RGPP2 Guide pratique Projet de promotion et de développement des classes virtuelles en capitalisant sur l expérience du MENJVA et MESR

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1 RGPP2 Guide pratique Projet de promotion et de développement des classes virtuelles en capitalisant sur l expérience du MENJVA et MESR Version VF 12 janvier 2011

2 Sommaire Préambule Synthèse Introduction 1. Définition et mode de fonctionnement d une classe virtuelle 1.1 Grandes caractéristiques d une classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2. Démarche proposée pour la conduite d un projet de classes virtuelles 2.1 Vue d ensemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration d un projet de classes virtuelles 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3. Annexes 4. Lexique 2

3 Préface : Objectifs du présent guide Ce document est destiné à l usage des ministères souhaitant développer la Formation Ouverte A Distance (FOAD*) dans leur plan de formation et utiliser notamment la modalité «classe virtuelle». Il propose des clés pour préparer la mise en œuvre d un projet de déploiement d un dispositif de formation en classes virtuelles. Il traite aussi bien des dimensions fonctionnelle et technique du projet que des aspects de gestion (pilotage, jalons, financiers, communication, accompagnement du changement...). Il s appuie : Sur l expérience du MENJVA et MESR qui a déployé avec succès, depuis près de 4 années, des classes virtuelles dont l utilisation croît chaque année. Sur l expérience de deux pilotes qui sont en train d élaborer leur propre projet : la Police nationale et le ministère de la Justice. La synthèse présentée en première partie définit les enjeux principaux et des clés de réussite de ce type de projet. Elle est destinée en priorité aux décideurs. Le corps du document est destiné à une équipe projet. Il se veut volontairement très concret pour faciliter la mise en œuvre opérationnelle par les experts métier impliqués dans un projet de classe virtuelle (NB : les termes suivis d une astérisque (*) sont définis dans le lexique figurant à la fin du présent document). 3

4 Sommaire Préambule Synthèse Introduction 1. Définition et mode de fonctionnement d une classe virtuelle 1.1 Grandes caractéristiques d une classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2. Démarche proposée pour la conduite d un projet de classes virtuelles 2.1 Vue d ensemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration d un projet de classes virtuelles 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3. Annexes 4. Lexique 4

5 Synthèse (1/3) La classe virtuelle est une modalité de formation à distance mettant en présence des personnes situées en des lieux géographiques différents grâce à une interface web. C est à la fois un outil informatique issu des nouvelles technologies de l information et des télécommunications et une manière innovante de dispenser un enseignement. Elle nécessite une adaptation de la pédagogie tant dans le format de la formation que dans l animation des sessions de formation. Pour être employé de manière adéquate, cet outil a vocation à s inscrire dans une politique plus vaste de formation ouverte à distance* intégrant plusieurs modalités de formation complémentaires (présentiel*, formation «seul devant l écran»*, classes virtuelles). La force de la classe virtuelle réside dans : Les économies réalisables sur les frais de déplacement, hébergement et restauration, ce qui permet d envisager une économie totale s élevant jusqu à 80% des coûts de formation. La disparition, ou, en mode dégradé, la diminution, de l impact de la formation sur la vie personnelle de l agent (en lien avec les contraintes géographiques car la formation peut avoir lieu sur le poste de travail de l agent). La diminution du temps de formation de l agent a minima grâce aux gains de temps parfois considérables réalisés sur le temps de déplacement (des gains sur la durée de formation peuvent aussi être dégagés). La réactivité qu elle donne aux services de formation grâce à la facilité avec laquelle une telle formation peut être organisée ; ceci est utile notamment pour des formations fréquentes, en masse et/ou personnalisées. 5

6 Synthèse (2/3) La facilité de mise en œuvre relative de la classe virtuelle sur le plan technique (beaucoup plus léger qu un SI de gestion). La simplicité de prise en main de l outil (l outil recréé les outils classiquement utilisés en classe pour animer un cours, ce qui facilite l apprentissage). L accès à la formation pour des travailleurs ayant un handicap physique obérant leur mobilité ou pour des agents situés dans des zones géographiques très éloignées. Les points de vigilance pour réussir la mise en place de cet outil résident dans l adhésion des utilisateurs (pour éviter le rejet et/ou l abandon). Ils font l objet de recommandations précises dans ce guide. Les principaux écueils à éviter en rythme de croisière sont les suivants : Sous-estimer la phase de présentation et de familiarisation des futurs utilisateurs avec l outil ; le risque est de ne pas faire tomber l a priori qu une formation de qualité doit être réalisée dans une salle de classe en présence du formateur. Au-delà des réticences normales face au changement, susciter le rejet de l outil s il apparaît comme trop complexe, ou défaillant. Pour la hiérarchie et les collègues, ne pas considérer la classe virtuelle comme un véritable temps de formation pendant lequel l agent n est pas disponible pour d autres tâches. 6

7 Synthèse (3/3) Pour l agent, notamment pour des parcours de formation longs, perdre sa motivation, notamment à cause de l absence de regroupement (c est pourquoi le sentiment d appartenance doit être favorisé par d autres moyens). Les clés de succès pour que la classe virtuelle puisse faire partie intégrante des modalités de formation à moyen terme sont présentées tout au long du guide. En amont, la réussite d une classe virtuelle suppose : Une forte impulsion institutionnelle : cette modalité de formation étant synonyme de conduite du changement, elle doit être empreinte d'un haut degré de visibilité institutionnelle. Mettre en place une équipe nationale dédiée (technique, fonctionnelle, pédagogique), assurance d une disponibilité et une motivation forte pour le projet. Construire une communication efficace pour convaincre, réaliser un "pilote qui marche" et rechercher l'adhésion des prescripteurs de formations (hiérarchie des stagiaires). Mailler le territoire par la constitution d'un réseau de personnes ressources chargées de promouvoir la modalité de formation, de faciliter son intégration dans les dispositifs de formation mis en place par les services déconcentrés) Soigner la mise en adéquation des différents processus métier du ministère avec la nouvelle modalité de formation Reconnaître le rôle du e-formateur (lettre de mission, fiche de poste). Choisir un outil ergonomique, simple à utiliser par les e-formateurs et par les stagiaires. Etre vigilent sur la continuité de service : mettre en oeuvre une plate-forme fiable et hautement disponible. Offrir une assistance de qualité à l'utilisateur : accompagner les utilisateurs (e-formateurs et stagiaires) dans la prise en main de l'outil, organiser et structurer un dispositif d'assistance d'une grande réactivité. 7

