Campagne d adhésion 1

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1 Campagne d adhésion Après un semestre d existence, le GIP Approlys a procédé à l évaluation de son fonctionnement. Ce bilan à mi-parcours, a permis de souligner les résultats positifs, notamment sur : La mutualisation des pratiques de commande publique entre les trois Départements, augmentant de fait le niveau d expertise ; Le développement des coopérations entre les ressources humaines des trois Départements par le partage des dossiers à traiter ; Une diminution des coûts directs des publicités obligatoires des marchés publics lancés en communs ; Une diminution des tarifs des biens achetés via Approlys. Le respect de l économie locale par le lancement d achats impactant uniquement des fournisseurs Nationaux ou Régionaux ; Approlys ne devait pas créer des coûts supplémentaires aux membres fondateurs et devait fonctionner grâce à la coopération des membres et à la mise à disposition des agents des collectivités. Conformément aux orientations et perspectives initiales, cette première phase, dans le respect du calendrier prévu, a confirmé que ce dispositif innovant permettait de répondre totalement aux principes directeurs fixés par les membres fondateurs. Devant ses résultats encourageants, les membres fondateurs ont ouvert la centrale d achat à d autres personnes publiques (communes, EPCI, établissements publics locaux et autres collectivités intéressées) pour offrir un service d achat sécurisé et simplifié permettant de conserver un service public de qualité. Ainsi, une campagne d adhésion de principe a été faite sur l ensemble des établissements publics et les établissements partenaires des départements fondateurs (Collèges, Ehpad, ESMS, communes, Communauté de commune, Région Centre, Lycée, CCI via un mailing sur toute la Région Centre-Val de Loire. Cette adhésion de principe consistait à indiquer à Approlys si la structure était intéressée pour adhérer et déclinait le mode opératoire de l adhésion pour chaque typologie de structure. Des modèles de délibération, de courrier ont été proposés et mis en ligne sur le site internet d Approlys. 1

2 Cette première étape a été indispensable à la finalisation de la convention constitutive d Approlys et notamment la formation des groupes (collèges) de la structure et elle a permis de confirmer que les structures publiques et privées étaient intéressées par le dispositif innovant. Avec un objectif prévisionnel d adhésion de 150 structures, nous nous sommes retrouvés à 470 lors de l assemblée générale du 1 er décembre Dans ce contexte, les membres fondateurs ont rapproché leur cartographie des marchés publics et ont ainsi proposés les segments d achats qu Approlys proposerait à ses adhérents pour l année Il fallait trouver des segments d achat pour lesquels les trois membres fondateurs avaient un besoin et qui pourraient à la fois intéresser tous les adhérents et respecter les principes directeurs d Approlys. Ces ainsi, que le plan d activité d Approlys a été construit. Choix des segments d achat pour un fonctionnement étendu Pour son futur programme d activité, APPROLYS a : Réalisé le recensement des marchés de ses nouveaux membres qui présentaient un intérêt économique de les confier à Approlys Etabli un planning prévisionnel de passation des marchés sur les segments choisis selon les volumétries prévues à savoir : Année 2015 : 10 contrats minimums Année 2016 : 15 contrats minimums Année 2017 : 20 contrats minimums Les segments d achats déjà proposés aux adhérents et adoptés par le conseil d administration d Approlys ont été : - Une plate-forme de dématérialisation des marchés publics, - La fourniture du gaz de ville et des services associés, - La fourniture de l électricité, - La fourniture de fioul, - La fourniture de sels de déneigement, fournitures de granulats, - La fourniture de produits d entretien, - L achat de fourniture de bureau et scolaire, - La fourniture des mobiliers administratifs et scolaires, - La fourniture des véhicules via l UGAP, - La fourniture des matériels audiovisuels (ponts visioconférences, matériels de visioconférence, matériels audiovisuels,), - La fourniture de moyens d impression (copieurs, imprimantes, ), - La fourniture de moyens informatiques (postes informatiques, tableaux blancs numériques, logiciels informatiques,.). 2

