Service du greffe Juin 2016

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1 Service du greffe Juin 2016 Adoptée le : 11 juillet 2016 (résolution # ) 1

2 Table des matières 1. Préambule But visé Cadre juridique Champ d application Définitions Objectifs Principes directeurs Moyens de réalisation Consultation des documents Substitution de support Protection des documents essentiels Plan des mesures d'urgence spécifiques aux archives Rôles et responsabilités

3 1. Préambule La présente politique trouve son fondement à l article 6 de la Loi sur les archives qui prévoit que les organismes publics adoptent une telle politique pour la gestion de leurs documents actifs et semi-actifs. La présente politique expose, ci-après, le cadre juridique sur lequel elle s appuie, le champ d application, les objectifs, les principes directeurs, les moyens de réalisation de même que les rôles et responsabilités inhérents aux services municipaux et aux employés de la Ville. La Ville reconnaît par la présente politique que les documents actifs, semi-actifs et inactifs de l ensemble des services municipaux représentent un actif informationnel riche et qu ils contribuent par ce fait à la réalisation de la mission de l organisation et à la constitution de la mémoire de la Ville. 2. But visé La présente politique a pour but la mise en place, de manière efficace et rentable, des moyens qui permettent de gérer l ensemble des documents (administratifs, financiers, légaux et autres) sous tous supports, produits ou reçus par la Ville, depuis leur création ou réception jusqu à leur élimination ou versement aux archives permanentes. 3. Cadre juridique La présente politique s appuie sur les lois suivantes : 1. La Loi sur les archives (L.R.Q., chapitre A-21-1) qui prévoit que les organismes publics adoptent une Politique de gestion des documents actifs et semi-actifs (article 6) et fassent approuver leur calendrier de conservation par Bibliothèque et archives nationales du Québec (article 8); 2. La Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics qui établit les responsabilités des organismes publics à l égard de leurs documents inactifs; 3. La Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., chapitre A-2.1) qui oblige les organismes publics à classer leurs documents de manière à en permettre le repérage et à tenir à jour une liste de classement (article 16); 4. La Loi concernant le cadre juridique des technologies et de l information (L.R.Q., c.c- 1.1) qui confirme l équivalence fonctionnelle et la valeur juridique des documents électroniques; 5. La Loi sur les cités et villes (L.R.Q., chapitre C-19) qui définit le mandat du greffier à l égard des documents de la municipalité; 3

4 6. Le Code civil du Québec (L.R.Q., 1991, chapitre 64, art et 3842) qui précise les règles de mise en preuve de la reproduction d un document sur papier ou d un document électronique. 4. Champ d application La présente politique s applique à l ensemble des documents, sous tous supports, produits ou reçus par la Ville dans le cadre de ses activités. Elle s applique à tous les services municipaux et engage tout le personnel de la Ville. 5. Définitions Pour une meilleure compréhension de cette politique, nous entendons par : «Archive» : l ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature, produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d information générale. «Archive historique» : l ensemble des documents de la Ville ayant une valeur historique ou de recherche et conservés en permanence. «Cadre de classification» : outil de gestion documentaire permettant d identifier et d organiser les documents en fonction d une structure hiérarchique basée sur les fonctions et les activités d un organisme. «Calendrier de conservation» : outil de gestion qui détermine les périodes d utilisation et les supports de conservation des documents actifs et semi-actifs d un organisme et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés. «Classement» : rangement des documents selon un certain ordre. «Classification» : analyse d un document afin de déterminer le sujet en se basant sur un regroupement logique hiérarchique qui permet d attribuer une cote. «Conservation» : l ensemble des règles et des opérations régissant la manipulation, l entreposage, la restauration et la conservation, dans des conditions satisfaisantes et sécuritaires, des documents destinés à être conservés de manière permanente. «Courrier électronique» : message transmis par un utilisateur vers un ou plusieurs destinataires, d ordinateur à ordinateur, par l intermédiaire d un réseau informatique. «Délais légaux de conservation» : disposition inscrite dans la loi obligeant la conservation des documents. «Dépôt des documents semi-actifs» : endroit où sont conservés les documents semi-actifs des différentes unités administratives permettant une utilisation maximale des espaces et doté d un système de repérage rapide. 4

