CAHIER DES CHARGES. Etabli le : Par : RH Remplace la version du :

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1 CAHIER DES CHARGES Guide d utilisation 1. Actualisation Etabli le : Par : RH Remplace la version du : Motif d actualisation : Mise à jour des tâches 2. Identification du poste Département : Département de l économie et du sport Service : Service de la population Entité (division, secteur, établissement, office ) : Division EC Offices de l état civil N de poste : Intitulé du poste dans l entité : Officier-ère de l état civil en formation N emploi-type : Libellé : Officier-ère de l état civil Chaîne : 348 Niveau : 7 3. Mission générale du poste (description succincte) 1. Traiter des dossiers du Centre administratif 2. Traiter des dossiers des offices de l état civil 3. Traiter les dossiers relatifs à la Direction de l état civil et aux naturalisations Conduite : ETP directement subordonné-s Cf. Organigramme Non Oui : 5. Mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire Non Oui : Autres officiers de l état civil en formation

2 7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire 6. Missions et responsabilités 1. Traiter des dossiers du Centre administratif 20% Assurer les enregistrements des événements liés à l état civil et effectuer le classement et l archivage des dossiers Divulguer sur demande les extraits d actes de l état civil Saisir ou ressaisir dans Infostar les événements liés à l état civil sur la base du registre des familles (lecture et interprétation d un feuillet, principalement d un point de vue légal) Après analyse des besoins de l administré, fournir les renseignements sur la base de la législation et des directives en vigueur dans le domaine de l état civil 2. Traiter des dossiers des offices de l état civil 60% Effectuer des stages de formation dans les offices de l état civil Assurer les enregistrements des événements liés à l état civil (reconnaissances de paternité, naissances, décès, mariages, partenariats enregistrés, reprises de nom) en instruisant les dossiers conformément à la législation en vigueur (Code civil et ordonnance de l état civil) Constituer et instruire les dossiers de mariage et de partenariat enregistré en exécutant les procédures préliminaires conformément à la législation et aux directives en vigueur Diriger la procédure de mariage ou de partenariat et célébrer, respectivement enregistrer ces derniers 3. Traiter les dossiers relatifs à la Direction de l état civil et aux naturalisations 20% Participer à la gestion des dossiers spécifiques de la Direction de l état civil (changements de nom, requêtes particulières, requêtes des administrés, adoptions, transcriptions des événements de l état civil survenus à l étranger pour un ressortissant vaudois, etc.) Sur demande de la hiérarchie, participer à la gestion des dossiers spécifiques du Secteur des naturalisations Toutes les missions confiées au/à la titulaire sont exécutées sous le contrôle de la Direction de l état civil et des différents responsables d entités (chefs d office de l état civil, responsable du Centre administratif) Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

3 8. Exigences requises 8.1. Formation de base Titre CFC de commerce ou titre jugé équivalent 8.2. Formation complémentaire Titre 8.3. Expérience professionnelle Domaine Nbre d années Expérience administrative générale Expérience de contact avec la clientèle 5 ans 2 ans 8.4. Connaissances et capacités particulières Domaine Intérêt pour le droit administratif, privé et international Excellente aptitude rédactionnelle Aisance à parler en public, sens de la courtoisie et de la discrétion, éthique au service public 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.) Célébration des mariages et enregistrement des partenariats dans tout le canton, également le samedi par tournus (jusqu à deux par mois durant la haute saison). Exercice de la fonction dans les quatre offices du canton (Lausanne, Yverdon-les-Bains, Vevey, Morges) de même qu auprès du Centre administratif de Moudon et à la Direction de l état civil. Même une fois affecté-e à un office, des remplacements peuvent être demandés pour des durées déterminées et dans le cadre d absences extraordinaires. Mise à disposition de son véhicule privé. 10. Signatures L autorité d engagement. Date : Nom et prénom : Maucci Stève Signature : Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du présent cahier des charges. Date : Nom et prénom : Signature :