8 Sommaire Préambule Synthèse Introduction 1. Définition et mode de fonctionnement d une classe virtuelle 1.1 Grandes caractéristiques d une classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2. Démarche proposée pour la conduite d un projet de classes virtuelles 2.1 Vue d ensemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration d un projet de classes virtuelles 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3. Annexes 4. Lexique 8

9 Introduction : La classe virtuelle, une modalité de formation ouverte à distance Plus qu un outil permettant la réalisation de formations en temps réel mais à distance, la classe virtuelle est une modalité de formation qui s inscrit dans le cadre pédagogique plus général de la formation ouverte à distance. La formation à distance*, par opposition à la formation en présentiel, est une forme d apprentissage qui conduit à s abstraire des contraintes de temps et de lieu en permettant au stagiaire de suivre la formation en un lieu différent du formateur et/ou en différé si besoin. La formation ouverte à distance (FOAD) est une spécialisation de la formation à distance qui s appuie sur les nouvelles technologies de l information. Elle s attache à la personnalisation du parcours de formation aux besoins de l apprenant et inclut un accompagnement du stagiaire par un e-formateur ou tuteur mais ne s effectue pas sous son contrôle permanent. Module 1 Module 2 Module 3 Module 4 Module Module 9 Module 8 Module Ce principe de formation se caractérise par la mise en œuvre de parcours de formation, véritables itinéraires proposés à l apprenant pour l acquisition des connaissances. Il intègre les différentes modalités de formation - que sont le présentiel, les classes virtuelles et la formation en «seul devant l écran»* où l agent apprend à son rythme à partir de leçons déployées sur une plate-forme d apprentissage en ligne et accessibles à tout moment depuis un poste de travail. Il propose également un suivi personnalisé de l apprenant par un e-formateur (ou tuteur relais) qui suit- à distance, les progressions grâce à des outils de suivi disponibles sur la plate-forme d apprentissage. Chaque modalité de formation peut également être utilisée seule dans le cadre d une formation plus ponctuelle. 7 6 Présentiel Seul devant l écran Classe virtuelle Module 6 Source : Image MENJVA et MESR 9

10 Introduction : Les différentes dimensions du projet de classes virtuelles Si la FOAD est évoquée dans le document au travers de la dimension pédagogique du projet de construction de classes virtuelles, elle ne constitue pas le cœur de l étude. La dimension technique est centrée sur les caractéristiques de l outil de classe virtuelle en lui-même. Les changements de repères induits par l introduction de ce type d outil (formation sur le poste de travail, introduction d une autonomie sur le choix de la date de formation), justifient d ajouter au projet une forte dimension de conduite du changement pour toutes les populations concernées formateurs, équipes SI, hiérarchie et collaborateurs. S y ajoute une dimension de pilotage, tant en mode projet qu en rythme de croisière, pour suivre et ajuster à tout moment l évolution du projet. Enfin, le projet comporte une dimension financière : il convient de comparer le coût engendré par une classe virtuelle avec le coût d une formation en présentiel. Nota Bene : La méthode proposée ne porte que sur les gains apportés par les classes virtuelles. Les gains de la formation à distance pourraient être étudiés de la même manière en intégrant les autres modalités de formation dans le cadre d un parcours. 10

11 Sommaire Préambule Synthèse Introduction 1. Définition et mode de fonctionnement d une classe virtuelle 1.1 Grandes caractéristiques d une classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2. Démarche proposée pour la conduite d un projet de classes virtuelles 2.1 Vue d ensemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration d un projet de classes virtuelles 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3. Annexes 4. Lexique 11

12 1.1 Grandes caractéristiques d une classe virtuelle (1/2) La classe virtuelle, une modalité de formation à distance Les atouts de la classe virtuelle La classe virtuelle est une modalité de formation : A distance : utilisant les nouvelles technologies de l information et de la communication. Ouverte (c est-à-dire disponible à tout moment), accompagnée (par un e-formateur ou un e-tuteur) et pouvant être individualisée. La classe virtuelle réunit un formateur et des stagiaires pouvant être séparés géographiquement de plusieurs milliers de kilomètres. Elle utilise la visioconférence, l audioconférence et le «tableau blanc*» à la place des instruments classiques. Solution complémentaire aux formations «en ligne dites seul devant l écran» ou des formations dites «en présentiel». Elle est adaptée aux formations de type «Blended Learning»* personnalisables et tutorées mixant présentiel, classes virtuelles et modules déployés sur une plate-forme LMS* : pour former des apprenants tant aux outils informatiques et bureautiques, à la préparation de concours, aux applications «métier» Une formation interactive, avec possibilité de personnalisation aisée. Un faible coût par session (pas de frais de déplacement). L absence de contraintes de déplacement pour les participants ; utile en particulier pour les DOM TOM. Des sessions courtes mais denses. Des outils d animation et de communication immédiatement disponibles. Une convivialité réduisant le risque de désaffection de formation parfois induites par la solitude. Une mise en œuvre simple requérant néanmoins une planification (date et horaire fixe, inscription nécessaire). 12