5 «Document» : tout document visé par l article 3 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information (L.R.Q., chapitre C-1.1). Un document est constitué d information portée par un support. L information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d images. L information peut être rendue au moyen de tout mode d écriture y compris d un système de symboles réinscriptible sous l une de ces formes ou un autre système de symboles (L.R.Q. c.c- 1.1, art. 3). «Document actif» : document qui est couramment utilisé à des fins administratives ou légales. Loi sur les archives (L.R.Q., chapitre A-21.1). «Document confidentiel» : document qui contient de l information stratégique dont l accès est limité à certaines personnes ou qui renferme des renseignements personnels. «Document essentiel» : document indispensable au fonctionnement d un organisme et qui assure la continuité de celui-ci à la suite d un désastre dont la perte ou la destruction entraînerait des conséquences légales ou financières graves. «Document inactif» : document qui n est plus utilisé à des fins administratives ou légales (Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics). Selon sa nature, il est soit détruit, soit conservé en permanence pour sa valeur historique. «Document semi-actif» : document qui est occasionnellement utilisé à des fins administratives ou légales. Loi sur les archives (L.R.Q., chapitre A-21.1). «Document technologique» : document qui nécessite l utilisation d une technologie quelconque pour qu on puisse en prendre connaissance. Un document technologique n inclut pas seulement les documents de type numérique (ayant comme support une disquette, un disque dur ou un cédérom), mais aussi des documents de type analogique, comme les microfilms et les bandes magnétiques audio ou vidéo. «Dossier» : l ensemble de documents portant sur un même sujet. «Élimination» : opération qui vise la suppression de l information périmée. «Fiche de sortie» : fiche utilisée pour contrôler la circulation des documents et des dossiers lors d un prêt. «Gestion des documents» : l ensemble des opérations et des techniques se rapportant à la conception, au développement, à l implantation, au suivi et à l évaluation des systèmes administratifs, requis, depuis la création des documents jusqu à leur élimination ou leur versement aux archives historiques. «Gestion des documents semi-actifs» : l ensemble des opérations reliées à l identification et au déclassement des documents ayant terminé leur phase de vie active ainsi que celles relatives à la garde de ces documents pendant leur vie semi-active. 5

6 «Règle de conservation» : norme déterminant les délais de conservation des documents actifs et semi-actifs avant leur élimination ou leur versement aux archives historiques. L ensemble des règles forme le calendrier de conservation. «Système de classification» : l ensemble des normes et des procédures présentées de façon structurée permettant aux unités administratives, de classer et de repérer les documents durant tout leur cycle de vie. «Système de gestion intégrée des documents (SyGED)» : outil de base composé de directives, normes et procédures de gestion documentaire, du cadre de classification, du calendrier de conservation et des outils technologiques permettant d appliquer la présente politique au sein des services municipaux. «Versement» : acte par lequel les documents sont transférés au Service du greffe. 6. Objectifs Par cette politique, la Ville désire : Se doter d un cadre de gestion uniforme favorisant les moyens et les ressources les plus efficaces et les plus rentables pour créer, recevoir, identifier, organiser, enregistrer, repérer, diffuser, reproduire, conserver et éliminer les documents de la Ville; Gérer au meilleur coût possible les ressources matérielles, technologiques et financières dédiées aux documents; Mettre en place les mesures appropriées pour assurer l accès, le contrôle, l intégrité et la sécurité des informations que la Ville détient; Optimiser le partage de l information afin de favoriser la mise en commun des connaissances; Confirmer le mandat de l équipe de la gestion des documents et des archives, sous l autorité générale du greffier, d encadrer la gestion des documents physiques et électroniques de la municipalité et de supporter les services municipaux à cet égard; Susciter l engagement de tous les services municipaux de la Ville envers la promotion et l application de la présente politique; Favoriser la collaboration du personnel à l égard de l application des procédures de gestion documentaire qui découlent de la présente politique; Préserver la mémoire institutionnelle de la municipalité. 6

