Ordre du jour : Établissements présents. 1 La nouvelle liste de diffusion. Groupe de travail NUXEO (Consortium ESUP) Réunion de lancement

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1 Ordre du jour : Point sur la liste de diffusion Bilan des usages actuels de l'outil dans les différents établissements Référencement des développements autour de l'outil. Informations diverses Réflexion sur la contractualisation avec la société NUXEO (abonnement connect, formations mutualisées sur Studio,...) Et la suite?. Établissements présents La 1ère réunion du groupe à eu lieu en visioconférence, voici la liste des établissements présents : Université de Troyes Université Brest Université Paris 1 Université Montpellier 1 Université de Saint-Etienne Université de Lille Ecole Ingénieur de Brest Rennes 1 INSA Lyon Université de Bordeaux 1 La nouvelle liste de diffusion Une nouvelle liste de diffusion est maintenant en place gt-nuxeo@esup-portail.org et elle remplace les multiples listes existantes. A ce jour nous avons 36 inscrits : Université de Montpellier (Adeline Fabrie, Fabienne Ricart) Université de Paris 3 (Alain Frehel) Université de Limoges (Alexandre Delpeuch) Mines ParisTech (Aurélien Veillas) Université de Saint-Etienne (Olivier Mounier, Benjamin Pierrot) Université de Lorraine (Benjamin Seclier) Université de Nîmes (Brice Quillerie)

2 INP Toulouse (Brigitte Sor) Université de Lille 1 (Brigitte Wallaert) Telecom Sud-Paris (Christophe Gaboret) INSA Lyon (Damien Berjoan) Université de Lille 3 (dsi.ent, Mathieu Hetru) Mines Albi (Emmanuel Otton) Université du Littoral (Gaël Cordiez) Université de Paris 10 (Gaël Merlin) Université de Rennes 1 (Henri Jacob, Odile Germes) Université de Normandie (Jérôme Gallot) Université de Paris 2 (Jérôme Nenert) GIP RECIA (Julien Gribonvald) Université de Troyes (Ludovic Stiot, Valérie Thévenin, Vincent Raimboux) Université de Paris Dauphine (Marie-Agnès Gheeraert) Université de Montpellier 2 (Nicolas Arles, Philippe Gassin) Université de Perpignan (Nicolas Dereeper) Université de Paris 1 ( Pascal Rigaux) ENSTA Bretagne (Patrice Motte) ETRS (Patrick Jaouen) Université de Bordeaux 4 (Pierre Bouvret) Université de Paris 8 (Sang-Hun Bang) On a donc une vingtaine d'établissements inscrits et une dizaine d'écoles. 2 Bilan des usages actuels de l'outil dans les différents établissements Dans un 1 er temps nous avons fait un bilan des existants et des attentes établissements par établissements 2.1 Université de Saint-Etienne Mise en place de Nuxeo en version 5.6 fin Déploiement en production à partir de septembre Passage en 5.8 prévue en mai 2014 avec mise en place d une architecture plus sécurisée (deux postgresql, deux tomcat, un frontal apache).pour cela on récupère les documentations de la

3 COMUE de Lyon pour la reproduire chez nous. Remplacement du service de fichier Webdav-Slide, dépôt de document avec gestion des droits déléguées. Authentification Shibboleth Utilisation du module invitation Accès via le protocole Webdav Mise en place de Nuxeo-Drive Étude pour mise en place du module DAM Expérimentation du module Social collaboration Déploiement pour le CA, le CFVU, plusieurs laboratoires, Acheteurs région Rhône-Alpes, service de la formation continue, pour des projets transverses (AERES, ) Ce que l'on attend de ce groupe de travail : Mutualisation des développements notamment pour les projets de dématérialisation. Mutualisation des documentations d usages Rationalisation des différents plugins existants. 2.2 Université de Paris I Mise en place de Nuxeo en janvier Version actuelle 5.6. Passage en 5.8 prévue pour fin avril. Plugins : shibboleth, module invitation et esup-webengine-versions. Usage pour : - le stockage des mémoires de master 2 et des thèses (avec gestion des publications : diffusables sur internet, sur authentification, en consultation sur les locaux du SCD, non diffusables, ) - fournir un espace de stockage personnel à nos usagers (étudiants et personnels) [remplacement des espaces de stockages samba] - les espaces de stockage collaboratifs accessibles sur internet (intra/inter services) [remplacement des espaces de stockages esup-webdav-slide]. L'ancien canal stockage a été remplacé par la portlet esup-filemanager qui communique avec Nuxeo en CMIS. En cours avec studio : - développement d'une application de gestion de conventions. Modélisation des processus de validation via les workflow Nuxeo. Planning de mise en prod prévue pour septembre Le planning va certainement être revu pour une mise en prod en juin Modélisation du circuit de dépôt de mémoire de Master 2 Attentes : - Nuxeo drive - Authentification Kerberos (pour nuxeo-drive et webdav notamment) - Édition simultanée de documents en ligne