13 1.1 Grandes caractéristiques d une classe virtuelle (2/2) La classe virtuelle, un outil des nouvelles technologie de l information et de la communication L outil de classe virtuelle s appuie sur une interface Web : Permettant d organiser, animer, participer à une réunion, une session de présentation ou de formation (avec possibilité d enregistrement), Partagée par tous au même moment à partir d une même adresse internet, Nécessitant, a minima, un poste de travail équipé d une connexion internet haut débit, d une carte son et d un microcasque (ou microphone + haut-parleurs). L application peut devoir être préalablement installée sur le poste des participants (si la solution n est pas full/web). Illustration sur l application utilisée par le MENSESR : Administration centrale Domicile Bordeaux Session Session Source : Image MENJVA et MESR Corse Etablissement scolaire Services académiques Martinique Outil : CENTRA de la société SABA Situation géographique : La plate-forme est physiquement hébergée à Toulouse au Pôle FOAD, elle est accessible par l ensemble des agents du MENJVA quelle que soit leur localisation géographique. Depuis décembre 2010, le dispositif est configuré en mode full web permettant aux participants de ne plus avoir à installer l application Centra sur leur poste de travail pour utiliser la classe virtuelle. 13

14 Sommaire Préambule Synthèse Introduction 1. Définition et mode de fonctionnement d une classe virtuelle 1.1 Grandes caractéristiques d une classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2. Démarche proposée pour la conduite d un projet de classes virtuelles 2.1 Vue d ensemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration d un projet de classes virtuelles 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3. Annexes 4. Lexique 14

15 1.2 Mode de fonctionnement : Avant, pendant, après, une classe virtuelle (1/2) Avant la classe virtuelle Le formateur a été formé à l utilisation de l outil. Le gestionnaire a attribué des droits de présentateur au formateur. A partir de l interface personnalisée : Le formateur conçoit la formation. Le formateur crée la session de formation et inscrit les stagiaires. Le stagiaire vérifie la configuration de son poste de travail avec l aide des équipes support si nécessaire (pour une première utilisation de l outil de classe virtuelle). Le stagiaire rejoint la session de formation. Pendant la classe virtuelle Le formateur fait défiler le support en le commentant ou en parlant devant la caméra. Il peut faire des démonstrations d outils informatiques, faire travailler ses stagiaires dans une application partagée ou aller sur internet via le partage du navigateur. Il peut soumettre aux participants des évaluations, des sondages. Les participants écoutent et peuvent : applaudir, lever la main, poser ou répondre à des questions sur le «chat» ou de vive voix. Après la classe virtuelle La fonctionnalité d enregistrement permet aux stagiaires de (ré)écouter la classe ultérieurement. 15

16 1.2 Mode de fonctionnement : Illustration à partir de l application du MENJVA et MESR (2/2) 1. Tableau blanc, 2. Partage d application, 3. Web safari (partage du navigateur), 4. Audio / vidéo, 5. Liste de participants, 6. Outils de communication 7. Modération des interventions, 8. Chat, 9. Sondage, évaluation 10. Enregistrement des sessions Au MENJVA et MESR, l accès à Centra s effectue à partir du site du Pôle FOAD qui héberge, maintient et promeut le dispositif à l adresse : L accès y est centralisé pour les outils de formation à distance du pôle. L accès à la classe s effectue grâce à un identifiant : (l adresse mél complète) et un mot de passe (celui de la messagerie de l agent). Depuis 1 an au MENJVA et MESR certains personnels ont un accès direct à la classe virtuelle à partir de leur portail intranet personnalisé (accès aux applications de gestion et aux applications FOAD sans ré-authentification). 16 Source : Image MENJVA et MESR Pendant la classe virtuelle l interface de l outil Centra mis en place au MENJVA et MESR permet d utiliser de nombreux moyens d animation cités ci-dessus. Le nom des participants est affiché à l écran ; il permet de distinguer les animateurs des participants. Les animateurs ont accès à plus de fonctionnalités que les participants.

17 Sommaire Préambule Synthèse Introduction 1. Définition et mode de fonctionnement d une classe virtuelle 1.1 Grandes caractéristiques d une classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2. Démarche proposée pour la conduite d un projet de classes virtuelles 2.1 Vue d ensemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration d un projet de classes virtuelles 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3. Annexes 4. Lexique 17

18 2.1 Vue d ensemble de la démarche A la lumière de l expérience MENJVA et MESR, un projet de classes virtuelles peut être conduit en 3 phases principales : le cadrage, l élaboration du projet et son déploiement. La phase d élaboration du projet est ici déclinée en quatre chantiers : deux chantiers d élaboration de la démarche pédagogique et de la solution technique, un chantier conduite du changement et organisation de l assistance fonctionnelle et technique et le chantier pilotage et instruction des éléments financiers. 2. Elaboration d un projet de classes virtuelles 2.1 Elaboration de la démarche pédagogique* 1. Cadrage du projet 2.2 Elaboration de la solution technique* 2.3 Conduite du changement, organisation de l assistance fonctionnelle et technique aux utilisateurs* 3. Déploiement 2.4 Pilotage du projet et instruction des éléments financiers* Instruction Réalisation * Chaque chantier comporte une étape d instruction et une étape de réalisation effective. Dans ce guide, ces deux étapes sont décrites successivement dans la même fiche action. Les planches ci-après sont opérationnelles et s adressent prioritairement aux équipes projet chargées de mettre en place des classes virtuelles. 18

19 Sommaire Préambule Synthèse Introduction 1. Définition et mode de fonctionnement d une classe virtuelle 1.1 Grandes caractéristiques d une classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2. Démarche proposée pour la conduite d un projet de classes virtuelles 2.1 Vue d ensemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration d un projet de classes virtuelles 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3. Annexes 4. Lexique 19