7 7. Principes directeurs La Ville de Saint-Rémi oriente ses actions en matière de gestion des documents vers la conformité des lois, règlements et politiques qui gouvernent les municipalités de même que l optimisation des ressources et la prestation de services de qualité aux citoyens. La Ville reconnaît que les documents qu elle produit ou reçoit constituent sa mémoire institutionnelle. Ces documents fondent son existence juridique, assurent son fonctionnement opérationnel et administratif, lui permet d honorer ses obligations, de défendre ses droits et ses intérêts de même que ceux de ses citoyens. La Ville de Saint-Rémi est propriétaire de tous les documents produits ou reçus par ses employés dans le cadre de leurs fonctions. Toute personne qui cesse d être titulaire d une fonction au sein d un organisme public doit laisser sous la garde de cet organisme les documents qu elle a produits ou reçus en cette qualité (L.R.Q., chap. A-21.1). Les documents actifs, semi-actifs et inactifs, sous tous supports, doivent être gérés en conformité avec les directives, normes et procédures émises à cet égard. Les documents essentiels à la continuité ou au rétablissement des opérations de la Ville doivent être identifiés et faire l objet de mesures de sécurité appropriées pour en assurer la sauvegarde. Les documents confidentiels ainsi que les documents visés par une enquête ou un litige en cours ou prévisible doivent être identifiés et protégés adéquatement. 8. Moyens de réalisation Tous les documents et les archives de la municipalité sont organisés et classifiés selon le cadre de classification en vigueur. Tous les documents et les archives de la Ville sont conservés selon les règles de calendrier de conservation en vigueur approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec afin de permettre une utilisation rationnelle et rigoureuse des espaces physiques et technologiques dédiés à la conservation des documents. La Ville se dote de directives, normes et procédures encadrant la gestion de ses documents et de ses archives. La Ville identifie ses documents essentiels et ceux contenant des renseignements personnels et en contrôle l accès. La Ville informe son personnel de leurs obligations à l égard de la gestion des documents et lui fournit le support et les outils nécessaires à l exercice de cette responsabilité. 7

8 9. Consultation des documents Un document est en consultation lorsqu après son enregistrement au catalogue, il est temporairement retiré de son lieu d entreposage pour des fins de consultation ou de modification. On évitera ainsi la perte des documents ; en favorisant l accès aux documents ; et en fournissant un service de consultation efficace. Selon les procédures et sous réserve de la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, toute personne peut consulter, emprunter ou obtenir une copie des documents versés aux archives. L accès aux documents s effectue dans le respect des procédures en vigueur. L emprunteur est responsable des documents qu il emprunte. Et à moins que cela n exige un traitement particulier, la reproduction des documents papiers et technologiques est la responsabilité de l emprunteur. 10. Substitution de support La substitution de support est l opération qui consiste à reproduire de façon identique un document sur un support autre que son support d origine. La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information (L.R.Q., c.c-1.1, art 2) confirme l équivalence fonctionnelle et la valeur juridique des documents, quel qu en soit le support dans la mesure où l intégrité de ceux-ci est assurée et conformément aux exigences de la Loi. On s assurera ainsi de l intégrité de l information (dans le respect des lois et règlements); de par l accessibilité de l équipement ; ainsi que de la qualité des supports d information. Tout projet de changement de support ou de format documentaire doit préalablement être soumis à l approbation du Service du greffe. Aucun document source ne doit être détruit sans l autorisation de la secrétaire-archiviste. La Ville, par l entremise du Service du greffe, doit, pendant la période où elle est tenue de conserver un document, assurer le maintien de l intégrité de ce document et voir à la disponibilité du matériel qui permet de le rendre accessible et intelligible peu importe le support. Le contrôle de la qualité, suite à la substitution, est la responsabilité de celui qui effectue la substitution. 8

