DEUX PROJETS DE RÉVISION DES PROCESSUS DE GESTION DE LA LISTE DE RAPPEL

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1 DEUX PROJETS DE RÉVISION DES PROCESSUS DE GESTION DE LA LISTE DE RAPPEL CSSS du Suroît CSSS Jardins-Roussillon

2 Une problématique semblable Trop de temps consacré à la préparation des horaires Horaires de travail non équilibrés Nombre d erreurs d assignation trop élevé Nombre d heures de temps supplémentaire trop élevé Manque d harmonisation des pratiques Délais de traitement des demandes trop longs Non-respect des échéanciers liés au processus de gestion des horaires Manque de communication Insatisfaction de la clientèle

3 Des mandats qui se rejoignent Améliorer le processus de remplacement depuis l établissement des horaires de travail (long terme) jusqu à l attribution des ressources (court et moyen terme) pour améliorer la satisfaction des clients, des employés et l efficience financière (TS TSO- MOI) pour tous les sites du CSSS. Améliorer les processus reliés à la confection des horaires de travail et à l assignation des ressources humaines à partir de l envoi de l auto-cédule par l employé jusqu aux remplacements dans l horaire de travail. Projet ciblé pour les intervenants, infirmières, infirmières auxiliaires, PAB, ASSS.

4 Des moyens similaires Standardisation des processus Clarification des rôles de chacun Création d un lien entre le court et long terme Définition des processus pour les remplacements moyen terme Standardisation des processus de la liste de rappel Standardisation des ententes client-fournisseurs Standardisation de la confection des horaires Définition des besoins de 72 heures et plus

5 Un même choix Une orientation et un accompagnement LEAN

6 LE PROJET DU CSSS DU SUROÎT Michèle Cardinal, directrice adjointe aux ressources humaines

7 RAISON DE L ACTION Définition du projet PROBLÉMATIQUE Fonctionnement actuel non optimal: Insatisfaction des clients Manque d harmonisation des pratiques Temps supplémentaire (TS), TS obligatoire et main d oeuvre indépendante trop élevé Manque de communication Aménagement des locaux ne favorise la concentration ÉTENDUE DU PROJET Améliorer le processus de remplacement depuis l établissement des horaires de travail (long terme) jusqu à l attribution des ressources (moyen terme et court terme). Collaboration avec la firme LINOVATI. Pour tous les sites du CSSS. DRH : Responsable Équipe de projet Linovati: Expert Lean Gestionnaires clients Chef du service: Chargé de projet DRH adj: Porteur Personnel du service

8 L APPROCHE SOLUTION Les pistes d amélioration 5 pourquoi Remueméninges Diagramm e ishikawa Processus Standardiser les processus Clarifier les rôles de chacun Créer un lien entre le court et long terme Processus pour remplacements moyen terme à définir Solutions Ressources Mise à jour logiciel Virtuo Faire respecter les disponibilités Procédure d orientation pour les nouveaux dans le service Environnement Réaménager les locaux Réduire l achalandage

9 IMPLANTATION 55% du plan d action global est réalisé ( en jaune). Les actions restantes sont reliées aux procédures à mettre en place et à actualiser le jumelage court terme et long terme. Nouvelle structure après l application de la théorie des contraintes Nouvel aménagement des locaux Bureau séparé pour LT concentration Une porte ouverte achalandag e Nouvelles fonctions appels soutien Révision des tâches en incluant le MT flux tiré Jumelage LT et CT flux tiré

10 LE PROJET DU CSSS JARDINS-ROUSSILLON Madame Claudine Ricard, chef de service, liste de rappel et équipe volante, HAL

11 Révision du processus à la liste de rappel Agent Lean : Martin Dussault Leader : Claudine Ricard Co-leader: Maryse Poupart Promotrice : Lucie Moisan

12 CHASSE AUX GASPILLAGES Plusieurs personnes sur un même besoin Insérer une photo des post-its de gaspillages Déplacements Dédoublements Délais Horaire Travail manuel Appels nombreux Standardisation Bureau de santé Communications - nommer les principaux ou des exemples -

13 PLAN D ACTION

14 Comparatif Avant et Après projet Projet - Liste de rappel Objectif : éliminer le nombre de demandes de 72 h et plus devenues urgentes. Début de projet 16% Hôpital Anna- Laberge Semaine du 17 septembre moy. cum. 1,9% Projet - Liste de rappel Objectif : éliminer le nombre de demandes de 72 h et plus devenues urgentes. Début de projet 7% Centres d hébergements et CLSC Semaine du 17 septembre moy. cum. 5,2%