20 2.2.0 Cadrage : Objectifs et travaux à mener Objectifs visés Valider les objectifs du projet. Planifier les travaux. Déterminer les méthodes de travail utilisées durant tout le projet. Constituer l équipe projet et mettre en place l environnement de travail. Travaux à mener Prise de connaissance du contexte et recueil des besoins spécifiques de chaque entité concernée. Identification et affectation des membres de l équipe projet. Formation initiale (montée en compétence) de l équipe projet. Détermination des modalités d organisation du projet : Définition des rôles et responsabilités. Tableau de suivi et de gestion des risques du projet + planning. Principaux livrables et modalités de validation des travaux. Définition des éléments clés du projet à partir des objectifs : thèmes cible, fourchette budgétaire allouée, nombre d ETP disponibles, priorités. Démarche de travail. Modalités de travail Une réunion de cadrage impliquant le chef de projet et les collaborateurs pressentis. Une réunion complémentaire avec l équipe projet stabilisée si besoin. 20

21 Démarrer le projet avec une équipe intégrée incluant les services de formation (MOA) et les services informatiques (MOE) a minima Structure type d une équipe projet recommandée pour un projet de construction de classe virtuelle : Légende Service Acteur Rôle Direction des ressources humaines Directeur Supporte et pilote Equipe projet Bureau RH/Formation Chef de projet Coordonne le projet MOA/Service formation Référent formation Expertise pédagogique AMOA Référent fonctionnel Expertise fonctionnelle en lien avec le thème choisi MOE/ Responsable de la formation en ligne Référent formation en ligne Expertise sur les outils de FAD Clés de succès S appuyer sur une décision «politique» de la direction pour impulser le changement. MOE / Direction informatique Référent technique Expertise technique Désigner un chef de projet et une équipe projet dédiés en s assurant de la disponibilité de ces acteurs. Associer les services fonctionnels et techniques (formateurs et informaticiens) dès le lancement pour favoriser leur adhésion. 21 Identifier une structure géographique pilote volontaire et motivée avec laquelle enclencher les travaux et l intégrer à l équipe projet. Remarque : le niveau d adhésion à ce mode d apprentissage varie davantage en fonction du métier (et de l usage qui est fait de l ordinateur dans ce métier) que de l âge des agents.

22 2.2.2 Définition des thèmes de formation cible Quel thème pour les premières classes virtuelles? En phase de lancement, il est préférable de limiter le nombre de thèmes de formation afin de ne pas disperser les efforts et éviter les «effets de tunnel» préjudiciables au bon déroulement du projet. En phase de lancement, il peut être judicieux de choisir des thèmes de formation concernant des agents maîtrisant a minima l utilisation basique du micro-ordinateur. Les classes virtuelles ou les parcours incluant des classes virtuelles sont adaptés à des thèmes de formation : Visant un fort apport de connaissances, en «cours magistral». Ne nécessitant pas d interactions physiques et où la communication non verbale n est pas indispensable. A l utilisation d outils informatiques : le formateur peut se déplacer dans l outil directement via la fonctionnalité de partage d applications. Remarque : Les formations en langue : Au MENJVA et MESR, en raison de l importance de la qualité du son, les formations en langues sont faites de manière très exceptionnelles par le biais de classes virtuelles. Il existe toutefois des organismes qui proposent des classes virtuelles sur ce thème (eg. Englishtown). Il est recommandé d inclure dès le départ la formation initiale des formateurs et des stagiaires à l outil de classes virtuelles. Illustration : Formations cibles retenues par les ministères pilotes PN : Suite bureautique Open Office, Mise à niveau des OPJ MJL : SIRH, réforme des politiques judiciaires Illustration : Offre de formations à distance intégrant des classes virtuelles au MENJVA et MESR Découverte de la FOAD [Prototype] charte d usage des TIC Préparation concours administratifs Formation de formateurs Formations «informatique et internet» : Bases informatiques, outils du libre, outils Microsoft, outils de PAO, environnements Formations «communication et développement personnel» Formations «métier» : à destination des gestionnaires, informaticiens, personnels des établissements scolaires. Sur les systèmes d information (SIRH, SI de gestion des élèves, des examens ) SGBD DB2, Business Object, etc. Formation enseignants 1 er et 2 nd degré... 22

23 Sommaire Préambule Synthèse Introduction 1. Définition et mode de fonctionnement d une classe virtuelle 1.1 Grandes caractéristiques d une classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2. Démarche proposée pour la conduite d un projet de classes virtuelles 2.1 Vue d ensemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration d un projet de classes virtuelles Elaboration de la démarche pédagogique Elaboration de la solution technique Conduite du changement et organisation de l assistance technique et fonctionnelle Pilotage du projet en rythme de croisière Instruction des éléments financiers 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3. Annexes Lexique

24 Elaboration de la démarche pédagogique : Objectifs et modalités de travail Objectifs visés Déterminer les objectifs et les grandes lignes du contenu de la formation. Déterminer les modalités de mise en oeuvre des formations souhaitées par le ministère (durée, type de support, format des cours). Travaux à mener Pour chaque thème : Objectifs et contenu de la formation : formaliser les objectifs, les résultats attendus, les notions clés à transmettre, le public visé (nombre et typologie). Construction du format de la formation : Définir le nombre de modules, leurs durées respectives, le format du cours (intégration dans un parcours de formation ou non, alternance des modalités de formation), le nombre de participants maxi. par session, les prérequis, le nombre d animateurs. Déterminer à quelle fréquence la formation est proposée, le nombre de sessions à programmer. Préciser le nombre de formateurs qui dispenseront cette formation, le profil recherché. Définir les modalités d évaluation de la formation par les stagiaires. Construction du support : Définir le type de support adapté, les outils d animation utiles en tenant compte des spécificités et de l offre de service des classes virtuelles (enregistrement souhaité ou non, quizz, modalités d intervention des stagiaires, nombre d animateurs souhaités ). Identifier les outils et les acteurs de la réalisation de ces supports. 24

