Projet Formation et Suivi des Etudiants

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1 Projet Formation et Suivi des Etudiants Réunion de lancement 8 novembre 2010

2 Ordre du jour 1. Rappels : Schéma Directeur Numérique Programme 5 2. Projet Formation et Suivi des Etudiants : Finalité du projet Planning prévisionnel global Les objectifs fixés au projet Démarche d élaboration du cahier des charges Ateliers prévus Actions à mener Les principes directeurs du projet Planning prévisionnel à court terme Planning des ateliers 3. Suite de la démarche 4. Questions réponses 5. Conclusion N. Vincent

4 1. Schéma Directeur Numérique Il répond aux objectifs stratégiques de l université : renforcer son positionnement sur ses missions fondamentales disposer d une gouvernance innovante et adaptée s appuyer sur des fonctions de soutien aux missions performantes mettre en place des projets innovants Il consiste à : définir l ensemble des chantiers à mener prioriser les projets évaluer les moyens techniques, humains et financiers nécessaires définir la gouvernance du schéma directeur décrire le contexte général de la conduite du changement 4

5 1. Schéma Directeur Numérique Une stratégie numérique autour de 5 axes cibles : 1. Adapter les Systèmes d Information de gestion et de pilotage pour accompagner le passage aux RCE 2. Assurer et faciliter l accès aux contenus et aux services via l ENT 3. Etablir une approche différenciée et exemplaire de l étudiant par l intermédiaire d une gestion intégrée de la relation à l étudiant et de la vie universitaire 4. Etre innovant dans le domaine de la formation et de la recherche : usine numérique des savoirs et la bibliothèque numérique 5. Disposer d une infrastructure à l état de l art supportant le développement des usages futurs 5

6 1. Schéma Directeur Numérique Sept programmes, 41 projets SDN (version 2010 ) 1. SI Gestion et de pilotage Répondre aux besoins de gestion et de pilotage de l'uds (RCE, LMU ) tout en modernisant les modes de fonctionnel. 5 projets 2. Accès contenus et services 3. Usine numérique des savoirs 4. Bibliothèque numérique Développer les usages du numérique au sein de l'uds grâce à la mise à disposition des services et leur accessibilité, tout en assurant la cohérence des outils entre eux. Disposer d une chaîne intégrée de production et de gestion des contenus numériques en support des activités de formation et de recherche. Mettre à disposition le patrimoine documentaire et éditorial de l'uds. 9 projets 6 projets 3 projets 5.Service de gestion de la Vie Universitaire Mettre à disposition des services exemplaires et différenciants auprès des étudiants et de la communauté universitaire. 4 projets 6. Service de gestion et de valorisation de la Recherche Aider à la gestion, au suivi, à la valorisation et à la promotion des projets de recherche de l'uds. 3 projets 7. Architecture, infrastructure et sécurité Doter l'uds d'infrastructures réseaux et de services d'accès performants, permettant d'accompagner l'évolution des applications numériques et le développement des usages. 11 projets

7 1. Schéma Directeur Numérique Un investissement global de l ordre de 20M sur 4 ans et un renforcement en chefs de projets Une programmation réaliste qui tient compte de la capacité d absorption : Montée en charge sur 2010, intensification en 2011 et 2012 Pas plus de 3 objectifs majeurs par an Un plan d accompagnement du changement : Démarche d amélioration des processus Mise en place d un plan formation, communication Un dispositif de gouvernance adapté : Comité d Orientation Stratégique Charte de conduite des projets Désignation des responsables de programmes et de projets 7

9 Programme 5 Services de gestion de la vie universitaire Objectifs Optimiser le fonctionnement et le suivi des processus de gestion de l UdS Disposer d une meilleure connaissance des étudiants et anciens étudiants Porteur SGA Appui aux missions Mise en place d'un outil intégré pour la formation et le suivi des étudiants Orientation en ligne / auto-évaluation des étudiants et futurs étudiants Portail de l insertion professionnelle Réseau virtuel Alumni / club des anciens en ligne 9

11 2. Projet Formation et Suivi des Etudiants Finalité du projet Définir et mettre en place une solution intégrée, visant l amélioration de la gestion de la formation et du suivi des étudiants, au service de l ensemble des acteurs de l université : étudiants, enseignants et personnels administratifs. Solution centrée sur l étudiant : avant, pendant et après ses études. 11

13 2. Projet Formation et Suivi des Etudiants Planning prévisionnel global principaux jalons Préparation Ateliers fonctionnels et techniques Rédaction Cahier des charges Lancement consultation Analyse AO par éditeurs-intégrateurs Réponse éditeurs-intégrateurs Dépouillement des réponses Analyse des propositions Choix de la solution Lancement du projet Projet de mise en œuvre Offre de formation Inscriptions

15 2. Projet Formation et Suivi des Etudiants Les objectifs fixés au projet : Qu est-ce que l alignement stratégique? 15

16 La vision stratégique 16

17 La vision stratégique Normes Conseil d Administration Etudiants L environnement Lycées et autres établissements Environnement La Vision Stratégique Autres établissements d enseignement supérieur Évolution des technologies Législation - Tutelles Économique et social 17

18 La vision stratégique se décline en un modèle structurel Normes Conseil d Administration Etudiants L environnement Lycées et autres établissements Environnement La Vision Stratégique Autres établissements d enseignement supérieur Évolution des technologies se décline en Législation - Tutelles Économique et social Modèle Structurel 18

19 Modèle structurel supporté par 3 piliers Normes Conseil d Administration Etudiants L environnement Lycées et autres établissements Environnement La Vision Stratégique Autres établissements d enseignement supérieur Évolution des technologies se décline en Législation - Tutelles Économique et social Modèle Structurel est supporté par Indicateurs de performance Processus Système d'information Organisation et modes de management 19

