Écriture de journal. (Virement de dépense)

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1 Écriture de journal (Virement de dépense) SERVICE DES FINANCES Équipe de formation PeopleSoft version 8.9 Octobre 2015

2 TABLES DES MATIERES AVERTISSEMENT... 3 INTRODUCTION... 4 RAISONS JUSTIFIANT LA CRÉATION D UNE ÉCRITURE DE JOURNAL... 4 RÈGLES DE BASE... 4 INFORMATIONS NÉCESSAIRES À DÉTENIR... 5 L ÉCRITURE DE JOURNAL... 6 ACCÉDER AU FORMULAIRE... 6 DESCRIPTION DU FORMULAIRE... 7 L onglet «En-tête»... 7 L onglet «Lignes»... 8 L onglet «Totaux» L onglet «Erreurs» L onglet «Approbation» VALIDATION IMPRESSION D UNE ÉCRITURE DE JOURNAL À partir du menu de saisie d une écriture À partir du menu «Impression écriture de journal» Impression à partir du lien Moniteur de traitement SAISIR UNE ÉCRITURE DE JOURNAL, ÉTAPE PAR ÉTAPE ACCÉDER AU FORMULAIRE SAISIE OU VALIDATION DE L ENTITÉ INFORMATION SOUS L ONGLET «EN-TÊTE» INFORMATION SOUS L ONGLET «LIGNES» ENREGISTREMENT ET VALIDATION EXEMPLES D ÉCRITURES DE JOURNAL ÉCRITURE INTER-ENTITÉS VIREMENT DE REVENU ÉCRITURE POUR FINS DE CONTRIBUTION MISE À JOUR D UNE ÉCRITURE DE JOURNAL CONSULTATION D UNE ÉCRITURE DE JOURNAL CORRECTION D UNE ÉCRITURE QUI A ÉCHOUÉ L ÉTAPE DE LA VALIDATION L écriture de journal (Virement de dépense) page i

3 VALIDATION DE LA COMBINAISON COMPTABLE VALIDATION BUDGÉTAIRE CORRECTION D UNE ÉCRITURE QUI A PASSÉ L ÉTAPE DE LA VALIDATION BUDGÉTAIRE CORRECTION D UNE ÉCRITURE REPORTÉE AU GRAND LIVRE RÉEL COPIE D UNE ÉCRITURE DE JOURNAL LE CHAMP «DATE ÉCRITURE» L OPTION «INVERSION SIGNES» INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES LES LIENS SOUS L ONGLET «LIGNES» INFORMATIONS PARTICULIÈRES FRAIS PARTAGÉS AIDE-MÉMOIRE SAISIE D UNE ÉCRITURE DE JOURNAL PAR ÉTAPE L écriture de journal (Virement de dépense) page ii

4 AVERTISSEMENT Lorsqu on travaille dans l application financière de PeopleSoft et plus particulièrement dans le module des achats, il est recommandé d apporter une attention spéciale aux éléments décrits cidessous. Fichiers Internet temporaires Ne pas oublier de vider les «Fichiers Internet temporaires» et les «Cookies» régulièrement sous le menu «Options option Internet» dans la barre de menu du navigateur. Bouton Précédent et Suivant Sauf pour de rares exceptions, les boutons «Précédent et suivant» dans la barre d outils du navigateur ne devraient jamais être utilisés. Utiliser plutôt les boutons,, ou les liens pour revenir à l écran précédent. Valider les données Utiliser le bouton «Actualiser» avant de quitter une page dans laquelle des nouvelles valeurs ont été saisies. Pour sortir d un écran Cliquer sur le lien Accueil dans le bandeau d en-tête pour vider la page, ou Cliquer sur un lien dans le menu de gauche ou sur le lien «Accueil utilisateur» pour obtenir une autre page. Confirmation de modification Lorsqu on apporte des modifications à des valeurs déjà saisies, ne pas oublier de confirmer l action effectuée en sélectionnant l option correspondante à la ligne que l on désire modifier dans la case «Associer». Puis cliquer sur. L écriture de journal (Virement de dépense) page 3

5 INTRODUCTION Dans le module du Grand livre réel, une seule transaction électronique est effectuée par les utilisateurs des unités administratives; il s agit d une écriture de journal que l on appelle aussi «virement de dépense». Cette opération vise à modifier l imputation d une dépense ou d un revenu au Grand livre réel. L écriture se compose de deux parties : un en-tête qui contient l information pertinente à l ensemble du document électronique et des lignes de détails. Dans la première section du document, on trouvera de l information générale, relative à la description et à la saisie des données sur le formulaire et la procédure à suivre pour l impression de l écriture de journal. La seconde section «Saisir une écriture de journal» décrit les étapes à suivre, sous forme abrégée, en indiquant les actions à poser dans chacune des pages au fur et à mesure que la transaction progresse. Suivent ensuite des exemples de saisie : un virement inter-entités, un virement de revenu et une écriture de journal pour fins de contribution. Les sections suivantes traiteront de la consultation, de la correction et de la copie d une écriture de journal. Enfin, la rubrique «Informations supplémentaires» apportera un complément d information sur des éléments vus dans les sections précédentes. RAISONS JUSTIFIANT LA CREATION D UNE ECRITURE DE JOURNAL Les principales raisons de créer une écriture de journal sont les suivantes : La répartition d une dépense ou d un revenu entre plusieurs payeurs; La correction de l imputation d une dépense ou d un revenu; La création d une écriture à des fins de contribution. REGLES DE BASE Les règles de base qui s appliquent sont les suivantes : La création d une écriture électronique doit être faite seulement si on a l autorisation d accès au budget de l unité et les accès à toutes les combinaisons comptables auxquelles les dépenses seront imputées. S il faut virer une dépense à une unité autre que la sienne, il faudra fournir toute l information qui concerne la dépense à l unité qui doit l absorber et c est cette unité qui procédera au virement électronique. Se souvenir qu une dépense doit être autorisée par le ou la responsable de l unité qui la prend en charge. L endroit où l on doit virer la dépense doit bien sûr avoir un solde positif. La dépense doit être admissible et la nature de la dépense ou du revenu ne doit pas être modifiée. S assurer que la transaction effectuée est comprise dans les dates de début et de fin d un projet. Aucune création d écriture ne peut être effectuée par les unités administratives du ou vers le compte (avances de voyage). Cette remarque s applique aussi aux comptes de L écriture de journal (Virement de dépense) page 4

6 rémunération. Pour virer un salaire, il faut utiliser le formulaire redistribution rétroactive de salaires disponible sur le site web du Service des finances. Une écriture de journal ne peut servir à virer un préengagement ou un engagement. Virer également la variation du taux de change (compte ) reliée à la dépense originale. INFORMATIONS NECESSAIRES A DETENIR Avant d accéder au formulaire électronique, s assurer d avoir en main les éléments d information suivants : Le montant de la dépense ou du revenu à virer. La dépense virée ne peut être plus élevée que le montant relié à la pièce justificative. La combinaison comptable où la dépense ou le revenu a été imputé. S il s agit d une «dépense externe», le numéro de la pièce justificative (numéro à 8 chiffres) associé à cette dépense. Toute dépense ayant fait l objet de l émission d un chèque (ou d une sortie de fonds), par exemple une demande de paiement, un rapport de voyage, un rapport de petite caisse, une demande d achat, etc., a une pièce justificative qui lui est associée. S il s agit d une «dépense interne» facturée sur PeopleSoft, la référence exigée est le numéro de la facture. Pour une dépense interne effectuée sans facturation, la référence exigée est le numéro et la ligne de l écriture de journal utilisée pour l imputation de la dépense. Il n y a rien à inscrire dans le champ référence de la ligne s il s agit d une écriture de journal effectuée à des fins de contribution. L écriture de journal (Virement de dépense) page 5

7 L ÉCRITURE DE JOURNAL ACCEDER AU FORMULAIRE Pour accéder au formulaire, cliquer sur le lien Saisie écriture de journal, sous la rubrique «Grand livre Réel» de la page «Accueil utilisateur», ou cibler le menu hiérarchique suivant : Grand livre Écritures Écritures journal Création/mise à jour écritures Ou, cibler le menu de gauche, cliquer le dossier «Grand livre», puis le sous-dossier «Écritures» puis dans le menu «Menu principal» cliquer «Création/mise à jour écritures». Par défaut, la date attribuée à l écriture de journal est la date du jour. S il est essentiel que la transaction porte une date antérieure, remplacer date du jour par la date désirée. Ce changement n est possible que si la période comptable dans laquelle on souhaite inscrire la transaction est encore ouverte. Il est possible de modifier la date directement dans le champ en respectant le format AAAAMMJJ ou en la sélectionnant directement dans le calendrier en utilisant les boutons. L écriture de journal (Virement de dépense) page 6

8 Dans l encadré qui apparaît à l écran, l entité UL et la date du jour apparaissent par défaut. Le champ associé au numéro de l écriture contient le mot «NEXT», ce qui signifie que le prochain numéro séquentiel sera attribué à l écriture lors de l enregistrement. Cliquer sur pour obtenir le groupe d écrans de saisie. DESCRIPTION DU FORMULAIRE Le formulaire permettant la création d une écriture de journal est composé de cinq onglets : les deux premiers, l «En-tête» et les «Lignes», permettent la saisie; les trois autres, «Totaux» «Erreurs» et «Approbation» fournissent les renseignements sur l écriture de journal en cours. L onglet «En-tête» À l en-tête de la page, on retrouvera les éléments inscrits sur la page précédente, soit l entité, le no. de l écriture et la date. Le seul champ à compléter dans cette page est le champ «Description détaillée» «Description détaillée». Ce champ doit obligatoirement être rempli. Il permet de documenter la transaction. On y indique les raisons précises pour lesquelles on a dû effectuer le virement. Par exemple : Correction: frais fourniture de bureau payé par l'unité au fonds 1 à imputer au projet APXXXXXX. Frais partagés : Pour les projets au fonds 2, indiquer la méthode de calcul ou d attribution des frais partagés dans le champ «Description détaillée». Le montant exact des dépenses imputées sera inscrit dans le champ «Montant ME» de l onglet «Lignes». Le titulaire doit également être en mesure de fournir les documents d appui et autoriser de façon tangible toutes les dépenses imputées à son compte de subvention. L écriture de journal (Virement de dépense) page 7

9 «No. référence» : ne rien inscrire dans ce champ. Il est utilisé par le Service des finances. «Exercice» et la «Période» sont l année financière et la période comptable selon la date de l écriture et s inscrivent automatiquement. Boutons de la barre d outils : Sauvegarde l enregistrement. Valide les données qui ont été entrées dans la page. Il est recommandé d utiliser ce bouton avant de quitter une page dans laquelle de nouvelles valeurs ont été saisies. Permet de faire venir à l écran une nouvelle page, un nouveau formulaire. Donne accès aux enregistrements existants de la base de données. L onglet «Lignes» On désire virer une dépense de $35.00 (fonds 1) au projet de recherche de la même unité (fonds 2). L origine de cette dépense est un bon de commande; par conséquent, un chèque a été émis. La pièce justificative associée à cette dépense porte le numéro L écriture de journal (Virement de dépense) page 8

10 Voici les éléments à compléter pour la première ligne. Saisir les valeurs des champs structure (la combinaison comptable qui a servi à l imputation de la dépense). Suite Saisir le montant à créditer dans le champ «Montant ME» (pour monnaie d exploitation). Ce montant ne peut être plus élevé que celui de la dépense initiale. Saisir le numéro de la pièce justificative, le numéro de facture interne ou le numéro de l écriture et la ligne, associés au déboursé dans le champ «No Référence», pour chacune des lignes du virement. Se référer au document «Références associées aux dépenses internes et externes» pour obtenir de l information supplémentaire à ce sujet. Le champ «Description ligne écrit.» a toujours, comme valeur par défaut, la description du compte utilisé. Comme cette description est celle qui apparaîtra lors d une consultation dans EXPLO4, il est utile de la remplacer par une description plus explicite. Dans l exemple cidessus, il s agissait d une commande de fourniture de bureau pour un colloque tenu en octobre. Cliquer sur le bouton de la barre d outils pour mettre à jour les données saisies sur la première ligne. Insérer une ou plusieurs lignes avec le bouton et compléter la saisie. o Spécifier le nombre de lignes désiré dans le champ. Cette action copie les éléments sélectionnés par défaut dans le modèle d écriture utilisé. Le lien Liste modèles en haut de la page affiche les modèles d écriture et permet d en modifier les valeurs par défaut. Se référer à la section «Informations supplémentaires» si on désire modifier la copie des éléments de la ligne lors de l ajout de lignes supplémentaires. L écriture de journal (Virement de dépense) page 9

11 Suite Modifier les éléments de la deuxième combinaison comptable s il y a lieu. Inscrire le montant à débiter du projet CG Ce montant ne peut être plus élevé que celui de la dépense initiale. Enregistrer la transaction pour obtenir un numéro d écriture, en cliquant sur le bouton On obtiendra ce message : de la barre d outils au bas de la page. Attention : Ne pas oublier de virer également la variation du taux de change relié à la dépense originale. Remarque Le champ «No Référence» n accepte que 10 caractères. S il faut y inscrire un numéro d écriture de journal associé à une dépense interne, par exemple SI il faudra utiliser le début du champ «Description ligne écrit.» pour indiquer le numéro de la ligne (Li.12). L écriture de journal (Virement de dépense) page 10

12 Dans le tableau «Totaux» sous l onglet «Lignes» le «Total débits» et le «Total crédits» doivent être égaux. La valeur «N» sous «Statut écriture» et «Statut budget» indique que la vérification des combinaisons comptables et le contrôle budgétaire n ont pas été effectués. L écriture de journal (Virement de dépense) page 11

13 Options de traitement Actualisation : remet l écriture comme elle était lors de la dernière sauvegarde. Copie : copie d une écriture de journal. Impression : impression d une écriture de journal. Report : utilisé par le Service des finances pour reporter l écriture au Grand livre réel. Soumission : non utilisé, on ne doit pas soumettre l écriture Suppression : suppression d une écriture non reportée au Grand livre réel. Ce traitement est irréversible. Il est réservé au Service des finances. Validation : il s agit d un double traitement; validation des combinaisons comptables et du solde budgétaire. Validation champ structure : validation des combinaisons comptables. Vérification budget : vérification du solde budgétaire. Bouton qui permet de lancer le traitement sélectionné. Autres liens et champs Le champ «Raccourci» dans le tableau «Lignes» est utilisé par le Service des finances. Le lien Recherche : ce lien devient actif après avoir enregistré l écriture de journal. Il permet de vérifier la description des différents comptes, fonds, programmes, entités, classes et services disponibles dans la base de données. Se référer à la section «Informations supplémentaires» pour plus d information sur la façon d utiliser ce lien. Le lien Modification : ce lien permet de modifier une ou des valeurs des champs structure et d appliquer la modification à toutes les lignes de l écriture. Se référer à la section «Informations supplémentaires» si l on souhaite modifier et appliquer de nouvelles valeurs aux champs structure. L écriture de journal (Virement de dépense) page 12

14 L onglet «Totaux» L onglet «Totaux» renseigne sur les totaux de chacune des lignes de l écriture de journal. L onglet «Erreurs» L onglet «Erreurs» renseigne sur le type d erreur qu il est possible de rencontrer lors de la validation. Remarque La valeur «E» sous la colonne «Statut écriture» signale une erreur de combinaison comptable sur une ou sur plusieurs lignes de l écriture. La valeur «X» sous la colonne «Erreur» du tableau «Lignes» indique quelle(s) ligne(s) est ou sont erronée(s). Cliquer sur l un ou l autre des liens ou sélectionner directement l onglet «Erreurs» pour obtenir de l information sur le type d erreur. Se référer à la section «Correction d une écriture qui a échoué l étape de la validation» pour de l information sur la correction d une écriture de journal. Lorsqu il s agit d une erreur dans une écriture comportant plus de 10 lignes, et que l erreur n est pas visible, puisqu elle se situe sur une ligne inférieure, cliquer dans l encadré «Erreurs seul.» pour faire apparaître automatiquement la ou les lignes comportant l erreur. L écriture de journal (Virement de dépense) page 13

15 L onglet «Approbation» L onglet «Approbation» n est pas utilisé. Il n apporte aucune information supplémentaire, même si l étape de la validation a été effectuée sur l écriture de journal. VALIDATION Une fois la saisie de l écriture terminée et enregistrée, la transaction doit être validée. Sous l onglet «Lignes», sélectionner «Validation» à partir du menu déroulant. Cliquer sur le bouton pour lancer la requête. La validation s effectue en deux étapes : Vérification du «Statut écriture» : le système vérifie si les combinaisons comptables utilisées sont valides sur chaque ligne de l écriture. Si tel est le cas, le «Statut écriture» passe de N à V pour valide. L écriture de journal (Virement de dépense) page 14

16 Vérification du «Statut budget» : le système vérifie si les fonds sont disponibles à la date de la transaction et ce pour chaque ligne de l écriture. Si cette étape est réussie, le «Statut budget» passe également de N à V pour valide. Lorsque l écriture sera reportée au Grand livre réel, le statut de l écriture indiquera «P» pour «Reportée». Note : Il y a quatre traitements par jour pour reporter les écritures au «statut écriture» et au «statut budget» valide. Tant qu une écriture n est pas reportée au Grand livre réel, il est possible d apporter des modifications ou d annuler une écriture. À noter également que le Service des finances ne vérifie pas systématiquement toutes les écritures. Seule, une sélection d échantillons d écriture sera vérifiée. Lorsque des erreurs sont décelées, le Service des finances procède à l annulation de l écriture et l unité en est informée. Il est donc de la responsabilité de l usager de s assurer que le traitement «validation» soit effectué sur l écriture. Une écriture dont le «statut écriture» et le «statut budget» ne sont pas à V, sera annulée lors de la fermeture du mois. Remarque La validation d une écriture impliquant deux fonds différents entraîne l ajout automatique de deux lignes comptables (lignes interfonds) afin d équilibrer les livres dans chacun des fonds. Cet ajout aura aussi comme effet de modifier le «Total débits» et le «Total crédits». On ne peut apporter aucun changement aux lignes interfonds. L écriture de journal (Virement de dépense) page 15

17 Si les montants «Total débits» et «Total crédits» ne sont pas égaux, le statut de l écriture indiquera «E» pour erreur. Cliquer sur le lien «E» ou sur l onglet «Erreurs» pour connaître la nature de l erreur. Retourner sur les lignes de l écriture afin de vérifier les montants inscrits, d apporter les corrections nécessaires et de refaire la validation. Pour de l information sur les autres messages d erreur lors de la validation budgétaire, se référer à la section «Correction d une écriture». L écriture de journal (Virement de dépense) page 16

18 IMPRESSION D UNE ÉCRITURE DE JOURNAL À partir du menu de saisie d une écriture L impression d une écriture de journal que l on vient de créer ou de toute autre écriture se fait à partir de l onglet «Lignes». Sélectionner «Impression» dans le menu déroulant. Cliquer sur. Une fenêtre internet s ouvre pour informer que le traitement est lancé. L écriture de journal (Virement de dépense) page 17

19 Lorsque le traitement est réussi, le document en format PDF s affiche. À partir du menu «Impression écriture de journal» Une deuxième façon d imprimer une écriture de journal est d utiliser le rapport conçu spécialement à cette fin. Cliquer sur le lien Impression écriture journal, sous la rubrique «Grand livre réel» de la page «Accueil utilisateur», ou cibler le menu hiérarchique suivant : Grand Livre Écritures Écritures de journal Impression écriture journal Lors de la première utilisation de ce menu, il faudra créer un contrôle d exécution. Cliquer sur l onglet «Ajout valeur». Donner un nom au contrôle d exécution, par exemple impression. Cliquer sur. L écriture de journal (Virement de dépense) page 18

20 Lors d une nouvelle impression d écriture, utiliser le contrôle défini, soit impression, qui se retrouvera sous l onglet «Recherche valeur». Indiquer le numéro de l écriture. Cliquer sur la loupe à droite du champ «Date écriture» pour obtenir la date de la transaction. Cliquer sur le lien de l écriture ou de la date. Ce champ est obligatoire. On retournera automatiquement à l écran «Impression Écriture journal». Cliquer sur. L écriture de journal (Virement de dépense) page 19

21 Cliquer le bouton. Une fenêtre Internet s affiche pour informer que le traitement est lancé. Lorsque le traitement est réussi, le document en format PDF s affiche. L écriture de journal (Virement de dépense) page 20

22 Cliquer sur l imprimante pour imprimer le document. Impression à partir du lien Moniteur de traitement Lors de l impression d une transaction ou d un rapport, il arrive de ne pas obtenir le document en format PDF pour différentes raisons. Si cela n est pas dû à des paramètres erronés, il est possible d avoir accès au document à partir du lien Moniteur de traitement situé en haut de la page «Menu d impression». Il suffira de cliquer sur ce lien pour vérifier si le traitement a été effectué avec succès même si le document demandé n a pas été obtenu. Ce lien se trouve également dans le menu de gauche de l application sous le menu «Utilitaires PeopleSoft/Répartiteur traitements/moniteur traitements» Cliquer sur le lien Moniteur de traitement à partir du menu ou de la page «Menu impression». L écriture de journal (Virement de dépense) page 21

23 On accèdera à la page de consultation des demandes de traitement que l on a demandé. Cliquer sur le lien Détails à droite. La première ligne est le dernier traitement lancé. Cliquer le lien Journal/trace. Puis cliquer le lien ayant l extension PDF. L écriture de journal (Virement de dépense) page 22

24 L écriture de journal (Virement de dépense) page 23

25 SAISIR UNE ÉCRITURE DE JOURNAL, ÉTAPE PAR ÉTAPE ACCEDER AU FORMULAIRE Pour accéder au formulaire, cliquer sur le lien Saisie écriture de journal, sous la rubrique «Grand livre réel» de la page «Accueil utilisateur», ou cibler le menu hiérarchique suivant : Grand livre Écritures Écritures journal Création/mise à jour écritures SAISIE OU VALIDATION DE L ENTITE Les actions à faire dans cette page : Vérifier l Entité, la modifier si nécessaire. Utiliser la loupe, puis le bouton et choisir une valeur. Changer la date, si nécessaire, en activant le calendrier. Cliquer sur. L écriture de journal (Virement de dépense) page 24

26 INFORMATION SOUS L ONGLET «EN-TETE» Les actions à faire dans cette page : Saisir une description détaillée des raisons de l écriture. INFORMATION SOUS L ONGLET «LIGNES» Les actions à faire dans cette page : Suite Saisir les éléments de la première ligne. o La combinaison comptable. o Le montant affecté au compte (en positif ou négatif). o Le numéro de référence (pièce justificative, écriture de journal ou numéro de facture). o Le champ «Description écrit.» (no. ligne de l écriture de journal, si nécessaire et modification de la description du compte). Cliquer sur le bouton. Ajouter une ou des lignes supplémentaires. Saisir les éléments pour chacune des lignes : les mêmes que précédemment. Actualiser à nouveau. Vérifier si les montants «Total débits» et «Total crédits» sont égaux. L écriture de journal (Virement de dépense) page 25

27 ENREGISTREMENT ET VALIDATION Cliquer sur le bouton. Faire la validation des combinaisons comptables et la vérification budgétaire. o Sélectionner l option«validation» dans la liste déroulante. Cliquer sur. L écriture de journal (Virement de dépense) page 26

28 EXEMPLES D ÉCRITURES DE JOURNAL ÉCRITURE INTER-ENTITES La saisie d une écriture inter-entités présente quelques particularités. D abord, il est important de savoir qu il est possible d en effectuer la saisie dans l une ou l autre des entités : soit UL soit AU. Sélectionner l entité qui assume la dépense, soit UL ou AU. Procéder à la saisie comme précédemment. Dans cet exemple, l entité AU a été créditée de 80$ et l entité UL débitée du même montant. Pour que les livres comptables de chacune des entités soient en équilibre à la fin de la transaction, une ligne comptable devra être ajoutée dans chaque entité. Ces lignes (lignes inter-entités) s ajoutent automatiquement lors de la validation et ne peuvent être modifiées. Sélectionner. Sélectionner l option «Validation» dans la liste déroulante. Cliquer sur le bouton. L écriture de journal (Virement de dépense) page 27

29 La consultation d une écriture inter-entités reportée au Grand livre réel doit se faire en deux temps, car on ne peut avoir accès aux écritures comptables que d une entité à la fois. VIREMENT DE REVENU Par exemple, le Département de biologie qui a facturé le Département des sciences du bois et de la forêt pour l utilisation de son camion à partir d une facture interne portant le numéro La totalité des revenus a été encaissée sur le compte de revenu R09010 du projet SC alors qu une partie des revenus, soit 1000$, aurait dû être versée sur le compte A09010 du budget des ressources matérielles du département (classe 200). Faire venir à l écran un formulaire de saisie d écriture de journal et saisir la description détaillée du virement de revenu. Inscrire le revenu de 1000$ dans le compte A09010 de l unité à la classe 200. Note : Pour augmenter le revenu d un livre budget de revenu, le montant doit être négatif. Ajouter une deuxième ligne. Inscrire le revenu à débiter, soit 1000$, au compte R09010 du projet SC Note : Pour diminuer le revenu d un livre budget de revenu, le montant doit être positif. L écriture de journal (Virement de dépense) page 28

30 Faire la validation budgétaire. ÉCRITURE POUR FINS DE CONTRIBUTION Pour concrétiser la décision d une unité de contribuer financièrement à une activité, le montant prévu à l entente peut être versé au budget de l activité grâce à une écriture de journal. Par exemple, la Faculté des sciences et de génie doit verser 150$ afin de contribuer à l organisation de la «Journée des ingénieurs» organisée par le département de génie physique. Faire venir à l écran un formulaire de saisie d écriture de journal et saisir la description détaillée de la contribution. Inscrire le montant de 150$ dans le compte de revenu interne A09010 du département de génie physique, Ne rien inscrire dans le champ référence puisque les dépenses sont à venir. Note : Pour ajouter un revenu dans budget de revenu, il faut mettre le montant en négatif. Ajouter une deuxième ligne. Inscrire la dépense, soit 150$, à partir du compte de dépense de la faculté Note : Pour inscrire une dépense dans un budget de dépense, il faut mettre le montant en positif. L écriture de journal (Virement de dépense) page 29

31 Faire la validation budgétaire. L écriture de journal (Virement de dépense) page 30

32 MISE À JOUR D UNE ÉCRITURE DE JOURNAL Pour récupérer une écriture de journal que l on veut modifier ou terminer et pour laquelle on détient un numéro, procéder de la façon suivante, à partir du menu : Grand livre Écritures Écritures journal Création écritures > Recherche valeur Indiquer l entité et le numéro de l écriture. Cliquer sur pour afficher l écriture à l écran. Apporter les modifications nécessaires. Enregistrer. Faire la validation. Si on ne possède pas le numéro de l écriture, effectuer la recherche en ciblant, par exemple, la date de l écriture en activant le bouton pour sélectionner une date. Ajouter de l information supplémentaire en spécifiant le statut de l en-tête de l écriture. Activer le menu déroulant vis-à-vis du champ «Statut en-tête écriture». Le menu déroulant du «Statut en-tête vérif. Budget» peut aussi être utilisé. L écriture de journal (Virement de dépense) page 31

33 L écriture de journal (Virement de dépense) page 32

34 CONSULTATION D UNE ÉCRITURE DE JOURNAL Si on désire consulter une écriture, peu importe son statut, utiliser le lien à la page «Accueil utilisateur», Consultation écriture journal ou l accès suivant, en utilisant le menu hiérarchique de gauche : Grand livre Consult. Données écriture/gl Écritures journal Lors de la première utilisation de ce menu, un contrôle d exécution doit être créé. Cliquer sur l onglet «Ajout valeur». Donner un nom à l interrogation, par exemple ÉCR_JOUR. Cliquer sur le bouton. Saisir la valeur des champs «Grand livre», «Exercice», «Pér. Début» et «Pér. fin»; ces champs doivent obligatoirement contenir une valeur. Cliquer sur le bouton. À la prochaine consultation d une écriture, utiliser l interrogation définie, soit ÉCR_JOUR que l on retrouvera sous l onglet «Recherche valeur». Indiquer les critères de recherche. Cliquer sur le bouton. L écriture de journal (Virement de dépense) page 33

35 Les informations suivantes apparaîtront dans le tableau «Écritures». Cliquer sur le lien du no. de l écriture pour obtenir de l information sur l en-tête et les lignes de l écriture. L écriture de journal (Virement de dépense) page 34

36 Suite de l écran Lorsqu il s agit d une écriture qui contient plusieurs lignes, il est possible de sélectionner celles à consulter en indiquant les numéros de ligne dans l encadré suivant : Cliquer sur le bouton pour faire apparaître les lignes. Remarque L affichage maximum se limite à 100 lignes. Si on doit consulter une écriture au-delà de ce nombre, modifier le nombre de lignes dans la page «Critères écritures journal». Utiliser les champs «Date écriture», «Statut» et «Source» ou «Utilisateur» en indiquant l IDUL de l utilisateur qui a fait la saisie, pour effectuer la recherche. L écriture de journal (Virement de dépense) page 35

37 Dans le champ «Source», plusieurs valeurs peuvent être spécifiées; pour en faire afficher la liste, cliquer sur la loupe à droite du champ «Source», puis sur le bouton. Écriture de journal saisie dans une unité administrative L écriture de journal (Virement de dépense) page 36

38 Suite Écriture de journal saisie par le Service des finances Écriture de journal en lot provenant du Service des immeubles L écriture de journal (Virement de dépense) page 37

39 CORRECTION D UNE ÉCRITURE QUI A ÉCHOUÉ L ÉTAPE DE LA VALIDATION VALIDATION DE LA COMBINAISON COMPTABLE Lorsqu on fait la validation d une écriture et qu une erreur de combinaison comptable est détectée, le «Statut écriture» indique E et la valeur X est activée vis-à-vis la ligne en erreur du nouveau champ «Erreur», inséré entre les champs «Entité» et «Lignes à ajouter». Sur chaque ligne erronée s activera la valeur X. Ici, il y a une erreur de compte sur les deux lignes. Le compte n est pas valide. Cliquer sur les liens X ou E, ou sélectionner directement l onglet «Erreurs». Pour corriger les erreurs de combinaisons comptables, revenir à l onglet «Lignes», soit en le sélectionnant directement, soit en cliquant sur les liens 1 et 2 dans le tableau «Erreurs lignes» sous No ligne. Une fois les corrections complétées, refaire la validation. Le «Statut écriture lignes» devrait indiquer V pour valide. L écriture de journal (Virement de dépense) page 38