25 Format de la formation (1/3) Format de la formation Une formation longue est souvent dispensée en plusieurs sessions intégrant les différentes modalités d apprentissage : Les parcours de formation sont revus pour intégrer des cours en classes virtuelles quand c est pertinent. Il est utile d encadrer le distanciel par du présentiel : Au démarrage, le présentiel permet de constituer le groupe, de présenter les outils à ceux qui les découvrent (pour démystifier), les différentes modalités de travail, le calendrier de formation, les contenus de la formation ; en cours de parcours pour la remédiation ; en fin de parcours, pour le bilan de la formation et l enrichissement des bonnes pratiques). Pour la formation initiale des formateurs, il est même vivement conseillé de le faire. Module 1 Module 2 Module 3 Module 4 Module Module 9 Module 8 Module 7 Module 6 Présentiel Seul devant l écran Classe virtuelle Source : Image MENJVA et MESR Illustration d un parcours de formation incluant les différentes modalités de formation : Au MENJVA et MESR par exemple, le parcours de formation des formateurs s effectue sur 3 mois. Il contient 9 modules dont 2 en présentiel au début et à la fin. Chaque module correspondant à une unité de formation dispensée selon une seule modalité de formation. 25

26 Format de la formation (2/3) L alternance des différentes modalités de formation au sein d un parcours de formation dépend du type de formation. Par exemple : Formation à une application informatique ; différentes possibilités de parcours : Un cours en classe virtuelle (avec partage d application ) ou en présentiel ; ensuite le stagiaire a la possibilité d approfondir le cours seul devant l écran (= modules implémentés sur une plate-forme LMS). Un cours «seul devant l écran» suivi d un accompagnement via un tuteur. Il est également possible de créer une classe virtuelle ou un cours en présentiel de «régulation» pour faire le point sur les connaissance et approfondir certains sujets. Une formation en présentiel avec utilisation du parcours en ligne seul devant l écran. Formation avec un fort apport de connaissances théoriques : Ce type de parcours se prête bien à des classes virtuelles ; il est néanmoins recommandé de les encadrer par un stage en présentiel en début et fin. Il est parfois nécessaire d inclure une formation en présentiel dans le parcours, notamment, pour les préparation aux concours qui prévoient des devoirs sur table. Remarque sur le parcours «seul devant l écran» : Les parcours de formations associent souvent la classe virtuelle au «seul devant écran» ; ce type de formation nécessite une plates-formes E-Learning (LMS). La mise en place de ces formations est assez longue (sauf en cas d acquisition ou de location de formations sur étagère ). Par exemple, le MENJVA et MESR a mis 1 an pour médiatiser* l ensemble de son parcours «métier» SCONET destiné aux secrétaires administratives (collèges et lycées). 26

27 Format de la formation (3/3) Durée d une session de formation Les cours en classe virtuelle demandent une forte attention ; il est conseillé de ne pas dépasser deux heures de formation à la suite. Effectifs d une classe virtuelle Le nombre de stagiaires par classe dépend beaucoup du type de formation : S il s agit d une classe de type réunion : de 3 à 12 personnes. S il s agit d un cours avec un fort besoin d interactions (questions/réponse) : 10 à 12 stagiaires maximum. S il s agit d une conférence ou d un cours magistral sans interaction ou presque (par exemple mise à jour de fonctionnalité SI pour des utilisateurs déjà formés) : plusieurs centaines. Dans ce cas, la seule interaction utilisée sera le chat qui permet au formateur de faire remonter les questions. Souplesse et personnalisation Souvent des classes virtuelles sont ajoutées au parcours sur demande des stagiaires pour apporter des compléments d information. Ceci permet de personnaliser véritablement la formation. Capitalisation d une classe virtuelle Il est possible de proposer l enregistrement des classes virtuelles pour permettre à ceux qui ne peuvent assister à l un des cours de suivre ou de réviser un point particulier. Le formateur peut aussi enregistrer une classe (hors présence des stagiaires). 27

28 Support et animation (1/2) Adapter la forme du support aux spécificités de la classe virtuelle : Tout type de support de formation peut être utilisé pour une formation en classe virtuelle ; le MENJVA et MESR utilise néanmoins essentiellement des supports de type diaporama. Les supports de formation en présentiel doivent être légèrement adaptés pour servir à une classe virtuelle ; il convient d éviter certains écueils ; par exemple : éviter les animations ou les colorations trop vives. Au MENJVA et MESR, le parcours de formation est proposé aux formateurs à l échelon national mais chaque académie est libre de l adapter en fonction des contraintes et contextes locaux. Les formateurs/ concepteurs de support du MENJVA et MESR reçoivent des indications sur les écueils à éviter dans la mise en œuvre des parcours de formation. En revanche, il faut souligner que les modules «seul devant l écran» ne sont pas modifiables. Le partage d application en lieu et place des copies d écran : Sur les formations à des applications (eg. du SIRH), la fonctionnalité de partage d application de l outil Centra est très utile ; elle permet : de faire des démonstrations directement sur l application informatique au lieu d avoir à intégrer des copies d écran sur le support. aux stagiaires de manipuler l application étudiée. 28

