ADDITIF AU RAPPORT DE CERTIFICATION (SUITE A VISITE DE SUIVI) CENTRE HOSPITALIER RENÉ-PLEVEN. 56, rue Châteaubriand BP DINAN

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1 ADDITIF AU RAPPORT DE CERTIFICATION (SUITE A VISITE DE SUIVI) 2 ème PROCÉDURE CENTRE HOSPITALIER RENÉ-PLEVEN 56, rue Châteaubriand BP DINAN Octobre 2010

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3 PARTIE 1 PRÉSENTATION DE L ÉTABLISSEMENT Dates de la visite de suivi : 13 avril 2010 Nom de l établissement Situation géographique Statut (privé-public) Type de l établissement (CHU, CH, CHS, HL, PSPH, Ets privé à but lucratif) Nombre de lits et places (préciser la répartition des lits par activité, non par service (MCO, SSR, USLD)) Nombre de sites (de l ES et leur éloignement s il y a lieu) Activités principales (par exemple ; existence d une seule activité ou d une activité dominante) Activités spécifiques (urgences, soins ambulatoires, consultations externes spécialisées, hospitalisation sous contrainte, etc. ) Secteurs faisant l objet d une reconnaissance externe de la qualité Centre hospitalier René-Pleven Ville : Dinan Département : 22 Public Centre hospitalier Région : Bretagne La capacité globale d accueil est de 313 lits et 20 places installés : lits et 20 places (hospitalisation partielle de jour et de semaine) de médecine ; - 28 lits de gynécologie obstétrique dont 6 lits de chirurgie gynécologique ; - 65 lits de SSR ; - 60 lits de SLD. Deux sites : - un site principal MCO et SSR ; - un site unité de soins de longue durée redéfinie et SSR. Médecine Gynécologie-obstétrique SSR SLD Accueil des urgences SMUR USC hospitalisation de jour et semaine. aucun 3 / 24

4 Différents partenariats utiles à la réalisation des missions de l établissement ont été créés : Coopérations Partenariats avec le pôle de référence (CH Saint-Malo) Avec une direction commune, le centre hospitalier de Saint-Malo et le centre hospitalier René- Pleven à Dinan. Coopération avec d autres établissements (GCS, SIH, conventions ) Logistique : gestion commune d une blanchisserie interhospitalière (BIH) dans le cadre d un GIE (Saint-Malo, Dinan, Saint-Jean-de-Dieu, etc.). Autres partenariats hospitaliers : Polyclinique du Pays de Rance ; Hôpital Gardiner de Dinard ; CH de Saint-Brieuc ; CH Lamballe ; CHU de Rennes ; Hôpital local de Saint-Méen-le-Grand. Autres partenariats : Cabinet d imagerie de la Garaye (Dinan) : création du GIE «IRM du pôle de santé de Dinan» le 24 juin 2005 ; Cabinet d ophtalmologie ; AUB ; EFS ; Conseil général des Côtes-d Armor ; URML : maison médicale de garde. Réseaux Réseau de cancérologie ONCO 6 ; Réseau de périnatalité ADEPAFIN ; Réseau des urgences ; Réseau RIVARANCE (cardiologie) ; RAISIN (réseau d alerte, d investigation et de surveillance des infections nosocomiales) ; CLIC (comité local d information et de coordination) ; Réseau Achats Santé Bretagne. 4 / 24

5 Origine géographique des patients (attractivité) Transformations récentes (réalisées ou projetées, ou projets de restructuration) Le bassin d attractivité est le secteur sanitaire d implantation (cantons avoisinants). - Convention pour la radiologie avec le centre hospitalier de Saint-Malo (transfert des images en dehors des heures ouvrables) ; - Mise en service de l'irm dans le cadre du GIE IRM avec le cabinet libéral de radiologie ; - Partition de l'unité de soins de longue durée avec la création de 60 lits d'unité de soins de longue durée redéfinie ; - Mise en place d une direction commune avec le centre hospitalier de Saint-Malo et un travail avec les deux équipes médicales pour l élaboration d un projet médical commun ; - Opérations de restructuration en cours et en projet concernant : - la consolidation de la filière gériatrique, - l humanisation des unités d accueil pour personnes âgées, - l humanisation de l ensemble de l hébergement, - le regroupement des lits de soins de suite, - la réorganisation des consultations externes, - le regroupement de l administration. 5 / 24

6 PARTIE 2 RAPPEL DES DÉCISIONS DE LA HAUTE AUTORITÉ DE SANTÉ Certification avec suivi Au vu des éléments d appréciation non satisfaits mentionnés dans le présent rapport issu des résultats de l autoévaluation et de la visite sur site, la HAS prononce une certification avec suivi qui porte sur les points suivants : - 04b (Une politique du dossier du patient est définie afin d assurer la qualité et la continuité des soins) ; - 08a (Le recrutement de l ensemble des personnels est organisé) ; - 18c (La sécurité du système d information est assurée) ; - 28a MCO, SLD (Les règles de tenue du dossier sont connues et appliquées par les différents intervenants) ; - 31a MCO (Les conditions de prescription des médicaments sont maîtrisées), 31c MCO, SSR, SLD (Les conditions d administration du médicament au patient garantissent la conformité à la prescription et la traçabilité de l acte). Ces points feront l objet d une visite de suivi dans un délai de douze mois. La HAS invite l établissement à poursuivre sa démarche d amélioration de la qualité sur les points suivants : - 09a (Une organisation est en place pour assurer la qualité et l hygiène en restauration) ; - 10c (La formation des professionnels à la qualité est assurée), 10d (Le déploiement de la démarche et des actions qualité dans les secteurs d activité est organisé) ; - 13a (Les patients et les activités à risque infectieux sont identifiés et un programme de surveillance adapté est en place) ; - 15a (L hygiène des locaux est assurée), 15d (L élimination des déchets, notamment d activité de soins, est assurée) ; - 21b MCO, SSR, SLD (Le respect de la dignité et de l intimité du patient est préservé tout au long de sa prise en charge) ; - 28a SSR (Les règles de tenue du dossier sont connues et appliquées par les différents intervenants), 28b SSR, SLD (L information contenue dans le dossier du patient est actualisée tout au long de sa prise en charge et également après sa sortie), 28c SSR, SLD (L information contenue dans le dossier du patient est accessible, en temps utile, aux professionnels en charge du patient) ; - 30a MCO, SSR, SLD (La prescription d examens est justifiée par l état du patient et mentionne les renseignements cliniques requis et les objectifs de la demande), 30c MCO, SSR, SLD (La transmission des résultats répond aux besoins des utilisateurs en termes de qualité et de délais) ; - 31b MCO, SSR, SLD (Les conditions de dispensation des médicaments sont maîtrisées) ; - 32c MCO (Les événements indésirables graves spécifiques aux secteurs interventionnels font l objet d un suivi régulier, d une analyse et d actions correctives et préventives). 6 / 24

7 PARTIE 3 Décision : Une politique du dossier du patient est définie afin d assurer la qualité et la continuité des soins Rappel du critère indexé à la décision (N et libellé) : 04b (Une politique du dossier du patient est définie afin d assurer la qualité et la continuité des soins) Éléments d appréciation (EA) Politique formalisée du dossier du patient Association des différents professionnels et instances à l élaboration de la politique du dossier du patient. Politique du dossier du patient favorisant la confidentialité, la fiabilité, l accessibilité, la sécurité et le stockage des informations ainsi que la coordination des professionnels et des secteurs d activité. Règles de constitution, de tenue, de communication et de conservation du dossier du patient. Réponses aux EA (Présent :, EN PARTIE, NON) EN PARTIE EN PARTIE Constats L établissement a mis en place en juin 2009 une souscommission "dossier patient" qui a rédigé la politique du dossier patient. Cette politique a pour objectifs de mettre en place un dossier unique structuré et évolutif, garantir la confidentialité des informations, assurer la coordination des soins et la traçabilité de la prise en charge, créer une dynamique qualité à partir d évaluations. Cette politique a été validée par la CME en juin La sous-commission a été constituée de représentants médicaux et paramédicaux des différents pôles. La CME, la CSIRMT et le CA ont été tenus informés des travaux de la sous-commission. La politique du dossier patient favorise la fiabilité, l accessibilité, la sécurité et le stockage des informations ainsi que la coordination des professionnels et des secteurs d activité. Cependant la confidentialité de l accès du dossier patient n est totalement effective que dans les quatre unités de soins où l informatisation de la prise en charge médicamenteuse, en cours de déploiement, a été réalisée. Les règles de constitution, de tenue, de communication et de conservation du dossier du patient ont été réactualisées en janvier 2010 suite à un état des lieux réalisé fin 2009 en MCO et SSR. La procédure de tenue du dossier patient qui a été rédigée suite à cet état des lieux a été validée par la sous-commission dossier patient en février Ce protocole appelé «guide de tenue du dossier patient» est actuellement testé sur l ensemble des unités de soins, sauf en SLD. L établissement prévoit son évaluation fin avril avant la diffusion de la version définitive. Prise en charge concernée : Cotation du critère B Dynamique 7 / 24

