Livre Blanc Mars 2015

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1 Livre Blanc Mars 2015 Avril 2016 LA TECHNOLOGIE SAAS, LA RÉPONSE AUX ENJEUX DE LA GESTION DE LA PAIE Les bénéfices d un logiciel en mode SaaS Bien choisir son outil et son prestataire

2 Avant-propos Face au climat économique actuel, les entreprises doivent innover pour s adapter aux nouvelles conditions de marché et rester compétitives. La flexibilité d une organisation est essentielle à son développement. L optimisation des processus organisationnels, la recherche de gains de productivité et la réduction des coûts représentent pour les entreprises de formidables leviers de croissance, face à un marché de plus en plus concurrentiel. L externalisation d activités ou de fonctions répond à ces enjeux de flexibilité et d efficacité. Selon la Charte de l externalisation du Comité de Liaison des Services (CLS) du MEDEF et de l Institut Esprit Service, «l externalisation consiste à confier la totalité d une fonction ou d un service à un prestataire externe spécialisé pour une durée pluriannuelle. Celui-ci fournit alors la prestation en conformité avec le niveau de service, de performance et de responsabilité spécifiés». Cette solution stratégique permet de libérer les entreprises de certaines activités à faible valeur ajoutée pour recentrer leurs forces vives sur des missions plus stratégiques. Une tendance d autant plus marquée dans le monde des Ressources Humaines. Les dirigeants se rendent compte de l importance de la gestion des talents pour redonner un rôle stratégique au «H» de la gestion des ressources humaines, en se focalisant davantage sur le capital humain, moteur de croissance et créateur de valeur pour l entreprise. La révolution du «Cloud Computing» est venue accompagner le développement de l externalisation. Cette nouvelle pratique stratégique offre une plus grande rentabilité à l entreprise qui l adopte grâce à l optimisation des tâches mais aussi des coûts. «82% des entreprises françaises externalisent au moins une fonction partiellement ou totalement, principalement dans les services (87%). Les entreprises françaises qui ont recours à l externalisation font appel essentiellement à des partenaires essentiellement français». Pourquoi l externalisation est-elle devenue incontournable pour les organisations? Et en quoi la technologie SaaS vient renforcer ce modèle? Quels sont les bénéfices d une telle technologie? Selon une étude IDC, le taux de satisfaction des entreprises qui ont recours à l externalisation est très bon : les avantages généralement associés à l externalisation (moindre coût, meilleure qualité, plus de flexibilité) trouvent leur confirmation dans l opinion des dirigeants déléguant la gestion de fonctions : 12 % se déclarent «très satisfaits» et 86% «assez satisfaits». Les dirigeants déclarent à 75 % que l externalisation constitue une tendance de fond dans le mode d organisation des entreprises, amenée à se développer dans les années à venir. Ce Livre Blanc vous apporte des éléments de réponses sur ces enjeux business majeurs auxquelles vous êtes confrontés ou sur lesquelles vous devez vous positionner. Vous y trouverez tous les conseils pratiques pour réussir l externalisation de votre processus de paie, vous permettre de poser les bonnes questions pour choisir, en toute sérénité, le prestataire et la solution les plus adaptés à vos besoins et aux spécificités de votre entreprise. Bonne lecture à tous. DAMIEN FAVROT Directeur Général Adjoint

3 Sommaire La technologie SaaS, la réponse aux enjeux de la fonction paie 5 Qu est-ce que le SaaS? Le SaaS, un marché dynamique en plein expansion Le SaaS et les enjeux des Ressources Humaines Technologie SaaS et gestion de la Paie L externalisation de la Paie, une pratique devenue incontournable 13 La Paie : historiquement externalisée Les freins de l externalisation Des bénéfices notables et pérennes pour l entreprise Les étapes à suivre pour réussir son externalisation

4 La technologie SaaS, la réponse aux enjeux de la fonction paie

5 Qu est-ce que le SaaS? Le SaaS (Software as a Service ou logiciel en tant que service) est un modèle d exploitation commerciale des logiciels dans lequel ceux-ci sont installés sur des serveurs distants plutôt que sur la machine de l utilisateur. Les clients ne paient pas de licence d utilisation pour une version, mais payent un abonnement récurrent d accès au service. Le SaaS est donc la livraison conjointe de moyens, de services et d expertise qui permettent aux entreprises d externaliser intégralement un aspect de leur système d information (messagerie, RH, paie ) et de l assimiler à un coût de fonctionnement plutôt qu à un investissement. Le SaaS est une des branches du Cloud Computing (ensemble de processus qui consiste à utiliser la puissance de calcul et/ou de stockage de serveurs informatiques distants à travers un réseau comme Internet). La prestation en SaaS est accessible ainsi via une connexion Internet. En bref, le SaaS est l externalisation à la fois de l infrastructure et de l application hébergées par le prestataire. Le SaaS existe depuis les années 2000 mais son utilisation reste encore peu diffusée dans les entreprises. Depuis quelques années, il devient un outil de plus en plus incontournable pour les sociétés en recherche de performance. Les raisons de cette adoption exceptionnelle tiennent aux avantages tangibles offerts : coût total de possession inférieur (absence de frais informatiques & économies budgétaires), sécurité renforcée, accessibilité améliorée et évolution continue des fonctionnalités. 1 «Le marché des logiciels en mode SaaS croit de 35% à 50% par an», d après un article de 01Business de mars Enfin, le SaaS implique également de procéder à une évolution des usages et de la relation qui unit l entreprise à son prestataire. Une nouvelle forme de rapport, moins client-fournisseur, plus collaboratif se met en place nécessairement. La notion de «service» et «d accompagnement» proposée par le prestataire prend dans le SaaS tout son sens et sa légitimité. Les aspects d expertise, de professionnalisme, de réactivité, d efficacité, de productivité, de disponibilité, d accompagnement et d écoute, deviennent autant de qualités attendues de son partenaire. 1 Source : (Gartner Group décembre 2012). La technologie SaaS, la réponse aux enjeux de la gestion de la paie 5

