Guide d utilisation «Extranet Alther marché 2014» V1.2 Date de mise à jour : mars 2014

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1 Guide d utilisation «Extranet Alther marché 2014» V1.2 Date de mise à jour : mars 2014 Guide Extranet Alther marché 2014 Page 1

2 SOMMAIRE Préambule... 3 Les modules vidéo d appropriation : Connexion & Authentification : Connexion: Authentification: Débuter sur l extranet La page d accueil La navigation : Quelques notions importantes : Saisie de l activité Création d un formulaire «réponse à la demande» : Création d un formulaire «démarchage actif» ou «diagnostic/accompagnement» : La fiche établissement : Saisie d un «démarchage actif» : Saisie d un diagnostic : Saisie d un accompagnement : Le suivi des formulaires : Suivi de l activité liée au marché Les notions importantes : Le vocabulaire : La réponse à la demande : Le démarchage actif et le diagnostic/accompagnement : Le suivi par lot et par bon de commande : Vue bon de commande : Vue Lot : Les états mensuels : Fonctionnalités supplémentaires L envoi de mails : Fermeture automatique de l accompagnement au 13ème mois : Mise à disposition d un état mensuel : Clôture d un bon de commande dans l extranet : L export de données Excel : Guide Extranet Alther marché 2014 Page 2

3 PREAMBULE LE SITE EXTRANET ALTHER DE L AGEFIPH EST DEDIE A LA SAISIE DE L ACTIVITE LIEE AU MARCHE ALTHER Ce site est le vôtre. Il a été conçu pour vous permettre d alimenter en ligne les différentes prestations que vous avez pu réaliser. L Agefiph vous remercie du soin que vous apporterez à renseigner les différents écrans, étape indispensable à une consolidation nationale. La mise à jour régulière de ces données est essentielle pour un meilleur pilotage des actions au niveau régional et au niveau national. En cas de difficulté technique, nous sommes à votre disposition à l adresse suivante : Guide Extranet Alther marché 2014 Page 3

4 LES MODULES VIDEO D APPROPRIATION : Dans chacune des parties de ce guide, vous retrouverez un lien vers des vidéos d aide à la saisie. Il vous suffit de cliquer sur le lien pour visualiser la vidéo : Connexion à l extranet, vidéo mise à jour le 18/03/2014 : Saisir un formulaire «réponse à la demande» Saisir un formulaire à destination d un établissement cible ou «hors cible» Saisir un formulaire «démarchage actif», «diagnostic» et «accompagnement», vidéo mise à jour le 18/03/2014 : Suivi de l activité par lot, bon de commande et Etat mensuel : Attention : merci d utiliser le logiciel VLC pour visualiser et entendre les commentaires de ces vidéos. Guide Extranet Alther marché 2014 Page 4

5 1 CONNEXION & AUTHENTIFICATION : 1.1 CONNEXION: Via le site internet : Sélectionner «Professionnel» puis cliquer sur «Accédez aux extranets» Guide Extranet Alther marché 2014 Page 5

6 Vous serez redirigés sur les différents extranets de l Agefiph. Sélectionnez «Mobilisation des entreprises (Alther 2014)». En cliquant sur «Mode d emploi extranet Alther 2014 V1.2.pdf», vous avez accès au mode opératoire, que vous pouvez télécharger ou imprimer le cas échéant. Guide Extranet Alther marché 2014 Page 6

7 Enfin, il est possible que votre navigateur demande de reconnaitre le certificat du site internet. Cliquer sur «Poursuivre avec ce site Web (non recommandé)». Guide Extranet Alther marché 2014 Page 7

