Compte rendu de réunion du Comité Directeur 15 février 2013

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1 Compte rendu de réunion du Comité Directeur 15 février 2013 Présents: Marylène CHAVE; Marie-Agnès VEYRIER, Carole ESPERANDIEU; Jacqueline BRUNET; Jean-Philippe BRUNET; Geneviève PARIZOT ; Sébastien CARROT; Christian RASCLE, Jean-Baptiste FERACCI ; Jean-Luc OTHOMENE; Josie CHENEBERT Les compte-rendus suivants sont approuvés : Comité Directeur du 9 janvier 2013 Réunion avec les correspondants du 7 février 2013 Assemblée Générale du 7 février 2013 Marylène CHAVE rappelle le fonctionnement des réunions mensuelles du CD. Elle indique aux nouveaux membres l'existence d'une partie réservée au CD sur le site de l'ascee; on y trouve tous les documents internes au CD, les comptes rendus de réunions et tous les documents types. Jean-Luc OTHOMENE rappelle à tous les membres du CD, surtout ceux qui utilisent leur voiture perso pour des trajets ASCEE, qu'il faut préalablement faire une demande auprès de la présidente sur un formulaire se trouvant dans l'espace réservé. Jacques LIARET a reçu un cadeau de départ de l'ascee et un autre à titre privé; pour ce dernier chacun participe comme il le souhaite. Rappel de Marylène : à chaque réunion, quelqu'un doit prendre en charge l'animation; à savoir, veiller au bon déroulement, gérer le temps, recadrer si besoin. Ce jour c'est J. Baptiste. Elle demande aux trésoriers les tableaux de CE 2012 et de BP 2013 à jour, ainsi que le rapport des vérificateurs aux comptes; ils sont à joindre au CR de l'ag. Différence sur les comptes 2012 : Comme suite à l'annonce faite au cours de l'assemblée Générale du 9 février dernier, Jean-Baptiste a réalisé une vérification minutieuse de la trésorerie de l'année Il transmet un état détaillé des erreurs constatées et précise que les comptes de l'année 2012 sont donc bien équilibrés, et nous présente le Compte d'exploitation 2012 mis à jour (en annexe au présent CR). Le Comité Directeur se félicite de pouvoir présenter très prochainement aux adhérents de l'ascee les comptes corrigés. (Compte d'exploitation) Unités d'accueil : Marylène fait part d'une suggestion du DDT Adjoint : il serait intéressant de dresser un bilan financier des UA à part (comme l'arbre de Noël) car c'est une partie très importante de notre activité qui mérite d'être mise en valeur et davantage détaillée. L'ASCEE a fait le choix d'augmenter ses cotisations plutôt que les tarifs de mise à disposition des UA ce qui pénalise moins les adhérents. Albert REY a proposé son aide pour les ouvertures/fermetures des UA. Penser à le solliciter en temps voulu; toute aide est la bienvenue. Jean-Luc indique que les nouveaux agents du Conseil Général n'ont pas accès à l'ascee (ils n'ont pas tenu de poste à l'equipement) et de ce fait, les correspondants ne parlent plus de l'ascee dans les CED et CTD; c'est bien dommage pour ceux qui peuvent encore être adhérents.