6 Le SaaS, un marché dynamique en plein expansion Selon une étude réalisée par le cabinet IDC, «les solutions en mode SaaS ont représenté 7% du marché logiciels en 2012, et témoignent d une croissance exceptionnelle supérieure à 30% chaque année. Ce segment devrait atteindre 1,8 milliards d euros en 2015». En 2012, une entreprise française sur trois utilisait des solutions de Cloud Computing, essentiellement le mode SaaS (Software as a Service) (étude Markess International). Ce pourcentage devrait continuer à croître au cours des prochaines années, porté par les fortes demandes des entreprises en termes de flexibilité et de réduction des coûts. Ce mode d utilisation des applications logicielles, moins cher, plus flexible, plus simple que les solutions installées directement sur les serveurs d entreprise, est encore très récent et n est pas toujours bien connu par les entreprises. En 2013 la part du budget informatique allouée à l externalisation avec le Cloud Computing (tout environnement confondu) oscille entre 1% et 9% pour la moitié des décideurs interrogés ouverts à ces services. Elle peut dépasser les 50% chez les décideurs des secteurs de l informatique et des télécoms. PART EN 2013 ÉVOLUTION D ICI EN 2015 Part en % du budget IT Plus de 50% 26% à 50% 10% à 25% 5% à 9% 1% à 4% 0% Ne sait pas Augmenter Stagner Baisser Ne sait pas 0% 20% 40% 60% 0% 20% 40% 60% La part du budget IT dévolue à des projets d externalisation avec le Cloud Computing (liste suggérée- une seule réponse possible - en % de décideurs interrogés). Échantillon : 78 décideurs ouverts à des services de Cloud Computing pour des infrastructures IT. Source : Markess International «Externalisation des infrastructures IT avec le Cloud Computing. Approches, ROI & tendances 2015» DU PLUS AU MOINS CITÉ Gains de flexibilité (ajouts de nouvelles ressources en fonction des besoins) Gains en ressources temps (ex. informatique recentrée sur les projets) Réduction des dépenses d investissements (modèle pay as you go, mutualisation des coûts...) Gains de temps (disponibilité des ressources, mise en place, test...) Gains d évolutivité (ex. mises à jour, évolution) > 50% 40% - 50% 30% - 40% Gains de maintenance (Facilité d accès aux insfrastructures (ex. service en ligne) La nature des ROI obtenus avec l externalisation des infrastructures IT dans le cloud vs. d autres approches, 2013 (liste suggérée de &0 items - en % de décideurs interrogés - multi-réponses) 6 Livre Blanc - Nibelis