8 1.2 AUTHENTIFICATION: A B D C Lors de votre 1 ère connexion à l extranet : (1) Identifiant «A» : entrer votre numéro SIRET (14 chiffres accolés) ou votre code fournisseur (8 chiffres accolés). Attention, il s agit obligatoirement du numéro communiqué par l Agefiph sur votre «bon de commande». (2) Mot de passe «B» de 1 ère connexion : «extranet». (3) Valider à l aide du bouton «C» (4) Changement de mot de passe : dans la partie «ancien mot de passe» indiquer le mot de passe générique «extranet». Dans la partie «nouveau mot de passe» et «confirmer le mot de passe» indiquer le mot de passe que vous souhaitez avoir. Ce mot de passe ne sera connu que de vous. Il vous appartient de le transmettre à toutes les personnes se connectant avec ce numéro de SIRET sur l extranet «suivi d actions». (5) Vous devez inscrire votre mail. ATTENTION, ce mail servira par la suite si vous avez perdu votre mot de passe et que vous demandez une réinitialisation. Ce mail peut être changé dans l extranet en allant dans «ma fiche». Ce mot de passe ne sera connu que de vous. Il vous appartient de le transmettre à toutes les personnes se connectant avec ce numéro de SIRET sur l extranet «suivi d actions». Pour les connexions suivantes : (1) Identifiant «A» : entrer votre numéro SIRET (14 chiffres accolés) ou votre code fournisseur (8 chiffres accolés). Attention, il s agit obligatoirement du numéro communiqué par l Agefiph sur votre «bon de commande». (2) Mot de passe «B» : inscrivez le mot de passe renseigné pour ce compte lors de la 1 er connexion (Cf. étape (4) de la 1 er connexion) (3) Valider à l aide du bouton «C». Guide Extranet Alther marché 2014 Page 8

9 Bouton Mot de passe oublié «D»: vous pouvez à tout moment demander la réinitialisation du mot de passe en cliquant sur «mot de passe perdu». Il vous sera demandé d inscrire votre SIRET ((6), merci de saisir votre identifiant) ou votre code fournisseur. Un mot de passe temporaire (valable 30 minutes) vous sera envoyé sur le mail que vous avez indiqué lors de votre première connexion. (1) Identifiant «A» : entrer votre numéro SIRET (14 chiffres accolés) ou votre code fournisseur (8 chiffres accolés). Attention, il s agit obligatoirement du numéro communiqué par l Agefiph sur votre «bon de commande». (2) Mot de passe «B» : mettre le mot de passe temporaire qui vous a été envoyé par mail. Attention, il n est valable que 30 minutes (3) Valider à l aide du bouton «C» (4) Changement de mot de passe : dans la partie «ancien mot de passe» indiquer le mot de passe temporaire qui vous a été envoyé par mail. Dans la partie «nouveau mot de passe» et «confirmer le mot de passe» indiquer le mot de passe que vous souhaitez avoir. Ce mot de passe ne sera connu que de vous. Il vous appartient de le transmettre à toutes les personnes se connectant avec ce numéro de SIRET sur l extranet «suivi d actions». Si vous rencontrez des problèmes lors de votre connexion vous pouvez nous contacter via le mail : Guide Extranet Alther marché 2014 Page 9

10 Code fournisseur à utiliser pour la connexion OU SIRET à utiliser pour la connexion Guide Extranet Alther marché 2014 Page 10

11 2 DEBUTER SUR L EXTRANET 2.1 LA PAGE D ACCUEIL La page d accueil est un élément important de l extranet car elle nous permet de communiquer avec vous sur les évolutions, les réponses aux questions techniques les plus régulièrement posées ou encore sur les problèmes informatiques que vous pouvez rencontrer. 2.2 LA NAVIGATION : Tout au long de la saisie vous aurez le bandeau de navigation situé en haut (E) et le «fil d Ariane» situé juste en dessous (F). F E Accueil : il s agit de la page d accueil de l extranet décrite au point précédent. Créer un service : c est à partir de cette vue que vous pourrez créer un formulaire lié au service réalisé. Suivi des formulaires : cette vue a été conçue pour vous aider à suivre les saisies de formulaires réalisées par type de service. Guide Extranet Alther marché 2014 Page 11

12 Suivi des activités : Nous avons regroupé ici les éléments liés au suivi quantitatif du marché : une vue lot, une vue bon de commande et l archivage des «états mensuels». Export des données : ce lien vous permet d exporter l ensemble les données saisies dans un fichier Excel. Ma fiche : cette permet de modifier les informations concernant votre compte extranet. 2.3 QUELQUES NOTIONS IMPORTANTES : Les données que vous allez saisir dans cette extranet vont permettre de suivre votre activité d un point de vue qualitatif et quantitatif. Elles aideront, par exemple, à produire des rapports d activité ou encore à valider les factures que vous enverrez. Vous retrouvez ci-dessous les différents boutons d action et leurs impacts quant à l utilisation des données par l Agefiph : Le bouton terminer permet de figer les données et indiquer à l Agefiph que l action est réalisée. Après avoir cliqué sur ce bouton, vous serez redirigés sur une fenêtre. Vous aurez alors deux boutons d action disponibles : Permet de confirmer la fin de la prestation et l imputation au bon de commande sélectionné. Permet d annuler l action de «terminer» et de revenir sur le formulaire pour le modifier. Guide Extranet Alther marché 2014 Page 12