8 Décision : le recrutement de l ensemble des personnels est organisé Rappel du critère indexé à la décision (N et libellé) : 08a (Le recrutement de l ensemble des personnels est organisé) Éléments d appréciation (EA) Politique de recrutement en lien avec les orientations stratégiques de l établissement. Identification des responsabilités des différents acteurs. Réponses aux EA (Présent :, EN PARTIE, NON) EN PARTIE Constats La politique de recrutement fondée sur le CPOM, le projet social et le contrat de retour à l équilibre, prend en compte les réorganisations importantes menées depuis début 2010 (fonctions logistiques, techniques et administratives).ces réorganisations sont liées à la constitution d une communauté hospitalière de territoire entre les établissements de Dinan, Saint-Malo et Cancale (direction commune en janvier 2009 et adoption d un projet médical commun, voté par les trois CME en janvier 2010). Sur les secteurs SSR et l unité de SLD redéfinie, des groupes de travail ont été constitués afin de redéfinir la répartition des tâches entre IDE et AS (notamment pour la distribution du médicament), et AS-ASH. Pour le SSR, une unité cognitive comportementale de 10 lits a été créée, où tous les postes ont été redéfinis avec des compétences associées IDE-AS. En SSR, les roulements AS et ASHQ ont été différenciés. L identification des responsabilités des différents acteurs a été réalisée à travers une révision complète des fiches de poste. Les professionnels concernés ont été associés à cette démarche et ont participé à la rédaction de ces fiches. Des fiches de tâches ont aussi été réalisées. Ce travail a été accompagné par des transformations de postes d AHQ en AS, par l inscription au plan de formation de formations promotionnelles d AS, et la mise en place d actions de VAE. Cependant en SSR et SLD, et en dehors de la distribution du médicament, ces mesures liées aux formations en cours n ont pas encore permis le respect complet de la répartition des tâches en fonction des métiers AS et ASH. Prise en charge concernée : Cotation du critère B Dynamique 8 / 24

9 Mise en œuvre de procédures de recrutement. Utilisation de fiches et profils de poste. L établissement a mis en place des procédures de recrutement en lien avec son organisation. Le recrutement des personnels paramédicaux est effectué par la direction des soins. Pour les postes de spécialités ou les postes d encadrement, il est effectué par la DRH avec la direction des soins et les responsables médicaux. Pour tous les autres postes, le recrutement est effectué uniquement par la DRH. Le personnel médical est recruté par la direction des affaires médicales, avec avis préalable de la CME et/ou du conseil exécutif. Les fiches de poste recentrées à la DRH concernent l ensemble des personnels. Elles sont répertoriées dans un document de recensement créé en juin Ce document permet le suivi et la mise à jour en permanence des fiches de poste (date de création de la fiche et dates de mise à jour). Il permet l adaptation des fiches en fonction de l évolution des organisations et intègre la création des nouvelles fiches créées quand de nouveaux métiers apparaissent. La référence de la fiche au répertoire des métiers apparaît sur ce document. Les fiches sont utilisées et adaptées, si besoin, pour tout recrutement. Les profils de poste sont mis à jour lors des recrutements et adaptés aux nouvelles organisations. 9 / 24

10 Décision : la sécurité du système d information est assurée Rappel du critère indexé à la décision (N et libellé) : 18c (La sécurité du système d information est assurée) Éléments d appréciation (EA) Politique de sécurité pour assurer l intégrité, la disponibilité, la confidentialité des données et la traçabilité des accès au SI. Réponses aux EA (Présent :, EN PARTIE, NON) EN PARTIE Constats L établissement a une politique de sécurité déclinée dans son schéma du système d information. Ce schéma est actuellement en cours de révision pour intégrer la nouvelle dimension de la communauté hospitalière de territoire regroupant sous une direction commune les trois établissements de Dinan, Saint-Malo et Cancale. Dans le cadre de cette communauté, un responsable de la sécurité a été nommé et une commission de sécurité du système d information a été créée. Elle s est réunie deux fois. La politique de sécurité permet d assurer l intégrité, la disponibilité des données. Cependant, la confidentialité des données et la traçabilité des accès ne sont totalement effectives que dans les quatre unités de soins où l informatisation de la prise en charge médicamenteuse, en cours de déploiement, a été réalisée. Dans ces unités, l accès au dossier se fait par le matricule agent et un code personnel d accès confidentiel attribué par le service informatique en lien avec la DRH, et avec le DIM pour les droits d accès. La traçabilité de tous les accès est possible et nominative. Dans les autres unités, seuls les médecins ont un code d accès personnel, sauf aux urgences. Les autres personnels ont un code poste de travail avec une traçabilité qui se fait sur l accès par poste de travail seulement. L'établissement a activé des mises en veille d écran afin de verrouiller les écrans en cas d inactivité (cinq minutes) et de préserver ainsi la confidentialité. Prise en charge concernée : Cotation du critère B Dynamique 10 / 24