29 Support et animation (2/2) Les outils complémentaires mis à disposition des formateurs : Au MENJVA et MESR, les formateurs disposent d un outil, «Captivate», indépendant de Centra, qui permet aux formateurs de structurer le déroulement de leurs formations en y intégrant des présentations (flash), des simulations logicielles, des évaluations, sondages, quizz, etc. Une bonne pratique consiste à mutualiser les contenus : Mettre en place une bourse d échange de supports de formation allège la charge de conception des formateurs qui abordent fréquemment des problématiques communes. Ces bourses d échanges peuvent s effectuer par l intermédiaire d un espace collaboratif* ; cette fonctionnalité est disponible sur des outils spécialisés complémentaires de l outil de classe virtuelle. Pour les parcours de formation «métier», le MENJVA et MESR propose systématiquement des supports types pour les modules organisés en classe virtuelle que chaque académie ou chaque formateur peut utiliser ou adapter en fonction des besoins. La co-animation à privilégier lorsque c est possible : Elle apporte un dynamisme ; en effet, la voix est le seul canal de communication pour le formateur lors d une classe virtuelle audio. Etre à deux permet d activer d autres leviers : «chat» pour répondre aux questions, sondage pour stimuler l attention, complémentarité des compétences, gestion des problèmes techniques (interruption de classe). 29

30 Sommaire Préambule Synthèse Introduction 1. Définition et mode de fonctionnement d une classe virtuelle 1.1 Grandes caractéristiques d une classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2. Démarche proposée pour la conduite d un projet de classes virtuelles 2.1 Vue d ensemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration d un projet de classes virtuelles Elaboration de la démarche pédagogique Elaboration de la solution technique Conduite du changement et organisation de l assistance technique et fonctionnelle Pilotage du projet en rythme de croisière Instruction des éléments financiers 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3. Annexes Lexique

31 Elaboration de la solution technique : Objectifs et modalités de travail Objectifs Déterminer les caractéristiques de la solution technique souhaitées par le Ministère. Préciser les fonctionnalités connexes aux classes virtuelles ayant un impact sur la solution technique. Déterminer les caractéristiques techniques des outils support. Etapes et modalités de travail L offre du marché : 1. Evaluation des solutions du marché. 2. Présentation des quelques solutions existantes (dont celles du monde libre). Les ressources et les besoins internes : Définition des caractéristiques de la solution technique 1. Localisation physique de la solution. 2. Personnalisation de la solution. Modalités d accès à l application par les utilisateurs. Articulation avec le SI du ministère (synchronisations des annuaires ). Politique de gestion des accès / modalités d accès à l application, inscriptions degré d autonomie des établissements 3. Priorisation des besoins Politique de sécurité du ministère. Dimensionnement du système. 4. Les infrastructures connexes. 5. Autres aspects. Modalités de maintenance (interne, externe). Modalités de déploiement technique de la solution (compétence interne, externe ). Besoins connexes éventuellement souhaités par le ministère : autres fonctionnalités souhaitées ayant un impact sur la solution technique. 31

32 L offre du marché : Evaluer le marché Quelques repères pour évaluer les solutions de marché (construction d une grille d analyse) : 1. Informations générales sur l éditeur. Age, taille de l entreprise, chiffre d affaires, taux de croissance. Références clients, nombre d utilisateurs (France, Europe, dans le monde). Investissement (recherche et développement) 2. Aspects techniques. Sécurité des connexions et des données. Architectures full web. Compatibilité avec les environnements des clients 3. Paramétrages et personnalisations possibles. 4. Aspects fonctionnels et ergonomie. 5. Appropriation et services proposés. Délais d opérationnalité. Intégration : modalités d accompagnement des clients. Appropriation par les différents profils utilisateurs (administrateurs, présentateurs, participants ). Distributeurs. Partenaires (produits complémentaires proposés : plates-formes LMS ). Support technique et maintenance 6. Aspects économiques. Prix : quel modèle économique? Acquisition ou location de licences. Services inclus / non inclus (coûts de maintenance ). Coût des prestations 32

33 L offre du marché : D autres solutions de Webconferencing (non exhaustif!) 33

34 Les ressources et les besoins techniques du ministère : Hébergement de la solution Le socle technique : internalisation ou externalisation de la solution? Pour la localisation physique de la plate-forme «classes virtuelles», deux possibilités sont envisageables : 1. Acquérir le(s) serveur(s), les licences et déployer la solution : cela implique d avoir les infrastructures et les ressources nécessaires (installation, configuration, administration des serveurs ). A titre indicatif : Une licence Centra coûte 600 euros ; il faut compter ensuite 20% du prix d acquisition en frais de maintenance annuels. Le MENJVA et MESR a acquis une plate-forme qui est intégrée au sein du réseau académique de Toulouse ; elle est interconnectée avec les réseaux académiques. 2. Externaliser (SAAS) : L hébergement chez l éditeur suppose une location de «sièges» utilisateurs. A titre indicatif : La Solution Webex actuelle propose la location de 100 licences pour un mois à euros ; équivalent au coût annuel de maintenance de 100 licences utilisateurs simultanés Centra. 34

35 Les ressources et les besoins techniques du ministère : Priorisation des besoins Les critères suivants, dont la liste n est pas exhaustive, sont des éléments importants à prendre en compte et à prioriser pour la caractérisation de l outil : 1. Fiabilité du système. 2. Ergonomie. 3. Qualité et continuité de service : Marché d assistance technique de 3 e niveau (expertise technique, contractualisation d un nombre de jours d assistance sur l année, engagement sur les délais d intervention et de résolution des pannes). 4. Opérationnalité de la solution et politique de sécurité du ministère : Compatibilité entre l outil et les équipements de sécurité des différentes entités du ministère. A titre d exemple, le MENJVA et MESR a retenu Centra notamment parce que l application nécessite l ouverture d un nombre limité de ports. Il s agit des ports 80 (internet), 443 et Dimensionnement Les éditeurs peuvent aider à établir un dimensionnement adapté aux besoins identifiés. 35

