Guide pratique de la signature de la nouvelle convention. Janvier 2013

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1 Guide pratique de la signature de la nouvelle convention Janvier 2013

2 Sommaire 1. La signature électronique en quelques mots 2. Référent, votre rôle 3. La préparation de votre dossier 4. Le signataire électronique 5. Le formulaire de renseignement 6. Et après? 7. Le calendrier et les étapes suivantes Guide pratique de la signature de la nouvelle convention 04/01/2013 2

3 1. La signature électronique en quelques mots Pourquoi? une innovation éco-efficace qui permet Une gestion administrative améliorée Des documents disponibles sur le site Une gestion responsable des papiers Quelle faisabilité juridique? Il s agit d une procédure de contractualisation conforme aux articles à du Code civil Comment? La procédure du double-clic consiste en la succession de trois étapes : Affirmation de la capacité de contracter pour le compte de la collectivité engagée Signature de la convention Ecofolio Confirmation de la signature Guide pratique de la signature de la nouvelle convention 04/01/2013 3

4 3. Référent, votre rôle Le référent est l utilisateur privilégié d Ecofolio. Il engage les actions nécessaires à la signature de la convention. Il identifie le signataire électronique et l informe de son rôle. Il reçoit les informations d Ecofolio tout au long de l année. Il est le garant du bon déroulement du partenariat entre votre collectivité et Ecofolio. Guide pratique de la signature de la nouvelle convention 04/01/2013 4

5 C est simple! 4. La préparation de votre dossier Prenez connaissance des informations à disposition en vous connectant sur votre espace Collectivité : Préparez la délibération si cela est nécessaire. Identifiez et informez de son rôle le signataire électronique. Il vous faudra également préparer les pièces justificatives à sa désignation si nécessaire. Guide pratique de la signature de la nouvelle convention 04/01/2013 5

6 5. Le signataire électronique, qui est-il? Deux conditions : Une personne habilitée à engager la collectivité car désignée dans une délibération ou par un arrêté de délégation de signature. Par exemple, le signataire électronique peut-être : Un élu : Président de la collectivité / Maire / Vice président / adjoint au maire / conseiller dument habilité par une délibération Un fonctionnaire territorial : DGS / Directeur des services techniques, chef des Services, dument habilité par une délibération et / ou un arrêté spécifique. Une personne qui se trouvera physiquement derrière son écran pour : Accepter sa fonction Signer la convention en ligne par double-clic Une fois ces démarches effectuées et les informations rassemblées, commencer le processus en vous connectant sur Guide pratique de la signature de la nouvelle convention 04/01/2013 6

7 6. Compléter le formulaire de renseignement (1/9) Dans la plupart des cas, ce formulaire reprendra les informations présentes dans l ancien espace Collectivité. Il vous suffira donc de les confirmer ou de modifier. En bref, quelques informations pratiques : Remplir le formulaire vous demandera 3 à 6 minutes, Pour vous déplacer, utilisez l ascenseur situé sur la droite. A tout moment vous pouvez interrompre votre saisie et sauvegarder les informations en cliquant sur le bouton situé en bas du formulaire. Guide pratique de la signature de la nouvelle convention 04/01/2013 7

8 6. Compléter le formulaire de renseignement (2/9) Le formulaire se trouve sur l espace Collectivité. Les informations que vous allez indiquer permettront de : Disposer des coordonnées à jour de votre collectivité De mettre à jour le périmètre de votre collectivité (communes, nombre d habitants) De désigner le signataire électronique de la convention Ecofolio Identifier jusqu à 5 autres interlocuteurs de votre collectivité ( élus, communicant, services financiers, ) De concevoir la page de garde de la convention à signer Guide pratique de la signature de la nouvelle convention 04/01/2013 8

9 6. Compléter le formulaire de renseignement (3/9) Les informations générales de la collectivité Coordonnées postales et électroniques Nom de la personne désignée dans la délibération (Président, Maire, ). Vous pouvez le modifier; Coordonnées bancaires à modifier en cas de changement. Vous devrez alors impérativement nous envoyer le nouveau RIB (téléchargement ou voie postale). Guide pratique de la signature de la nouvelle convention 04/01/2013 9

10 6. Compléter le formulaire de renseignement (4/9) Le périmètre de la collectivité Il s agit des communes faisant parties de la collectivité en 2012 (1er janvier au 31 décembre 2012). Vous devrez le valider chaque année : Les informations de population sont issues de l Insee (référence statistique 2009 applicable au 1er janvier 2012 population municipale) Merci de vérifier les communes composant ce périmètre En cas de nouvelle adhésion au 1 er janvier 2012, merci de la/les ajouter En cas de sortie, merci de la /les supprimer Le nombre de communes et la population totale est rappelée ici Guide pratique de la signature de la nouvelle convention 04/01/