7 Le SaaS et les enjeux des Ressources Humaines Jusqu à la fin des années 2010, la technologie SaaS était peu répandue parmi les outils dédiés à la gestion des Ressources Humaines. De ce fait, les acteurs RH étaient très peu familiers à cette nouvelle technologie. De nombreux freins (techniques, organisationnels, maturité) persistaient pour une adoption massive dans le monde des RH. La question de la sécurité des données (informations personnelles des collaborateurs, parfois sensibles ou nécessairement confidentielles) représentait le premier frein à cette adoption. En effet, les entreprises qui font le choix de l externalisation et qui confient la gestion d un ou plusieurs de leurs processus à une entreprise tierce, se voient déléguer la gestion de ces données à l extérieur de l établissement. La performance a longtemps été une autre source de questionnement. Une application hébergée dans un centre de traitements à distance et accessible uniquement via une connexion Internet suscitait de nombreuses inquiétudes quant à la disponibilité des informations et la pérennité de l accès aux données ; contrairement à la (relative) disponibilité de l information offert par un logiciel s exécutant en ou via le réseau local de l entreprise. Enfin, les enjeux de l intégration et l interface avec des logiciels tiers existants (GTA, CRM, ERP), déjà en place dans l entreprise, représentait un troisième frein d adoption du SaaS par les entreprises. Nibelis, un haut niveau de sécurité. La solution Nibelis suit le protocole de sécurité https (HyperText Transfer Protocol Secure), selon les mêmes standards appliqués par les banques en ligne. Ce protocole garantit la confidentialité et l intégrité des données envoyées et échangées avec le serveur. Un certificat d identification garantit l accès des utilisateur à la solution. De nombreux process de contrôle sont assurés par notre équipe informatique 24h/24 et 7j/7 pour prévenir de tous dysfonctionnements. Des boucles de sauvegardes régulières sont effectuées sur des serveurs distants afin d assurer la conservation des données et la continuité de services lors d éventuelles défaillances techniques. Nibelis s interface avec l ensemble des applications existantes (logiciels de comptabilité, ERP ou GTA). Nos interfaces sont développées et paramétrées par les équipes de Nibelis pour vous garantir une parfaite importation des éléments variables depuis notre solution vers les applications tierces (et inversement). Aujourd hui, l avènement du Cloud Computing et l adoption massive de solutions SaaS dans de nombreux domaines d activité autre que les ressources humaines ont permis de lever ces freins. Des sociétés comme Google, Facebook ou Salesforce ont su exploiter cette technologie et démocratiser leurs bénéfices, au point de devenir des références mondiales. Le monde des RH fait désormais face à une tendance de fond en matière d adoption de solutions en SaaS, associée à une explosion du recours à l externalisation des process et des activités RH. «8 DRH sur 10 sont désormais familiers des solutions logicielles en mode SaaS. Après avoir mis leur paie dans le cloud, ils passent maintenant à des processus plus stratégiques comme la gestion des entretiens annuels ou le recrutement.» 1 À l occasion de la 20 e édition du salon Solutions Ressources Humaines (mars 2014), le cabinet Markess International a renouvelé l étude qu il avait menée, en 2011, sur les solutions RH en mode SaaS. Et les résultats sont édifiants. En trois ans, le SaaS a fait une belle percée chez les DRH. En 2014, 82 % des 145 décideurs RH interrogés se disent familiers avec ce terme. Presque deux fois plus qu en L externalisation de processus à faible valeur ajoutée offre la possibilité aux Directions des Ressources Humaines de relever d autres défis pour participer directement à l effort de croissance de leur entreprise : Le renouvellement démographique à anticiper ; La réorganisation des tâches grâce à une nouvelle technologie et une mutation de la fonction ; La conduite du changement accéléré : évolution des processus ; La gestion des talents et des salariés en poste ; La formation, le recrutement et la rémunération des salariés. Source : Article paru dans le magazine 01Business le 20 mars La technologie SaaS, la réponse aux enjeux de la gestion de la paie 7

8 Déploiement de solutions RH dans un delai reduit Accès à distance aux solutions RH par des collaborateurs nomades ou en mobilité* 58,33% 47 % Externalisation des apllications et/ou des infrastructures Modularité et flexibilité des solutions RH en fonction de l évolution de l organisation Optimisation de l infrastructure informatique 42 % 42 % 40 % Innovation dans la gestion des RH 40 % Principaux besoins auxquels répond le mode SaaS / Cloud pour la gestion des processus RH. Je fais beaucoup de mise en place d accords suite aux evolutions réglementaires J agis continuelllement pour éteindre les «incendies» Des difficultés à valoriser la contribution de la fonction RH aux objectifs stratégiques de l organisation Le manque d engagement constructif des partenaires sociaux Je suis plus dans une fonction technique que stratégique 44% 40% 42 % 34 % 35 % Je fais trop de relations sociales Je suis phagocyté(e) par des missions techniques et juridiques Je suis accaparé(e) par les tableaux de bord et reporting 32 % 34 % 21 % Tout à fait d accord Plutôt d accord Les difficultés vécues au quotidien par les DRH dans leur fonction. Source : Étude réalisée par Cegos en juin 2012 : Radioscopie des DRH. Les salariés eux-mêmes souhaitent que leurs dirigeants RH soit plus disponibles et plus proactifs dans leur développement professionnel. Selon une étude Markess International, ils sont «70% à attendre une forte contribution des RH à leur propre performance. Cette contribution concerne des aspects variés, certains renforcés par le contexte économique et social tendu : intégration des nouveaux collaborateurs dans leur équipe, formations personnalisées, soutien dans les missions de management, renforcement de la communication avec les salariés ou prise en compte des risques psycho sociaux.» Autres activités, hors périmètre RH Échantillon : 130 décideurs en charge de projets RH et SIRH Autres activités RH (communication, hygiène, partenaire sociaux... Stratégie RH (inc, performance, talents, RSE...) 17% 13% 6% 30% 34% Paie / Administration du personnel Gestion RH (inc, recrutement, formation, carrières...) Repartition moyenne par activité du temps passé par les équipes RH - France 2013 (en % de décideurs). Source : MARKESS International «Optimiser la gestion des processus RH pour contribuer à la performance de l entreprise : solutions & tendances Livre Blanc - Nibelis