13 L enregistrement vous permet de sauvegarder les données que vous avez saisies sans que celles-ci ne soient envoyées à l Agefiph pour traitement. A tout moment vous pouvez ré intervenir sur le formulaire en passant par le suivi des services. Le bouton fermer vous permet de quitter la page sans enregistrer les données saisies. L annulation n est disponible que si le formulaire est terminé. Elle vous permet d indiquer à l Agefiph que ce formulaire n est plus à prendre en compte. Les informations contenues dans ce formulaire ne seront donc plus comptabilisées. Attention un formulaire ne peut pas être annulé si le bon de commande sur lequel il est imputé est clôturé. Ce bouton vous permet d imprimer le formulaire. Guide Extranet Alther marché 2014 Page 13

14 3 SAISIE DE L ACTIVITE 3.1 CREATION D UN FORMULAIRE «REPONSE A LA DEMANDE» : Cliquer sur «Créer un service» puis sur le bouton «réponse à le demande» Vous serez redirigés sur le formulaire «réponse à la demande». Si vous cliquez sur «Terminer», un contrôle sera effectué sur les champs de saisie et il vous sera demandé d affecter ce formulaire à un bon de commande. Guide Extranet Alther marché 2014 Page 14

15 3.2 CREATION D UN FORMULAIRE «DEMARCHAGE ACTIF» OU «DIAGNOSTIC/ACCOMPAGNEMENT» : LA FICHE ETABLISSEMENT : Pour saisir un formulaire lié à un service «démarchage actif» ou «diagnostic/accompagnement», vous devez rechercher un établissement en indiquant son numéro de SIRET : Si le SIRET est reconnu (cas des établissements relevant des cibles prioritaires) vous serez redirigés sur la vue établissement. Si le SIRET est reconnu mais qu il ne correspond pas à votre lot vous aurez un message vous demandant de contacter votre DR Agefiph. Si le SIRET n est pas reconnu (cas des établissements hors cibles prioritaires) vous serez redirigés sur la vue établissement et nous vous inviterons à compléter l ensemble des champs de la partie concernant l établissement (G). Guide Extranet Alther marché 2014 Page 15

16 G Si le SIRET est reconnu, les champs concernant l établissement (G) sont pré-remplis et ne sont pas modifiables. Elles sont indiquées à titre d information. Vous retrouverez au-dessous un tableau historisant l état de l établissement par année d intégration dans l extranet (année d action Alther) vous permettant de saisir un formulaire : H J Année Année d intégration de l établissement dans l extranet (année d action Alther). Cible Valeur de la cible pour l année d intégration donnée. Valeurs disponibles : ENAX1, ENAX2, ENAX3, ECU1, ECU2, ECU3, EQZ, HORS CIBLE. Démarchage actif Etat du formulaire pour l année d intégration donnée. Valeurs disponibles : Oui : le formulaire démarchage actif a été créé et finalisé. Créer : cela vous donne la possibilité de créer le formulaire. Indisponible : aucun formulaire disponible (Cf. règle sur les établissements). Non : vous n avez plus accès au formulaire (un an et un mois après l année indiquée) Guide Extranet Alther marché 2014 Page 16

17 Diagnostic accompagnement Etat du formulaire pour l année d intégration donnée. Valeurs disponibles : Oui : le formulaire diagnostic/accompagnement est terminé. Créer : cela vous donne la possibilité de créer le formulaire. En cours : le formulaire diagnostic/accompagnement a été créé et enregistré. Il est en attente de complément d information pour être terminé. Indisponible : aucun formulaire disponible (Cf. règle sur les établissements). Non: vous n avez plus accès au formulaire (un an et un mois après l année indiquée) Pour être redirigé sur un formulaire, afin de le créer, modifier ou lire les informations saisies, cliquer sur le lien (J) symbolisé en violet et gras. Enfin, le tableau (I) en fin de page reprend l ensemble des formulaires saisis mais annulés. Même si les données ne seront plus exploitées, les formulaires sont archivés dans ce tableau. I Guide Extranet Alther marché 2014 Page 17