2 Election du Bureau : Marie-Agnès VEYRIER, doyenne du Comité Directeur, ouvre la séance d'élection. Rappel : le titre de VP ou autre n'empêche pas aux autres d'apporter leur aide, chacun doit se sentir concerné pas les activités de l'ascee. Président : candidature de Marylène CHAVE Bulletins exprimés : 11 blancs : 0 nuls : 0 11 voix pour Marylène CHAVE qui est élue VP Sports : candidature de Sébastien CARROT; il explique en quoi consiste le rôle de VP Sports : au niveau national il s'agit essentiellement de relayer l'info sur les activités, beaucoup de choses sont dématérialisées d'où moins de travail; au niveau régional c'est plus difficile en raison de divergences sur le mode de fonctionnement et de financement des diverses 'ASCEE de la région; au niveau local ça marche bien. Bulletins exprimés : 11 blancs : 0 nuls : 0 11 voix pour Sébastien CARROT qui est élu VP Culture : pas de candidature; le fonctionnement est le même que pour le sport Poste à pourvoir. VP Entraide : candidature de Jean-Baptiste FERACCI Bulletins exprimés : 11 blancs : 0 nuls : 0 11 voix pour Jean-Baptiste FERACCI qui est élu. Secrétaire : candidature de Josie CHENEBERT Bulletins exprimés : 11 blancs : 0 nuls : 0 11 voix pour Josie CHENEBERT qui est élue Secrétaire adjoint : pas de candidature Poste à pourvoir. Trésorier : candidature de Christian RASCLE Bulletins exprimés : 11 blancs : 0 nuls : 0 11 voix pour Christian RASCLE qui est élu Trésorier adjoint : candidature de Marie-Agnès VEYRIER Vote à main levée : 11 voix pour Marie-Agnès VEYRIER qui est élue Renouvellement du tiers sortant: 2014 : Christian RASCLE; Jean-Luc OTHOMENE; Marylène CHAVE ; Josie CHENEBERT 2015 : Marylène CHAVE ; Sébastien CARROT ; Jean-Baptiste FERACCI ; Jean-Philippe BRUNET ; Geneviève PARIZOT 2016 : Jacqueline BRUNET; Carole ESPERANDIEU; Christian RASCLE; Marie-Agnès VEYRIER Signature sur les comptes bancaires et comptabilité : Les mandataires restent inchangés. Marylène prépare une attestation pour Sébastien (achats par chèque). Sébastien souhaite que les trésoriers prennent contact dès maintenant avec les vérificateurs aux comptes pour bloquer deux dates de contrôle (une en juin et une fin novembre ou en décembre). Christian se charge de les contacter pour bloquer une date au plus tôt. Rappel : la présidente doit régulièrement signer le facturier : les trésoriers penseront à l'apporter systématiquement à chaque réunion du CD.

3 Représentant de l'ascee au CLAS : Membre titulaire : Marylène CHAVE, suppléante: Carole ESPERANDIEU. Groupe des personnes ressources en DDT : Ce groupe a été créé en lien avec le CHS CT dans le cadre d'une démarche de prévention des risques psycho-sociaux au travail. Il est réactivé et l'ascee y a été associée. Marylène CHAVE relève l'importance que l'ascee soit de nouveau reconnue comme acteur social au sein de la DDT. Marylène y représentera l'ascee. Divers : - Retraités : voir de manière collégiale s'il est possible de refaire le fichier retraités; Jean-Baptiste demandera un login pour permettre aux membres du CD actifs libérés de venir travailler sur l'ordinateur de Sébastien. - Rapports pour AG : Marylène demande que soit remise en place la fiche de suivi et le budget réalisé par activité afin de faciliter la tâche des personnes qui vont rédiger les rapports Culture, Sports, Entraide. Calendrier prévisionnel des réunions : Les réunions du comité directeur 2013 se dérouleront les matins (9h00 à 12h00) selon le calendrier suivant. Ces dates ne pourront pas être modifiées. Chacun devra faire en sorte de les considérer comme prioritaires sur son agenda. Les réunions devront se terminer au plus tard pour 12h30 afin de permettre à Jean-Luc de rentrer sur son lieu de travail. Calendrier : 11 mars 5 avril 6 mai 7 juin (journée à l'al) 1er juillet 6 septembre 7 octobre 4 novembre 25 novembre 15 janvier 2014 (+ galette) 6 février 2014 (AG) Ce calendrier sera diffusé aux chefs de services et de cellules dont dépendent les membres du comité directeur. Composition des commissions : - aides relais: Jean-Baptiste, Marie-Agnès, Jean-Philippe, Marylène et Christian - U.A.: Jean-Luc (responsable); Marylène, Marie-Agnès, Laurence, Jean-Philippe, Jean- Baptiste, Jacqueline. Jean-Luc demande la tenue d'une réunion de la commission UA entre le 15 et le 30 mars prochain.