9 Technologie SaaS et gestion de la Paie Comme le SaaS est une solution logicielle unique à l ensemble des utilisateurs, l entreprise qui souhaite externaliser une partie de son processus de paie, doit s assurer que la solution couvre bien toutes les fonctionnalités métiers attendues. Simplicité d utilisation, richesse fonctionnelle et outil collaboratif Les solutions accessibles à partir d un navigateur web s avèrent plus intuitives et simples d utilisation pour la plupart des utilisateurs, déjà habituées à la navigation sur Internet. Le SaaS propose une solution centralisée unique pour tous les clients qui profitent d une mutualisation complète en termes de fonctionnalités. Les entreprises participent indirectement à l évolution de la solution SaaS. Les retours réguliers de l ensemble des utilisateurs permettent ainsi au prestataire de faire évoluer sa solution (nouvelles fonctionnalités, optimisations), qui profiteront en retour à l ensemble des clients. Cette mutualisation des informations et des bonnes pratiques favorisent l évolution permanente de la solution en s adaptant au plus près des besoins des entreprises. Chaque client accède à l intégralité de ses données, sans limite de temps ou d historique, et bénéficie de processus de gestion communs (et éprouvés) pour l ensemble des entreprises connectés à la solution. La plupart des solutions SaaS intègrent nativement des outils collaboratifs qui facilitent la communication et le partage d informations entre les utilisateurs. Les gains de productivité sont immédiats. Appliqué à la Paie, les bénéfices du SaaS prennent toute leur dimension. Les évolutions réglementaires affectent en permanence la Paie sous forme de changements de taux, de Nibelis garantit productivité et sécurité à ses clients Nibelis formalise et standardise les méthodes et les règles de calcul en paie pour sécuriser et optimiser le processus de paie de nos clients. L entreprise intègre alors un environnement de paie rigoureux, fiable et pérenne, optimisé en permanence par des changements législatifs et réglementaires, déchargeant ainsi les collaborateurs de tâches administratives lourdes. Grâce à la technologie SaaS, la solution de paie de Nibelis, est accessible à la fois aux utilisateurs clients mais aussi aux experts de Nibelis, qui évolue ainsi sur le même environnement. Ce partage de l information en temps réel assure une qualité de service à la hauteur des attentes de nos clients. Qu il s agisse d une question pointue portant sur une technique de paie, sur l application d une nouvelle réglementation ou d une simple question d utilisation de la solution, nos consultants sont disponibles pour accompagner efficacement nos clients. Des audits sont réalisés régulièrement pour tester le degré de sécurité de notre environnement afin de déceler d éventuelles failles. Nous assurons une garantie de sécurité maximale aux données que nous hébergeons. nouvelles obligations ou de calculs complexes à mettre en application. Dans un environnement qui se complexifie chaque jour davantage (CICE, Contrat de Génération, Contrats d avenir, Loi de Sécurisation de l Emploi, réforme de la formation professionnelle), les entreprises peuvent s appuyer sur la puissance du SaaS et l expertise du prestataire pour une gestion évolutive et sécurisée de leur paie. Grâce au SaaS, les évolutions réglementaires sont automatiquement prises en compte dans la solution pour l ensemble des clients. La technologie SaaS, la réponse aux enjeux de la gestion de la paie 9

10 Solution sécurisée, aucun équipement informatique et fin du versioning Le SaaS libère totalement les entreprises d investissements informatiques lourds, de frais d infrastructures conséquents et de nombreuses contraintes techniques. Les économies financières sont réelles et importantes. Grâce au SaaS, les notions de changement de version et de mises à jour de paramétrage n ont plus de raison d être! La solution évolue de manière régulière et transparente pour les utilisateurs. Les fonctionnalités se complètent, les paramétrages sont mis à jour de manière centralisée et sécurisée. Il n est plus nécessaire de lancer des traitements informatiques en local, de faire appel à des spécialistes informatiques ou de prévoir des formations complémentaires pour rester en conformité. Le gain de temps et d efficacité s avère considérable pour l entreprise qui délègue toutes ces tâches à son prestataire. La sécurité des données est garantie. Toutes les données sont cryptées et stockées sur des serveurs dédiés, s appuyant sur les dernières technologies et pratiques en vigueur et respectant les normes et les règles de sécurité les plus strictes. Appliqué au domaine de de la Paie, l entreprise accède à ses données de paie sans aucun matériel informatique interne, sans serveurs dédiés ni configuration technique spécifique. L entreprise s appuie alors sur un partenaire spécialisé qui garantit la disponibilité des informations et gère l intégralité de la base de données, supprimant tous besoins de sauvegarde ou de restauration. À ce titre, la notion de confiance joue un rôle primordial entre l entreprise et son prestataire. L accessibilité des informations en temps réel La notion de temps réel prend tout son sens dans le domaine de la gestion de la Paie et de l administration du personnel. Les données de paie sont cryptées et stockées sur des serveurs dédiés, s appuyant sur les dernières technologies (solution applicative, performance technique et disponibilité des informations immédiate). Tous les collaborateurs d une même entreprise, concernés directement par la gestion de la Paie ou pilotant des processus plus ou moins connectés avec la Paie (notes de frais, gestions des congés ) peuvent accéder en temps réel à la solution et aux données. Cette caractéristique, propre au SaaS, et favorise la notion de télétravail, de plus en plus pratiquée au sein des entreprises. Plusieurs personnes peuvent, en même temps, avoir accès aux données et travailler sur le même outil de manière collaboratif. Cette disponibilité entre plusieurs sociétés d un même groupe, quelque soit leur localisation géographique par exemple, rend les traitements homogènes et cohérents. 10 Livre Blanc - Nibelis