18 3.2.2 SAISIE D UN «DEMARCHAGE ACTIF» : K L L enregistrement n est pas disponible. L ensemble des champs sont obligatoires pour terminer la saisie. Après avoir cliqué sur le bouton «Terminer», vous devez sélectionner un bon de commande. Guide Extranet Alther marché 2014 Page 18

19 3.2.3 SAISIE D UN DIAGNOSTIC : L ensemble des champs sont obligatoires pour terminer la saisie. Attention : pour terminer la prestation veuillez d abord «Enregistrer» puis cliquer sur ««Terminer».» pour joindre le diagnostic. Vous pourrez alors cliquer sur Après avoir cliqué sur le bouton «Terminer» vous devez sélectionner un bon de commande. Guide Extranet Alther marché 2014 Page 19

20 3.2.4 SAISIE D UN ACCOMPAGNEMENT : Le formulaire accompagnement s ouvre dès que le diagnostic est terminé. Vous avez la possibilité de le retrouver via : la recherche d établissement (Cf ) la vue suivi d activité (Cf. 3.3) la vue lot ou bon de commande (Cf. 4.2) Les résultats des préconisations : Si une préconisation est réalisée, vous devez compléter les éléments complémentaires liés à cette réalisation. Guide Extranet Alther marché 2014 Page 20

21 Si une préconisation est abandonnée vous pouvez indiquer une action corrective. Pour terminer le formulaire accompagnement l ensemble des champs de saisie sont obligatoires et vous devez sélectionner un motif de fin de prestation parmi les valeurs ci-dessous : Plan d action réalisé L accompagnement est terminé car le plan d action est réalisé. Echéance des 12 mois L accompagnement est arrivé à échéance des 12 mois. Abandon de l établissement L établissement a mis fin au service sans réalisation du plan d action. Un mail d avertissement vous sera envoyé le 12 ème mois après la date de restitution du diagnostic afin de vous rappeler de saisir les informations. Si aucune saisie n a été effectuée au 13 ème mois après la date de restitution du diagnostic, le formulaire accompagnement sera fermé automatiquement. Le motif indiqué sera «Absence de déclaration d activité». L ensemble des préconisations seront indiquées en «Abandonné». Guide Extranet Alther marché 2014 Page 21

22 3.3 LE SUIVI DES FORMULAIRES : La vue «Suivi des formulaires» vous permet de retrouver les différents formulaires saisis dans l application par nature de service. Sélectionner dans un premier temps le type de service que vous souhaitez retrouver. Les différents formulaires saisis s afficheront au-dessous. Différents modes de navigation sont possibles : 1- L utilisation de la recherche par bon de commande, raison sociale ou SIRET. 2- L utilisation des permettant de trier par ordre croissant ou décroissant la colonne concernée. Guide Extranet Alther marché 2014 Page 22

23 4 SUIVI DE L ACTIVITE LIEE AU MARCHE 4.1 LES NOTIONS IMPORTANTES : LE VOCABULAIRE : La réalisation : c est l acte d associer une prestation à un bon de commande. Une prestation est réalisée lorsqu elle est terminée et qu elle est associée à un bon de commande. Tous les 1 ers du mois l outil génère un document «état mensuel» qui reprend l ensemble des prestations réalisées (c est-à-dire terminées et associées à un bon de commande) qui permet à l Agefiph de les constater. Suite à cette opération, les réalisations passent de l état «réalisé» à l état «livré». Si vous annulez une prestation et que la réalisation est au statut «livré» son statut passera alors au statut «livré puis annulé». Au prochain état mensuel elle passera au statut «livré puis annulé puis livré» et il sera indiqué en négatif dans l état mensuel. Les différents statuts possibles des réalisations : - Réalisé : La réalisation a été validée dans l extranet mais n est pas inscrite dans un état mensuel. - Livré : La réalisation a été validée dans l extranet et est inscrite dans un état mensuel. - Livré puis annulé : La réalisation a été validée dans l extranet puis inscrite dans un état mensuel, puis a été annulée. Mais cette annulation n est pas inscrite dans un état mensuel. - Livré puis annulé puis livré : La réalisation a été validée dans l extranet puis inscrite dans un état mensuel, puis a été annulée. Enfin, elle a été inscrite dans un état mensuel Les différents statuts du Bon de commande : il s agit de l état du bon de commande. Si celui-ci est actif cela signifie que vous pouvez l associer à des prestations. Pour vérifier l état du bon de commande vous pouvez aller dans la vue «suivi des activités» puis onglet «bon de commande» (Cf. point 4.2). Guide Extranet Alther marché 2014 Page 23

