Pégase 3 Les imports. Dernière révision le 26/06/

Transcription

1 Pégase 3 Les imports Dernière révision le 26/06/ pegase3@micromegas.fr

2 Sommaire Imports de salariés...3 Précision pour les fichiers en provenance d Excel :... 3 Le paramétrage :... 3 Liste des champs importables :... 6 Utilisation :... 8 Autres utilisations : Les imports d éléments de paie...10 Le paramétrage : Utilisation : Autres utilisations de l import d éléments de paie : Pégase 3 Les imports dans Pégase 3 2/17

3 Remarque : cette notice a été réalisée à partir de la version 1.47(3) de Pégase 3. Il est possible que le module décrit dans cette notice, puisse évoluer dans les versions suivantes. Méfiez-vous des écrans qui peuvent différer légèrement d une version à l autre. Dans PEGASE 3, il est possible de réaliser deux types d imports : Les imports de salariés Les imports d éléments de paie Imports de salariés Il s agit de créer de nouvelles fiches salariés ou de modifier des fiches existantes sans procéder à une saisie manuelle dans le logiciel, mais en important ces informations à partir d un fichier pouvant avoir des origines diverses (export depuis un autre logiciel, récupération d une autre paie, ) mais également des formes variées (avec ou sans séparateur, avec ou sans délimiteur de chaîne ) C est pourquoi avant toute chose, il est nécessaire de procéder au paramétrage de l import. Précision pour les fichiers en provenance d Excel Pégase 3 n importe pas directement les fichiers au format XLS. Toutefois, il est possible d importer un fichier Excel à condition de l enregistrer au format TXT au préalable. Pour cela, avant de réaliser l importation, ouvrir le fichier sous Excel et utiliser le menu Fichier Enregistrer sous en choisissant «texte (*.txt)» dans la zone Type de fichier. L import dans Pégase 3 sera ensuite effectué à partir de ce fichier TXT. Un fichier TXT en provenance d Excel aura comme séparateur le caractère tabulation. Ce séparateur devra être précisé dans le paramétrage de l import (voir notice ci-après). Il est possible également de réaliser un import à partir d un fichier Excel enregistré au format CSV. Dans ce cas, le séparateur est le point-virgule. Le paramétrage : Pour créer le paramétrage de l import, accéder au menu : DIVERS IMPORTATIONS DE SALARIES PARAMETRAGE D UN IMPORT L écran de paramétrage des imports salariés s ouvre alors : Pégase 3 Les imports dans Pégase 3 3/17

4 Cliquer sur «Créer» pour créer un paramétrage ; un assistant de création s ouvre alors : Renseigner dans un premier écran renseigner le code et le nom de l import (ces informations sont des données internes à Pegase 3 qui permettront d indiquer l import à utiliser dans le cas où plusieurs types d imports sont créés). Indiquer ensuite le type de fichier (avec ou sans délimiteur) qui sera utilisé par cet import, puis le séparateur de champs éventuel ainsi que le délimiteur de chaînes. Quelques exemples : 00001;DURAND;Paul;NCADR; 00002;DUPONT;Pierre;CADRE; Î Fichier utilisant un séparateur de champ (le symbole point-virgule), mais sans délimiteur de chaînes ; DURAND ; Paul ; NCADR ; 00002; DUPONT ; Pierre ; CADRE ; Î Fichier utilisant un séparateur de champ (le symbole point-virgule) et un délimiteur de chaînes (le symbole ) DURAND Paul NCADR 00002DUPONT Pierre CADRE Î Fichier utilisant ni séparateur de champ ni délimiteur de chaînes. Cliquer enfin sur «Terminer» pour valider l assistant de création. Sur la fenêtre de gestion des paramétrages, la page «Identité» reprend les informations données lors de la création (code, nom et structure de l import) et affiche au bas de l écran les valeurs possibles pour certains champs spécifiques de Pégase 3. Sur la fenêtre de gestion des paramétrages, la page «Structure» décrit les enregistrements du fichier de données à importer ; elle se présente selon le type de fichier utilisé par l import : Pégase 3 Les imports dans Pégase 3 4/17

5 Si le fichier n utilise pas de séparateur de champs : Dans ce cas il s agit de décrire, les enregistrements du fichier. Pour chacune des informations présentes sur une ligne du fichier, il est nécessaire de donner le nom du champ, la position à laquelle il commence ainsi que sa longueur. La longueur de chacune des informations n est ici pas limitée. Il est cependant recommandé de tenir compte des longueurs des champs de Pégase 3 ; dans le cas contraire, l information correspondant pourra être tronquée. Exemple de fichier à importer Et paramétrage correspondant Si le fichier utilise un séparateur de champs : Dans ce cas il suffit simplement de lister les champs dans l ordre de présence dans le fichier à récupérer. Le bouton insère un champ tampon (ou «buffer») qui permet d ignorer la donnée. Deux boutons fléchés permettent de repositionner les champs en cas d erreur. Pégase 3 Les imports dans Pégase 3 5/17

6 Liste des champs importables Le tableau ci-dessous liste les informations qu il est possible d importer (les éléments sont présentés par ordre alphabétique) : Champ Commentaire Adresse : code INSEE commune Adresse : code pays Code du pays dans P3. Adresse : code postal Adresse : ligne 1 Adresse : ligne 2 Adresse : ligne 3 Adresse : ville Catégorie Code hiérarchique Code section Section analytique du salarié. Coefficient Convention Collective : Code Convention Collective : DADS U Convention Collective : Libellé Cotisation Alsace? Salarié soumis aux cotisations Alsace? CP : base CP CP : base CP dixième CP : base CP indemnité payée CP : base CP maintien CP : base CP N-1 CP : base CP N-2 CP : jours CP acquis CP : jours CP acquis N-1 CP : jours CP acquis N-2 CP : jours CP ancienneté CP : jours CP autres CP : jours CP pris DADS U : Pays nationalité Date d ancienneté Date d ancienneté 2 Date de naissance Date début validité Date fin validité E/S : date entrée 1 E/S : date entrée 2 E/S : date sortie 1 E/S : date sortie 2 DADS U : motif entrée DADS U : motif sortie Echelon Emploi Libellé de l emploi. Emploi : code INSEE 2003 Code PCS (nouvelle norme 2003). Etablissement : adresse Etablissement : adresse ligne 1 Etablissement : adresse ligne 2 Etablissement : adresse ligne 3 Etablissement : bureau distributeur Etablissement : Code Etablissement : Code Centre Assedic Etablissement : Code Centre MSA Etablissement : Code Centre URSSAF Etablissement : Code Postal Etablissement : Fax Etablissement : Nic Etablissement : Nom Pégase 3 Les imports dans Pégase 3 6/17

7 Etablissement : Nom suite Etablissement : Numéro Aff. Assedic Etablissement : Numéro Aff. MSA Etablissement : Numéro Aff. URSSAF Etablissement : Taux AT 1 Etablissement : Taux AT 2 Etablissement : Taux AT 3 Etablissement : Taux AT 4 Etablissement : Taux AT 5 Etablissement : Téléphone Filière Genre Horaire contractuel Matricule Salarié Salarié multi employeurs? Nationalité Niveau Nom Nom de jeune fille Nombre de personnes à charge Nombre d enfants Nombre d UV Numéro SS Payé au trimestre? Pays de naissance Position Prénom Profil salarié Qualification RIB 1 : Bénéficiaire RIB 1 : Clé RIB 1 : Code Banque RIB 1 : Code Banque Société RIB 1 : Compte RIB 1 : Domiciliation RIB 1 : Guichet RIB 1 : Mode de règlement RIB 1 : Montant du règlement RIB 1 : Paiement des acomptes? RIB 1 : Paiement du Solde? RIB 2 : Bénéficiaire RIB 2 : Clé RIB 2 : Code Banque Société RIB 2 : Compte RIB 2 : Domiciliation RIB 2 : Guichet RIB 2 : Mode de règlement RIB 2 : Montant du règlement RIB 2 : Paiement des acomptes? RIB 2 : Paiement du Solde? Salaire horaire Salaire mensuel Salarié à centraliser? Salarié à importer? Salarié à traiter (TDS)? Salarié en sommeil? Situation de famille Société : Adresse Société : Adresse ligne 1 Société : Adresse ligne 2 Société : Adresse ligne 3 Société : Bureau distributeur Société : Code Société : Code APE /NAF Pégase 3 Les imports dans Pégase 3 7/17