11 Une mise en œuvre facilitée La phase de mise en œuvre d une solution SaaS est beaucoup plus rapide qu un logiciel traditionnel : le modèle SaaS offre un environnement immédiatement opérationnel. Dès le paramétrage, la solution est directement utilisable et accessible sur tous les postes disposant d une connexion Internet. Les gains de temps pour les équipes informatiques internes sont conséquents, et peuvent alors se consacrer à d autres tâches à plus forte valeur ajoutée. Appliqués à la gestion de la Paie, les bénéfices pour l entreprise sont nombreux et les gains potentiels à forte valeur ajoutée. Le décryptage du réglementaire de paie et l analyse des pratiques de l entreprise permettent la mise en évidence d anomalies et d erreurs éventuelles, de supprimer des traitements manuels, de dégager des sources d amélioration de productivité et de générer des gains financiers importants. La qualité de services selon Nibelis La gestion centralisée de la solution, grâce à la technologie SaaS, présente de nombreux avantages : 1 - Exhaustivité : les experts Nibelis effectuent une veille complète, rigoureuse, méthodique de l ensemble des évolutions légales et conventionnelles. Les entreprises sont libérées de ce suivi formel et fastidieux. 2 - Sécurité : la mise en œuvre des évolutions est assurée par des professionnels qui intègrent tous les paramètres avec une maitrise totale des enjeux dans le respect des obligations légales. Les clients sont entièrement déchargés des changements de paramètres et des évolutions qui effectuées de manière centralisée. L entreprise intègre un environnement de paie rigoureux, fiable et pérenne, optimisé en permanence des changements législatifs et réglementaires. Les collaborateurs sont déchargés des tâches d administration et de paramétrage, et gagnent du temps pour se consacrer davantage à leurs missions essentielles. Le SaaS, une solution rentable pour les entreprises 3 - Fiabilité : l entreprise n est plus soumise aux risques d erreurs d un paramétrage qu elle aurait elle-même réalisée. 4 - Pérennité : l entreprise est suivie et accompagnée sur tout son processus de paie et sur l utilisation de la solution par les experts de Nibelis dans la durée. La mise en place d une solution de paie en SaaS apporte des bénéfices majeurs de rentabilité aux entreprises. Elles s affranchissent totalement des coûts d infrastructures et des investissements logiciels. Elles se déchargent de la maintenance technique (hébergement, sauvegarde, sécurité des données) et de la maintenance évolutive (prise en charge des évolutions légales et conventionnelles). Le mode de facturation unique, moderne et fiable, proposé par le SaaS contribue à maîtriser le budget annuel alloué à l externalisation de tout ou partie de la fonction paie. Il s agit d un abonnement à la solution, évolutif selon son utilisation. Le recours au SaaS fait gagner plus de 20% de coûts de traitement de paie, soit plusieurs dizaines de milliers d euros par an. Au-delà du financement d un tel outil, la réussite du projet passe par l engagement de services. Les prestataires sont soumis à des engagements clairs envers leurs clients, qu ils contractualisent. La technologie SaaS, la réponse aux enjeux de la gestion de la paie 11