11 Contrôle qualité des données (notamment information médicale issue du PMSI). Le contrôle qualité des données PMSI se fait en temps réel lors de la saisie par les secrétaires médicales du DIM (codage centralisé). Chaque étape de la saisie fait l'objet d'un contrôle de qualité automatique de la cohérence et de l'exhaustivité des données administratives, du choix des diagnostics (et des actes le cas échéant), et du groupage. En cas d'atypie ou d'erreur, les résumés sont bloqués et discutés en staff (secrétaires et médecin du DIM), avec éventuellement retour au dossier médical (voire au praticien) pour arbitrage. Une évaluation annuelle du nombre de dossiers contrôlés par UF et de l'impact financier qui en résulte est faite. Les données issues des services qui pratiquent un codage décentralisé sont vérifiées par le médecin DIM chaque mois. Une traçabilité des corrections est effectuée, avec retour d'information à l'intention des praticiens concernés. De plus, avant chaque envoi mensuel, la totalité de la base est analysée selon une procédure de contrôle interne à l'établissement. De même, d'autres informations font l'objet d'un contrôle qualité très poussé, parce qu'ayant un impact financier certain (dispositifs médicaux implantables, molécules onéreuses...). En 2007, du fait du lien entre les données du PMSI et la facturation, des réunions mensuelles ont été établies avec le service de facturation, afin d'améliorer l'exhaustivité et la qualité des données. Depuis 2008, ce lien est permanent. Un logiciel a été acheté à cet effet. Un rapprochement est réalisé chaque mois, avant la validation des données, avec la direction des finances et le contrôle de gestion. Du fait des nombreuses modifications réglementaires qui sont intervenues depuis 2007, des réunions pluridisciplinaires ont été réalisées à plusieurs reprises, (tous les deux mois) faisant intervenir autour d'une même table responsable informatique, médecin DIM, responsable de facturation, contrôleur de gestion et attachée aux finances, afin d'analyser les dysfonctionnements et de définir un plan d'action pour y remédier. 11 / 24

12 Sécurité technique de l environnement assurée Information des professionnels sur les contraintes liées à l utilisation des ressources informatiques. Mise en œuvre des démarches et formalités prévues par la législation Informatique et libertés. Le service informatique applique un plan de sauvegarde : données journalières et hebdomadaires et des sauvegardes système. En 2009 se sont ajoutées des sauvegardes de partitions à chaud des différents serveurs applicatifs via un logiciel de sécurité. Les données sont stockées dans des armoires ignifugées situées dans deux bâtiments différents (les sauvegardes journalières dans une, les sauvegardes système ou hebdomadaires dans l autre). Ces deux locaux ne sont pas dotés d une alarme. Depuis fin 2008, l accès au local informatique a été sécurisé, une alarme de détection de présence et de traçabilité d'accès à la salle d'exploitation a été installée et est activée les nuits et week-end. Un audit sécurité et réseaux est prévu pour l automne Pour sécuriser l accès à Internet et informer l utilisateur de ses droits et de ses devoirs, chaque utilisateur reçoit une charte de bonne utilisation d Internet et des ordinateurs. La charte est disponible sur l intranet de l établissement. L ensemble des progiciels gérant des informations nominatives a fait l objet de déclaration à la C.N.I.L. 12 / 24

13 Décision : les règles de tenue du dossier sont connues et appliquées par les différents intervenants Rappel du critère indexé à la décision (N et libellé) : 28a (Les règles de tenue du dossier sont connues et appliquées par les différents intervenants) Prise en charge concernée : MCO Éléments d appréciation (EA) Protocole de tenue du dossier (contenu du dossier et pièces définies par la réglementation, responsabilités de chaque acteur, etc.). Information des professionnels sur les règles de tenue du dossier. Évaluation de l application de ces règles par les différents intervenants. Réponses aux EA (Présent :, EN PARTIE, NON) EN PARTIE EN PARTIE NON Constats Les règles de tenue, de communication et de conservation du dossier du patient ont été réactualisées en janvier 2010 suite à un état des lieux réalisé fin 2009 en MCO. Un protocole appelé «guide de tenue du dossier patient», validé par la CME et la CSIRMT, est actuellement testé sur l ensemble des unités de soins. Il définit le domaine d application, les responsabilités, la composition du dossier avec l énumération des documents le constituant par ordre numéroté. Il contient une rubrique dossier obstétrical qui énumère les pièces de ce dossier. Il fait référence au dossier transfusionnel, lequel fait l objet d une procédure particulière. Les règles de tenue et de classement sont définies, ainsi que des recommandations pour le tri des documents. L information sur ce protocole test a été faite auprès des médecins et des cadres d unité. Cependant le personnel soignant n en a pas encore bénéficié. Le protocole test a été mis en place début avril. Il n y a pas de recul suffisant pour qu une évaluation ait pu être menée. Cotation du critère C Dynamique L information de l ensemble des professionnels est prévue lors de la mise en place du protocole définitif après l évaluation qui doit est planifiée fin avril La mesure des indicateurs IPAQSS entre 2008 et 2009 montre la dynamique de l établissement dans l implication des professionnels dans l appropriation des règles de tenue du dossier. 13 / 24