4 2.3 Université de Rennes I Nuxeo est installé depuis 2008 à Rennes 1 (pour remplacer Slide dans ORI-OAI: fichiers pédagogiques et documentaires d'abord, puis les thèses) Il a été étendu progressivement d'abord à la DSI, puis à d'autre services et laboratoires, pour des usages essentiellement bureautiques et de gestion de projet. Seuls les espaces communs sont utilisés, pas les espaces personnels. Il a mis du temps a être accepté car jugé compliqué à utiliser, ce qui nous a obligé à organiser notre accompagnement. Certains estiment que seul Nuxeo Drive permettra son utilisation intensive (problèmes de disponibilité à prévoir?). Drive est donc très attendu. Nous avons fait un package Windows contenant l'agent Drive pré configuré (rien à faire, juste à le lancer) pour faciliter son déploiement. Les demandes affluent de plus en plus de la part des services et des labos. Nuxeo devient incontournable. Et de plus en plus pour des usages de GED et non plus de stockage simple. Pour consolider notre architecture, nous sommes en train de migrer de mysql vers postgresql (un stagiaire travaille dessus) et nous allons faire des tests de reprise après incident. Nous allons aussi monter un "cluster tomcat" pour la tenue en charge. 2.4 Université de Lille I Usages Nous sommes en production depuis début juin 2013 (5.6) et sommes passés en 5.8 fin janvier Nous utilisons une base de données PostgreSql, un réplicat ldap, apache/tomcat sur un serveur linux 32bits ubuntu avec 2Go de mémoire, espace disque de 20Go pour le système et 247Go pour les datas et une partition de 148Go pour les sauvegardes. 1- Création d'un domaine par service/composante/laboratoire quand le besoin est orienté GED. Actuellement, 6 domaines créés dans ce sens. 8 types de document ont été créés et des faceted search + advanced search spécifiques. Un seul de ces domaines utilise la fonction de publication (Sections). 2- Création du domaine «StockageWEB» pour le stockage des fichiers des sites web devant contenir soit de gros fichiers, soit beaucoup de fichiers, soit des fichiers à protéger. Utilisation d'un sous-espace par site web. Ouverture à l'invite anonyme quand nécessaire uniquement à partir du sous-espace. 3- Basculement de la gestion des documents des Conseils et Commissions du canal esup-intranet vers Nuxeo. Création du domaine «Administration Centrale» avec un sous-espace «Conseils&Commissions» et une sous-section correspondante. Utilisation des modèles d'espace pour le support des droits lors de la création d'une nouvelle réunion. Création de boutons supplémentaires pour la création des années et des réunions. Développement d'une portlet pour la visualisation des ordres du jour publiés dans la section de certains conseils et commissions avec lecture des droits dans nuxeo, portlet installée dans un uportal

5 3.2. Lien vers la portlet esup-portlet-intranet dans un uportal 4 pour la visualisation simplifiée et lien vers nuxeo pour la visualisation étendue (notamment pour les recherches). 4- Basculement vers le domaine «Groupes de travail» des espaces esup-intranet qui n'ont pas de demandes de GED spécifique. Ce domaine sert aussi pour les nouveaux espaces demandés de ce type. A l'étude l'utilisation de la portlet esup-dashboard-portlet pour donner une vue des espaces aux utilisateurs pour basculement ensuite dans Nuxeo au bon endroit. 5- Applications type Case Management en cours de développement pour les Marchés Publics et le Courrier Entrant DGS. Nota : j'ai créé 2 guides : un guide «Contributeur d'un espace» et un guide «Administrateur d'un espace», 21 pages chacun, réalisés en version 5.6 (à actualiser à la version 5.8). Je peux vous les transmettre si vous le souhaitez. Attentes A- Mise à jour du plugin shibboleth avec prise en compte de la possibilité de paramétrer le UUID de grouper pour stockage dans la base nuxeo au lieu du groupname. (peut-être déjà faisable? mais je dois encore l'étudier lors du passage en grouper 2.2 prochainement chez nous)+problème cache. B- Possibilité de gérer plus facilement les projets dans Studio pour avoir plusieurs projets possibles. La manœuvre proposée par St Etienne ne permet plus de réimporter le projet studio pour le modifier, si j'ai bien compris? Il faut le modifier dans eclipse. C'est une solution possible mais si de gros changements doivent être effectués, ce peut être laborieux. De plus, de petites structures n'utilisent que Studio et non eclipse (problème d'avoir une personne à temps complet sur le projet nuxeo, ce qui semble être plutôt l'exception actuellement dans les établissements, à vérifier). 2.5 ENIB Voici les cas d'usage que nous envisageons à l'enib : - outils de travail collaboratif pour les projets d'étudiants et pour les projets de recherche avec etherpad intégré pour la prise de notes collaborative, derrière Shibboleth avec le module invitation. - côté administration - gestion des documents des services avec publication au travers du canal esup-intranet et esup-news. - des cas d'usage pour le moteur de workflow sont les tuyaux côtés DGS Nous sommes dans une phase exploratoire, nous n'avons encore pas de licence studio mais le bon de commande va partir bientôt. 2.6 Université de Bordeaux Instance de production Université de Bordeaux