20 L alignement stratégique est une démarche qui vise à garantir la double cohérence verticale et horizontale Normes Conseil d Administration Etudiants L environnement Lycées et autres établissements Environnement La Vision Stratégique Autres établissements d enseignement supérieur Cohérence Évolution des technologies se décline en Modèle Structurel Législation - Tutelles Économique et social est supporté par Indicateurs de performance Processus Cohérence Système d'information Cohérence Organisation et modes de management Cohérence 20

21 2. Projet Formation et Suivi des Etudiants Les objectifs fixés au projet : 1. Faciliter les démarches de l étudiant 2. Améliorer le suivi pédagogique 3. Optimiser les procédures internes 4. Renforcer le pilotage 21

23 2. Projet Formation et Suivi des Etudiants Démarche d élaboration du cahier des charges Mise en place d ateliers : Un atelier de cadrage stratégique Un atelier par processus majeur ou groupes de fonctionnalités : 15 ateliers fonctionnels ont été créés pour couvrir le périmètre du projet 3 ateliers techniques Travail des ateliers fonctionnels : 1. Analyse de l existant 2. Processus cibles 3. Expression des besoins fonctionnels Travail préparatoire (questionnaire) entretiens complémentaires si nécessaire Implication en amont de la démarche, des responsables et gestionnaires représentatifs et des informaticiens Instances : Equipe Projet, Comité de Pilotage 23

25 Périmètre du projet Formation et Suivi des Etudiants 15 ateliers fonctionnels prévus Offre de formation (initiale et continue) Dont : Définition des modalités de contrôle de connaissances, Evaluation des formations et VAE Admission, inscriptions et réinscriptions administratives (pour la formation initiale et continue) Dont : candidatures, passerelles et apprentissage Suivi de l étudiant - Inscriptions pédagogiques, organisation et suivi des groupes d enseignement, organisation logistique des épreuves, collecte et diffusion des résultats Suivi de l étudiant - Gestion des stages Suivi de l étudiant - Suivi des doctorants / gestion des thèses Suivi de l étudiant - Suivi pédagogique, réorientation / poursuite d études Suivi de l étudiant - Formation continue, apprentissage, VAE Vie étudiante Sport, santé, culture, citoyenneté, prestations sociales, jobs Echanges internationaux Anciens étudiants Pilotage Suivi des services d enseignement, gestion de la charge d enseignement 3 ateliers transversaux de cadrage : Handicap et profils spécifiques Relations avec les entreprises Finances : droits d'inscription, exonérations, bourses de mobilité...

26 Périmètre du projet Formation et Suivi des Etudiants 3 ateliers techniques Cartographie actuelle du S.I. Scolarité Architecture cible du S.I. Environnement technique

28 2. Projet Formation et Suivi des Etudiants Actions à mener en vue de l élaboration du Cahier des charges 1. Expression des besoins et définition de la cible = ateliers 1. Diagnostic de l existant : 1. Forces faiblesses / Système d Information et processus actuels 2. Cartographie actuelle 2. Détermination des besoins : 1. Processus cibles : définition modélisation 2. Fonctionnalités attendues en matière de Système d Information 3. Architecture cible du Système d Information 4. Environnement technique 2. Rédaction proprement dite du Cahier des charges 28

30 2. Projet Formation et Suivi des Etudiants Les principes directeurs du projet : Processus : Dématérialisation des processus de candidature, d inscription administrative et d inscription pédagogique Unicité du processus d inscription administrative Unicité du processus d inscription pédagogique Optimisation et transversalité des processus Outil : Unicité de l outil Évolutivité et adaptabilité de l outil Services accessibles en ligne Informations Données : Unicité des informations Fiabilisation préalable des données Conduite du projet : Implication des utilisateurs dès l amont du projet Communication interne tout au long du projet Déploiement simultané dans toutes les composantes, par groupes de fonctionnalités Système d Information : Développements informatiques spécifiques limités Intégration maximum de l outil dans le Système d Information de 30 l UdS

32 Les actions à mener en vue de la rédaction de l appel d offre : planning prévisionnel synthétique oct.-10 nov.-10 déc.-10 janv.-11 Organisation des travaux Cadrage stratégique Lancement avec les composantes Visites d'universités et d'écoles Ateliers d'analyse de l'existant Ateliers d'expression des besoins - Définition des processus cibles Cartographie actuelle Architecture cible du S.I. Environnement technique Rédaction du Cahier des charges Lancement de la procédure de consultation des entreprises Pilotage oct.-10 nov.-10 déc.-10 janv.-11

34 2. Projet Formation et Suivi des Etudiants Planning des ateliers : De mi-novembre 2010 à mi-janvier 2011 Livrables des ateliers fonctionnels : Existant : forces et faiblesses Questionnaire : outils actuels / utilisation Macro processus cibles définis et modélisés Besoins fonctionnels 2 à 4 réunions d 1/2 journée à une journée 34

36 Suite de la démarche 1. Finalisation de la composition et de la planification des ateliers 2. Mail d invitation aux réunions d ateliers, aux personnes concernées 3. Envoi d un questionnaire préparatoire 4. Première réunion des ateliers à partir de mi-novembre 5. Point d avancement régulier du projet, en réunion de directeurs de composantes et de responsables administratifs

38 Questions / Réponses

40 2. Projet Formation et Suivi des Etudiants Un projet au cœur de la stratégie de l UdS «Modèle cible» Évolution/ rupture Processus cohérence Changement par étape Système d'information cohérence Optimisation Organisation et modes de management Gestion du Changement «Modèle existant» Amélioration Maintenance Ajustement Processus Système cohérence Système d'information cohérence Organisation et modes de management

41 Projet Formation et Suivi des Etudiants Réunion de lancement 08 novembre 2010