LISTE DE VÉRIFICATION DES ACTIVITÉS DES CLUBS

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1 LISTE DE VÉRIFICATION DES ACTIVITÉS DES CLUBS Veuillez trouver ci-jointe une liste que votre club peut utiliser pour ne pas oublier toutes les tâches importantes à exécuter et les événements qui doivent avoir lieu en vue de l exploitation d un excellent club de patinage. Cette liste s adresse aux clubs qui offrent des programmes de patinage de septembre à mars, brosse un tableau général de la saison, d un mois à l autre, et aide aux cadres et aux entraîneurs à rester organisés et à l affût. Cette liste n est pas complète; il s agit d un point de départ pour votre club. Nous vous encourageons donc à ajouter les tâches qui s appliquent à votre situation particulière. Veuillez consulter la section de Connexion des membres du site Web de Patinage Canada à l adresse sous Clubs et écoles pour avoir accès à une version électronique de cette liste et l adapter aux besoins de votre club. 1

2 Tenir l assemblée générale annuelle rédiger un rapport et conclure l année de patinage organiser des élections pour les cadres, les représentants des entraîneurs et des patineurs, au besoin tenir le procès-verbal et le mettre à la disposition des membres (le poster sur le site Web ou l afficher sur le babillard) AVRIL Dans les 60 jours suivant la fin de la saison d hiver du club (conformément aux règlements généraux ) Dans les 2 semaines après l assemblée Secrétaire Assister à l assemblée générale annuelle de la section Fin avril ou début mai Rendre hommage aux membres soirée de remise des prix ou banquet pour récompenser les patineurs et remercier les bénévoles Dernière semaine de patinage OU peu après la fin de la saison d hiver 2

3 MAI Tenir une ou des réunions de planification de la saison à venir Début mai Examiner le sondage auprès des clients (patineurs et parents) et le sondage auprès des entraîneurs intégrer les rétroactions Examiner les statistiques d adhésion du club, les comparer avec celles de l année précédente Prévoir les adhésions futures : utiliser les résultats du sondage auprès des clients et les données précédentes, prévoir combien de patineurs reviennent l an prochain et pour quel programme Examiner les données démographiques de la collectivité Examiner et mettre à jour les buts et les priorités Examiner l allocation actuelle de la glace déterminer les besoins Déterminer les besoins en entraîneurs Déterminer les besoins en bénévoles Examiner et établir le budget discuter et planifier les activités de collecte de fonds, au besoin Établir le calendrier des programmes Planifier provisoirement les événements journées de test, compétitions, revues sur glace, etc. Commencer le processus d inscription et de sanction pour les compétitions avec la section ou Patinage Canada Planifier des stratégies ou une campagne de marketing en utilisant du matériel de Patinage Canada Examiner et mettre à jour la constitution et les règlements généraux au besoin Élaborer ou renouveler les politiques et procédures 3

4 JUIN Assister au Congrès annuel et assemblée générale de Patinage Canada si possible Fin mai ou début juin de chaque année (le lieu change chaque année) Président ou délégué désigné / entraîneurs en tant qu observateurs Engager les entraîneurs et signer les contrats * Mai 2006 à Markham, en Ontario Début juin Direction 4

5 JUILLET AOÛT Tenir une réunion de la direction Examiner les positions des comités et les rôles et responsabilités de chaque membre de comité Déterminer le rôle du comité et établir les attentes et l orientation Discuter de dates provisoires d inscription et des tâches à exécuter Discuter des outils de marketing pour les programmes Assurer le suivi des questions de contrat des entraîneurs s assurer que tous les contrats sont signés avant le début de la saison Discuter de collectes de fonds possibles pour la saison Date établie en juin et réunion tenue au début de juillet Le président propose la date, l heure, le lieu et l ordre du jour Surveiller l arrivée par la poste de la trousse d inscription envoyée par Patinage Canada Fin juillet Tenir une réunion avec les entraîneurs Réviser les attentes en matière de contrat s assurer que tous les contrats ont été signés Discuter les dates d inscription et les tâches Planifier des séances sur glace, des journées spéciales, des thèmes Passer une commande de fournitures et d aides d enseignement à la direction du club pour approbation S assurer que les manuels de programme et le matériel documentaire sont à jour et disponibles Planifier des séances de recrutement et de formation pour la saison, à l intention des assistants de programme de Patinage Plus. Mi-juillet Président et entraîneurs 5