6 Nuxeo 5.8 Tomcat / Postgres / réplcat LDAP / LibreOffice 20 Go Marketplace nuxeo-dam nuxeo-social-collaboration nuxeo-drive snapshot nuxeo-quota snapshot Plugins et bundles esup-webengine-versions esup-webengine-intranets nuxeo-platform-shibboleth-groups-web snapshot nuxeo-platform-login-shibboleth-5.8 nuxeo-platform-login-portal-sso hf01 Applications externes esup-portlet-intranet Accès CMIS depuis application Bonita Accès CMIS depuis EzPublish Université de Troyes Nuxeo depuis sept 5.6 et migration en 5.8, application Php pour utiliser nuxeo et branchement sur esup-news avec nuxeo studio pour des workflows. En passant en 5.8 perte de la gestion des groupes locaux. 3 Référencement des développements autour de l'outil Esup-webengine-version (esup-ecm-update) : Porté par Valenciennes Propose un lien universel sur les fichiers Utilisé dans le plugin 'ORI-OAI' Permet de dézipper à la volée les archives (utilisé à Bordeaux, Rennes1 et Paris 1) Ce plugin semble redondant avec le lien permanent sur le fichier qui existe nativement dans NUXEO (je ne parle pas du lien permanent sur le document!). Nuxeo n'est pas intéressé par ce plugin, néanmoins il faudra le maintenir car utilisé dans ORI-OAI et voir comment le faire converger avec l'outil standard de Nuxeo. ORI-OAI Porté par Valenciennes

7 Ajout de l'onglet 'REFERENCEMENT' dans Nuxeo Outil maintenu par la société Nuxeo (?), présent dans la marketplace de Nuxeo. lien forme avec le plugin précédent. Esup-WebEngine-Intranet Porté par Valenciennes Outil fonctionnel pour avoir une vue simple sur les documents. Voir aussi ESUP ECM-Dashboard (fonctionnel avec uportal V4) Raymond ajoute que les deux outils n'ont pas tout à fait les mêmes usages. La portlet à comme intérêt d'être simple à déployer mais elle dépendante du portail. Il y a (ou avait?) un groupe de travail sur l'outil esup-ecm-dashboard mais peu de contributions donc l'outil est assez pauvre fonctionnellement. Il pourrait être enrichi. outil pertinent pour la société Nuxéo Etat de la publication Développement à la Rochelle Permet de voir si les documents sont publiés ou non. Je suis en attente d'un retour de la Rochelle sur la pertinence de cet outil. La Rochelle est en cours de migration vers la 5.8 de Nuxeo et me fera savoir ensuite ce qu'ils font de ce plugin. la société Nuxéo ne voit pas trop l'intérêt de ce plugin. Listing des dossiers Développement de la Rochelle Je suis en attente d'un retour de la Rochelle sur la pertinence de cet outil. La Rochelle est en cours de migration vers la 5.8 de Nuxeo et me fera savoir ensuite ce qu'ils font de ce plugin. la société Nuxéo ne voit pas trop l'intérêt de ce plugin. Prévisualisation des droits Développement de la Rochelle Je suis en attente d'un retour de la Rochelle sur la pertinence de cet outil. La Rochelle est en cours de migration vers la 5.8 de Nuxeo et me fera savoir ensuite ce qu'ils font de ce plugin. la société Nuxéo voit un intérêt à ce plugin. SyncFsNX Ce plugin est un outil en mode ligne de commande permettant de synchroniser une arborescence file system (FS) avec une arborescence Nuxeo (NX) Ce plugin est en cours de ré-écriture à Rennes 1.