9 La documentation exigée lors d une substitution est de la responsabilité de celui qui effectue la substitution 1. Lors de la substitution de support, il sera nécessaire de modifier les règles de conservation des séries documentaires qui feront l objet d une numérisation et de les faire approuver par BAnQ. 11. Protection des documents essentiels Sont généralement reconnus comme essentiels, les documents dont la perte ou la destruction entraînerait des conséquences légales ou financière graves. Les documents essentiels sont protégés. La secrétaire-archiviste, en collaboration avec les directeurs des services, est responsable de l identification des documents essentiels. Les directeurs des services sont responsables d aviser la secrétaire-archiviste de la création ou de la réception de tout document qui pourrait être qualifié d essentiel. L original dudit document est immédiatement remis à la secrétaire-archiviste. Les directeurs sont responsables de faire appliquer les mesures de protection des documents telles que déterminées par le Service du greffe. 12. Plan des mesures d urgence spécifiques aux archives Le plan des mesures d urgence spécifique aux documents d archives prévoit l organisation méthodique des procédures ou interventions d urgence. Devront être indiquées les méthodes de prévention; la marche à suivre en cas d évacuation, les méthodes d intervention et de récupération des documents endommagés. La mise à jour annuelle du plan des mesures d urgence spécifique aux documents d archives s effectue par la secrétaire-archiviste en collaboration avec le Service de sécurité incendie et de la direction générale de la Ville de Saint-Rémi. 1 Pour que le document source puisse être détruit et remplacé par le document qui résulte du transfert tout en conservant sa valeur juridique, le transfert doit être documenté de sorte qu il puisse être démontré, au besoin, que le document résultant du transfert comporte la même information que le document source et que son intégrité est assurée (Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information, art 17). La documentation produite lors de la numérisation doit être conservée durant tout le cycle de vie du document numérisé et doit comprendre au minimum : Le format du document source ; Le procédé de transfert utilisé ; Les garanties offertes par le procédé de numérisation quant à la préservation de l intégrité des documents; c est ce qui est appelé la déclaration de numérisation. 9

10 13. Rôles et responsabilités Greffier À titre de responsable de la garde des archives municipales, le greffier supervise l application de la présente politique et voit à sa mise à jour. Il coordonne et supervise les activités et formations liées à la gestion documentaire. Secrétaire-archiviste Sous l autorité générale du greffier : Réalise l ensemble des opérations se rapportant à la conception, au développement, à l implantation et à la maintenance d un système de gestion intégrée des documents permettant de gérer efficacement l ensemble des documents sous tous supports, de leur création ou réception, jusqu à leur élimination ou versement aux archives permanentes; Élabore, diffuse et surveille l application des directives, normes, procédures et outils de gestion documentaire en conformité avec le calendrier de conservation; Conseille et apporte un soutien technique aux services municipaux sur l application du système de gestion intégrée des documents (SyGED) et ses composantes de même que sur les techniques et les méthodes de gestion documentaire les plus efficaces et les plus rentables; Gère le cycle de vie et applique le calendrier de délais de conservation des documents semi-actifs et des archives. Assure la gestion, la conservation, l accès et la consultation des documents et dossiers qui y sont conservés. Tient à jour les fiches de sortie; Fait la promotion, par toutes mesures appropriées, d une saine gestion des documents auprès des services municipaux. Services municipaux Sous l autorité générale des directeurs de service, tous les employés ont la responsabilité de : Verser au Service du greffe, l original de tout document devant être archivé; Verser au Service du greffe, l original de toute convention écrite entre la Ville et une autre personne, physique ou morale, dès la signature de la convention; Transférer au Service du greffe, les documents semi-actifs, conformément au calendrier de conservation en vigueur. Document préparé par : Diane Soucy, OMA Greffière 10