12 l externalisation de la Paie, une pratique devenue incontournable

13 La Paie : historiquement externalisée L externalisation d activités comme la gestion de la Paie permet à l entreprise de gagner en flexibilité et en productivité tout en réalisant des économies financières sur le long terme. C est une course à la performance qui se joue essentiellement sur la capacité des entreprises à gérer efficacement leur organisation par la mise en place de processus pertinents et rentables. Cependant, l externalisation requiert de la part du prestataire un engagement sur la qualité de service. En tant que part intégrante de la chaîne de valeur de l entreprise, elle se doit de proposer une réelle continuité de services et une prestation sans faille. Pour faire face à un marché concurrentiel et optimiser leur offre, la majorité des entreprises ont choisi d externaliser les activités et processus à faible valeur ajoutée. Les services RH sont les premiers concernés par l externalisation. Les processus les plus touchés sont par ordre de priorité : la Paie, l administration du personnel, la formation et enfin le recrutement. Libéré de ces tâches chronophages, le département des Ressources L externalisation par Nibelis : une double expertise À la fois éditeur d une solution logicielle de gestion de la Paie en SaaS (Software as a Service) et prestataire de services, Nibelis propose une très forte expertise métier grâce à une équipe de 60 consultants spécialisés en paie et Droit social. Avec plus de 700 clients de 50 à 3000 salariés et un réseau national de pôles de compétences (Paris, Lyon, Lille, Nantes, Marseille), Nibelis est devenu en 12 ans, le partenaire privilégié des directions financières et Ressources Humaines en apportant de réels bénéfices en termes de productivité, de fiabilité et d efficacité dans la gestion de la Paie de nos clients. Humaines, attendu sur la performance des équipes et les résultats financiers, peut jouer un rôle plus stratégique au sein de l entreprise en collaboration étroite avec le top management. Les Ressources Humaines deviennent créatrice de valeur en capitalisant leurs efforts sur le développement de leur capital humain. L externalisation de la fonction et/ou du processus de paie est historique. Trop complexe, trop fastidieux à produire, trop sensible, la gestion de la Paie est souvent l un des premiers postes externalisés par les entreprises, tenues de délivrer des bulletins de paie justes et conformes, en temps et en heure. Aux raisons historiques, s ajoutent des raisons purement fonctionnelles : la difficulté de trouver des ressources paie compétentes, de devoir faire face à certains événements comme un congé maternité, un arrêt maladie, un départ soudain, qui nécessite alors de recruter une personne opérationnelle rapidement. Le recours à l externalisation de la fonction paie ont ainsi plusieurs sources. Elles permettent aux entreprises : de palier à une situation de rupture de compétence ou de manque de ressources en interne, de s assurer du soutient et de l accompagnement d experts dont c est le métier, de recentrer ses ressources internes sur des activités propres, à plus forte valeur ajoutée, d optimiser le poste budgétaire consacré à la fonction paie. L évolution continue d une législation de plus en plus complexe vient renforcer la nécessité de maîtriser les risques et de confier sa gestion de la Paie à des prestataires extérieurs et compétents. L externalisation permet aux entreprises de se libérer des enjeux de maintenance et de paramétrage de ces évolutions dans leurs outils pour assurer la conformité des bulletins de paies. La notion de service et d expertise métier sont des éléments essentiels dans le choix du prestataire, tout comme la notion de résultats envers son client. Il est effectivement préférable de sélectionner un prestataire qui engage sa responsabilité, qui garantit la conformité des paies produites, et qui assurent les mises à jour logicielles selon les évolutions légales, réglementaires ou en fonction de l évolution de l entreprise (nouvelle organisation, nouvelle politique salariale, augmentation de la masse salariale, de l activité...). La technologie SaaS, la réponse aux enjeux de la gestion de la paie 13

14 Les freins de l externalisation La Paie se complexifiant, il devient quasiment utopique pour les Directions des Ressources Humaines de réussir à se tenir à jour des nouvelles évolutions législatives, de les comprendre, et de les paramétrer, en plus de toutes les autres missions attendues par une telle fonction. L objectif de recourir à l externalisation de tout ou partie du processus de paie permet à l entreprise de ses libérer de contraintes légales, technologiques et informatiques. Malgré tout, certaines entreprises notent encore certains freins à l externalisation : des risques de dépendance par rapport à son prestataire, une perte de maîtrise de leurs propres processus, des niveaux de services peu adaptés à leurs attentes, une perte de flexibilité et des risques de confidentialité des données Dépendance Les entreprises qui choisissent d externaliser la Paie prennent le risque de perdre les connaissances et de perdre la maîtrise d une partie du processus RH. C est également prendre le risque de se couper d une expertise qu il sera difficile de ré-internaliser à l avenir. L entreprise devient dépendante de son prestataire qui gère tout ou partie de ces processus, sans retour possible à un système internalisé. 2 - Niveau de service inadapté Le niveau de services proposé peut s avérer inadapté aux besoins parfois spécifiques d une entreprise. L externalisation implique une mutualisation des ressources et des coûts chez le prestataire, qui gère plusieurs clients et propose alors une offre «standardisée» pour convenir au plus grand nombre. 3 - Rigidité Faire appel à un prestataire extérieur demande de définir clairement les règles et les processus à mettre en place pour une bonne démarche collaborative et professionnelle... L externalisation entraine donc un risque pour l entreprise de perdre en réactivité, de devoir dépendre d un prestataire exterieur et de ne pas respecter les délais ni les priorités 4 - Confidentialité Les Ressources Humaines ont un devoir inhérent à leur fonction, celui de protéger les données personnelles. La garanti et la fiabilité d une bonne externalisation passe par une sécurisation de ces données, que de nombreux prestataires ne sont pas à même de garantir. Les réponses de Nibelis 1 Un accompagnement en toute transparence La technologie SaaS sur laquelle repose notre solution de paie Nibelis permet à nos clients de bénéficier du même outil et du même niveau d accès que le consultant dédié qui les accompagne. Nos clients accèdent à leurs données de paie sans contrainte de disponibilité. Un cahier des procédures, partagé entre le client et le consultant, recense toutes les étapes du processus de paie. Le client a pleinement connaissance des processus et du détail des opérations réalisées, au point qu il peut reprendre la production des paies en interne sans contrainte ni perte d information. 2 Des niveaux de services adaptés Nibelis propose des prestations de services à forte valeur ajoutée, couvrant les différents besoins des entreprises. Nos consultants accompagnent nos clients dans la prise en charge de la gestion de votre paie au travers de trois niveaux de services, parfaitement adaptés aux attentes des entreprises : gestion déléguée complète (Expertise), gestion accompagnée (Noveo) ou gestion autonome (Inea). La réversibilité entre ces 3 niveaux de services permet à nos clients de changer, quand ils le souhaitent, leur niveau de services selon leurs besoins et l évolution de leur organisation. 3 Un processus de paie maîtrisé Une convention de service élaborée avec chaque client par Nibelis définit un processus de paie détaillé en 30 étapes standard et établit une grille de déroulement et répartition des tâches (description et répartition des tâches, planning mensuel de réalisation des paies) entre les équipes du client et le consultant Nibelis. Ce document contractuel garantit le bon déroulement de la prestation, le respect des délais, la fiabilité de la production et la qualité de la prestation. 4 Une sécurité assurée La confidentialité des données est assurée via notre solution Nibelis par le protocole https, identique à celui utilisé par les grands groupes bancaires en ligne. Un accès personnalisé pour chaque client (code et mot de passe unique) est fourni au début de la prestation. 14 Livre Blanc - Nibelis