4 PASSIONNANTE ET STIMULANTE Les professionnels de l état civil sont toujours attentifs aux modifications des lois et des nouveautés en matière de droit civil. Cela leur apporte quotidiennement des nouveaux défis. Parfois, leur travail prend une tournure d enquête, notamment lorsqu une personne étrangère ne présente aucun document ou encore lorsque les documents produits sont soupçonnés d être des faux. De tels documents sont alors transmis aux représentations diplomatiques suisses à l étranger pour vérification. POUR L OBTENTION DU BREVET FÉDÉRAL Pour pouvoir devenir une officière ou un officier de l état civil en fonction, cela nécessite l obtention d un brevet fédéral. Un apprentissage dans le domaine de l administration ou toute autre formation commerciale est un avantage. Selon la loi, est admise à l examen du brevet fédéral, toute personne ayant effectué deux ans de pratique dans un office de l état civil suisse. Il est conseillé également de suivre différents cours pour une meilleure préparation au brevet. L examen est proposé par l Association suisse des officières et officiers de l état civil en collaboration avec le centre de formation professionnel (Bildungszentrum für Wirtschaft und Dienstleistung) à Berne et supervisé par le Secrétariat d Etat à la formation, à la recherche et à l innovation SEFRI. «Ce qui me fascine dans ce travail, c est cette diversité: conseiller les personnes, unir des couples, inscrire des décès, enregistrer des décisions judiciaires...» Alexandra Rohrer, Office de l état civil de Lausanne NB. Condition requise pour exercer la profession d officières et officiers de l état civil est de posséder la nationalité suisse. LA PROFESSION D OFFICIÈRES ET D OFFICIERS DE L ÉTAT CIVIL EST : Association suisse des officiers de l état civil Associazione svizzera degli ufficiali dello stato civile Schweizerischer Verband für Zivilstandswesen PLEINE D ÉMOTION ET DYNAMIQUE PASSIONNANTE ET STIMULANTE PLEINE DE RESPONSABILITÉ ET DE CRÉATIVITÉ MODERNE ET UNIVERSELLE

5 PLEINE D ÉMOTION ET DYNAMIQUE PLEINE DE RESPONSABILITÉ ET DE CRÉATIVITÉ Avec leur travail, les officières et officiers de l état civil interviennent tout au long de la vie d une personne. Ils partagent les moments heureux avec un père qui annonce la naissance de son enfant, et ils assistent à la joie et au bonheur des époux durant les cérémonies de mariage. Les officières et officiers de l état civil sont pour ainsi dire la mémoire de la société. Enregistrer soigneusement toutes les données importantes des citoyens et citoyennes est essentiel pour son bon fonctionnement. Cela nécessite précision et responsabilité. Ils partagent également le deuil avec la famille, lorsque la nouvelle du décès d un proche leur est annoncé, mais aussi le désenchantement des administrés à la suite d une décision négative rendue par l autorité de surveillance. Cette profession propose aussi un côté plus créatif. Les fiancés apprécient un mariage unique, un discours personnel et une salle des mariages spécialement aménagée pour eux. «Mon travail exige du jugement. Cependant, mon côté créatif est sollicité lors de la célébration des mariages.» Tiziana Leone Office de l état civil de Zoug «Nous inscrivons tout de la naissance au décès d une personne Nous participons, ainsi, au bon fonctionnement de l Etat.» Caterina Testoni Canali, Office de l état civil de Bellizone «Peu importe, nous sommes appelés à être en relation avec le monde entier. Nous examinons des documents syriens, érythréens, chinois. Les langues nous sont utiles.» Daniel Bugeda, Office de l état civil de Winterthur MODERNE ET UNIVERSELLE L enregistrement des événements (naissances, mariages, décès, etc.) a toujours été au cœur de la profession des officières et officiers de l état civil. Autrefois, les événements s inscrivaient à la main dans les registres. Aujourd hui, ils sont inscrits et gérés dans un registre informatisé. Ce travail demande certaines connaissances en informatique. Les officières et officiers de l état civil sont virtuellement à la maison dans le monde entier. Dès le début de leur travail, des mails provenant du Mali, de la Thaïlande ou encore des Etats-Unis sont dans l attente d une réponse. D un jour à l autre, les Suisses et Suissesses à l étranger peuvent déposer leur demande. Une aisance dans les langues et les relations facilitent ce travail.