11 6. Compléter le formulaire de renseignement (5/9) Les utilisateurs de votre espace collectivité Ils auront accès à l espace Collectivité, parmi eux le signataire électronique et le référent. D autres personnes peuvent être ajoutées (Vice-président, Adjoint, communicant, service financier, ). 1 Le signataire électronique En cliquant sur le bouton, vous avez la possibilité de : Choisir une personne déjà connue par Ecofolio dans un menu déroulant : Président / Maire, référent, Inscrire une autre personne. Vous devrez alors saisir son nom, sa fonction et ses coordonnées électroniques, téléphoniques et postales. Quelque soit votre choix, la personne désignée comme signataire électronique devra être dument habilitée à procéder à la signature en ligne. Guide d utilisation de l espace Collectivité 04/01/

12 6. Compléter le formulaire de renseignement (6/9) 2 - Les autres personnes de l équipe de votre collectivité Vous pouvez permettre l accès à l espace Collectivité à d autres utilisateurs (de 1 à 5) et définir le type d accès auquel ils auront droit :consultation unique, déclaration Chacun des utilisateurs recevra par mail des identifiants lui donnant accès à l espace Collectivité selon le profil que vous aurez défini. Les profils qui vous sont proposés sont : Déclarant : mise-à-jour du périmètre de la collectivité / déclaration des tonnages / téléchargement des factures pro-forma Financier : téléchargement des factures pro-forma Consultation : consultation de l espace sans intervention possible Guide d utilisation de l espace Collectivité 04/01/

13 6. Compléter le formulaire de renseignement (7/9) Les utilisateurs déjà présents dans l espace Collectivité précédent sont repris. Vous devez alors vérifier leurs coordonnées et leur affecter un profil. Vous pouvez également ajouter de nouveaux utilisateurs en renseignant leurs coordonnées électroniques, téléphoniques et postales et en leur affectant un profil. Vous avez la possibilité de supprimer un utilisateur. Nous attirons votre attention sur l intérêt de disposer d utilisateurs à jour pour les élus, les services techniques et la communication de votre collectivité Guide d utilisation de l espace Collectivité 04/01/

14 6. Compléter le formulaire de renseignement (8/9) La dernière étape Avant de valider l ensemble des informations saisies, vous avez la possibilité de transmettre en ligne : La délibération autorisant la collectivité à signer la convention Ecofolio. Si la délibération utilisée par votre collectivité précédemment est toujours en vigueur, cette action n est pas nécessaire. L arrêté désignant le signataire électronique de la convention Ecofolio. Si le signataire électronique est l exécutif désigné dans la délibération, cette action n est pas nécessaire. Vous pouvez transmettre les documents directement ou nous en faire parvenir une copie papier par voie postale ou numérisée (via votre Espace Collectivité) Guide d utilisation de l espace Collectivité 04/01/

15 6. Compléter le formulaire de renseignement (9/9) En validant définitivement le formulaire : 1- Le signataire électronique sera informé par mail que la convention est prête à être signée : Il recevra de nouveaux identifiants et devra procéder ainsi à la signature électronique par «double-clic». A l issue de cette étape, Ecofolio confirmera la signature après analyse des documents transmis. Les utilisateurs renseignés recevront à leur tour leurs codes d accès à l espace Collectivité. 2 - Vous serez déconnecté : Vous pourrez vous connecter à nouveau sur un espace restreint qui vous permettra, le cas échéant, de télécharger les factures pro forma de votre collectivité ou de modifier le signataire, Vous aurez à nouveau plein accès à l espace Collectivité une fois qu Ecofolio aura validé votre dossier. Guide d utilisation de l espace Collectivité 04/01/

16 7. Et après? Les étapes de la signature électronique (1/2) Pour votre information, les étapes de la signature électronique sont les suivantes : Le signataire électronique se connecte à l espace Collectivité avec ses nouveaux identifiants Il reconnait sa capacité à engager la collectivité au titre de la signature de la présente convention Il aura un accès à l ensemble des informations que vous aurez saisies et téléchargées Il peut télécharger la convention pour en vérifier le contenu et voir les personnalisations (page 1 et page de signature) Il peut si nécessaire modifier les informations de la collectivité. Il signe en deux étapes la convention EcoFolio : -Il déclare avoir pris connaissance des termes de la convention en cochant une case, -Il clique sur le bouton de signature et confirme. Guide d utilisation de l espace Collectivité 04/01/

17 7. Et après? Les étapes de la signature électronique (2/2) Une fois cette étape réalisée, il sera déconnecté. La convention Ecofolio est accessible à tout moment sur l espace Collectivité dans l historique contractuel. Dès la validation de celle-ci par Ecofolio, les autres utilisateurs de l espace Collectivité recevront leurs nouveaux identifiants. L ensemble des fonctionnalités sera activé conformément au calendrier réglementaire. Guide d utilisation de l espace Collectivité 04/01/

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