8 Nous avons pas mal de plugins mais il est difficile, pour moi, d'avoir une vue précise sur ces outils. Il est également compliqué de connaître avec quelle version de Nuxeo ces plugins fonctionnent. Pistes pour améliorer notre fonctionnement : Travailler avec la société Nuxeo afin d'avoir une marketplace 'Enseignement supérieur' on a déjà l'accord de principe de la société. L'objectif étant d'avoir des plugins clairement identifier, facilement déployable et les versions compatibles. Mettre en place une instance de démonstration au niveau du consortium qui présenterait les différents modules spécifique de l'enseignement supérieur. 4 Informations diverses Lors d'un point téléphonique avec Pascaline Gautier de la société Nuxéo nous avons abordé les points suivants : Nuxeo Drive et/ou support Webdav : Après discussion avec la société Nuxéo, il est assez clair que la priorité est mise sur Nuxeo Drive. Il ne devrait plus y avoir de développement autour de Webdav (trop compliqué notamment dans les environnements Windows). Avec Nuxeo Drive, la gestion des conflits se fait à la DropBox (si conflit création d'un fichier avec comme préfixe, le nom de la personne, la date et l'heure). Roadmap de drive : Auto-installation et auto-mise à jour. Revoir la gestion des changements (plus de scan de tous les fichiers mais utilisation d'un log des changements). actuellement c'est problématique sur les Macs. Synchronisation multi-devices L'usage de Nuxeo Drive n'est pas tout à fait le même que le support Webdav. Il me semble problématique de ne plus avoir d'évolution de l'accès Webdav. Gestion des gros fichiers A priori aucun soucis, juste bien configurer les temps de timeout des transactions. Attention pas de reprise d'erreur, si un transfert échoue on recommence tout! A l'heure actuelle nous avons fait pas mal de tests mais nous avons pas encore trouvé de solutions satisfaisantes pour copier des gros fichiers (> 4Go) Gestion des versions Actuellement selon le mode d'accès la gestion des versions n'est pas toujours la même. Une uniformisation est prévue. Outils mobiles Cette année, de gros efforts vont être fait sur cet aspect

9 peut-être voir avec le GT Esup-Mobile pour bien définir nos besoins et peut-être participer aux développements. 5 Réflexion sur la contractualisation avec la société Nuxéo La situation actuelle : Le consortium ESUP souscrit à l offre Nuxeo Connect (support Silver) pour un coût annuel d environ 15k. Ce service nous offre un accès à Studio (mais pour une seule instance de Nuxeo) et un accès au support. on finance donc un Nuxéo studio qui n'est pas utilisé (?) et on a un accès à un support pour deux personnes (Karen Raynal et Raymond Bourges) mais pas de procédure adaptée pour remonter nos demandes. Vers où l'on pourrait aller : Comme cela se fait à la COMUE de Lyon, on pourrait avoir un abonnement principal financer par le consortium ESUP qui lui donnerait accès à un Nuxéo Studio et à un accès au support pour environ 15k. Ensuite, pour les établissements intéressés on aurait une base supplémentaire qui offrirait le même service que la base principal mais pour un coût moindre (entre 5 et 6 k ). Cette solution a quelques contraintes : - avoir un environnement technique équivalent dans tous les établissements (Apache, Tomcat, Postgresql) - dans nuxeo connect, on aurait une vue sur les instances des autres établissements. Établissements potentiellement intéressés : Brest, Rennes 1, Troyes, Paris 1 et Montpellier 1 Lille 1 se renseigne pour connaître les conditions de son contrat. Idée soumise : avoir une négociation commune avec les rectorats cela semble compliqué! 6 Et la suite Programmation de réunion mensuelle en visioconférence. Ces réunions mensuelles aborderont une thématique précise qui permet d'inviter des fonctionnels suivant les sujets abordés. Organisation d'une journée thématique avec la société Nuxéo. Dans cette journée nous pourrions : retour d'expériences sur l'usage en service de fichiers (via drive/webdav, ) développement avec Studio notamment projets de dématérialisation de procédures (gestion de conventions, gestion des thèses, ) Présentation par la société Nuxéo des évolutions du produit

10 Marketplace Enseignement Supérieur. Cette journée est à prévoir pour l'automne (octobre 2014) Journée GED du CSIESR : en novembre le CSIESR organise une journée GED où il sera question de NUXEO, ALFRESCO, SHAREPOINT,. André Bruchet, mon DSI, coordonne cette action et il à la recherche d'établissements qui pourraient/voudraient faire un retour d'expérience sur Nuxeo. Wiki ESUP : Permettre l'accès à toutes les personnes de la liste de diffusion gt-nuxeo@esupportail.org Organiser des pages thématiques la 1ère serait : 'Configuration technique des instances Nuxéo dans les établissements'.