40 VALIDATION BUDGETAIRE Une fois les champs structures validés, le système effectue la validation budgétaire. Si cette étape est un échec, le «Statut budget» passe de N à E pour «Erreur» et on obtient le message suivant : Cliquer sur le bouton OK. Cliquer sur le lien E sous la colonne «Statut budget». L écran «Consultation budgets avec anomalies» s affiche. Cliquer sur l onglet «Lignes» pour vérifier sur quelle ligne il y a une erreur budgétaire. Cliquer sur le bouton ou sur l onglet «Champs structure budget». L écriture de journal (Virement de dépense) page 39

41 Cliquer sur la loupe pour connaître le détail de l anomalie. Cliquer sur l onglet «Dérogation budgétaire» pour connaître la raison de l échec du contrôle budgétaire. Dans ce cas-ci, les fonds du budget utilisé dans la ligne 2 de l écriture sont insuffisants. Cliquer sur le bouton pour revenir à l écran précédent. Cliquer sur l onglet «En-tête». Cliquer sur l icône pour consulter le livre budget en insuffisance de fonds. L écriture de journal (Virement de dépense) page 40

42 Cliquer sur le lien «Aller à interr. Budgets» pour connaître le budget disponible. Si on décide de payer sur un autre projet, corriger la combinaison comptable de la ligne erronée, puis reprendre l étape de la validation. L écriture de journal (Virement de dépense) page 41

43 CORRECTION D UNE ÉCRITURE QUI A PASSÉ L ÉTAPE DE LA VALIDATION BUDGÉTAIRE Lorsque les statuts «Statut écriture» et «Statut budget» sont valides (V), si on désire annuler les effets de l écriture, on met tout simplement les montants à zéro et on reprend la validation. Si ce sont les montants qu il faut corriger, il suffit de les modifier et de relancer la validation. Corriger les lignes en indiquant, par exemple, les montants à 0. Enregistrer les changements avec le bouton. Ajouter une note dans le champ «Description détaillée» sous l onglet «En-tête» pour faciliter le suivi de la transaction. Les montants «Total débits et Total crédits» sont comptabilisés à 0 et les statuts «Écriture et budget» sont à N. Relancer la validation. L écriture de journal (Virement de dépense) page 42

44 CORRECTION D UNE ÉCRITURE REPORTÉE AU GRAND LIVRE RÉEL Se référer à la section suivante «Copie d une écriture de journal Inversion signes» si on désire annuler les effets d une écriture de journal reportée au Grand livre réel. COPIE D UNE ÉCRITURE DE JOURNAL Il est possible de copier une écriture de journal existante (Source LOC) et s en servir pour créer une écriture de même type ou encore pour annuler les effets d une écriture de journal reportée au Grand livre réel. La copie d une écriture se fait à partir du menu hiérarchique suivant : Grand livre Écritures Écritures journal Création écritures > Recherche valeur Inscrire l entité et le numéro de l écriture que l on désire copier. Cliquer sur pour faire afficher l écriture. L écriture de journal (Virement de dépense) page 43

45 Faire afficher l onglet «Lignes». Sélectionner l option «Copie» à partir du menu déroulant. Cliquer sur. L écran suivant apparaîtra : Les seuls éléments que l on peut modifier dans cette page sont : le champ «Date écriture» et l option «Inversion signes». L écriture de journal (Virement de dépense) page 44

46 LE CHAMP «DATE ECRITURE» Par défaut, c est la date du jour de la copie qui apparaît dans le champ «Date écriture». Au besoin, et en autant que la période comptable est ouverte, il est possible de la modifier. À la fin de l année financière ou lors de la fermeture d un projet, il faut obtenir l autorisation du Service des finances pour modifier la date. En cliquant séquentiel., la copie de l écriture s effectue et le système lui attribue le prochain numéro Il reste à apporter les modifications désirées et à valider la transaction. L écriture de journal (Virement de dépense) page 45

47 L OPTION «INVERSION SIGNES» Il faudra cocher cette option si on souhaite que la nouvelle écriture se génère avec des signes contraires à l écriture originale, à condition que l écriture originale ait un statut d écriture à P. Cette opération annulera les effets de l écriture originale reportée au Grand livre réel. Écriture originale Nouvelle écriture Il reste à valider la transaction. Attention : Ne pas oublier d ajouter une note dans le champ «Description détaillée» sous l onglet «En-tête» pour faciliter le suivi de la transaction. Si l écriture n est pas reportée au Grand livre réel, la rappeler à l écran et corriger directement l écriture originale, sans en faire une copie. L écriture de journal (Virement de dépense) page 46

48 INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES LES LIENS SOUS L ONGLET «LIGNES» Le lien Liste modèles Sous ce lien, on trouve, dans le premier tableau «Modèle écriture», de l information sur les valeurs sélectionnées et activées par défaut sous chacun des onglets «Champ structure, Montant et Divers». Les valeurs cochées dans ce tableau correspondent aux champs de saisie des lignes du formulaire «Création écritures» et ne sont pas modifiables. Champs par défaut du modèle Suite de la ligne Suite de la ligne Champs de saisie du Tableau «Lignes» du formulaire Dans le second tableau de la page «Liste modèles écritures», le tableau «Copie colonnes», on peut choisir parmi les valeurs saisies de la première ligne celles qui seront copiées sur les lignes que l on ajoutera par la suite. Dans l exemple ci-dessus, on désire qu à l ajout d une ligne, la valeur du champ «Compte» et celle du champ «Description ligne écrit.» soient copiées à partir de la première ligne saisie. Par contre, on ne veut pas que le champ «Projet» soit copié. À noter que le champ «Description ligne écrit.» du formulaire de saisie s appelle ici «Ligne». Il suffit de cocher ou de décocher les champs appropriés puis L écriture de journal (Virement de dépense) page 47