14 Décision : les règles de tenue du dossier sont connues et appliquées par les différents intervenants Rappel du critère indexé à la décision (N et libellé) : 28a (Les règles de tenue du dossier sont connues et appliquées par les différents intervenants) Prise en charge concernée : SLD Éléments d appréciation (EA) Protocole de tenue du dossier (contenu du dossier et pièces définies par la réglementation, responsabilités de chaque acteur, etc.). Information des professionnels sur les règles de tenue du dossier. Évaluation de l application de ces règles par les différents intervenants. Réponses aux EA (Présent :, EN PARTIE, NON) EN PARTIE EN PARTIE NON Constats Actuellement il n y a pas de protocole de tenue du dossier patient en SLD, mais un dossier type qui sert de modèle. L état des lieux préalable à la rédaction du futur protocole de tenue du dossier patient est en cours de réalisation. Un calendrier d'actions a été défini et validé par la souscommission de dossier patient de février 2010 : - mars/avril 2010 : état des lieux ; - mai/juin 2010 : formalisation des règles de tenue ; - juin/juillet 2010 : formation des professionnels ; - décembre 2010 : évaluation de la tenue du dossier. Une présentation a été réalisée en CME, ainsi qu aux cadres des unités de soins. Cependant, il n a pas été fait d information à tous les personnels sur les règles de tenue du dossier patient contenues dans le nouveau protocole, celui-ci n étant pas encore réalisé. N existant pas encore, le protocole n a pu être évalué. Cotation du critère C Dynamique L établissement est engagé dans un processus de formalisation des règles de tenue du dossier. Le service de soins de longue durée est concerné. Un état des lieux est en cours, permettant d identifier les besoins des professionnels en regard des attendus institutionnels et règlementaires. L association de l ensemble des professionnels est prévue. La mesure des indicateurs IPAQSS entre 2008 et 2009 montre la dynamique de l établissement dans l implication des professionnels dans l appropriation des règles de tenue du dossier. 14 / 24

15 Décision : les conditions de prescription sont maîtrisées Rappel du critère indexé à la décision (N et libellé) : 31a (Les conditions de prescription sont maîtrisées) Éléments d appréciation (EA) Systématisation d une prescription médicale écrite, datée et signée. Prescription médicale écrite a posteriori des prescriptions orales dans le cadre d une urgence vitale Réponses aux EA (Présent :, EN PARTIE, NON) Constats L'ensemble des services MCO utilise le support unique de prescription mis en place. Il permet d assurer la traçabilité de l'administration du traitement par l infirmier. En novembre 2009, un audit des prescriptions a été mené dans le service qui ne respectait pas les règles de prescription (absence de signature et retranscription). Cet audit a montré que toutes les prescriptions n'étaient pas signées. Cependant, elles étaient identifiées par le paraphe du médecin prescripteur. Une communication de ces résultats a été faite en CME à ce sujet et aux prescripteurs du service lors de la présentation du rapport d'audit dans le service. Des actions correctives ont été mises en œuvre. L'évaluation des dossiers dans le cadre d'ipaqss en mars 2010 a permis de s assurer de la conformité des prescriptions et de la présence des signatures. Les retranscriptions IDE ne se font plus. Cette thématique a fait l objet d informations auprès des professionnels et a été mesurée lors des deux dernières évaluations. Dans le cas d'une urgence vitale, les prescriptions orales sont écrites a posteriori sur le support de prescription par le médecin du service, ou par les médecins du service des urgences ou par les anesthésistes-réanimateurs pendant les heures de garde. Il existe des protocoles utilisables par les IDE dans les spécialités qui ont fait l objet de concertations pluridisciplinaires. Prise en charge concernée : MCO Cotation du critère A Dynamique 15 / 24

16 Mise à disposition des professionnels d outils actualisés et validés (livret thérapeutique, monographies, recommandations, protocoles, etc.). Chaque service possède un livret thérapeutique du médicament ainsi que la liste des génériques fréquemment rencontrés. Un livret du médicament comportant les dénominations communes (DC) et les noms commerciaux est disponible sur intranet. La base Vidal est disponible sur un logiciel accessible depuis l'intranet avec mises à jour quotidiennes. Tous les services sont dotés de Vidal papier distribué et renouvelé partiellement chaque année. Une information sur le médicament et les dispositifs médicaux est réalisée à travers les comptes-rendus de COMEDIMS dans le bulletin Pharm'Info diffusé dans tous les services et accessible sur intranet. Le pharmacien est abonné au site AFSSAPS et envoie par mail les nouvelles recommandations de bon usage aux praticiens concernés. Le livret d'antibiothérapie validé par le COMEDIMS est disponible sur intranet. Des protocoles thérapeutiques sont également consultables pour certains produits pharmaceutiques validés en COMEDIMS. Le CLUD élabore des protocoles, ainsi que la plupart des services qui élaborent des protocoles spécifiques : 16 / 24