6 JUILLET AOÛT (suite) Mi-juillet Planifier la journée des inscriptions Déterminer le lieu, la date et l heure Tenir conjointement avec l inscription pour le hockey ou une activité communautaire Considérer un prix pour les membres qui s inscrivent tôt Considérer organiser une deuxième inscription la première semaine après le début de l année scolaire (si des inscriptions pour d autres activités sont tenues avant) Confirmer les articles nécessaires sur place formulaires d inscription, reçus, caisse, machine de traitement des cartes de crédit, tables, chaises, téléviseur et magnétoscope, vidéocassette de programmes et séquences d événements, panneaux, etc. Élaborer un formulaire de tableau des bénévoles sondage séparé pour les noms, adresses électroniques, numéros de téléphone et compétences spéciales des parents qui sont disposés à être bénévoles au club, y compris leurs intérêts et disponibilité Faire de la publicité pour l inscription annonces d intérêt public, télévision par câble, affiches, journal communautaire utiliser les exemples de publicité de Patinage Canada et autre matériel documentaire Confirmer l inscription du personnel (bénévoles, entraîneurs) Élaborer un guide, des feuilles d information pour les parents, distribués à l inscription 6

7 Se tenir au courant des compétitions vérifier les journaux quotidiens et hebdomadaires et les listes de services municipaux offerts, pour rassembler de l information sur d autres activités sportives et pour les enfants. Compiler l information et fournir un rapport à la direction tous les quelques mois. Commencer en août et continuer tout au long de la saison Soumettre la liste des cadres et des personnes autorisées à faire les achats à Patinage Canada. Mi-août Président Confirmer les heures de glace avec la patinoire/la municipalité Fin août / selon la date de début de la saison de la glace * Lire l information sur le Défi Patinage Plus de la présidente sur le site Web de Patinage Canada et aussi dans l envoi postal Mi-août Planifier une stratégie pour atteindre les buts du Défi Patinage Plus Tenir une réunion mensuelle Tel que décidé par le groupe Direction, entraîneurs, observateurs 7

8 AOÛT SEPTEMBRE Conjointement Équipe responsable des Tenir une ou des journée(s) d inscription (prévoir une 2 e journée si nécessaire) avec la tenue de la journée d inscription aux activités de la communauté à la mi-août et/ou durant la première semaine d école inscriptions Inscrire les membres à Patinage Canada (en ligne ou à la main) Obtenir la preuve d inscription des entraîneurs Planifier la première semaine de patinage Coordonner le calendrier pour les personnes chargées d accueillir les patineurs et les parents S assurer que les panneaux sont prêts et seront visibles vestiaires, bureau du club, etc. S assurer que le babillard est mis à jour, net et professionnel Développer une description de courtes séances d information pour les parents confirmer les feuilles d information Planifier des décorations spéciales, etc. pour souhaiter la bienvenue et épater les patineurs et les parents Au plus tard le 1 er septembre ou dans les 2 semaines après le début de la session Plusieurs semaines avant le premier jour des séances de patinage Commencer à planifier le spectacle ou la revue sur glace Mi-septembre Direction, entraîneurs et comité du spectacle sur glace Tenir une réunion mensuelle Tel que décidé par le groupe Direction, entraîneurs, observateurs 8

9 Recruter les assistants de programme Tenir la première séance de formation et d orientation des assistants de programme de Patinage Plus SEPTEMBRE OCTOBRE Selon la date de début de la saison Équipe chargée du recrutement des AP / entraîneurs Afficher la constitution révisée sur le babillard et(ou) sur le site Web Première semaine de patinage Secrétaire Premières journées de patinage S assurer que tous les entraîneurs et membres sur la glace sont inscrits auprès de Patinage Canada S assurer que les responsables de l accueil sont en place Tenir une courte séance d orientation pour les parents pendant que les patineurs sont sur la glace; distribuer des feuilles d information Première semaine de patinage Direction et entraîneurs Surveiller l arrivée par la poste des médailles des champions de Patinage Plus Commander les fournitures de programme (écussons, fiche de rendement, etc.), selon le nombre de patineurs inscrits Tenir une réunion mensuelle Octobre Directeur / secrétaire Selon la date de début du programme - Prévoir 2 à 4 semaines pour la livraison (les commandes en ligne sont traitées plus rapidement) Tel que décidé par le groupe Directeur / secrétaire Direction, entraîneurs, observateurs 9

10 NOVEMBRE Poursuivre les inscriptions tardives Au fur et mesure de la réception des demandes Vérifier les fournitures pour les journées de tests à venir commander les articles nécessaires Prévoir 2 à 4 semaines pour la livraison (les commandes en ligne sont traitées plus rapidement) des tests Revue rapide de la saison d automne Évaluer le déroulement général de la saison d automne jusqu à présent S assurer que le matériel de programme, c.-à-d. écussons, fiches de rendement, est bien complet Planifier la publicité des programmes d hiver dans la presse locale, les écoles, etc. Planifier pour organiser des séances de formation de recyclage et de suivi pour les AP Mi-novembre Tenir une réunion avec les entraîneurs Obtenir des rétroactions des entraîneurs sur la prestation des programmes. Planifier les programmes pour la saison d hiver Déterminer les remplaçants / suppléants pour les compétitions d hiver Planifier un événement spécial pour les patineurs durant le temps des fêtes/ Mi-novembre Tenir une réunion mensuelle Tel que décidé par le groupe Direction, entraîneurs, observateurs 10