36 Les ressources et les besoins techniques du ministère : Adaptation de l outil standard à l environnement spécifique du ministère - Exemple des développement spécifiques mis en place au MENJVA et MESR L intégration d un outil dans un réseau informatique existant et son adéquation aux besoins spécifiques du client peut nécessiter le développement de fonctionnalités spécifiques ; les personnalisations effectuées par le MENJVA et MESR sont représentatives des problématiques auxquelles chaque ministère sera confronté. 1. Une autonomie de fonctionnement par structure et par projet : Configuration de l application en domaines Dans l application standard, il y a seulement un domaine sur lequel tous les personnels se connectent ; Un domaine est un sous-ensemble du dispositif Centra qui peut être géré de façon personnalisée par son gestionnaire. En partitionnant ainsi Centra en plusieurs domaines, chaque utilisateur n a accès qu aux informations relatives aux domaines auxquels il est habilité ce qui garantit l autonomie des différentes structures les unes par rapport aux autres. 2. Une alimentation automatique du registre interne de Centra à partir de l annuaire inter-académique du pôle : Centra s appuie sur son propre registre pour l authentification. Il a été nécessaire d organiser le chargement de l annuaire interne de CENTRA avec l ensemble des comptes de l annuaire inter-académique. Les mises à jour sont assurées quotidiennement par une synchronisation basée sur un outil dédié CDSS (Centra Directory Synchronisation Service). 3. Un accès direct à l application à partir de l un des portails du MENJVA et MESR (= simplification des modalités d accès au dispositif Centra pour l utilisateur). Ce portail Weblogic intègre les applications Intranet des collèges et lycées : solution basée sur la technologie RSA ClearTrust permettant de s intégrer aux annuaires académiques des agents alimentés par les applications de GRH. On accède au portail après authentification sur un annuaire installé dans l académie d origine. Les utilisateurs passent d une application à l autre sans réauthentification. Une «zone de confiance» est donc créée entre le fournisseur d identité (l académie) et le fournisseur de services (le pôle FOAD). 36

37 Les ressources et les besoins techniques du ministère : Adaptation de l outil standard à l environnement spécifique du ministère - Illustration du portail d accès direct mis en place au MENJVA et MESR par gestion d identifié unifiée (1/2) Cette fonctionnalité a vocation à simplifier et faciliter l accès aux services FOAD pour les personnels des collèges et des lycées : L agent a accès à l ensemble des applications de formation à distance à partir de son compte personnel ; l opération nécessite une seule authentification. Identifiant / Identifiant / mot de passe mot de passe personnels personnels Portail personnalisé Portail personnalisé profilé en fonction des profilé en fonction des droits de l utilisateur droits de l utilisateur Source : Image MENJVA et MESR 37

38 Les ressources et les besoins techniques du ministère : Adaptation de l outil standard à l environnement spécifique du ministère - Illustration du portail d accès direct mis en place au MENJVA et MESR par gestion d identifié unifiée (2/2) Accès Accès direct direct sans sans réauthentification réauthentification Travail collaboratif Quick Place Travail collaboratif Quick Place Plate-forme E-learning Plate-forme E-learning Source : Image MENJVA et MESR Classe virtuelle Centra Classe virtuelle Centra 38

39 Les ressources et les besoins techniques du ministère : Les équipement et infrastructures connexes L équipement des agents : Une connexion internet haut-débit. Un poste équipé. D une carte son, d un micro-casque (ou microphone avec haut-parleurs). D une webcam (optionnelle). Des droits d administrateur afin d installer le client sur le poste ; il existe néanmoins des versions «full web». Les locaux de formation : L idéal est que l agent puisse suivre sa formation depuis son poste de travail. D autres solutions sont envisageables : L agent se déplace dans un bureau disponible. Des ordinateurs portables sont mis à disposition des agents pour qu ils se rendent dans une salle de formation. Des salles dédiées peuvent être proposées. Néanmoins cette solution pose différents problèmes : Si la salle comporte plusieurs postes, les apartés entre les stagiaires perturbent rapidement la classe virtuelle. Des problèmes d échos se posent lorsque les participants prennent la parole. 39

40 Sommaire Préambule Synthèse Introduction 1. Définition et mode de fonctionnement d une classe virtuelle 1.1 Grandes caractéristiques d une classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2. Démarche proposée pour la conduite d un projet de classes virtuelles 2.1 Vue d ensemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration d un projet de classes virtuelles Elaboration de la démarche pédagogique Elaboration de la solution technique Conduite du changement et organisation de l assistance technique et fonctionnelle Pilotage du projet en rythme de croisière Instruction des éléments financiers 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3. Annexes Lexique

41 Conduite du changement, organisation de l assistance technique et fonctionnelle : Objectifs et modalités de travail Objectifs visés Déterminer les caractéristiques de la conduite du changement à mener. Déterminer l organisation de l assistance aux utilisateurs. Travaux à mener 1. Spécifier les caractéristiques de la conduite du changement : Formaliser la nécessité de changer et les bénéfices attendus, démontrer que le projet est fondé. Identifier les acteurs et parties prenantes. Identifier les évolutions culturelles apportées par le projet et les valeurs sur lesquelles s appuyer pour favoriser l adhésion au changement. Développer une stratégie de mobilisation et des messages clés. Assurer une communication descendante (depuis l équipe projet) mais aussi ascendante (recueil des réactions du terrain) vis-à-vis des utilisateurs. Assurer la formation aux nouveaux métiers et le développement des compétences nécessaires. Adapter les processus métiers les outils et l organisation. 2. Déterminer l organisation de l assistance fonctionnelle et technique aux utilisateurs (développée page 48) 41