8 Société : Code Postal Société : Fax Société : Horaire Collectif 1 Société : Horaire Collectif 2 Société : Horaire Collectif 3 Société : Horaire Collectif 4 Société : Horaire Collectif 5 Société : N SIREN Société : Raison Sociale Société : Téléphone Solde DIF Taux d abattement Téléphone 1 Temps partiel? Type d allégement Type de contrat Type de départ Type de gestion des CP Type de salaire Type de travail Type horaire collectif Type taux AT Type taux transport Ville de naissance Utilisation Si la mise en place du paramétrage requiert une attention toute particulière, l utilisation est très simple. Une fois le paramétrage achevé, utilisez le menu : DIVERS IMPORTATIONS DE SALARIES RECUPERATION DES SALARIES Une étape intermédiaire permet de préparer les données en vue de leur importation. Elle permet notamment de compléter les profils qui ne seraient pas renseignés et de supprimer les doublons. Le premier écran permet de choisir le paramétrage à utiliser ; il peut néanmoins de pas être affiché, notamment si un seul import a été paramétré. L écran suivant permet ensuite d indiquer l emplacement du fichier à importer. Enfin, le troisième écran permet d indiquer un profil salarié par défaut, afin que les salariés dont le profil est absent dans le fichier lu soit affecté automatiquement à ce profil. Une fois ces paramètres en place, appuyer sur TERMINER pour lancer le traitement. Si la phase de lecture est correcte, les salariés sont affichés dans une grille afin d être vérifiés une dernière fois avant création dans la paie. Pégase 3 Les imports dans Pégase 3 8/17

9 Cet écran, permet d inclure ou d exclure des salariés de l import en jouant sur la case à cocher présente dans la première colonne. Il permet également de renseigner ou de corriger certaines informations pouvant être absentes dans le fichier (le code société, le code établissement, le matricule, etc.). Le bouton «Suivant» permet de passer dans un dernier écran, celui permettant de lancer le traitement d importation proprement dit. L option «modifier les salariés» permet de modifier le fonctionnement de la phase d import : si cette option est cochée, les salariés déjà existants ne seront que modifiés (les valeurs nouvellement importées prennent le pas sur les valeurs actuelles des salariés). Si l option est décochée, les salariés existants ne seront pas modifiés. Il suffit de cliquer sur TERMINER pour lancer l importation. Un message vous informe ensuite de la bonne exécution et de la fin du traitement. Le menu : DIVERS IMPORTATIONS DE SALARIES IMPORTATION DES SALARIES Permet de relancer un import interrompu par l utilisateur lors de l étape précédente. Remarque : Il est possible de créer, lors de l import de salariés, un établissement voire une société. Il suffit pour cela que le fichier à importer contienne les données nécessaires. Les champs à renseigner sont disponibles dans la page structure du paramétrage de l import. Pégase 3 Les imports dans Pégase 3 9/17

10 Autres utilisations Depuis la version 1.33, l import salariés peut être utilisé pour créer des dossiers ou des établissements (vides de tous salariés). La démarche est strictement identique aux imports salariés classiques, mais le paramétrage de l import, ainsi que le fichier à importer, ne comportent aucune données salariés. Le paramétrage de l import se fait comme indiqué dans les paragraphes précédents, mais n utilise que des champs Société ou Etablissement. Tous ces champs se détectent facilement dans la fenêtre de paramétrage car ils commencent soit par le terme société soit par le terme établissement. Au moment de l import (menu : DIVERS IMPORTATIONS DE SALARIES RECUPERATION des SALARIES) le logiciel renvoie le message préventif ci dessous : Il suffit de cliquer sur le bouton OUI pur lancer l import : Les sociétés et les établissements seront alors créés sans aucun salariés. Les imports d éléments de paie Dans ce cas, ce sont des éléments constitutifs des prochains bulletins ( heures normales, heures supplémentaires, absences, primes ) qui vont être importés : ceux-ci peuvent également être d origine et de formes variées. Un paramétrage préalable est donc également nécessaire. L import doit concerner des sociétés, établissements, rubriques et salariés existants. Les éléments importés sont placés dans le programmateur de paie, qui est lu lors de la phase de création des bulletins. Le paramétrage De même que pour les imports de salariés, l import d éléments de paie requiert un paramétrage préalable. Pour cela allez au menu : Pégase 3 Les imports dans Pégase 3 10/17

11 DIVERS IMPORTATIONS D ELEMENTS DE PAIE PARAMETRAGE DES FICHIERS DE LIAISON L écran ci-dessous apparaît alors Cliquez sur Créer pour créer un nouveau paramétrage. L assistant de création d un import s ouvre. Il est possible d envisager deux grands type de fichiers d import : Fichier avec une ligne par salarié Fichier avec une ligne par rubrique Quelques exemples : E01;00001;0100;12/12/2002; E01;00002;0100;12/12/2002; E01;00003;0100;12/12/2002; Pégase 3 Les imports dans Pégase 3 11/17