17 Définition de règles pour l utilisation des médicaments personnels (reconduction des traitements antérieurs du patient dans le dossier du patient, administration, stocks, responsabilité, etc.). Recueil et analyse des événements indésirables. Les médicaments personnels sont récupérés lors de l admission et restitués à la sortie. Il existe cependant des cas particuliers que les professionnels gèrent selon des règles définies en concertation avec les praticiens et les patients. Pour les hospitalisations courtes et programmées (chimiothérapie, enregistrement du sommeil par exemple), certains patients utilisent leurs médicaments personnels. Autre cas particuliers des médicaments non agréés aux collectivités : les patients utilisent également leurs médicaments personnels. Ces traitements comprenant des médicaments personnels sont notés dans le dossier médical du patient sous la responsabilité du prescripteur et retranscrits sur la feuille de prescription en cas d'hospitalisation supérieure à 24 h. L administration fait l'objet d'une traçabilité comme le reste du traitement. Selon l'autonomie du patient, les médicaments sont gérés soit par le personnel soignant (stock dans armoire à pharmacie), soit par le patient lui-même. Les événements indésirables font l'objet d'un signalement au pharmacien grâce aux fiches de signalement d'évènements indésirables, (connues des professionnels) ou par téléphone. La recherche de l exhaustivité des signalements est en cours, grâce aux actions de sensibilisation menées par la cellule qualité et gestion des risques. Les dysfonctionnements font l objet de modalités de suivi qui associent systématiquement les responsables de pôle, l encadrement soignant et la pharmacie. Un bilan annuel des évènements indésirables et sentinelles est réalisé par la cellule qualité et gestion des risques. Il est présenté en CME, en CSIRMT et au directoire. La prescription informatisée permet de recueillir des informations relatives aux incidents relatifs à la prise en charge médicamenteuses grâce à un espace destiné aux commentaires des utilisateurs. 17 / 24

18 Décision : les conditions d administration du médicament au patient garantissent la conformité à la prescription et la traçabilité de l acte Rappel du critère indexé à la décision (N et libellé) : 31c (Les conditions d administration du médicament au patient garantissent la conformité à la prescription et la traçabilité de l acte) Éléments d appréciation (EA) Administration des médicaments par des professionnels habilités. Réponses aux EA (Présent :, EN PARTIE, NON) Constats Dans le cadre d une réflexion partagée, la communauté médicale, la direction des soins et les professionnels soignants ont déterminé les règles de bonnes pratiques au centre hospitalier de Dinan concernant cet élément d appréciation. En s appuyant sur le cadre règlementaire, la gestion des risques liés à l administration des médicaments a été appréhendée. Elle prend en compte les besoins des usagers dans toutes les spécialités (MCO, SSR, USLD). Des glissements de tâches ayant été observés lors de la dernière visite, l établissement s est organisé pour conduire des actions d amélioration visant à garantir la qualité et la sécurité des soins. Des professionnels ont dû être repositionnés sur leur champ de compétence. Les professionnels habilités à administrer les médicaments réalisent leurs actes selon le type de médicament à administrer : Injectables : administrés par les IDE ou les élèves en soins infirmiers (sous couvert de l IDE présente dans le service) ; Médicaments per os : administrés par les IDE ou AS, ou élèves sous couvert de l IDE présente dans le service ; Stupéfiants per os : administrés par l IDE ; Lavements : administrés par l IDE ; Aérosols : administrés par l IDE accompagnée de l AS ; Collyres : administrés par l IDE ; Suppositoires : administrés par l IDE ou l AS ; Pommades : administrées par l IDE ou l AS ; Patchs : administrés par l IDE ; Oxygène : installé par l IDE et suivi par l AS. Prise en charge concernée : MCO Cotation du critère A Dynamique 18 / 24

19 Retour d information aux médecins et aux pharmaciens, quant aux problèmes survenus lors de l administration (motif de nonadministration, non-disponibilité du médicament, etc.). Traçabilité de l administration des médicaments sur un support unique de prescription et d administration, dans le dossier du patient, au moment de la prise. Recueil et analyse des événements indésirables. Un audit des prescriptions mené en novembre 2009 dans le seul service qui ne traçait pas l'administration a permis de mettre en évidence que la traçabilité par l'ide est assurée dans 100 % des cas. La non-administration du traitement est donnée ainsi que son motif. Le support de prescription institutionnel a été mis en place dans le service ne respectant pas les règles d'administration permettant sa traçabilité. Un audit des prescriptions mené en novembre 2009 dans ce service a permis de mettre en évidence que la traçabilité de l administration des traitements est assurée sur un support unique de prescription et d administration. Il a permis également de s assurer de l absence de retranscription dans 100 % des cas. Un dispositif de déclaration des erreurs médicamenteuses est en place. La déclaration des événements indésirables concernant l'administration des médicaments est effectuée sur une fiche de signalement d événement indésirable mise en place par le service qualité du centre hospitalier de Dinan. Les déclarations sont transmises au pharmacien. Elles sont analysées en cellule qualité. Les résultats des analyses font l objet d une communication interne. Les évènements indésirables recueillis ne sont pas encore en lien avec le plan global de gestion des risques. 19 / 24