42 Conduite du changement (1/6) Formaliser la nécessité de changer et les bénéfices attendus, démontrer que le projet est fondé, se fixer une ambition (vision et stratégie de changement) Au-delà des enjeux de gains financiers, Montrer que le projet répond à un besoin. Montrer les gains qualitatifs et quantitatifs identifiés : Qualitatifs : Moins de déplacements, formations de qualité, diminution du temps de formation Quantitatifs : Economies réalisées par rapport au présentiel sur les frais de déplacement, d hébergement et de restauration. Faire partager la vision du projet aux acteurs de la hiérarchie, valoriser l accompagnement par l encadrement intermédiaire : Diffuser une note officielle, présenter le projet en séminaires RH ou métier à différents niveaux. Faire reconnaître la formation sur le poste de travail comme un véritable temps de formation : «Contractualiser» et formaliser avec les chefs de service. Afin de pérenniser l usage des classes virtuelles, il est nécessaire d informer les responsable de service de l implication que demande une formation en classe virtuelle (dates, horaires). Il est utile de formaliser un accord entre le stagiaire, le service formation et le responsable de service, en précisant les périodes pendant lesquelles l agent ne sera pas disponible, bien qu à son poste de travail. 42

43 Conduite du changement (2/6) Identifier les acteurs et parties prenantes (acteurs influents, impactés, relais du changement): Les services de formation : promeuvent l outil auprès des formateurs; ils gèrent les inscriptions. Les équipes informatiques : assistent les utilisateurs de l outil; il leur est demandé d assister les utilisateurs de 1 er niveau sauf si un dispositif d assistance externalisé est mis en place. Les correspondants communication dans les services, le cas échéant : diffusent la «culture FOAD» auprès des utilisateurs en général par le biais d article ou notes sur le projet. Les formateurs : utilisent l outil dans le cadre de leur travail ; ils doivent développer une compétence nouvelle ayant un coût d entrée ; ils sont les premiers promoteurs de l outil. Les participants : utilisent l outil pour se former. 43

44 Conduite du changement (3/6) Identifier les évolutions culturelles apportées par le projet et les valeurs sur lesquelles s appuyer pour favoriser l adhésion au changement Passer d une formation hors du lieu de travail à une formation sur le poste de travail ou sur le lieu de travail. Faire respecter le temps de formation par les collaborateurs et la hiérarchie : accord tripartite ou «contractualisation», instauration d horaires de formation fixes pour créer des habitudes, affichage sur la porte du bureau, etc Passer d un mode d apprentissage traditionnel à une formation avec interface informatique. Enjeu de l adhésion notamment pour les agents peu enclins par culture à la formation à distance et sur le poste de travail ; un levier consiste à former ces agents par des pairs. Passer d un métier de formateur traditionnel à un métier d animation sans le visuel et via un outil informatique. Lever les appréhensions de départ en faisant pratiquer (peur de ne pas y arriver, peur du changement, rejet de l informatique, convivialité/interaction). L adhésion passe en premier lieu par la «transparence» de l outil pour les utilisateurs et donc la fiabilité du système : il s agit de rendre l outil informatique «transparent», ce qui suppose une grande fiabilité du système et du service (modalité d assistance très importante). 44

45 Conduite du changement (4/6) Développer une stratégie de mobilisation et des messages clés : susciter l adhésion. Faire une démonstration de l outil dans le cadre de réunions de travail ou dans des formations pour devenir participant afin de lever les préjugés (facilité d utilisation, qualité d interaction, ). S appuyer sur des témoignages d utilisateurs (formateurs et stagiaires satisfaits). Montrer que l outil répond à un besoin (en fonction des acteurs) : Question économique (frais déplacement moindre..). Question pratique : formation sur le lieu de travail (évite les déplacements, les pertes de temps). Souplesse : simple connexion, facilement accessible. Susciter l ouverture, l intérêt, la curiosité : Rappeler qu aujourd hui de nombreuses activités sont désormais aussi réalisables par ordinateur : pourquoi ne pas l utiliser aussi pour se former? Rendre l outil transparent pour l utilisateur : la fiabilité est très importante pour ne pas décourager les utilisateurs. Service de téléassistance pour optimiser le dépannage des utilisateurs de l outil en phase de montée en puissance. Continuité de service (redondance des serveurs, assistance technique avec l éditeur, disponibilité de la plate-forme tous les jours 24h/ 24 pour les DOM par exemple). Montrer ce qu il y a à gagner : Par exemple, proposer une offre de formation en classes virtuelles pour les services informatiques ; cela favorise leur adhésion et leur intérêt pour le produit. 45

46 Conduite du changement (5/6) Assurer une communication ascendante et descendante vers les utilisateurs : Après le démarrage, s appuyer sur des ambassadeurs du projet (réseau de correspondants locaux) Création d un réseau de correspondants chargés d accompagner et de promouvoir localement les actions de formation à distance. Exemple au MENJVA et MESR : Désignation par les recteurs d une Personne Ressource Académique (PRA). Evaluation à chaud et à froid de la formation par les stagiaires et recueil du ressenti des formateurs. Faire connaître l outil et l offre de services associée Par exemple une lettre flash E-Learning à diffuser auprès du réseau de correspondants Animer les différents réseaux et les faire travailler ensemble en donnant l impulsion depuis l administration centrale : Intervenir dans les séminaires des différents réseaux Organiser des séminaires associant plusieurs réseaux pour qu ils se connaissent Faire intervenir le chef de projet informatique dans les séminaires des services formation et, inversement, faire intervenir le chef de projet formation dans les séminaires réunissant les services informatiques. Au lancement du projet : Officialiser l outil par un courrier envoyé par le directeur des services informatiques aux différents interlocuteurs Intervenir dans les différents séminaires des réseaux impliqués pour présenter le projet et ses avancées 46

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