4 Déclaration en préfecture : Josie collationne les infos pour les nouveaux arrivants et se charge d'établir le document. Journée retraités: Organisée par Monique Grousson, elle aura lieu le 2 avril à Lyon; au programme visite de l'aquarium et de la Maison de la soie. Situation particulière à l'accueil de Loisirs: Compte tenu de la situation familiale particulière de l'enfant Valentin CHARTIER, le comité directeur accepte qu'il participe aux séjours et stages organisés par l'al pour l'année Soirée Cabaret: Le 13 avril prochain; chacun essaie de trouver des lots pour la souscription, il en faut une quinzaine. Congrès: Marylène et Christian y vont, ainsi que Carole qui participera à la commission «jeunes élus». Aide ponctuelle: Jacqueline et Jean-Philippe proposent leur aide si besoin; Marylène leur propose de venir mardi 19/2 à 13h30 pour préparer l'envoi des dessins des enfants qui participent au concours à la FNASCE. Les retraités proposent de venir régulièrement à la DDT(une demi-journée par semaine, le mardi aprèsmidi). Memento téléphonique: L'avoir systématiquement sur soi! Programme des activités 2013 : Sébastien se charge de sa mise à jour pour une impression avant le séjour de l Accueil de Loisirs (23 février) en vue de sa diffusion rapide. PROCHAINE REUNION LE 11 MARS 9H00 La secrétaire J. CHENEBERT ASCEE 26 Siège Social : DIRECTION DEPARTEMENTALE des TERRITOIRES de la DROME 4 Place Laënnec - BP VALENCE CEDEX TEL : (l'après-midi) - FAX

5 ASCEE 26 - COMPTE EXPLOITATION 2012 MODIFIE SPORT SECTIONS DEPENSES RECETTES DEBIT CREDIT CHALLENGE DEPARTEMENTAL BOULES 1 224, ,25-113,37 CHALLENGE NATIONAL BOULES * 390,00-390,00 RANDONNEES PEDESTRES 2011/ ,00-100,00 COURSE PEDESTRE MARATHON BLV 70,45 40,00-30,45 COURSE CYCLISTE L'ARDECHOISE ** 342,00 341,00-1,00 SECTION MUSCULATION 5,20 190,00 184,80 SECTION TENNIS 79,50 116,00 36,50 JEU TOUR DE FRANCE 362,50 362,50 JEU FOOT EURO 84,00 84,00 SECTION BADMINTON SECTION VOLLEY Challenge 2011 aide URASCE 200,00 200,00 SOUS-TOTAL SPORT 2 574, ,75-129,52 CULTURE ART CULINAIRE 360,98-360,98 CHALLENGE CULTUREL REGIONAL 2012 SOIREE CABARET , ,70 45,08 SOIREE CABARET 2013 (Acompte et provision) 175,00-175,00 CHOREGIE D'ORANGE 2012 et , ,00-183,40 RALLYE REGIONAL TAIN 311,11 284,00-27,11 CONCOURS PHOTO 133,23-133,23 JOURNEE MARCHE AUX FLEURS 861, ,28 145,68 CULTURE EN FETE ,93 70,00-178,93 VOYAGE EQUATEUR *** , , ,26 REMBT AVANCE VOYAGE EQUATEUR EN 2011 Voyage BRUXELLES 5 547, , , ,00 6, , , ,85 ENTRAIDE ARBRE DE NOEL 9 984, , ,42 BILLETTERIES , ,50 758, , ,50 DISTRIBUTEURS BOISSONS CHAUDES AIDE ACCUEIL DE LOISIRS 2 000, ,00 GARANTIE OBSEQUES 1 472, ,80-442,08 PARTCIPATION MARIAGE PARTICIPATION NAISSANCE 115,00-115,00 PARTICIPATION DEPART RETRAITE 230,00-230,00 AIDE RELAIS ADHERENTS 2 600, ,00 70,00 AIDE SEJOUR ENFANT 133,40 133,40 FORMATIONS BAFA 332,00 213,60-118,40 RENCONTRES NATIONALES ACTIFS LIBERES 180,00-180,00 GALETTE DES ACTIFS LIBERES 175,79 100,00-75,79 SOUS-TOTAL ENTRAIDE , , ,59 UNITES D'ACCUEIL LA CADIERE 636, , ,52 LE GLANDASSE 173, , ,77 L'ADOUX 230, , ,07 GRIMONE 237, , ,01 LE , ,00 432,63 LE 103 ACQUISITION , ,00 STUDIO LACRA 442, , ,98 SOUS-TOTAL UNITES D'ACCUEIL , , ,02 ASSURANCES SMACL ASS. DOMMAGES BIENS 1 104, ,32 ASSURANCE FEDERALE 342,71-342,71 SOUS-TOTAL ASSURANCES 1 447, ,03

