ORGANISER UNE MANIFESTATION

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1 ORGANISER UNE MANIFESTATION Règles de base et de bon sens Organiser un vide-grenier, une manifestation sportive sur la voie publique, une kermesse, une soirée dansante avec restauration, un loto avec ouverture d un débit de boissons temporaire sont autant d activités qu une association peut être amenée à gérer. Qu il s agisse de groupes amateurs ou professionnels, d encadrant salariés ou de bénévoles, il existe quelques principes à respecter : démarches administratives obligatoires, déclarations, contrôles de conformité, autorisations du maire ou du préfet, impôts, taxes, exonérations... Mardi 13 février 2013 de 18h30 à 21h Lieu: la Pépinière Présenté par : Audrey VILLAESCUSA, Léo Lagrange & Serge FIGIEL

2 Déroulé de la soirée - Présentation du Réseau - Présentation des intervenants - Attentes particulières des participants - Pourquoi concevoir une manifestation? - Comment concevoir une manifestation? Avant, Pendant et Après - Particularités de certaines manifestations : loto, vide-grenier, manifestations sportives,

3 Une manifestation pour quoi faire? Penser le projet en fonction des enjeux. S agit-il de communication, financement, développement du projet associatif, mobilisation des bénévoles, bienfaisance, soutien, image de marque, nouvelle activité,? Accroître les ressources, développer une activité, développer son image Et donc du type même de la manifestation : sportif, ludique, culturel, festif Avec multiples formes : bal, concert, spectacle, kermesse, tombola, loterie, divertissement sportif, Organisation / Co-organisation / Partenariat?? Rappel : 6 manifestations exceptionnelles dont les recettes sont exonérées de tout impôt et taxe, par an (Attention : pas d exonération si par exemple un festival ou une compétition sportive )

4 Une manifestation, comment faire? Organisateur = LE RESPONSABLE Devoir de rendre compte de ses actes (Rappel : en matière civile indemniser le dommage / sur le plan pénal punir un comportement répréhensible prévu par la loi) Penser à tout et ce n est pas «Essayer de penser à tout» Maître mot : LA SECURITE, CELLE DES PERSONNES ET DES BIENS = préoccupation majeure de l organisateur. «Tout ce qui augmente la liberté augmente la responsabilité» Victor Hugo pour une fête ou un événement réussi Chaque manifestation est particulière S entourer d une équipe compétente (interne et externe) Sécuriser la responsabilité de l association et de ses dirigeants.

5 AVANT Penser l organisation (pré projet ou projet) Choisir le lieu (Capacité, présence d une scène, voisinage, accès, popularité, plein air, intérieur, parking, ) Choisir la date (Autres manifestations, vacances scolaires, début / fin de mois, éviter la «concurrence», ) Choisir des animations (Moyens financiers, contexte, originalité, ) Choisir les aides techniques (sonorisation, gardiennage, service d ordre, ) Respecter les règlementations : autorisations administratives (Mairie : autorisation d organisation, débit de boissons, Préfecture: arrêtés, ), effectuer des formalités déclaratives (ASSURANCE, SECURITE, DPS, ERP, SACEM, Service des impôts ) «aucune assurance ne vous dégage de vos responsabilités» Respecter l environnement, Réf: association.gouv.fr/ gidon.asso.fr/

6 Penser aux PMR (Personnes à Mobilité Réduite) Établir un planning (rétro planning, mois, semaines, journée(s), échéancier, ) Rechercher des partenaires (Publics, Privés) Communication (Concept de la communication et des outils promotionnels, annonces médias, fléchage / signalétique du lieu, ) Faire un budget prévisionnel (Réaliste, prudent, ) Principe : DECLARATION PREALABLE pour le respect des règles générales en matière d emploi, de fiscalité, de droits d auteur, etc ATTENTION AUX DELAIS ET AUX OBLIGATIONS

7 PENDANT Préparation (montage, balisage, ) Accueil (des participants, du public, des officiels, ) Respect des horaires Être disponible et présent Animation (objet même de la manifestation) Veille permanente (sécurité, environnement, ) Évacuer le public et nettoyer lieu & abords Évaluation à chaud APRES Revue de presse Faire le bilan précis et synthèse d évaluation Renvoyer tout document ou formulaire nécessaire Remerciements.. /

8 A Manifestations spécifiques, Démarches spécifiques - Spectacle (Organiser un spectacle : soirée du 28 mars 2013) - Buvettes et autres services de restauration - Manifestations sportives - Manifestations de type lucratif (loto, loterie, vide greniers, )

9 BONNE ORGANISATION POUR VOTRE JOUR DE FÊTE! OU POUR VOTRE ÉVÉNEMENT!