11 DÉCEMBRE Poursuivre les inscriptions tardives Au fur et mesure de la réception des demandes Préparer les fiches de rendement pour leur distribution aux patineurs de Patinage Plus et de Patinage STAR Dernière journée de patinage avant les vacances Entraîneurs Faire une activité sociale pour les patineurs, de même que le personnel et les bénévoles Avant les vacances de Noël Surveiller les préparatifs de tenue du spectacle sur glace ou événement spécial de fin d année * surveiller l état du nombre d inscriptions obtenu ou encore nécessaire pour relever le défi Patinage Plus de la présidente date limite le 15 février. Début décembre Début décembre Direction Tenir une réunion mensuelle Tel que décidé par le groupe Direction, entraîneurs, observateurs 11

12 JANVIER Tenir la 2 e journée officielle d inscription aux programmes d hiver, selon les besoins du club (et continuer à accepter les inscriptions pour combler les places libres) 1 re semaine de janvier Équipe chargée des inscriptions Poursuivre les inscriptions tardives Au fur et mesure de la réception des demandes Rencontrer les fonctionnaires municipaux Début janvier responsables de l attribution des heures de glace pour vérifier la procédure à suivre et les dates limites de demande de temps de glace pour la saison à venir Préparer les dépliants d inscription aux Mi-janvier programmes de printemps/d été pour leur distribution Tel que décidé par Tenir une réunion mensuelle le groupe FÉVRIER Président ou personne désignée Direction Direction, entraîneurs, observateurs Poursuivre les inscriptions tardives Au fur et mesure de la réception des demandes Vérifier l organisation des journées de tests et l horaire des bénévoles nécessaires remplir les formulaires de récapitulation des tests Date limite du Défi Patinage Plus de la présidente s assurer que toutes les dernières inscriptions sont enregistrées auprès de Patinage Canada Selon la date de la journée de tests prévue des tests 15 février Tenir une réunion mensuelle Tel que décidé par le groupe Direction, entraîneurs, observateurs 12

13 MARS Préparer l assemblée générale annuelle du club : À l avance, conformément aux Secrétaire Préparer l avis de l assemblée règlements généraux Distribuer à tous les membres selon les règlements généraux Direction / Comité des mises en Solliciter des candidats pour les postes libres du conseil candidature Préparer les documents pour l assemblée Rapport financier états financiers Rapport sur l état Rapport sur les relations publiques et la publicité Rapport sur les programmes Patinage Plus, Patinage STAR, etc. Direction / Rapport sur les entraîneurs entraîneurs Autre Questionnaires Préparer et distribuer un questionnaire sur la satisfaction de la clientèle Préparer et distribuer un questionnaire aux entraîneurs 2 à 3 semaines avant la fin de la saison d hiver Direction Tenir une journée de pré-inscription pour la saison à venir 2 semaines avant la fin de la saison d hiver Dernière séance de patinage Distribuer les fiches de rendement aux patineurs de Patinage Plus et de Patinage Star Présentation du spectacle sur glace Fin de la saison en mars ou avril Surveiller l arrivée de l information sur l AGA de la section Prévoir votre présence à l AGA Mars de la section Surveiller l arrivée de l information sur le Congrès annuel et assemblée générale de Patinage Canada Prévoir votre présence au CAAG, si possible Début mars Direction / Équipe chargée des inscriptions Entraîneurs Envoi par la poste de la section Envoi par la poste de Patinage Canada / a Examen du rendement du personnel d entraînement Fin mars (après avoir compilé les résultats des questionnaires) Président et collègues désignés 13

14 AUTRES TÂCHES PERMANENTES : Consulter le site Web de Patinage Canada pour les mises à jour, l information récente deux fois par semaine Accepter les inscriptions durant toute l année (modifier les cotisations en conséquence, au besoin) jusqu à pleine capacité Communiquer régulièrement avec les membres par les bulletins d information, les courriels, le site Web, le tableau d affichage, les réunions et en personne à la patinoire Assurer le suivi des assistants de programme et leur désigner un mentor de façon régulière, deux fois par semaine ou au besoin Surveiller régulièrement la prestation des programmes et la satisfaction des clients, afin de vous assurer qu on répond aux attentes des clients. Communiquez avec le bureau de section ou Patinage Canada si vous avez des questions Ayez du plaisir! 14