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1 ARCHIVED - Archiving Content ARCHIVÉE - Contenu archivé Archived Content Contenu archivé Information identified as archived is provided for reference, research or recordkeeping purposes. It is not subject to the Government of Web Standards and has not been altered or updated since it was archived. Please contact us to request a format other than those available. L information dont il est indiqué qu elle est archivée est fournie à des fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Elle n est pas assujettie aux normes Web du gouvernement du et elle n a pas été modifiée ou mise à jour depuis son archivage. Pour obtenir cette information dans un autre format, veuillez communiquer avec nous. This document is archival in nature and is intended for those who wish to consult archival documents made available from the collection of Public Safety. Some of these documents are available in only one official language. Translation, to be provided by Public Safety, is available upon request. Le présent document a une valeur archivistique et fait partie des documents d archives rendus disponibles par Sécurité publique à ceux qui souhaitent consulter ces documents issus de sa collection. Certains de ces documents ne sont disponibles que dans une langue officielle. Sécurité publique fournira une traduction sur demande.

2 COMMISSIONER'S DIRECTIVE DIRECTIVE DU COMMISSAIRE 202 Page: 1 of/de 4 RECORDED INFORMATION MANAGEMENT GESTION DES RENSEIGNEMENTS CONSIGNÉS POLICY OBJECTIVES 1. To establish and maintain a formal and effective information network to ensure that all the Service's recorded information pertaining to offenders, to employees, and to administrative and operational matters are in keeping with general Government policy and legislation on the management of recorded information. 2. To provide efficient and economic methods of storing, retrieving and disposing of manual and automated recorded information through standardized methods and procedures. GOVERNING AUTHORITIES 3. Management of recorded information within the Service shall be based on: a. the Public Records Order, (PC ); b. the Treasury Board Administrative Policy Manual, Chapters 411, 415, 425, 440 Section 7, 460, and 461; OBJECTIFS DE LA POLITIQUE 1. Établir et maintenir un réseau d'information officiel et efficace afin que tous les documents du Service portant sur les délinquants, les employés, ainsi que sur les questions administratives et opérationnelles, soient tenus conformément aux mesures législatives et aux politiques générales du gouvernement s'appliquant à la gestion des renseignements consignés. 2. Assurer l'entreposage, l'extraction et l'élimination efficace et rentable des renseignements consignés à la main ou par ordinateur, au moyen de méthodes et de procédures normalisées. DOCUMENTS FAISANT AUTORITÉ 3. La gestion des renseignements consignés au sein du Service est établie en vertu des documents suivants: a. le Décret sur les documents publics (CP ); b. le Manuel de la politique administrative du Conseil du Trésor, chapitres 411, 415, 425, 440 section 7, 460 et 461; c. The Access to Information Act; c. la Loi sur l'accès à l'information; d. the Privacy Act; d. la Loi sur la protection des renseignements personnels; CSC/SCC 1-10 (R-86-08)

3 202 Page: 2 of/de 4 e. the Criminal Records Act; and e. la Loi sur le casier judiciaire; et f. the Young Offenders Act. f. la Loi sur les jeunes contrevenants. RESPONSIBILITIES 4. National Headquarters shall be responsible for the planning, organization, direction and control of the Service's Management of Recorded Information Program. PROGRAM ELEMENTS RESPONSABILITÉS 4. L'Administration centrale est responsable de la planification, de l'organisation, de la direction et du contrôle du programme de gestion des renseignements consignés du Service. ÉLÉMENTS DU PROGRAMME 5. The program shall include: 5. Le programme doit comprendre les éléments suivants: a. the Records Classification and Scheduling Plan; a. le Plan de classification et de datation des documents; b. the Offender Records System; and b. le Système de documents sur les contrevenants; et c. the Employee Records System. c. le Système de documents sur les employés. SECURITY CONSIDERATIONS 6. All personnel with access to recorded information shall be security cleared in accordance with security regulations. 7. Where appropriate, personnel who have access to security classified recorded information, shall be identified in the relevant Standing Order of the operational unit. SÉCURITÉ 6. Tous les employés qui ont accès à des renseignements consignés doivent détenir une autorisation de sécurité, conformément aux règlements sur la sécurité. 7. Les personnes qui ont accès à des renseignements consignés comportant une cote de sécurité doivent être identifiées dans l'ordre permanent pertinent de l'unité opérationnelle.

4 202 Page: 3 of/de 4 8. The destruction of recorded information shall be carried out in accordance with security regulations. TRANSFER OF RECORDED INFORMATION FROM CLOSED FACILITIES 9. Recorded information of closed operational units shall be transferred to Regional Headquarters for review, storage and/or disposal. ELECTRONIC MAIL 10. Hard copies of electronic mail correspondence shall be made for transmittal to and retention by the unit's Main Records Office. 11. A Main Records Office shall be operated at each operational Unit of the Service. 12. The Main Records Office shall be completely and solely responsible for the control and servicing of the operational unit's recorded information. 13. Sub-Records Offices shall be established as required by the physical layout of each operational unit or where it is not convenient to have records services provided by the Main Records Office. Common services, such as mail services, disposal of recorded information, etc., shall be provided by the Main Records Office. 8. La destruction de renseignements consignés doit être effectuée selon les règlements sur la sécurité. TRANSFERT DES DOCUMENTS D'UN ÉTABLISSEMENT FERMANT SES PORTES 9. Les renseignements consignés d'une unité opérationnelle fermant ses portes doivent être transférés à l'administration régionale pour fins d'examen, d'entreposage et (ou) d'élimination. COURRIER ÉLECTRONIQUE 10. Il faut faire des copies sur papier de la correspondance transmise par courrier électronique et les remettre au bureau principal des documents de l'unité pour fins de conservation. 11. Chaque unité opérationnelle du Service doit avoir son bureau principal des documents. 12. Le bureau principal des documents doit être tenu entièrement responsable du contrôle et de la prestation de services quant aux renseignements consignés de l'unité opérationnelle. 13. Des bureaux auxiliaires de documents seront mis sur pied au besoin si la disposition des locaux de l'unité opérationnelle l'exige, ou s'il n'est pas pratique pour le bureau principal des documents d'offrir les services de documents. Le bureau principal des documents doit fournir des services généraux comme le courrier, l'élimination des renseignements consignés, etc.

5 202 Page: 4 of/de Methods of operation shall be dictated by local requirements and set forth in Standing Orders. Commissioner, 14. Les modes de fonctionnement doivent être établis selon les besoins locaux et exposés dans les ordres permanents. Le Commissaire, Rhéal J. LeBlanc

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