Version au 19 avril Les prestations de Tessi Documents Services. Mode opératoire n 1 : La prestation «papier» pour les guichets enregistreurs

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1 Versin au 19 avril 2016 Les prestatins de Tessi Dcuments Services Mde pératire n 1 : La prestatin «papier» pur les guichets enregistreurs

2 Intrductin Le présent mde pératire détaille la prestatin «papier» à destinatin des guichets enregistreurs / instructeurs, fferte par le prestataire de numérisatin industrielle Tessi Dcuments Services, dans le cadre du dépliement du «dssier unique». Cmme indiqué dans le dcument de présentatin générale des prestatins du numériseur industriel, l bjectif du présent mde pératire est de détailler les différentes étapes que les guichets enregistreurs / instructeurs divent respecter s ils suhaitent transmettre les pièces justificatives d un demandeur au prestataire par vie papier (pur numérisatin, qualificatin puis télé-versement dans le SNE). Pur plus d infrmatins cncernant les prestatins de Tessi Dcuments Services et les autres canaux de transmissin des pièces justificatives, se référer au dcument de présentatin générale, ainsi qu aux autres mdes pératires. 2

3 Détails des étapes pur la transmissin des pièces «papier» 1 Le guichet dit réunir les pièces justificatives d un demandeur qui snt à envyer au prestataire de numérisatin industrielle. Les pages d une même pièce divent être grupées. Lrs de l envi au prestataire de plusieurs dssiers de demandes de lgement scial, il cnvient que les pièces d un même demandeur sient réunies (et agrafées avec la fiche récapitulative, cf. étape 3). Pièces justificatives d une demande Jeu de pièces justificatives d une demande (pièces rassemblées) 3

4 Détails des étapes pur la transmissin des pièces «papier» 2 Le guichet dit asscier à chaque demande (et dnc à chaque jeu de pièces justificatives) une fiche récapitulative. Cette fiche cntient les éléments suivants : Nm du demandeur, Prénm du demandeur, Date de naissance du demandeur, Numér unique, Nmbre de pièces transmises, Nmbre de pages transmises (y cmpris la fiche récapitulative), Date de créatin de la fiche récapitulative. Le guichet dit imprimer cette fiche récapitulative pré-remplie : Sit depuis le SNE (à partir de fin avril 2016, avec la mise à dispsitin de la V4.1) ; Sit depuis le prtail web prfessinnel dévelppé par Tessi Dcuments Services ; Sit depuis sn prgiciel. Elle cntiendra alrs un QR cde permettant de recnnaître les éléments listés ci-dessus. 4

5 Détails des étapes pur la transmissin des pièces «papier» a. Mde pératire pur éditer la fiche récapitulative L éditin depuis le SNE sera dispnible dès fin avril Elle est présentée dans les guides utilisateurs dispnibles. L éditin depuis le prtail web prfessinnel est d res et déjà pssible. Elle est présentée dans le mde pératire relatif à ce prtail. L éditin sera également pssible depuis le prgiciel des guichets, via les Web Services, à partir de la fin du premier semestre b. Mde pératire pur cmpléter la fiche récapitulative Eléments pré-remplis A renseigner par le guichet Date pré-remplie 5

6 Détails des étapes pur la transmissin des pièces «papier» 3 Le guichet dit agrafer la fiche récapitulative avec l ensemble des pièces justificatives de la demande crrespndante. Les pièces justificatives n nt pas à respecter un rdre particulier. Néanmins, le rect et le vers d une même pièce justificative (par exemple, de la carte natinale d identité) divent être placés à la suite dans l ensemble des pièces envyées. Une fiche récapitulative dit impérativement être agrafée à chaque jeu de pièces justificatives. Tessi Dcuments Services ne peut pas télé-verser dans le SNE les pièces d une demande sans fiche récapitulative. Ainsi, un envi cntenant plusieurs demandes devra cmprter autant de fiches récapitulatives que de demandes différentes. Pièces justificatives de la demande A Pièces justificatives de la demande B Pièces justificatives de la demande C Fiche récapitulative de la demande A Fiche récapitulative de la demande B Fiche récapitulative de la demande C 6

7 Détails des étapes pur la transmissin des pièces «papier» 4 Un brdereau de transmissin dit être jint à chaque envi. Il cntient les infrmatins suivantes : Cde du guichet enregistreur, Cde du territire du guichet, Nmbre de dssiers transmis, Nmbre ttal de pages transmises (y cmpris les fiches récapitulatives et le brdereau de transmissin), Date de transmissin. Le guichet dit imprimer le brdereau de transmissin pré-rempli : Sit depuis le SNE (à partir de fin avril 2016, avec la mise à dispsitin de la V4.1) ; Sit depuis le prtail web prfessinnel dévelppé par Tessi Dcuments Services ; Sit depuis sn prgiciel. Il cntiendra alrs un QR cde permettant de recnnaître les éléments listés ci-dessus. Un guichet dit jindre un seul brdereau de transmissin par pli envyé (quel que sit le nmbre de demandes qu il cntient). Dssier de demande n 1 Dssier de demande n 2 Dssier de demande n 3 1 brdereau de transmissin 7

8 Détails des étapes pur la transmissin des pièces «papier» a. Mde pératire pur éditer le brdereau de transmissin L éditin depuis le SNE sera dispnible dès fin avril Elle est présentée dans les guides utilisateurs dispnibles. L éditin depuis le prtail web prfessinnel est d res et déjà pssible. Elle est présentée dans le mde pératire relatif à ce prtail ; L éditin sera également pssible depuis le prgiciel des guichets, via les Web Services, à partir de la fin du premier semestre b. Mde pératire pur cmpléter le brdereau de transmissin Eléments pré-remplis A renseigner par le guichet Date pré-remplie 8

