14 pieds du sol. Suite à la signature de votre contrat, le Centre de Foires va vous contacter pour vous informer des services disponibles. 13. CONCOURS Tous les exposants qui veulent organiser un concours durant l'événement devront, au préalable, soumettre leur projet à la direction de l exposition pour approbation. L exposant est responsable de se conformer à la loi de la Régie des alcools des courses et des jeux du Québec et de payer, le cas échéant, tous les frais reliés à la publication d un concours. 14. CENTRE DE FOIRES L'exposant sera tenu responsable de tout dommage causé au Centre de Foires de Sherbrooke découlant de ses opérations. 15. CHARRIOTS Pour une question d'assurance dès que le salon est en opération il est interdit de circuler avec des charriots dans les allées. Aucun charriot ne peut donc rester sur les lieux de l'événement durant les heures d'ouverture. Vous devrez transporter votre matériel à la main si vous devez en ajouter. 8

9 . RENSEIGNEMENTS 16. PRÉSENCE AUX KIOSQUES Les exposants doivent assurer une présence continue à leur kiosque durant les heures de visite du salon. Aucun montage et démontage ne sera permis pendant les heures d'ouverture du salon. 17. PUBLICITÉ ET PARTAGE DU KIOSQUE L Exposant convient que son espace ne peut être partagé, transféré ni souslouer à une autre personne ni faire de la publicité pour une autre entreprise sans consentement écrit de la Direction du salon. 18. PROPRETÉ DES LIEUX L Exposant s engage à garder les lieux propres en bonne conditions pour toute la durée de sa location. 19. ASSURANCES L Exposant doit contracter individuellement des assurances contre le feu, le vol, la perte ou la détérioration de ses biens, les blessures et les décès ainsi que toutes les responsabilités civiles minimum 1, $ et assurance responsabilité locative (formule étendue) minimum ,00 $. Il doit envoyer à la Direction une copie du certificat de sa police d assurance. Le Salon Vacances et Escapades et le Centre de Foires de Sherbrooke ne se tiennent aucunement responsable des accidents à l'intérieur du kiosque de l'exposant. L exposant relève la Direction du salon de toute obligation à l égard des dommages, de réclamations et tout frais judiciaires résultant de la perte ou de dommages aux biens. Pour vous procurer une assurance voir le formulaire cijoint. 9

10 RENSEIGNEMENTS 20. FOURNISSEURS OFFICIELS: DÉCORATEUR OFFICIEL: Décor Experts Expo Fabienne Séguin Chargée de projets Téléphone: poste 250 Cellulaire : BESOIN EN ÉLECTRICITÉ, ACCROCHAGE, EAU, DRAINAGE ETC VEUILLEZ COMMUNIQUEZ DIRECTEMENT AVEC LE: CENTRE DE FOIRES de SHERBROOKE 1600, boul du Plateau-St-Joseph Sherbrooke, Qc J1L 0C8 Tél: / Sans frais: info@centredefoiressherbrooke.com 10

11 FORMULAIRE DE COMMANDE D'ÉQUIPEMENTS AUDIOVISUEL Nom de la compagnie: Adresse: Ville: Province: Commandé par: Tél.: courriel: Numéro du kiosque: Date de montage: Heure: Date de démontage: 2 avril Heure: 17h00 Qté Description Avant le 1 mars Après le 1er mars total Moniteur de table 32'' 75,00 $ 100,00 $ Moniteur 47'' avec stand 150,00 $ 195,00 $ Moniteur 60'' avec stand 300,00 $ 375,00 $ Ordinateur portable PC avec Windows 150,00 $ 180,00 $ Barre d'alimentation (power bar) 5,00 $ 8,00 $ Livraison et installation 50$ (obligatoire) Veuillez envoyer le formulaire à Audiovisuel Collins Sous-total TPS 5% TVQ 9,975% TOTAL Audiovisuel Collins, 1564 Belvédère Sud, Sherbrooke, Qc, J1H 4E5 Courriel: info@avcollins.com Fax: Tél: