Procédure de bascule annuelle des Serveurs SE3 / LCS

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1 Procédure de bascule annuelle des Serveurs SE3 / LCS FRANCK MOLLE - MISSION TICE Septembre 2012

2 Table des matières Objectifs 5 Introduction 7 I - Export des données utiles depuis un poste administratif 9 II - Importation des comptes utilisateurs 13 III - Synchronisation des ressources Classes avec l'annuaire 17 IV - Nettoyage des comptes. 19 Ressources annexes 21 3

3 Objectifs Cette documentation, à destination des administrateurs des serveurs SE3 /LCS, a pour ambition de présenter une procédure détaillée des opérations à effectuer en début d'année scolaire. 5

4 Introduction En début d'année scolaire, il est nécessaire de mettre à jour l'annuaire des utilisateurs des serveurs SE3 et LCS afin gérer les arrivées et les départs. Par exemple, il faudra créer les nouveaux professeurs ainsi que tous les nouveaux élèves. Cette opération appelée «bascule annuelle» se fera via l'interface d'administration depuis l'un des serveurs (SE3 ou LCS au choix puisque l'annuaire est partagé) et à l'aide de deux fichiers récupérés sur l'application nationale SIECLE. 7

5 Export des I - données utiles depuis un poste administratif I Récupération des fichiers nécessaires Avec l'aide du secrétariat, vous allez devoir récupérer deux fichiers. Un contenant les renseignements nécessaires pour les élèves (application SIECLE base élève) et un autre pour les professeurs (application Stsweb). Fondamental : Comment récupérer des données issues de Sts à jour dès la rentrée? Pour réaliser la bascule complète de début d'année du serveur SE3, il faut pouvoir récupérer le fichier STS_emp_RNE_ANNEE.xml dûment complété. Il faut demander à la direction de l'établissement d'alimenter STSweb. Attention de ne pas demander de faire la «remontée de STSweb», qui correspond à une autre demande administrative pour la direction de l'établissement. En effet, mi-octobre tout établissement doit faire la «remontée de STSweb», c'est à dire dans STS, cliquer sur «remontée des services vers le rectorat», ce qui fige en quelque sorte les services des professeurs de l'établissement. Cela ne correspond pas du tout à ce qui est nécessaire pour le SE3. Il faut donc demander à la direction «d'alimenter STS web», dès que l'emploi du temps est prêt. Elle peut le faire bien plus tôt dans l'année scolaire, car même si il y a des changements d'emploi du temps dans les premières semaine, cela n'affecte en rien les services, qui seuls sont implémentés dans STS. On peut donc avec cette précision, récupérer le fichier dans la première semaine de la rentrée. Cette action est suffisante pour la mise à jour annuelle du SE3 et du LCS, en revanche, si vous souhaitez alimenter d'autres applications du système d'information de l'établissement il est peut être nécessaire de se reporter à la méthode ci-dessous. Méthode : Procédure d'alimentation de STSweb pour fiabiliser le système d'information de l'établissement. Une procédure académique a été élaborée au niveau académique pour alimenter STSweb afin que l'ensemble du système d'information de l'établissement s'appuyant sur son contenu puisse fonctionner au mieux et dans les meilleurs délais. 9

6 Export des données utiles depuis un poste administratif En particulier dans le cadre d'utilisation d'application tiers, Sconetnotes, Sconetabsences, GEPI, OASIS et bien sûr les ENT. Pour suivre cette procédure, on pourra se reporter à ce document (cf. 'Fiabiliser le système d'information en EPLE' p 21). Récupération du ficher "Elevessansadresses" Le premier fichier est à récupérer dans l'application SIECLE base élèves. Connexion à SIECLE - base élèves Depuis le portail ARENA, Choisir «Base élèves établissement - Consultation et export» Choix du fichier à récupérer Dans le menu de gauche, cliquez sur «Exportation, en XML générique standard» et enfin dans la colonne Génériques sur «Elèves sans adresses» Un fichier compressé «ExportXML_ElevesSansAdresses.zip» est alors téléchargé, il vous reste à le sauvegarder. Vous pouvez ensuite revenir au menu général du portail ARENA en cliquant sur «quitter» en haut à droite Enregistrement du fichier exporté Récupération du ficher "STS_emp_RNE_année.xml" Le second fichier est à récupérer dans STS accessible depuis le lien de gauche «Gestion des personnels» Choisir ensuite «mise à jour» dans l'application «STSWeb» Connexion à l'application gestion des personnels 10

7 Export des données utiles depuis un poste administratif Cliquez ensuite sur «Emploi du temps» Export de l'emploi du temps Comme précédemment un fichier est téléchargé. Ce dernier se nomme «sts_emp_n RNE_Année.x ml». Il vous faut également le sauvegarder. Enregistrement du fichier exporté Récupération terminée. Vous disposez désormais des deux fichiers nécessaires à la constitution de votre annuaire. 11

8 Importation des II - comptes utilisateurs II Fondamental La génération des comptes va implanter dans l'annuaire des informations sur les nouveaux utilisateurs : la date de naissance le nom le prénom le sexe la fonction dans l'établissement (élèves, professeurs ou administratifs). l'appartenance aux différents groupes (Classes, Equipes, Cours) Le mot de passe par défaut d'un nouvel utilisateur est sa date de naissance suivant le format AAAAMMJJ Génération des comptes des utilisateurs via les fichiers SIECLE Il existe plusieurs façons d'importer des comptes sur SE3. Le but de l'import est de créer les comptes, mais aussi les groupes classes, matières, équipes. Pour cela vous pouvez utiliser l'import via SIECLE ou utiliser des fichiers textes (cas des établissements ne disposant pas de SIECLE). Vous pouvez alors choisir d'importer les fichiers au format CSV ou XML. L'utilisation du format XML est conseillé, car plus complet. Il vous faut alors vous procurer les fichiers auprès de l'administration. Format des fichiers : Les fichiers à utiliser sont ElevesSansAdresses.xml pour les élèves que vous devez exporter depuis SIECLE. Le fichier relatif aux professeurs s'appelle : sts_emp_rne_annee.xml avec RNE correspondant au RNE de votre établissement, et "annee" à la nouvelle année scolaire. Choix du type d'import Pour procéder à l'import, il faut se rendre dans Annuaire --> Accès à l'annuaire --> Importer les comptes en masse --> directement via des fichiers CSV/XML de sconet 13

9 Importation des comptes utilisateurs Sélection des fichiers à importer Une fois le chemin des fichiers sauvegardés indiqué, choisissez les options souhaitées. Chaque option est détaillée dans sa bulle d'aide, mais nous allons les passer en revue. Préfixe éventuel : Paramétrage de l'importation Cela est utile si vous avez dans le même établissement plusieurs types de structure. Par exemple un lycée et un lycée professionnel. Cela ajoutera aux groupes le type d'établissement. Par exemple si vous mettez LP les groupes classes seront de la forme Classe_LP_2-3. Cette option n'est pas utile si votre établissement ne comporte qu'un lycée ou un LP ou un collège. Import annuel : Cette option est très importante. Le premier import de l'année vous devez cocher cette case. Cela va supprimer les classes existantes et recréer les nouvelles. Sauf données erronées dans l'annuaire (équipes pédagogiques incorrectes par exemple), vous ne devriez faire qu'un seul import de début d'année. Remarque : même si l'établissement comporte deux structures (LEP et LYC par exemple) et qu'il faille faire deux importations, il ne faut cocher importation de début d'année qu'une seule fois, c'est à dire lors de la première importation des membres de la première structure. En effet, la première importation annuelle va détruire tous les groupes de l'annuaire puis les recréer selon les fichiers fournis. Si une deuxième importation annuelle est effectuée, elle cassera tous les groupes créés à la première 14

10 Importation des comptes utilisateurs importation. Simulation : Permet de voir ce qui va se passer sans modifier l'annuaire LDAP existant Générer les fichier CSV : Génère les fichiers CSV à partir des fichiers XML. N'est utile que dans très rares cas. Afficher les dates et heures dans l'import : Permet de connaître le temps nécessaire à l'import et la création des groupes. Cette opération peut être assez longue en fonction du nombre d'élèves et du type de serveur dont vous disposez. Paramètres de l'import : Créer les équipes sans les peupler : Début septembre, les services des professeurs ne sont pas encore remontés dans SIECLE, il est donc inutile de peupler des équipes avec des valeurs de l'année précédente. Cochez donc cette case si les services n'ont pas encore été remontés dans Sts. Pour plus de détails, consultez le chapitre suivant Ne pas créer les groupes cours : ces groupes sont rarement utiles. Sauf usage bien particulier, vous pouvez vous permettre de ne pas les créer. Ne pas créer les matières : Ces groupes varient peu d'une année sur l'autre et peuvent vous être utiles notamment si votre annuaire est partagé avec un serveur LCS. Il est donc recommandé de les créer. Ne cochez donc pas cette case. Corriger le nom, prénom, sexe, date de naissance des comptes existants : il peut arriver que les comptes existants comportent des informations erronées (SIECLE mal rempli, changement de nom d'un professeur qui se marie...). En cochant la case, vous autorisez les corrections des informations existantes si des changements sont repérés. Remarque : Tenir l'annuaire à jour Afin de tenir compte des arrivées ou des changements de classe durant l'année, il est recommandé de faire un import des utilisateurs régulièrement. Vous pouvez le faire autant de fois que vous voulez durant l'année (il n'y a pas de risque de création de doublons) mais seul le premier import devrait être de type annuel. 15

11 III - Synchronisation des ressources Classes avec l'annuaire III Votre annuaire est désormais à jour, il vous faut ensuite mettre à jour les ressources Classes afin de prendre en compte les changements. Pour ce faire, connectez vous admin sur l'interface Web du serveur Se3 et cliquez sur le menu «Gestion des partages» puis sur «Répertoires Classes». En début d'année, il est conseillé d'utiliser la fonction «rafraîchir toutes les classes». Cette opération va déplacer les répertoires élèves des classes vers les nouvelles. Les anciens travaux des élèves, s'ils existent seront quant à eux déplacés dans un sous répertoire «archive» dans le répertoire classe de l'élève. Ce répertoire archive restera disponible jusqu'à ce que l'administrateur du serveur procède au «nettoyage» de la classe concernée. Les documents déposés par les professeurs dans les répertoires«_travail» et «profs» de chaque classe sont conservés en l'état d'une année sur l'autre. gestion des ressources partagées de type classe Les classes qui n'existaient pas l'année précédente apparaissent dans «17

12 Synchronisation des ressources Classes avec l'annuaire Classes à créer» et celles déjà existantes dans «classes crées». Dans cette exemple, la classe de 6èmeG n'existait pas dans la structure de l'année précédente. Afin de créer cette nouvelle ressource, il suffit de la sélectionner puis de cliquer sur le bouton «créer». Toutes les autres classes en revanche existaient déjà mais doivent être synchronisées avec l'annuaire En début d'année, les équipes ne sont pas complétées par les données SIECLE / STS et donc les professeurs ne voient pas leurs classes. Il peut être utile de donner temporairement les droits aux professeurs sur toutes les classes pour qu'ils puissent utiliser ces ressources dés début septembre. Ce droit devra être enlevé une fois les services remontés dans Sts. 18

13 Nettoyage des IV - comptes. IV Fondamental Lors de chaque année scolaire, des professeurs et des élèves quittent l'établissement. Au moment de l'import annuel, ces comptes ne sont pas effacés automatiquement et demeurent dans l'annuaire. On appelle alors ces comptes des comptes orphelins car ils n'appartiennent à aucun groupe. Il incombe à l'administrateur de les supprimer à l'aide d'une procédure que nous allons détailler dans ce document. Attention Il est impératif de nettoyer les anciens comptes car il prennent une place réservée dans l'annuaire (un uidnumber). Le nombre d'uidnumbers disponibles étant autour de 3000, une saturation de l'annuaire peut arriver au bout de quelques années si ces comptes n'ont pas été supprimés. Les actions possibles sont séparées en deux catégories, les opérations courantes d'une part et la résolution de problème d'autre part. Ce dernier point permet de rétablir une situation standard lorsque la procédure de bascule n'a pas été pleinement respectées les années antérieures. Transfert des comptes orphelins dans la corbeille Les comptes utilisateurs orphelins (comptes n'étant affectés à aucun groupe) sont mis à la corbeille. Ils sont en fait déplacés dans une branche spéciale dans l'annuaire appelé trash. Cette action est à faire après une importation de début d'année. Les utilisateurs ayant quitté l'établissement seront mis dans la corbeille de l'annuaire LDAP (ces utilisateurs passent de la branche people à trash). Examiner le contenu de la corbeille Permet, avant de tout supprimer, de vérifier les comptes présent dans la branche trash de l'annuaire qui seront supprimés et ainsi de déceler les éventuelles incohérences. Récupération de comptes orphelins En cas d'erreur, ce lien vous permet de restaurer des utilisateurs (ils migrent de la branche trash vers people de l'annuaire). 19

14 Nettoyage des comptes. Effacer les «homes» des comptes orphelins ou Déplacer les «homes» des comptes orphelins vers un dossier temporaire Cette commande permet d'effacer le répertoire personnel des utilisateurs présents dans la branche trash de l'annuaire. Vous avez le choix de stocker les fichiers dans un répertoire temporaire pour plus de sûreté. Ou les déplacer vers un dossier temporaire _Trash_user Si vous préférez, cette option permet de déplacer les répertoires personnels des anciens utilisateurs dans un sous dossier _Trash_users du home de l'admin. Supprimer le dossier temporaire _Trash_users Permet la suppression du dossier de stockage temporaire créé lors de l'étape précédente. Attention Si vous avez un serveur Se3 et un serveur Lcs, il faut penser à supprimer les répertoires personnels sur les deux serveurs avant de passer à l'étape suivante. Vider la corbeille et purger les fichiers inutiles sur /var/se3 Vide les comptes présents dans la branche trash de l'annuaire. L'effacement est alors irrémédiable. Cette action provoque également la libération des uidnumbers correspondants. De plus, afin qu'il ne reste pas de fichiers obsolète sur la partition, le système cherche les fichiers qui n'appartiennent plus à personne dans les espaces partagés "Progs", "Docs", "Profs"et "Classes". 20

15 Ressources annexes - Fiabiliser le système d'information en EPLE Cf. "Fiabiliser le système d'information en EPLE" 21

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