3 De plus, une négociation entre Approlys et l UGAP a été réalisée afin d intégrer les membres d Approlys à la convention de partenariat signée avec les membres fondateurs en Ainsi, les volumes des départements, dans le segment des véhicules lourds et légers, ont pu faire bénéficier à l ensemble des membres d Approlys de tarifs grand compte. A partir de ce programme d activité, une répartition équitable de la charge a été réalisée entre les trois directions de la commande publique des trois départements et des pilotes de dossier ont été désignés. Définir les modalités de fonctionnement entre les pilotes de marchés et les adhérents Ce modèle de fonctionnement a été établi dès lors que les membres fondateurs ont ouvert les adhésions à d autres membres. 3

4 Lors de sa mise en place, Approlys ne connaissait pas le niveau de service attendu par ses membres. Lors de la première consultation ouverte auprès de tous les membres, les DCP ont constaté qu un niveau d assistance élevé était nécessaire, forçant à proposer aux membres utilisateurs de nouveaux documents pour faciliter leur compréhension et leur utilisation des outils de commande publique transférés par Approlys. Ainsi, des Foires aux questions ont été produites pour chaque segment d achat proposé ainsi que des guides accompagnant la complétude des formulaires de recensement des besoins et enfin des guides d utilisation des marchés publics transférés pour faciliter la compréhension des membres et pour créer l attractivité du groupement auprès des collectivités de grande taille. Cette charge non prévue lors de la mise à disposition d Approlys aux autres membres nécessite une prise en charge de ce besoin non prévu à l origine par les membres fondateurs. Cependant, les trois départements fondateurs dans leur rôle de solidarité territoriale souhaitaient développer un service nouveau aux territoires. Cet objectif est largement rempli et satisfait les membres utilisateurs de la centrale d achat, venant chercher la bonne pratique, le conseil juridique et la simplicité dans l achat. Le fonctionnement prévu initialement a été étendu à d autres services afin de répondre à la demande, notamment en matière de législation relative à la commande publique. Les ressources humaines d Approlys Le principe retenu lors de sa création est celui de déterminer les ressources humaines nécessaires au bon fonctionnement d Approlys en répartissant la charge sur les trois commandes publiques des membres fondateurs ; Dans le cadre de l ouverture du groupement d intérêt public Approlys à d autres partenaires et pour faire face au succès du nombre d adhérents (560 membres adhérents au 26/05/2015), il apparaît important à ce stade d avancement du fonctionnement d Approlys, de réfléchir à de nouvelles mises à disposition d agents du collège N 2 afin qu ils puissent prendre part aux missions d Approlys en venant, notamment renforcer les équipes des membres fondateurs déjà en place. Ainsi, d autres segments d achats pourraient venir élargir l offre proposée par Approlys à l ensemble des adhérents. Ce dispositif pourra faciliter et simplifier la mutualisation entre villes Centres et Agglomération notamment pour les missions d achats car il ne nécessite plus de convention de groupement entre tous les membres souhaitant acheter ensemble. 4

5 L organigramme d Approlys pour répondre à tous les adhérents 1 Président Assemblée Générale 1 représentant par membre Conseil d Administration 1 Directeur COPIL 2 représentants par membre fondateur Département Eure-et-Loir Département Loir-et-Cher Département Loiret 2 Chefs de projet 1 Juriste 1 Chef de projet 1 Assistante administrative 1 Acheteur 1 Assistante de Direction 1 juriste 4 Gestionnaires de marché 4 Juristes 4 Acheteurs 1 Acheteur 6 Gestionnaires de marché 5 Gestionnaires de marché 1 Chef de projet informatique 2 Comptables 1 Chargé de communication 4 Chefs de projet informatique 1 Chef de projet Web 1 Chargé de communication 5