15 Des bénéfices notables et pérennes pour l entreprise L externalisation apportent aux entreprises des compétences techniques et fonctionnelles, ainsi qu un réel accompagnement et suivi. La collaboration et la relation de confiance entre l entreprise et son partenaire sont basées essentiellement sur la transparence des procédures mises en place. Face à des enjeux de performance, les entreprises cherchent à réaliser des économies d échelle et trouver des experts métiers de qualité et de confiance pour gérer une partie de leur processus. L objectif étant d accompagner leur croissance et à réduire les coûts. Grâce à une externalisation réfléchie et maîtrisée, les entreprises sont plus compétitives, disposent d une trésorerie et d un BFR plus importants et obtiennent ainsi des leviers d optimisation pour améliorer leur compétitivité sur le marché. Plusieurs avantages inhérents à l externalisation permettent d atteindre ces objectifs. Ils sont à la fois économiques, opérationnels et organisationnels. 1 - Bénéfices économiques L entreprise qui externalise une partie de son processus de paie peut réaliser un gain compris entre 10% et 25% par an. C est un chiffre indicatif qui dépend du niveau de service choisi, de la taille de l entreprise, et de la complexité de sa structure. Pour calculer ces gains, le ratio doit se faire sur 5 à 7 ans. L optimisation des coûts se calculent sur le long terme pour évaluer le retour sur investissement d un nouvel outil de gestion de la Paie. Le service, au cœur de la relation qui unit Nibelis à ses clients Chacun de nos clients dispose d un consultant dédié, seul et unique interlocuteur, qui l accompagnera sur l ensemble de son processus de paie : 1 - Un haut niveau d expertise : votre consultant maitrise la Paie, le Droit social, la solution logicielle, les méthodes et les procédures Nibelis ; 2 - Un consultant dédié, spécialiste de votre convention collective : un seul et même interlocuteur pour toutes vos questions, garant d une meilleure communication et d une plus grande efficacité. Le consultant se déplace chez vous pour des points réguliers selon vos besoins et disponibilités; 3 - Un échange formalisé et une relation de confiance : le processus de paie, établit entre vous et votre consultant référent, détaille la répartition des tâches selon une grille de déroulement pour assurer le suivi et la transparence du travail réalisé et de la collaboration ; 4 - Une continuité de service assurée par votre consultant dédi : il est disponible pour répondre et échanger sur l ensemble des questions relatives à la Paie, au juridique ou au conventionnelle ; 5 - Une fiabilité de mise : le consultant respecte un Cahier des Charges de Contrôles, élaboré pour chaque client, lui imposant des contrôles spécifiques réguliers (données importées, calculs effectués, compteurs, bases de cotisation, cumuls). Il est important de ne pas sous-estimer le risque financier suite à une rupture de compétences en interne (arrêts de la production des bulletins de paie, non conformité des déclaratifs engendrant un contrôle Urssaf, recherche, recrutement et formation d une nouvelle personne...). Ces coûts «cachés» sont à prendre en compte pour apprécier pleinement l intérêt d externaliser le processus de paie. 2 - Bénéfices opérationnels Les bénéfices sont également opérationnels : apport d expertise métier, mobilisation des ressources sur les besoins réels de l entreprise et de son évolution, augmentation de la productivité, plus grande efficacité des processus, capitalisation sur les bonnes pratiques et l expérience du prestataire, renforcement de la sécurité, de la disponibilité et de la confidentialité des données. Le prestataire devient le référent métier sur les opérations du processus de paie : il devient le prolongement de l entreprise et assure une continuité de services. La technologie SaaS, la réponse aux enjeux de la gestion de la paie 15