20 Décision : les conditions d administration du médicament au patient garantissent la conformité à la prescription et la traçabilité de l acte Rappel du critère indexé à la décision (N et libellé) : 31c (Les conditions d administration du médicament au patient garantissent la conformité à la prescription et la traçabilité de l acte) Éléments d appréciation (EA) Administration des médicaments par des professionnels habilités. Réponses aux EA (Présent :, EN PARTIE, NON) Constats Dans le cadre d une réflexion partagée, la communauté médicale, la direction des soins et les professionnels soignants ont déterminé les règles de bonnes pratiques au CH de DINAN concernant cet élément d appréciation. En s appuyant sur le cadre règlementaire, la gestion des risques liés à l administration des médicaments a été appréhendée. Elle prend en compte les besoins des usagers dans toutes les spécialités (MCO, SSR, USLD). Des glissements de tâches ayant été observés lors de la dernière visite, l établissement s est organisé pour conduire des actions d amélioration visant à garantir la qualité et la sécurité des soins. Des professionnels ont dû être repositionnés sur leur champ de compétence. Les professionnels habilités à administrer les médicaments réalisent leurs actes selon le type de médicament à administrer : Injectables : administrés par les IDE ou les élèves en soins infirmiers (sous couvert de l IDE présente dans le service) ; Médicaments per os : administrés par les IDE ou l AS, ou les élèves sous couvert de l IDE présente dans le service ; Stupéfiants per os : administrés par l IDE ; Lavements : administrés par l IDE ; Aérosols : administrés par l IDE accompagnée de l AS ; Collyres : administrés par l IDE ; Suppositoires : administrés par l IDE ou l AS ; Pommades : administrées par l IDE ou l AS ; Patchs : administrés par l IDE ; Oxygène : installé par l IDE et suivi par l AS. Prise en charge concernée : SSR Cotation du critère A Dynamique 20 / 24

21 Retour d information aux médecins et aux pharmaciens, quant aux problèmes survenus lors de l administration (motif de nonadministration, non-disponibilité du médicament, etc.). Traçabilité de l administration des médicaments sur un support unique de prescription et d administration, dans le dossier du patient, au moment de la prise. Recueil et analyse des événements indésirables. L'informatisation des prescriptions dans les services SSR A et SSR B planifiée en février et mars 2010 permet d'assurer la traçabilité de l administration des traitements. Les IDE peuvent noter la non-prise du médicament et le motif. Un audit des prescriptions informatisées est programmé fin 2010 (un des indicateurs recherchés sera la traçabilité de la non-prise du traitement). L'informatisation des prescriptions dans les services SSR A et SSR B permet d'assurer la traçabilité de l'administration sur un support unique de prescription et d administration. Un audit des prescriptions informatisées est programmé fin 2010 afin de s'assurer de la traçabilité de l'administration. Un dispositif de déclaration des erreurs médicamenteuses est en place. La déclaration des événements indésirables concernant l'administration des médicaments est effectuée sur une fiche de signalement d événement indésirable mise en place par le service qualité du CH de DINAN. Les déclarations sont transmises au pharmacien. Elles sont analysées en cellule qualité. Les résultats des analyses font l objet d une communication interne. Les évènements indésirables recueillis ne sont pas encore en lien avec le plan global de gestion des risques. 21 / 24