12 Î Fichier ne contenant qu une ligne par rubrique (chaque ligne ne contient qu une seule valeur ne correspondant qu à une seule rubrique & un seul salarié). E01;00001;12/12/2002;151.67; ; E01;00002;12/12/2002;140.00;0.00; E01;00003;12/12/2002;139.00;0.00; Î Fichier ne contenant qu une ligne par salarié (chaque ligne contient plusieurs valeurs correspondant à plusieurs rubriques, mais toujours à un seul salarié). De même que pour les imports salariés, il est nécessaire de déterminer le type de fichier à traiter : Fichier de longueur constante Fichier avec séparateur de champs Cliquer enfin sur TERMINER pour valider l assistant de création et la fenêtre de paramétrage s ouvre. Elle présente deux pages : une page «Fichier» et une page «Champs». La page «Fichier» fixe les caractéristiques générales du fichier à importer : La zone «nom et emplacement...» permet d indiquer le fichier à lire pendant l import. Cette zone peut être laissée vierge ; le fichier sera demandé sur l assistant permettant l import (D ailleurs, même si cette zone est renseignée ici, le fichier pourra toujours être modifié sur l assistant d import). La page «Champs» permet la description, sur deux onglets, des caractéristiques des différents champs du fichier à importer. Cette page se présente différemment selon que l on traite une ligne par salarié ou une ligne par rubrique : Pégase 3 Les imports dans Pégase 3 12/17

13 - Fichier contenant une ligne par rubrique : L onglet champs obligatoires permet le paramétrage des quatre champs indispensables à la bonne réalisation d un import dans Pégase 3. Pour chacun de ces champs, il est possible d utiliser soit le code standard soit le code interface. Pour le code interface, si le fichier a importer comporte des enregistrements à longueur constante, il est alors possible de fixer la longueur de la zone à récupérer. Si les enregistrements sont de longueur variable il est toujours possible d utiliser le code interface même si la ligne reste grisée. La longueur de la zone en revanche n est plus modifiable. Pour chaque champs, il convient également de fixer sa position dans la ligne. L onglet champs optionnels permet d importer d autres informations concernant les éléments à importer. Il s agit de : la date de valeur : Dans ce cas il est nécessaire de fixer le format de date utilisé. Colonne récupérant l information : Il suffit alors d indiquer la position de l information. Mode d insertion de la rubrique : Idem ci-dessus. Commentaires associés aux rubriques : Dans ce cas il est possible de fixer la longueur de la zone à importer (0 à80 Caractères). Remarque : si la rubrique importée est une rubrique d absence (si le type d heures enregistré dans la page Options de la rubrique est référencé parmi les codes absences reconnus par la DADS-U) et si le commentaire importé contient des dates (quelles soient précédées ou non des locutions du au ou le ), ces informations seront reportées dans le fichier de déclaration des salaires (DADS-U), dans un enregistrement S46.G01.00, mentionnant ainsi, cette période d absence. Pégase 3 Les imports dans Pégase 3 13/17

14 Code Société : Avec possibilité d utiliser soit le code standard, soit le code interface. Dans la cas ou les enregistrements ont des longueurs variables il est alors possible de fixer la longueur de la zone à reprendre. - Fichier contenant une ligne par salarié : Ici la page Champs comporte trois onglets : L onglet champs obligatoires permet le paramétrage des deux champs indispensables : Code établissement et code salarié : Le fonctionnement de cet onglet est identique à celui décrit pour les fichiers contenant une ligne par rubrique. De même, l onglet champs optionnels permet, comme pour les fichiers contenant une ligne par rubrique d importer des éléments complémentaires. Le paramétrage est identique au précédent. L onglet Rubriques permet quand à lui de décrire les enregistrements correspondants aux valeurs à importer dans les rubriques. (Sur le fichier ne se trouve que les valeurs à importer). L écran de paramétrage se présente comme ci-dessous : Pour ajouter une rubrique, utiliser le bouton Ajouter. Il faut alors préciser alors : Le N de la rubrique à importer La colonne a renseigner : Base, taux salarial ou patronal, montant salarial ou patronal Le mode d insertion de la rubrique : Variable, Fixe ou Remise à zéro. La position du champs dans le fichier La longueur (Si le fichier à importer contient des enregistrements à longueur constante) Pégase 3 Les imports dans Pégase 3 14/17