24 Si le bon de commande n est pas proposé dans la liste déroulante au moment de terminer une prestation, c est que vous avez atteint le nombre d unités commandées ou que le bon de commande est clôturé. Un bon de commande est clôturé si : > La date de fin du bon de commande est dépassée depuis 1 mois, > Ou que l Agefiph a mis fin à celui-ci, LA REPONSE A LA DEMANDE : Afin de suivre l activité réalisée dans le cadre du forfait commandé, le formulaire de «réponse à la demande» doit être associé au bon de commande pour chacune des fiches réalisées LE DEMARCHAGE ACTIF ET LE DIAGNOSTIC/ACCOMPAGNEMENT : Lorsque qu un formulaire est terminé, vous devez associer cette prestation à un bon de commande. Pour le service diagnostic/accompagnement, le formulaire est découpé en deux étapes : diagnostic et accompagnement. Vous devez associer un bon de commande à chacune de ces étapes. Guide Extranet Alther marché 2014 Page 24

25 4.2 LE SUIVI PAR LOT ET PAR BON DE COMMANDE : VUE BON DE COMMANDE : La première partie (M) de cette vue est consacrée aux éléments administratifs du bon de commande. M Vous trouverez en dessous (N) une synthèse des compteurs liés à ce bon de commande et aux réalisations effectuées. N Enfin une dernière partie (P) est consacrée au détail des prestations liées à ce bon de commande. Vous pouvez cliquer sur lien en violet pour accéder aux formulaires. Ce tableau est réparti par type de formulaire (O). Cliquez sur le type souhaité pour afficher la liste des formulaires. O P Guide Extranet Alther marché 2014 Page 25

26 4.2.2 VUE LOT : La vue lot est identique à la vue bon de commande. Vous pouvez en plus observer les prestations en cours (qui ne sont pas terminées). Guide Extranet Alther marché 2014 Page 26

27 4.2.3 LES ETATS MENSUELS : Ce document reprend, une fois par mois, l ensemble des réalisations effectuées (Cf. point 4.1.1). L ensemble des états mensuels sont archivés dans la vue suivi des activités : Un état mensuel est généré par lot et il est découpé par bon de commande et par type de service : Guide Extranet Alther marché 2014 Page 27

28 5 FONCTIONNALITES SUPPLEMENTAIRES 5.1 L ENVOI DE MAILS : Afin de facilité l utilisation de l extranet nous avons intégré une fonctionnalité d envoi de mails automatiques que nous décrivons ci-dessous FERMETURE AUTOMATIQUE DE L ACCOMPAGNEMENT AU 13EME MOIS : 12 mois après la date de restitution du diagnostic nous vous envoyons un mail vous avertissant que le formulaire accompagnement sera fermé automatiquement (Cf ) MISE A DISPOSITION D UN ETAT MENSUEL : A chaque état mensuel généré dans l extranet un mail d avertissement vous est envoyé. (Cf ) CLOTURE D UN BON DE COMMANDE DANS L EXTRANET : Un mois et demi après la date de fin du bon de commande, le bon de commande se clôture dans l extranet. Cela signifie que vous ne pouvez plus déclarer d activité sur ce bon de commande. A la clôture automatique du bon de commande, un mail d avertissement vous est envoyé. Guide Extranet Alther marché 2014 Page 28

29 5.2 L EXPORT DE DONNEES EXCEL : Afin de vous faciliter l exploitation des données saisies dans l extranet, nous vous proposons de les exporter au forma Excel. Pour cela vous devez cliquer sur «Export des données» puis sur «Générer l export». Les données exportées correspondent à l ensemble des données saisies via le compte utilisé lors de la connexion. Attention, cela comprend également les saisies annulées qui sont donc à supprimer si vous chercher à faire des comparaisons de données. Le fichier Excel comporte 4 onglets correspondants aux différents formulaires saisis : Guide Extranet Alther marché 2014 Page 29

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