6 Un planning type de gestion d un marché dans Approlys pour tous les membres Quand Qui Délais Actions J Conseil d administration J+1 J+1 J+30 mais variable en fonction du segment d achat J+31 Directeur Trimestriel Validation du segment d achat et du pilote du marché Mise en place de la fiche projet indiquant tous les acteurs et leurs coordonnées (Acheteurs, juristes, directions métiers, gestionnaires marchés et comptables). Propose un rétro planning marché en partant de la date cible de mise à disposition du marché auprès des adhérents. Les acheteurs de la commande publique en charge du dossier réalisent le sourcing auprès des entreprises, établissent la cartographie des réponses fournisseurs et proposent le dispositif marché aux collègues des deux autres commandes publiques. Plusieurs réunions en visioconférence sont nécessaires aux échanges. Transmission aux deux autres commandes publiques de la procédure du recensement des besoins, de la foire aux questions, du guide des procédures pour validation via une fiche nommée «stratégie d achat» qui regroupe toutes les informations nécessaires à la prise de décision. Le Directeur écrit à chacun des membres pour les informer du lancement d'une consultation et leur transmet fiche de recensement des besoins afférente via le site internet d Approlys. Compte tenu du nombre, tous les échanges sont dématérialisés et des formulaires en ligne sont proposés aux adhérents. De plus, chaque recensement est accompagné d une foire aux questions rédigée par le pilote du marché (binôme acheteur/juriste) ainsi qu un guide méthodologique expliquant les étapes du formulaire à compléter. Adhérents 30 jours Décident de leur participation à la consultation et procèdent au recensement de leurs besoins sans engagement sur les volumes déclarés. En revanche, la complétude du formulaire engage juridiquement l adhérent à sa participation au futur marché. J+61 Adhérents Chaque membre écrit au Directeur pour lui signifier sa décision de participer ou pas à la consultation via le formulaire en ligne sur le site internet dans un espace adhérent. 5 jours Compilation des réponses des membres: recensement des besoins pour la consultation à lancer et détermination de la forme du marché en fonction des résultats de ce recensement, du sourcing réalisé par l acheteur en charge de l achat et des principes directeurs. 6

7 Quand Qui Délais Actions J+66 Les 3 commandes 10 jours Deux réunions en visio pour calage de la stratégie d achat. publiques J+76 Directeur + Les 3 commandes COPIL bimensuel Un comité de pilote présidé par le Directeur d Approlys est organisé afin de proposer et valider la forme du marché. publiques des membres 15 jours Rédaction du dossier de consultation des entreprises et des avis de publicité J+91 Les 3 commandes publiques des 5 jours Transmission au directeur des observations sur les projets de DCE, et en parallèle aux 2 autres DCP membres fondateurs J+96 Directeur Arbitre les observations et demandes de modification du DCE si nécessaire J+96 Publication de l'aapc 45 jours Délai de publicité J+141 J+161 Les 3 commandes publiques des membres fondateurs Réception des offres et transmission à la CP en charge de l'analyse 5 jours Ouverture des plis et agrément des candidatures (5 jours pour demande éventuelle de compléter un dossier) 15 jours Rédaction du rapport d'analyse des offres et transmission au directeur (15 jours) et en parallèle aux 2 autres Directeur de la CP Transmission au directeur (15 jours) du RAO et en parallèle aux 2 autres Directeur de la CP 5 jours Relecture des projets de rapport d'analyse des offres et échanges Retours à la CP en charge et au directeur, des observations sur les projets de rapport d'analyse des offres. Arbitrage éventuel des observations et demandes de modification du RAO, et préparation des convocations du COPIL J+166 Directeur 5 jours Adresse les convocations, et OJ aux membres du COPIL Organisation d un comité de pilotage pour attribution du marché Arbitre les observations et demandes de modification du RAO, et prépare les convocations du COPIL J+171 COPIL Avis sur le classement des offres et le choix du titulaire 5 jours Mises au point éventuelle des marchés J+176 Envoi de l'information aux candidats non retenus J+176 Directeur Signature du marché J jours Notification du marché J+171 Transmission des mises à disposition du marché aux membres ayant pris part au marché lors du recensement des besoins. J+171 Publication des avis d'attribution J+171 Date de mise en œuvre des marchés 7

8 Quand Qui Délais Actions Biannuel Biannuel A chaque Assemblée Générale A chaque Assemblée Générale Rédaction du Rapport d'évaluation sur les achats réalisés Transmission du rapport d'évaluation des achats aux membres Quelques exemples d écran de formulaire 8

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