6 FONCTIONNEMENT ASCEE COTISASION FNASCE 200,00-200,00 AIDE ANNUELLE FNASCE ADHESIONS ASCEE 26 0, , , , ,80 MISE A DISPOSITION SALLE DES CAPUCINS 406,10 406,10 DONS DIVERS 140,00 140,00 JOURNEES DASCE ,00 220,00-360,00 JOURNEES DASCE 2011 ARDROMECHE 500, , ,10 ASSEMBLEE GENERALE 159,17-159,17 COTISATION URASCE-RA 150,00-150,00 REUNIONS REGIONALES 70,00-70,00 AG FNASCE FRAIS DE FONCTIONNEMENT (réunions, 40 ans, Angela) 181, ,56 181,00 187, ,56 SITE INTERNET 99,82-99,82 FOURNITURES INFORMATIQUES 39,00-39,00 DEPLACEMENT REUNION GESTIONNAIRES UA 436,18 20,00-416,18 AIDE FNASCE DOSSIER DD / AL 500,00 500,00 VIREMENTS DE FONDS SOUS-TOTAL FONCTIONNEMENT , , , , ,73 TOTAL EXERCICE , , ,96 PROVISIONS 2012 ENGAGEES 3 524, ,88 PROVISIONS 2012 ANNULEES 612,38 612,38 PROVISIONS 2011 ANNULEES 2 976, ,38 GESTION DE L'ACCUEIL DE LOISIRS , , ,39 RESULTAT DES COMPTES AU 31 DECEMBRE 2012 COMPTE COURANT ASCEE COMPTE COURANT ACCUEIL DE LOISIRS LIVRET CREDIT AGRICOLE LIVRET CREDIT AGRICOLE ACCUEIL DE LOISIRS TOTAL GENERAL DISPO 31/12/11 DEBIT CREDIT Différentiel BILAN 31/12/ , , , , , , , ,24 néant , , , , , , , , ,32 Informations complémentaires : * encaissement chèque 330 sur 2013 ** dont remboursement trop versé de 2011 (59 ) *** attente remboursement assurance 2050 environ sur 2013 Différentiel Récapitulatif encaissement sur l'exercice 2011 Tour de France -330,00 Repas La fontaine arbre noël -50,00 Avance forfaits Villard ,00 Récapitulatif en cours (pour info) Mise à jour logiciel informatique : 39,00 Cinéma le Pathé 570,00 Tennis engagement corpo 34,00 Départ en retraite 23,00 Acompte salle cabaret ,00 Total différentiel ,00 Écart de compte 0,00

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