49 de cliquer sur le bouton voici le résultat :. Cette modification s appliquera pour l écriture en cours seulement. En Le lien Recherche Après avoir enregistré l écriture de journal, ce lien devient disponible. Il permet d obtenir la liste descriptive des valeurs disponibles dans la base de données pour les différents champs. Inscrire la valeur recherchée par exemple dans le champ «Compte». Cliquer sur la loupe, puis sur le bouton. On peut aussi activer la loupe pour obtenir la liste des valeurs associées au champ ciblé. Par exemple, pour le champ Fonds. L écriture de journal (Virement de dépense) page 48

50 Cliquer sur la loupe puis, sur le bouton pour afficher la liste. Attention : Le lien Modification Si on lance la requête pour le champ Projet, s assurer d utiliser un préfixe, par exemple CG pour les projets du CRSNG afin de limiter l étendue de la requête. En cliquant sur ce lien il est possible de modifier la ou les valeurs des champs structure pour toutes les lignes de l écriture. Les cases «Sélectionner» vis-à-vis des lignes de l écriture doivent être laissées à blanc. Cliquer sur le lien Modification pour obtenir l écran «Modification valeurs champs structure». L écriture de journal (Virement de dépense) page 49

51 Modifier la valeur du champ «Compte», de par Cocher la case «Sélection» vis-à-vis du champ à modifier. Cliquer sur. On revient à la page précédente où les valeurs ont été modifiées sur toutes les lignes. INFORMATIONS PARTICULIÈRES FRAIS PARTAGÉS Pour les projets au fonds 2, indiquer la méthode de calcul ou d attribution des frais partagés dans le champ «Description détaillée». Le montant exact des dépenses imputées sera inscrit dans le champ «Montant ME» de l onglet «Lignes». Le titulaire doit également être en mesure de fournir les documents d appui et autoriser de façon tangible toutes les dépenses imputées à son compte de subvention. L écriture de journal (Virement de dépense) page 50

52 AIDE-MÉMOIRE SAISIE D UNE ÉCRITURE DE JOURNAL PAR ÉTAPE Accès à la page : Grand livre Écriture Écriture journal Création/mise à jour écritures OU à partir de la page «Accueil utilisateur» lien Saisie écriture de journal ÉTAPE 1 SAISIE = onglet «Ajout valeur» Vérifier l Entité ; la modifier si nécessaire. Changer la date, si nécessaire. Cliquer le bouton. ÉTAPE 2 SAISIE = onglet «En-tête» Saisir une description détaillée des raisons de l écriture. ÉTAPE 3 SAISIE = onglet «Lignes» Saisir les éléments des lignes de débit et de crédit : o Combinaison comptable; o Montant affecté au compte; o Numéro de référence (pièce justificative, # écriture de journal, # facture); o Description écrit. (courte description). Ajouter une ou des lignes supplémentaires, si nécessaire. Actualiser en cliquant le bouton. Vérifier si les montants «Total débits» et «Total crédits» sont égaux. ÉTAPE 4 ENREGISTREMENT-VALIDATION - onglet «Lignes» Enregistrer en cliquant le bouton. Validation des combinaisons comptables et vérification budgétaire : sélectionner l option «Validation» dans la liste déroulante. Cliquer le bouton. L écriture de journal (Virement de dépense) page 51

53 INDEX A accéder au formulaire... 6 aide mémoire annuler une écriture reportée annuler une écriture, statuts validés (V) C consulter une écriture à plusieurs lignes, comment consulter une écriture, comment contribution, écriture pour fins de contrôle d exécution, comment créer un création d une écriture, informations à détenir.. 5 créer un contrôle d'exécution créer une écriture, pourquoi... 4 D date du jour, remplacer la... 6 définition des options de traitement description détaillée, quoi indiquer... 7 description ligne, valeur du champ... 9 E écriture de journal, description du formulaire... 7 écriture reportée, annuler une écriture, étapes pour la saisie d'une erreur, validation budgétaire, erreur, validation des champs structures F formulaire, description du... 7 I impression moniteur de traitement imprimer une écriture informations à détenir, création d une écriture.. 5 inter-entités, saisie d'une écriture interfonds, ajout de lignes L ligne, comment compléter la... 9 N no référence, quoi indiquer... 9 O options de traitement, définition des R récupérer une écriture de journal, comment règles à appliquer... 4 reportée au grand livre, annuler une écriture revenu, exemple d'une écriture de S source, valeurs du champ V valeur "N" sous "Statut" valeur «E» «Statut écriture valeur «X colonne «Erreur» validation budgétaire, erreur validation des champs structures, erreur valider, comment et quand L écriture de journal (Virement de dépense) page 52