Mode Opératoire. Facture Express (FEX) (

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1 Mode Opératoire Facture Express (FEX) ( à l'usage des mandataires principaux Note importante Quand le mandataire principal facture ses propres prestations, il opère alors comme un fournisseur et doit donc se référer au mode opératoire y relatif. En imprimant ce mode opératoire et en vous y référant lors vos premières transactions FEX, il vous guidera pas à pas. Toutes les données financières contenues dans les exemples sont fictives. Version - Mandataire principal Page Page 1

2 Sommaire 1. Présentation du Processus Facture Express (FEX) 2. Copie du courriel de notification de commande de l État de Genève (EGE) au fournisseur 3. Validation d un avis de situation du fournisseur par le mandataire principal 4. Copie du courriel de notification de bon pour facturation adressé au fournisseur 5. Délai entre la validation fournisseur de la facture et son paiement 6. Recherche d une notification Avis de situation ou Bon pour facturation, d une commande Version - Mandataire principal Page Page 2

3 1. Intervenants dans le processus supporté par FEX (1/3) FEX permet de gérer les 4 combinaisons d intervenants suivantes : a. Une relation simple entre fournisseur et chef de projet de l office des bâtiments (EGE) Avis de situation à valider via FEX Chef projet EGE b. Une relation qui intègre un mandataire principal Avis de situation à valider via FEX Avis de situation validé via FEX Mandataire Princ. Chef projet EGE c. Une relation avec 1 ou plusieurs mandataires techniques Mandat. Tech. 1 Chef projet EGE Avis de situation à valider via FEX Mandat. Tech. 2 Avis de situation validé via FEX Mandat. Tech. 3 Version - Mandataire principal Page Page 3

4 1. Processus supporté par FEX (2/3) d. Une relation plus complexe avec un ou des mandataires techniques et un mandataire principal FEX Mandat. Tech. 1 Mandataire Princ. Avis de situation validé via FEX Chef projet EGE Avis de situation à valider via FEX Mandat. Tech. 2 Avis de situation à valider via FEX Mandat. Tech. 3 Note importante : Pour chaque action attendue, l intervenant reçoit un courriel via sa messagerie qu il retrouvera sous forme d une notification dans sa page d accueil FEX. Version - Mandataire principal Page Page 4

5 1. Processus supporté par FEX (3/3) Mandataire(s) technique(s) Mandataire principal Finance Commande Avis Situation (étape 1/2) Validation Validation du montant Réception Saisie Facture (étape 2/2) Validation & paiement facture Suivi Suivi Pilotage Pilotage Notifications : Pour action selon intervenant Pour information Version - Mandataire principal Page Page 5

6 2. Copie du courriel de notification de commande au fournisseur Commande technique(s) principal Finance En tant que mandataire principal, vous recevez par courriel et pour information des copies des commandes de l office des bâtiments transmises à chaque fournisseur avec qui vous travaillez. Pour voir le contenu de la commande, il vous suffira de cliquer sur la pièce jointe intitulée Commande du courriel reçu. Etat de Genève : la commande n a été envoyée au fournisseur MPS SARL Version - Mandataire principal Page Page 6

7 3. Validation de l avis de situation par le mandataire principal (1/10) technique(s) principal Finance Qu'est-ce qu'un avis de situation? Pour toute commande adressée au fournisseur et concernant votre responsabilité de mandataire principal, il s'agit d'un courriel que vous recevrez chaque fois que le fournisseur publiera une demande d acompte, une situation partielle ou finale, avec ou sans métrés, pour lequel il attend une validation. Pour le fournisseur, c'est un moyen de vous alerter, ainsi que les éventuels mandataires techniques, sur la nécessité d'effectuer un contrôle. En effet, sans votre validation préalable, le fournisseur ne pourra demander le paiement de la facture correspondant à la situation à l'état de Genève. Que faire avec cet avis de situation? Validation du montant Cas 1 : il n y a pas de mandataire technique pour cette commande Vous devez dès lors procéder à vos contrôles usuels et ensuite valider cet avis de situation afin que le chef de projet de l office des bâtiments prenne le relai pour finaliser son traitement. Cas 2 : il y a un ou des mandataires techniques qui doivent effectuer leurs contrôles et valider ou corriger le montant de situation en amont. Vous attendez le ou les courriels FEX qui vous notifieront les résultats des contrôles et montant validé par les mandataires techniques puis vous procédez comme pour le cas 1. Il vous sera possible de joindre à votre validation des documents (métrés annotés et numérisés, autres ), d'y associer votre n de paiement ainsi que des commentaires. Montant HT ou TTC? Dans tous les cas, vous serez invité à renseigner le montant en HT. Version - Mandataire principal Page Page 7

8 3. Validation de l avis de situation par le mandataire principal (2/10) technique(s) principal Finance Validation du montant Le mandataire principal reçoit toujours une notification pour action du fournisseur l informant qu il a émis un avis de situation. Cas 1 : Il n y a pas de mandataire technique devant préalablement contrôler la conformité des travaux et les valider. Le mandataire peut traiter directement l avis de situation. Facture Express Action requise : Chantier HUG-HDE-E3 construc.; le fournisseur MPS SARL vous informe que la Situation n situation1 est en attente de validation pour facturation Version - Mandataire principal Page Page 8

9 3. Validation de l avis de situation par le mandataire principal (3/10) technique(s) principal Finance Validation du montant Cas 2 : il y a de 1 à 3 mandataires techniques, au maximum, devant préalablement contrôler la conformité des travaux et les valider, il attend les réponses des mandataires techniques mentionnés. Facture Express Action requise : Chantier HUG-HDE-E3 construc.; le fournisseur MPS SARL vous informe que la Situation n situation1 est en attente de validation pour facturation Version - Mandataire principal Page Page 9