16 3 - Bénéfices organisationnels L externalisation de la Paie offre des bénéfices organisationnels notables : le département Ressources Humaines se dégage d opérations chronophages et fastidieuses et peuvent se consacrer à des missions plus valorisantes pour l entreprise et ses salariés. Faire appel à un partenaire extérieur offre également la possibilité aux entreprises d automatiser de nombreux processus et de favoriser le transfert de compétences entre les équipes internes et le prestataire. De ce fait, elles bénéficient de connaissances pointues et d une expertise accrue difficiles à maintenir en interne. Cette automatisation des procédures offre une continuité de services peu importe l activité de l entreprise : croissance, diminution ou stabilité de l activité. Le prestataire sera toujours en mesure de s adapter rapidement aux nouvelles conditions. De plus, l externalisation contribue à maintenir les processus à la pointe de la technologie. Les étapes à suivre pour réussir son externalisation Le choix d un prestataire nécessite de se poser les bonnes questions et de respecter certaines étapes pour réussir efficacement l externalisation d un de ses processus. Les principales qualités à attendre d un prestataire gérant l externalisation d une activité : le respect des plannings, le délai de traitement, la fiabilité du service, l expertise de la prestation. Quatre phases sont à distinguer dans la démarche d externalisation : 1 Audit & diagnostique : quels sont les processus externalisables? Combien ça coute? Qui traite quoi? Quel équipement et quand acheter? Quel est le degré de maturité de ma structure? Quel processus existe en interne, quelle conduite du changement cela implique? 2 Choix du prestataire : quel prestataire répond aux mieux à mes besoins? Ses références et la pérennité de sa prestation ; Son savoir-faire et son expertise. 3 Mise en place : répartition des tâches et retroplanning. Définition et validation des processus ; Définition des organes de pilotage et le suivi ; Rôles et responsabilités de chacun. 4 La production : suivi et traçabilité des informations. Réalisation de prestations mensuelles ; Mesure des niveaux de services ; Suivi de la qualité des prestations ; Anticipation des évolutions internes et externes ; Détermination les axes d optimisation et d amélioration. 16 Livre Blanc - Nibelis

17 Des experts de la Paie à votre service

18 Nibelis, les experts de la Paie à votre service La solution Nibelis Nibelis propose un nouveau modèle de partage des données et des connaissances dans le domaine de la Paie et fait profiter les entreprises des formidables bénéfices du SaaS. La solution paie constitue le coeur de la plateforme Nibelis. Elle permet de réaliser l ensemble des tâches courantes d un logiciel de paie. Sa technologie «full web» et sa modélisation applicative décuplent les possibilités de gestion pour des bénéfices de productivité et de fiabilité inégalés : Le moteur de paie unique et partagé par tous les clients permet à chacun de disposer d une solution conforme et à jour des nouveaux dispositifs réglementaires. L information est mutualisée : les mises à jour sur des nouvelles rubriques, les modifications de valeurs, de plafonds ou de taux (plafonds de la Sécurité sociale, valeur du SMIC, base de la GMP ), les évolutions sur des règles de calcul (loi Fillon, base CSG...) ou de cotisations sont effectuées une seule fois et profitent à l ensemble des clients. Une maintenance technique et évolutive, la gestion en temps réel et l instantanéité des traitements (intégration des données, calculs immédiats des bulletins, dématérialisation des attestations, génération des états de gestion, requêtes etc ). De nombreux tableaux de bord automatiques de gestion et des indicateurs sociaux sont proposés nativement. Les services Nibelis Nibelis propose des prestations de services à forte valeur ajoutée, couvrant les différents besoins des entreprises. Adossés à la puissance de la plateforme Nibelis, nos experts en paie et en Droit social vous accompagnent dans la prise en charge de la gestion de votre paie au travers de 3 niveaux de services. Gestion Déléguée Gestion Accompagnée Gestion Autonome Un modèle financier rentable et efficace Nibelis vous propose un mode de facturation unique, moderne et fiable. Il donne l opportunité à votre entreprise de variabiliser le coût de la fonction paie et d avoir une vision claire et totalement maîtrisée du budget annuel alloué à ce poste de gestion. MISE EN ŒUVRE FORFAITAIRE TARIFICATION MENSUELLE SIMPLE - Un budget d investissement global : 1 - Un abonnement mensuel : 2 - Un coût au bulletin réel : Paramétrage de Nibelis, Intégration des données et historiques, Interfaces (GTA, ERP, Comptabilité). Accès à Nibelis, Hébergement des données, Maintenance évolutive. Accompagnement consultant Assistance et veille légale Prestations mensuelles récurrentes Une facturation simple et sans surprise : Vous maîtrisez totalement votre budget ; aucune facturation à la tâche ou au nombre d états réalisés. Un prix unitaire fixe, quelque soit le nombre d utilisateurs de la solution. Le tarif est ferme et garanti pour la durée du contrat. 18 Livre Blanc - Nibelis

19 ILS ONT CHOISI NIBELIS salariés 60 salariés 800 salariés salariés 350 salariés 80 salariés salariés 750 salariés 900 salariés salariés 400 salariés 600 salariés 200 salariés salariés 450 salariés 300 salariés 300 salariés salariés 200 salariés 200 salariés 100 salariés 450 salariés 400 salariés 450 salariés

20 Création en agences en France 150 collaborateurs entreprises clientes Nos experts à vos côtés Profitez de l expertise de Nibelis : des juristes spécialisés en Droit du travail et des consultants professionnels de la Paie et des RH! Contactez-nous sans attendre! m. contact@nibelis suivez-nous sur : Siège Social 157, rue Anatole France Levallois-Perret Tel Agence Nord 6, rue Jean Roisin Lille Tel Agence Sud-Est 40, avenue Pompidou Lyon Tel Agence Ouest 11, allée Duquesne Nantes Tel Agence Sud-Ouest 298 Allée du Lac Labège Tel