22 Décision : les conditions d administration du médicament au patient garantissent la conformité à la prescription et la traçabilité de l acte Rappel du critère indexé à la décision (N et libellé) : 31c (Les conditions d administration du médicament au patient garantissent la conformité à la prescription et la traçabilité de l acte) Éléments d appréciation (EA) Administration des médicaments par des professionnels habilités. Réponses aux EA (Présent :, EN PARTIE, NON) Constats Dans le cadre d une réflexion partagée, la communauté médicale, la direction des soins et les professionnels soignants ont déterminé les règles de bonnes pratiques au CH de DINAN concernant cet élément d appréciation. En s appuyant sur le cadre règlementaire, la gestion des risques liés à l administration des médicaments a été appréhendée. Elle prend en compte les besoins des usagers dans toutes les spécialités (MCO, SSR, USLD). Des glissements de tâches ayant été observés lors de la dernière visite, l établissement s est organisé pour conduire des actions d amélioration visant à garantir la qualité et la sécurité des soins. Des professionnels ont dû être repositionnés sur leur champ de compétence. En USLD, où la problématique était encore plus importante, une concertation pluridisciplinaire a également été engagée en associant les ASHQ qui jusque-là contribuaient à l administration des médicaments. Les roulements AS et ASHQ ont été différenciés suite à la redéfinition des fiches de poste. Les ASHQ ne participent plus à la prise en charge médicamenteuse. Cette unité compte 2 IDE présents pour 60 patients. Il était important que les actions de collaboration entre l IDE et l aidesoignant soient précisées dans le domaine de l aide à la prise de médicaments. Les règles d'administration des médicaments per os ont été revues. Une liste de médicaments devant être distribués uniquement par les IDE a été formalisée dans la procédure de "distribution et administration des médicaments per os à l'unité de soins de longue durée". Les médicaments sont toujours donnés sous la responsabilité infirmière, il s agit d une collaboration et non d une délégation de compétence. Le nouveau support de prescription intégrant la traçabilité IDE a été mis en place. Il est différent du reste de l établissement du fait de la durée de séjour très longue en USLD. Une évaluation des actions est programmée fin Prise en charge concernée : SLD Cotation du critère A Dynamique 22 / 24

23 Retour d information aux médecins et aux pharmaciens, quant aux problèmes survenus lors de l administration (motif de nonadministration, non-disponibilité du médicament, etc.). Traçabilité de l administration des médicaments sur un support unique de prescription et d administration, dans le dossier du patient, au moment de la prise. Recueil et analyse des événements indésirables. Un nouveau support de prescription est en place depuis janvier Il permet aux IDE de tracer l'administration des médicaments et d'identifier le motif de la non-prise de médicament. Les règles de traçabilité sont formalisées dans la procédure de distribution et d administration des médicaments per os à l'unité de soins de longue durée. Le support de prescription mis en place comporte la prescription du médicament et l'administration des médicaments tracée par l'ide. Ce support permet d'éviter toute retranscription. Une procédure d'utilisation du support de prescription a été formalisée. L'informatisation des prescriptions est planifiée au 2 d semestre Un dispositif de déclaration des erreurs médicamenteuses est en place. La déclaration des événements indésirables concernant l'administration des médicaments est effectuée sur une fiche de signalement d événement indésirable mise en place par le service qualité du centre hospitalier de Dinan. Les déclarations sont transmises au pharmacien. Elles sont analysées en cellule qualité. Les résultats des analyses font l objet d une communication interne. Les évènements indésirables recueillis ne sont pas encore en lien avec le plan global de gestion des risques. 23 / 24

24 PARTIE 4 DÉCISIONS DE LA HAUTE AUTORITÉ DE SANTÉ Certification avec suivi Au vu des éléments d appréciation non satisfaits (présents en partie ou absents) mentionnés [dans le présent additif au rapport de certification issu des résultats de l auto-évaluation et de la visite de suivi sur site], la HAS prononce le maintien d une certification avec suivi qui porte sur le point suivant : - 28a SLD (Les règles de tenue du dossier sont connues et appliquées par les différents intervenants) ; Ce point fera l objet d un suivi lors de la prochaine procédure de certification. La HAS invite l établissement à poursuivre sa démarche d amélioration de la qualité sur les points suivants : 09a (Une organisation est en place pour assurer la qualité et l hygiène en restauration) ; 10c (La formation des professionnels à la qualité est assurée), 10d (Le déploiement de la démarche et des actions qualité dans les secteurs d activité est organisé) ; 13a (Les patients et les activités à risque infectieux sont identifiés et un programme de surveillance adapté est en place) ; 15a (L hygiène des locaux est assurée), 15d (L élimination des déchets, notamment d activité de soins, est assurée) ; 21b MCO, SSR, SLD (Le respect de la dignité et de l intimité du patient est préservé tout au long de sa prise en charge) ; 28a MCO, SSR (Les règles de tenue du dossier sont connues et appliquées par les différents intervenants), 28b SSR, SLD (L information contenue dans le dossier du patient est actualisée tout au long de sa prise en charge et également après sa sortie), 28c SSR, SLD (L information contenue dans le dossier du patient est accessible, en temps utile, aux professionnels en charge du patient) ; 30a MCO, SSR, SLD (La prescription d examens est justifiée par l état du patient et mentionne les renseignements cliniques requis et les objectifs de la demande), 30c MCO, SSR, SLD (La transmission des résultats répond aux besoins des utilisateurs en termes de qualité et de délais) ; 31b MCO, SSR, SLD (Les conditions de dispensation des médicaments sont maîtrisées) ; 32c MCO (Les événements indésirables graves spécifiques aux secteurs interventionnels font l objet d un suivi régulier, d une analyse et d actions correctives et préventives). 24 / 24

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