9 5 Détails des étapes pur la transmissin des pièces «papier» Le guichet dit transmettre les pièces par currier simple u clis à l adresse suivante : SNE Service de numérisatin des pièces justificatives des services enregistreurs BP Avn Cedex Les mdalités et cûts d affranchissement snt à la charge du guichet. Guichet enregistreur Adresse BP à indiquer : SNE Service de numérisatin des pièces justificatives des services enregistreurs BP Avn Cedex Un pli insuffisamment affranchi ne sera pas accepté par Tessi Dcuments Services. En cas d envi d un currier, l envelppe ne dit, ni dépasser 3 centimètres d épaisseur, ni excéder 3 kils. 9

10 Détails des étapes pur la transmissin des pièces «papier» 6 Une fis les pièces réceptinnées et traitées, Tessi Dcuments Services envie un mél de ntificatin au guichet indiquant le télé-versement des pièces dans le SNE u le rejet de certaines. Le délai de traitement à prévir entre l envi des pièces justificatives et le télé-versement dans le SNE est de deux jurs uvrés à réceptin des dcuments par Tessi Dcuments Services. A la réceptin des dcuments «papier», les prestatins de Tessi Dcuments Services snt les suivantes : Dépllutin des plis reçus (retrait des agrafes, trmbnes ) ; Numérisatin de tus les dcuments du pli ; Remise au frmat A4 de tus les dcuments ; Qualificatin et attributin d un indice de pertinence à chaque pièce ; Dépôt dans le SNE seln le plan de classement, u rejet de la pièce (seln l indice de pertinence). Le prestataire envie également au guichet enregistreur cncerné un mél de ntificatin indiquant : Le nmbre de dssiers de demande de lgement scial reçus par Tessi Dcuments Services ; Pur chaque numér unique crrespndant : le nmbre de dcuments reçus ; le nmbre de dcuments explitables ; le type des dcuments explités ; Le nmbre de dcuments incmplets ; le nmbre de dcuments «inexplitables», c est-à-dire : Sit n ayant pas pu être qualifiés et dnc télé-versés ; Sit ayant été qualifiés mais dnt le type a atteint sa limite (en termes de nmbre de pièces présentes), et n ayant dnc pas pu être télé-versés. Le mél invitera le guichet à vérifier dans le SNE les pièces dépsées et à transmettre de nuveau, le cas échéant, les pièces n ayant pas pu l être. En cas de nn réceptin des méls de ntificatin, il cnvient de vérifier le dssier «spam». Des filtres anti-spam peuvent en effet blquer la réceptin des méls ; ils divent être paramétrés, le cas échéant. 10

11 Détails des étapes pur la transmissin des pièces «papier» Exemple de mél de ntificatin Bnjur, Veuillez truver ci-dessus le rapprt de la numérisatin des dcuments transmis pur intégratin dans le SNE. - Nmbre de dssiers de demande de lgement scial reçus : N NUU xxxxx Nmbre de dcuments reçus : N Nmbre de dcuments explitables : N Type de dcuments explités : yyyy, xxx, zzzz Nmbre de dcuments inexplitables : N Nmbre de dcuments incmplets : N NUU xxxxx Nmbre de dcuments reçus : N Nmbre de dcuments explitables : N Type de dcuments explités : yyyy, xxx, zzzz Nmbre de dcuments inexplitables : N Nmbre de dcuments incmplets : N (répété pur autant de demandes de lgement que cntient l envi) Merci de vus cnnecter afin de cnsulter le(s) dcument(s) explité(s) Tut dcument incmplet devra être transmis de nuveau dans sn intégralité par le canal de vtre chix : la Pste, un guichet enregistreur, le prtail internet Tut dcument inexplitable n'a pas été transféré et n'est pas cnsultable. Il devra être transmis de nuveau par le canal de chix tel que décrit ci-dessus. Tut dcument inexplitable n'a pas été transféré et n'est pas cnsultable. Il devra être transmis de nuveau par le canal de chix tel que décrit ci-dessus. PS : ceci est un mail autmatique, merci de ne pas y répndre. Crdialement, Le Service de Numérisatin des Pièces Justificatives 11

12 Récapitulatif : les 6 étapes clés Réunir les pièces justificatives d une même demande à transmettre au prestataire de numérisatin industrielle, en grupant les feuilles d une même pièce. Asscier une fiche récapitulative à chaque demande (et dnc à chaque jeu de pièces justificatives). Agrafer chaque fiche récapitulative avec l ensemble des pièces justificatives afférentes. Jindre un brdereau de transmissin à l envi. Un seul brdereau dit être jint par pli. Transmettre le pli par currier simple u clis à l adresse suivante : SNE Service de numérisatin des pièces justificatives des services enregistreurs BP Avn Cedex Une fis les pièces réceptinnées et traitées, Tessi Dcuments Services envie un mél de ntificatin au guichet indiquant le télé-versement des pièces dans le SNE u le rejet de certaines. Guichet enregistreur Un envi (pli) = Pièces justificatives d une u de plusieurs demandes + 1 fiche récapitulative renseignée par demande, agrafée avec les pièces afférentes + 1 brdereau de transmissin, pur l ensemble du pli Tessi Dcuments Services Tessi Dcuments Services s engage à : Respecter un délai de traitement de 2 jurs uvrés à réceptin des dcuments ; Envyer un mél de ntificatin au guichet indiquant ntamment le télé-versement u le rejet des pièces. 12

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