10 3. Validation de l avis de situation par le mandataire principal (4/10) Exemples de réponse de mandataire technique. technique(s) principal Finance Validation du montant Concerné : Pas concerné : Version - Mandataire principal Page Page 10

11 3. Validation de l avis de situation par le mandataire principal (5/10) technique(s) principal Finance Validation du montant Pour commencer le traitement de l avis de situation émis par le fournisseur, après éventuelles réceptions de réponse de mandataire technique, cliquer sur le document joint Détails de la notification dont le libellé commence par Action requise. Facture Express Action requise : Chantier HUG-HDE-E3 construc.; le fournisseur MPS SARL vous informe que la Situation n situation1 est en attente de validation pour facturation Version - Mandataire principal Page Page 11

12 3. Validation de l avis de situation par le mandataire principal (6/10) technique(s) principal Finance Validation du montant Pour valider ou corriger l avis de situation du fournisseur selon la commande de l et les éventuels contrôles de mandataires techniques : 1. S identifier : nom d utilisateur et mot de passe. 2. Saisir le code reçu (serveur vocal via téléphone fixe ou sms via natel). Version - Mandataire principal Page Page 12

13 3. Validation de l avis de situation par le mandataire principal (7/10) technique(s) principal Finance Validation du montant Consulter les informations détaillées de l avis de situation soumis par le fournisseur ainsi que les documents joints par ce dernier et ajouter les vôtres. Facture Express Action requise : Chantier HUG-HDE-E3 construc.; le fournisseur MPS SARL vous informe que la Situation n situation1 est en attente de validation pour facturation a. Informations relatives à la situation. b. Consultation d un document joint Ajouter d un document joint Version - Mandataire principal Page Page 13

14 3. Validation de l avis de situation par le mandataire principal (8/10) technique(s) principal Finance Validation du montant Vous pouvez ajouter jusqu'à 5 fichiers joints. a. Renseigner le titre du document et l éventuelle description b. Sélectionner Fichier comme type de document joint c. Rechercher le document à joindre via le bouton Parcourir d. Si nécessaire, Ajouter un autre document e. Cliquer sur le bouton Appliquer Version - Mandataire principal Page Page 14

15 3. Validation de l avis de situation par le mandataire principal (9/10) technique(s) principal Finance Validation du montant Après avoir joint vos documents, traiter l avis de situation soumis par le fournisseur. Facture Express Action requise : Chantier HUG-HDE-E3 construc.; le fournisseur MPS SARL vous informe que la Situation n situation1 est en attente de validation pour facturation Renseigner les champs - Mt/qté pré-renseigné ou corrigé par vos soins. - N paiement : votre référence, facultatif. - Commentaires : facultatif. Version - Mandataire principal Page Page 15

16 3. Validation de l avis de situation par le mandataire principal (10/10) technique(s) principal Finance Validation du montant Après validation par le mandataire principal, la notification suivante est transmise au responsable de projet de l office des bâtiments pour acceptation de l avis de situation. Version - Mandataire principal Page Page 16

17 4. Copie du courriel de notification de bon pour facturation au fournisseur technique(s) principal Finance Réception Via une notification, le mandataire principal est informé de la réception et le fournisseur est invité à saisir sa facture sur la base du montant réceptionné par le chef de projet. Version - Mandataire principal Page Page 17

18 5. Délai entre la validation fournisseur de la facture et son paiement technique(s) principal Finance Saisie Facture Validation & paiement facture Dès que le fournisseur soumet sa facture, le service créanciers traitera son paiement dans les 10 jours Version - Mandataire principal Page Page 18

19 5. Pilotage du flux FEX par le mandataire principal (1/3) technique(s) principal Finance Pilotage A partir de l'onglet Situations, le mandataire principal dispose d'un rapport lui permettant d'effectuer un suivi des situations des fournisseurs par chantier. Ce rapport est au format Pdf ou Excel, selon la case que vous cochez. Il suffit de cliquer sur le bouton Générer le rapport pour l'obtenir. Note importante : seules les transactions pour lesquelles un avis de Situation a été saisi apparaîtront. Ce rapport permet d'identifier en toute transparence pour chaque intervenant processus : - s'il est bien intervenu (présence ou non de données dans les colonnes y relatives), - quel montant il valide, - à quelle date il le fait, - le délai entre chaque action. Version - Mandataire principal Page Page 19

20 5. Pilotage du flux FEX par le mandataire principal (2/3) Exemple de version Pdf sans mandataire technique Version - Mandataire principal Page Page 20

21 5. Pilotage du flux FEX par le mandataire principal (3/3) Exemple de version Excel avec mandataires techniques Version - Mandataire principal Page Page 21

22 6. Recherche d une notification Avis de situation ou Bon pour facturation (1/2) Rechercher une notification depuis votre page d accueil en cliquant sur le bouton Liste complète. Version - Mandataire principal Page Page 22

23 6. Recherche d une notification Avis de situation ou Bon pour facturation (1/2) Sélectionner dans le fenêtre Voir Toutes les notifications puis cliquer sur le bouton Accéder. Visualiser la notification de votre choix en cliquant sur son objet. Classer les éléments recherchés en cliquant sur les entêtes de colonne. Version - Mandataire principal Page Page 23

24 6. Recherche d une commande Sur le même principe que la recherche d une notification, rechercher une commande depuis votre page d accueil en cliquant sur le bouton Liste complète. Appliquer la même procédure pour rechercher un avis de situation depuis l onglet Situations ou une facture depuis l onglet Factures Version - Mandataire principal Page Page 24