15 Attention : La saisie est limitée à quarante rubriques. Le paramétrage ainsi réalisé peut être imprimé dans le menu : DIVERS IMPORTATIONS D ELEMENTS DE PAIE IMPRESSION DU PARAMETRAGE Utilisation Une fois que le paramétrage a été mise en place, l utilisation est très simple : Il suffit de se rendre au menu : DIVERS IMPORTATIONS D ELEMENTS DE PAIE LECTURE D UN FICHIER DE LIAISON L importation se fait entièrement sous assistant. Le premier écran ci dessous permet de sélectionner le type d import à utiliser : Un second écran permet d indiquer l emplacement du fichier à importer. Une case à cocher permet de réaliser un test et de vérifier la cohérence du paramétrage avec les données à importer. Le dernier écran permet de sélectionner le dossier dans lequel seront importées les données. Le bouton terminer lance le traitement. En cas d anomalie le traitement renvoie un message signalant le nombre d anomalie et le nombre d enregistrements créé dans le programmateur et propose d éditer le rapport d anomalies. Le rapport d anomalie pourra également être imprimé (ou ré-imprimé) par le biais du menu : DIVERS IMPORTATIONS D ELEMENTS DE PAIE IMPRESSION DES ANOMALIES Pégase 3 Les imports dans Pégase 3 15/17

16 Important : les importations d éléments de paie sont «injectées» dans le programmateur de paie en vue de leur intégration aux prochains bulletins Il est possible d accéder au programmateur, en vue de contrôler les éléments à importer, par le menu : DIVERS IMPORTATIONS D ELEMENTS DE PAIE VISUALISATION DU PROGRAMMATEUR Autres utilisations de l import d éléments de paie A partir du programme d import d éléments de paie, il est désormais possible de faire des imports spécifiques : Imports d éléments analytique Imports de commentaires Imports de plafonds Pour ces trois types d import, il n y a pas de phase de paramétrage. En revanche la structure du fichier à importer, doit impérativement respecter certaines règles : Structure des fichiers d imports d éléments analytiques : Dans ce cas, le fichier à importer doit respecter les conditions suivantes : Le fichier utilise un séparateur de champs et celui-ci est le point virgule. La ligne contient les champs suivants : Un champ identification du type de ligne : Il doit contenir la valeur #ANA Le code société (Standard ou interface) Le code établissement (Standard ou interface) Le matricule du salarié (Standard ou interface) Le numéro d axe à renseigner Le code section Le mode de répartition : P, H ou M (Pourcentage, Heures ou Montant) (*) La valeur affectée à la section (*) La date de valeur, au format jj/mm/aa ou jj/mm/aaaa (*) Exemples de ligne à importer : #ANADEMO;00001;DUPON;1;CHANTIER01;H;27.50 ƒ #ANADEMO;00001;DUPON;1;CHANTIER01;24/12/2003 #ANADEMO;00001;DUPON;1;CHANTIER01;H;27.50;24/12/2003 ƒ (*) les champs ainsi annotés, sont facultatifs. Remarque : En cas d import multi-ventilé, seul le mode de répartition de la première ligne, est pris en compte. Ce mode doit être présent sur les autres lignes, mais il sera ignoré. Toute la répartition se fera sur le mode exprimé sur la première ligne. Pégase 3 Les imports dans Pégase 3 16/17

17 Structure des fichiers d imports de commentaires : La structure à respecter pour ce type d import, est la suivante : Le fichier utilise un séparateur de champs et celui-ci est le point virgule. La ligne contient les champs suivants : Un champ identification du type de ligne : Il contient #COM Le code société (Standard ou interface) Le code établissement (Standard ou interface) Le matricule du salarié (Standard ou interface) Le commentaire La date de valeur, au format jj/mm/aa ou jj/mm/aaaa (*) Structure des fichiers d imports de plafonds : Dans ce dernier cas, la structure est la suivante : Le fichier utilise un séparateur de champs et celui-ci est le point virgule. La ligne contient les champs suivants : Un champ identification du type de ligne : Il contient #PLA Le code société (Standard ou interface) Le code établissement (Standard ou interface) Le matricule du salarié (Standard ou interface Le plafond. La date de valeur, au format jj/mm/aa ou jj/mm/aaaa (*) Remarques : L import d éléments de paie sous sa nouvelle forme permet la reprise des bulletins de Pégase 2. A partir d une exportation issue de Pégase 2, il est possible de ré-importer les éléments dans Pégase 3. Dans le menu LECTURE D UN FICHIER DE LIAISON, dans la liste déroulante il existe un type de fichier spécifique : EXCEL Saisie collective : Ce choix permet d importer les grilles EXCEL issues de la saisie collective. Pégase 3 Les imports dans Pégase 3 17/17